SUB-COMMITTEE ON THE BUSINESS OF SUPPLYof the STANDING COMMITTEE ON PROCEDURE AND HOUSE AFFAIRS
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SOUS-COMITÉ CHARGÉ DE L'ÉTUDE DES CRÉDITSdu COMITÉ PERMANENT DE LA PROCÉDURE ET DES AFFAIRES DE LA CHAMBRE
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| The Sub-Committee on the Business of Supply has the honour to present its
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Le Sous-comité chargé de l'étude des crédits a l'honneur de présenter son
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FIRST REPORT
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PREMIER RAPPORT
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| 1. In accordance with the motion
adopted by the Standing Committee on
Procedure and House Affairs on Tuesday,
April 16 1996, the Sub-Committee on the
Business of Supply met on June 11, 1996
with officials from Treasury Board Secre
tariat and Mr. Ronald Duhamel, MP, who
was present in his capacity as Chair of the
parliamentary working group on reporting
information to Parliament.
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1. Conformément à la motion adoptée
par le Comité permanent de la procédure et
des affaires de la Chambre, le mardi 16
avril 1996, le Sous-comité chargé de l'é
tude des crédits s'est réuni le 11 juin 1995
avec des fonctionnaires du Secrétariat du
Conseil du Trésor et avec M. Ronald Duha
mel, député, assistait à cette rencontre à
titre de président du groupe de travail parle
mentaire sur la communication d'informa
tions au Parlement.
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| 2. The witnesses reported on the eval
uation that had been undertaken of a pilot
project to produce revised Part III Esti
mates documents, to introduce perfor
mance reports in the fall and "In-Year Up
dates" to complement the Supplementary
Estimates, also on a pilot basis. This pro
posal would also see the scope of the proj
ect extended to cover sixteen departments
from the current six. The project is ex
pected to take place, on a trial basis, for
the 1996-97 and 1997-98 fiscal years.
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2. Les témoins nous ont parlé de l'éva
luation qui a été faite du projet pilote con
cernant les nouvelles modalités de présenta
tion de la Partie III du Budget des dépenses,
ainsi que la production de rapports sur le
rendement (à l'automne), et de «mises à
jour en cours d'année» (en complément du
Budget des dépenses supplémentaire), le
tout à titre expérimental. De plus, d'après
cette proposition, le champ d'application du
projet sera élargi à 16 ministères (au lieu de
6). La réalisation de ce projet -- il s'agit
d'un essai -- doit se faire au cours des ex
ercices financiers 1996-1997 et 1997-1998.
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| 3. The witnesses explained that sepa
rate reports on departmental performance
promise several potential benefits. Cur
rently, information on performance is in
cluded in the Part III Estimates documents
where it tends to be overshadowed by
plans for the upcoming fiscal year. Pro
ducing a document that reports exclusively
on performance should ensure that this im
portant information receives the attention
it deserves. Performance will be reported
in terms of results achieved rather than ac
tivities conducted. In addition, by tabling
performance reports in the fall, this infor
mation will become available as much as
six months ahead of current reporting
practice. This should enable standing
committees and individual parliamentari
ans to assess departmental estimates for
the coming fiscal year based on an aware
ness of past departmental performance.
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3. Comme nous l'ont expliqué les té
moins, il y aura plusieurs avantages à ce
que les rapports sur le rendement des mi
nistères soient présentés séparément. À
l'heure actuelle, les données sur le rende
ment sont comprises dans la Partie III du
Budget des dépenses, où elles tendent à être
éclipsées par les plans relatifs à la pro
chaine année financière. Présentés dans un
document à part, ces importants renseigne
ments devraient recevoir toute l'attention
qu'ils méritent. Le rendement sera mesuré
d'après les résultats atteints plutôt qu'en
fonction des activités menées. De plus,
comme ils seront déposés à l'automne, ils
deviendront accessibles pratiquement six
mois plus tôt que ce n'est le cas maintenant.
Ainsi, les comités permanents, et les parle
mentaires individuellement, pourront-ils
analyser les prévisions annuelles de dé
penses des ministères en étant déjà renseig
nés sur leur rendement passé.
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| 4. In the pilot part III Estimates docu
ments, participating departments have
been setting forth their priorities and plans
for the future. However, these plans and
priorities may be subject to events that
cannot be anticipated in advance. When
this happens, plans and priorities may have
to change in order to reflect new realities:
departments and agencies must have the
flexibility they need to respond quickly
and effectively. Sometimes, a change in
plan will also necessitate requests for addi
tional funding through the Supplementary
Estimates. The proposed "In-Year Up
dates" are intended to provide explanations
when plans announced in the Estimates are
adjusted and will complement the Supple
mentary Estimates.
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4. Dans le cadre du projet pilote de re
nouvellement de la Partie III, les ministères
participants font connaître dans ce docu
ment leurs priorités et leurs plans pour l'a
venir. Bien entendu, il peut arriver que des
événements imprévisibles entravent ces
plans et priorités, qui doivent alors être mo
difiés en fonction de la nouvelle réalité.
Les ministères et organismes doivent être
suffisamment souples pour réagir rapide
ment et efficacement. Parfois, la modifica
tion d'un plan oblige aussi le ministère à
demander des fonds par le truchement du
Budget des dépenses supplémentaire. Les
futures «mises à jour en cours d'année» ser
viront à fournir des explications lorsque les
plans annoncés dans le Budget des dépenses
auront été rajustés. Elles seront le complé
ment du Budget des dépenses supplément
aire.
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| 5. Finally, it is proposed that the pilot
project on improved reporting to Parlia
ment be extended from six to sixteen de
partments (see Appendix A). This wider
participation will allow departments and
agencies with varying mandates, budgets,
and size to adapt the new reporting mecha
nisms to their own circumstances. Broad
ening the scope of the project will also fa
cilitate the additional participation of par
liamentarians and standing committees
with an interest in the policy areas that are
the responsibility of the departments and
agencies involved.
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5. Enfin, on envisage d'élargir le projet
pilote sur l'amélioration des rapports desti
nés au Parlement, en y faisant participer 16
ministères au lieu de 6 (voir l'annexe A).
Ainsi, des ministères et organismes qui
diffèrent par leur mandat, leur budget et
leur taille pourront-ils adapter les nouveaux
mécanismes en fonction de leurs caractéris
tiques propres. L'élargissement permettra
également une participation accrue des par
lementaires et des comités permanents dont
le travail intéresse les secteurs de responsa
bilité des ministères et organismes partici
pants.
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6. Although the Sub-Committee is fully supportive of these proposals, there are several concerns it wishes to see ad dressed during the project's implementa tion phase. An assessment of the benefits derived from performance reporting must include a statement of the costs involved in conducting this exercise: accordingly, we expect to see the costs clearly identified in the information provided to Parliament. We are also concerned that this exercise not be conducted at the expense of other departmental obligations, particularly those that relate to the services provided Canadians. Furthermore, it is Treasury Board's intention to table the pilot perfor mance reports at the same time as the Pres ident of Treasury Board's Report on Re view,usually tabled in October.
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6. S'il est vrai que le Sous-comité est
entièrement en faveur des divers éléments
de cette proposition, il souhaite néanmoins
que plusieurs considérations soient prises
en compte au cours de sa phase de réalisa
tion. Toute évaluation des avantages décou
lant des rapports sur le rendement devra
comporter des renseignements sur ce que
coûte cette opération. Nous nous attendons
donc à ce que les coûts soient cités claire
ment dans les renseignements fournis au
Parlement. Nous comptons bien également
que l'opération ne sera pas réalisée au détri
ment des autres obligations des ministères,
en particulier de la prestation des services
aux Canadiens. Qui plus est, le Conseil du
Trésor à l'intention, dans le cadre du projet
pilote, de déposer les rapports sur le rende
ment en même temps que le rapport d'exa
men du président du Conseil du Trésor, qui
est habituellement déposé en octobre.
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However, we believe that to be of maxi mum use to parliamentarians, performance reports should be tabled earlier in the fall, preferably before the end of September. In addition, because a primary purpose be hind this project is to improve information for Parliament, we expect that committees and their chairs will be actively consulted when performance documents are being developed. The Sub-Committee notes that it is the intention to continue evaluating the effectiveness of the revised reporting procedures and to consult with parlia mentarians in the evaluation. We believe the evaluation process is important in en suring that parliamentarians have the infor mation they need to fulfill their public re sponsibility for accountability, and that the new formats also support continuing as sessment of programs by the public ser vice.
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Cependant, nous croyons que, pour qu'ils puissent être pleinement utiles aux parle mentaires, les rapports sur le rendement de vraient être déposés plus tôt à l'automne, de préférence à la fin de septembre. De plus, comme l'objectif premier de ce projet est d'améliorer les informations fournies au Parlement, nous tenons à ce que les comités et leurs présidents soient abondamment consultés pendant l'élaboration des docu ments sur le rendement. Le Sous-comité note qu'il est prévu de continuer à évaluer l'efficacité des nouvelles modalités et de consulter les parlementaires pour cette éva luation. Ce processus est important, à notre avis, pour garantir que les parlementaires disposent des renseignements dont ils ont besoin pour remplir leur responsabilité de reddition des comptes au public et que les nouveaux documents sont aussi utilisés à l'évaluation continue des programmes par la fonction publique.
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| 7. Provided these concerns are met
--- and our witnesses gave every indica
tion that most will be ---, we believe that
the directions being taken will result in a
significant improvement in the financial
management information presented to Par
liament. We also believe that these new
reporting requirements will foster a re
newed sense of accountability within the
public service and help improve the de
sign, administration, and delivery of pro
grams.
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7. À condition que ces préoccupations
soient prises en compte -- et nos témoins
nous ont donné tout lieu de croire que la
plupart --, cette réorientation devrait abou
tir à une amélioration considérable de l'in
formation de gestion présentée au Parle
ment. Nous pensons aussi que les nouvelles
exigences entraîneront un renouvellement
du sens des responsabilités à l'intérieur de
la fonction publique et aideront à améliorer
la conception, l'administration et la réalisa
tion des programmes.
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| 8. Accordingly, the Sub-Committee
agrees with the direction being taken by
the President of the Treasury Board, and
agrees that sixteen departments, on a trial
basis for the 1996-97 and 1997-98 fiscal
years, table, as the documentation for its
consideration of supply:
w the continuation of the pilot Part III documents; w pilot departmental Performance Reports in the fall timed with the President of Treasury Board's Report on Review; and w pilot In-Year Updates to compli ment the Supplementary Estimates.
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8. En conséquence, le Sous-comité
souscrit à l'orientation prise par le Président
du Conseil du Trésor et autorise, à titre
d'essai, au cours des exercices financiers
1996-1997 et 1997-1998, 16 ministères à
déposer comme documentation aux fins de
l'étude des crédits :
w les documents de la Partie III élabo rés selon les modalités du projet pilote déjà commencé; w des rapports sur le rendement des ministères, à l'automne, en même temps que le rapport du président du Conseil du Trésor sur la fonction d'examen; w des «mises à jour en cours d'année» destinées à compléter le Budget des dé penses supplémentaire.
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| 9. We furthermore recommend to the
Standing Committee on Procedure and
House Affairs that it report the same to the
House and seek its concurrence.
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9. Nous recommandons en outre au
Comité permanent de la procédure et des
affaires de la Chambre de faire rapport dans
le même sens à la Chambre et de solliciter
l'accord de celle-ci.
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| Respectfully submitted,
Marlene Catterall, MP Chair
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Respectueusement soumis,
La presidente, Marlene Catterall, députéé
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| Agriculture & Agri-Food Canada
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Agriculture et agro-alimentaire Canada
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| Fisheries & Oceans
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Pêches et Océans
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| Indian Affairs & Northern Development
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Affaires indiennes et du Nord Canada
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| Natural Resources Canada
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Ressources naturelles Canada
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| Revenue Canada
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Revenu Canada
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| Transport Canada
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Transports Canada
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| Environment Canada
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Environnement Canada
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| Treasury Board Secretariat
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Conseil du Trésor du Canada Secrétariat
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| Immigration & Refugee Board
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Commission de l'immigration et du statut
de réfugié du Canada
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| National Energy Board
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Office national de l'énergie
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| Atlantic Canada Opportunities Agency
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Agence de promotion économique du
Canada atlantique
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| Statistics Canada
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Statistique Canada
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| National Parole Board
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Commission nationale des libérations condi
tionnelles
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| Royal Canadian Mounted Police
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Gendarmerie royale du Canada
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| Status of Women Canada
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Condition féminine Canada
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| Veterans Affairs
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Anciens Combattants Canada
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