Rapport sur les résultats
Tout au long de 2021–2022, l’Administration de la Chambre a continué de progresser en regard de ses priorités stratégiques, en s’adaptant et en innovant au besoin, tout en assurant le bon déroulement des activités et la continuité des travaux parlementaires. Dans le contexte actuel de la pandémie de COVID-19 et du fait de son impact sur la réalisation de sa vision et de sa mission, l’Administration de la Chambre a revu son Plan stratégique 2019-2022 et a décidé de le prolonger jusqu’à la fin du mois de mars 2023.
Vision, mission et priorités de l’Administration de la Chambre
Vision
Nous fournissons aux députés et à leur personnel des services exceptionnels afin d’appuyer la démocratie parlementaire.
Mission
Nous appuyons le travail parlementaire des députés en nous portant au-devant de leurs besoins par une prestation de services fluides, personnalisés et de qualité.
Le Plan stratégique 2019-2023 présente les quatre grandes priorités qui servent de feuille de route à l’Administration de la Chambre et orientent ses efforts pour travailler de manière efficace et concertée.
L’amélioration de l’expérience client et l’excellence opérationnelle
L’Administration de la Chambre s’efforce d’être un chef de file en matière d’excellence du service offert, et ce, afin d’appuyer les députés et leur personnel dans leurs fonctions parlementaires – sur la Colline, dans les bureaux de circonscription et à l’étranger.
Des services intégrés et fluides
L’Administration de la Chambre offre une vaste gamme de services aux députés et à leur personnel afin de les aider à assumer leurs divers rôles. Nous simplifierons l’accès aux services afin de faciliter leur travail.
Un personnel habilité et mobilisé
Les gens que nous employons sont dévoués et professionnels. Notre but consiste à habiliter et motiver nos employés à offrir des services exceptionnels. Pour ce faire, nous mettrons en place les conditions propices à une culture d’innovation et de créativité qui mobilisera nos employés aux aptitudes variées à tous les niveaux hiérarchiques. Ceci favorisera l’émergence de nouvelles idées qui nous permettront de mieux servir les députés et leur personnel.
Le renouvellement des espaces physiques et des services connexes
La Cité parlementaire est le siège de notre démocratie ainsi que le lieu où s’effectue une bonne partie du travail des députés et de leur personnel. Le programme de réhabilitation actuel, qui s’échelonne sur plusieurs décennies et qui est mis en œuvre en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada, mènera à la mise en place d’un cadre de travail physique et virtuel moderne et qui répond aux besoins des parlementaires.
Les faits marquants de 2021-2022
À titre d’organe directeur de la Chambre des communes, le Bureau de régie interne s’assure que les progrès réalisés par rapport au Plan stratégique sont communiqués dans le Rapport aux Canadiens, publié annuellement. Dans cette section, nous présentons certains des travaux entrepris du 1er avril 2021 au 31 mars 2022 par l’Administration de la Chambre à l’appui des activités des députés, conformément à ses quatre priorités stratégiques.
L’amélioration de l’expérience client et l’excellence opérationnelle
Orientation adaptée aux besoins des députés nouvellement élus
Après chaque élection générale, l’Administration de la Chambre guide les nouveaux députés à l’aide de son programme d’orientation qui présente les informations administratives et procédurales qu'ils doivent connaître en tant que parlementaires et employeurs. Le programme de cette année a été adapté au contexte de la pandémie, et les députés ont eu la possibilité (pour la toute première fois) d’y participer soit en personne, soit en mode virtuel, conformément aux consignes de santé publique.
Des employés chevronnés de l’Administration ont assumé l’un des trois rôles suivants :
- Agents de liaison qui aident les députés nouvellement élus à obtenir un soutien sur place durant leur intégration;
- Agents de transition qui aident les députés sortants dans toutes les démarches relatives à la fermeture de leur bureau;
- Conseillers qui aident les députés réélus en coordonnant le travail de transition d’une législature à l’autre.
Un centre d’orientation accueillait les députés au cours de leurs premiers jours sur la Colline du Parlement. Les députés et leurs employés ont eu accès à des formations en ligne et en personne grâce à un portail d’apprentissage intégré. Parmi les principaux sujets abordés, mentionnons les ressources humaines et la dotation en personnel, les budgets, la technologie, la santé et la sécurité, la sûreté ainsi que les questions procédurales et juridiques. Une vue d’ensemble des bâtiments et des services de la Cité parlementaire leur a aussi été offerte.
Maintenant que le programme est terminé, les députés et leurs employés continuent d’avoir accès à du matériel d’apprentissage par l’intermédiaire de séances de formation et d’information en ligne. L’Administration propose tout un éventail de ressources sur son portail d’apprentissage pour les soutenir tout au long de leur mandat.
Soutien aux députés sortants
Dans le souci d’aider les députés qui ne se sont pas portés candidats à la réélection, ceux qui n’ont pas été réélus et leurs employés, une équipe de transition a encadré la prestation d’une série de services, comme l’aide à la libération des bureaux parlementaires et de circonscription. Un centre de services a été mis en place sur la Colline du Parlement pour les députés sortants et leurs employés.
Amélioration de l’accès à l’information parlementaire
Dans le but de faciliter l’accès à l’information parlementaire pour les députés et le public, l’Administration s’est associée au Sénat et à la Bibliothèque du Parlement pour renouveler le site LEGISinfo. Cet outil en ligne permet de suivre tous les projets de loi déposés au Sénat et à la Chambre des communes. De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées et le moteur de recherche a été amélioré pour permettre la recherche en plein texte de projets de loi, faciliter la navigation et rendre l’expérience utilisateur plus accessible et conviviale sur les appareils portables.
Des services intégrés et fluides
Simplification de l’expérience de service pour les députés
En mai 2018, des employés de l’Administration de différents secteurs se sont regroupés pour offrir des services en personne aux députés. Quatre ans après sa création, cette équipe, appelée Sourceplus, est maintenant devenue une ressource importante pour les députés dans leurs activités quotidiennes. La Cité parlementaire compte quatre centres Sourceplus, où les députés et leurs employés peuvent se rendre pour obtenir des services et de l’aide en personne sur une variété de sujets, comme le soutien des TI, le matériel informatique et la soumission des demandes de remboursement de frais.
En période électorale, l’équipe de Sourceplus s’associe au Programme d’orientation des députés pour offrir à ces derniers un soutien personnalisé.
En 2022, les équipes de l’Administration qui offrent un soutien par téléphone et par courriel dans les domaines de la gestion des immeubles, de l’accès à la Cité parlementaire, des services financiers et des demandes de renseignements informatiques seront regroupées pour former une seule équipe qui travaillera en étroite collaboration avec les conseillers de Sourceplus. Cette équipe centralisée veillera à définir les moyens d’étendre le champ d’application de ce modèle de service simplifié et multidisciplinaire de manière à garantir une expérience plus homogène aux députés et à leurs employés.
Importance de la protection des informations
La protection des informations sur les activités parlementaires constitue une autre façon dont l’Administration soutient les députés. À cette fin, la Chambre a conçu son propre programme qui comprend des mesures de cybersécurité améliorées et des outils de sécurité. L’Administration repose sur une structure de cybersécurité robuste. Cette année, elle a renouvelé et amélioré son service de connectivité des circonscriptions à l’échelle du pays. Ce service renforce la cybersécurité de la Chambre des communes, de même que celle des bureaux de circonscription dotés d’ordinateurs gérés par la Chambre. Ainsi, les députés profitent de la même protection en matière de cybersécurité et des mêmes services de TI dans leur bureau de circonscription que dans leur bureau de la Colline.
Un personnel habilité et mobilisé
Inclusion : une nouvelle valeur fondamentale de l’Administration de la Chambre
Le Sous-comité de lutte contre le racisme a publié son premier rapport en juin 2021. Ce sous-comité a pour mandat de proposer des mesures concrètes pour guider les initiatives de l’Administration dans la création et le maintien d’une culture de lutte contre le racisme au travail. Peu après la publication du rapport, le Plan stratégique a été mis à jour et une nouvelle valeur fondamentale y a été ajoutée : « Inclusion : nous valorisons la diversité et l’inclusion, et faisons en sorte que tous puissent être eux-mêmes au travail ». L’Administration a également dévoilé une déclaration signée par tous les membres du Groupe de gestion du greffier, qui témoigne de leur engagement à favoriser la diversité et l’inclusion et à mettre en œuvre une démarche collective de lutte contre le racisme à tous les échelons de la Chambre.
Assurer la sensibilisation et la conformité en matière de santé et de sécurité
Conformément à la partie II du Code canadien du travail et à ses règlements, l’Administration a continué à assurer la sensibilisation à la santé et à la sécurité à tous les échelons de l’organisation par le renouvellement de ses politiques et procédures. Elle a également proposé des formations aux députés, à leurs employés, et aux employés de l’Administration, notamment sur la prévention du harcèlement et de la violence au travail.
Une nouvelle application a été mise en ligne cette année pour permettre aux employés de l’Administration de la Chambre de signaler et de gérer plus facilement les incidents professionnels, les situations dangereuses, les refus de travailler et les inspections du lieu de travail. La Chambre a aussi mené une série d’évaluations des risques organisationnels pour la santé et la sécurité afin de s’assurer que des mesures de contrôle étaient en place pour accroître la conscientisation et protéger les employés contre les blessures au travail ou les maladies professionnelles.
Recueillir les commentaires des employés
En 2018, la Chambre des communes a mené un sondage sur la mobilisation des employés pour évaluer l’expérience des employés et mieux comprendre les motivations qui les poussent à réussir. Le haut taux de participation au sondage et la compilation des résultats ont permis à la Chambre de relever des sujets de préoccupation auxquels elle a voulu donner suite. Cette année, des progrès ont été réalisés sur divers aspects de ce plan d’action, notamment :
- consigner et communiquer les processus de planification et de prise de décision de l’organisation;
- effectuer des recherches sur les pratiques exemplaires en matière de gestion du changement et de réunions;
- établir des priorités pour les communications avec les employés tout au long de la pandémie de COVID-19 et évaluer leur efficacité;
- proposer un cadre de compétences simplifié;
- améliorer l’apprentissage des gestionnaires et du personnel.
Ces activités favorisent une culture de mobilisation dans laquelle tous les employés sont habilités à offrir le meilleur soutien et les services les plus innovants aux députés.
Par ailleurs, l’organisation a voulu recueillir les commentaires des employés pour comprendre les répercussions de la pandémie de COVID-19 sur leurs activités quotidiennes et y remédier. Des sondages ont été menés pour orienter la prise de décision et s’assurer que les employés recevaient le soutien dont ils avaient besoin. En collaboration avec ses partenaires parlementaires et les autorités de santé publique, l’Administration de la Chambre a régulièrement fait le point sur la COVID-19 afin de tenir les employés informés, tout en protégeant leur santé et leur sécurité.
Le renouvellement des espaces physiques et des services connexes
Dernières avancées des travaux de réhabilitation de l’édifice du Parlement
En raison d’importants travaux, qui ont commencé en 2019, l’édifice du Parlement s’est transformé en un endroit grouillant d’activité à l’intérieur comme à l’extérieur. Les travaux d’excavation qui permettront de construire le nouveau Centre d’accueil parlementaire sont en cours, tout comme les travaux de restauration de la maçonnerie de la façade nord. Des panneaux d’interprétation sur la remise en état de l’édifice du Parlement ont été installés tout autour du chantier pour informer les visiteurs au sujet du projet. Le groupe de travail composé de députés de tous les partis reconnus s’est réuni de nouveau après l’élection générale pour s’assurer que l’on tiendrait compte de leur contribution, à titre de parlementaires, dans l’élaboration et la conception de l’édifice.
Dernier son de cloche pour le carillon avant les travaux
Pendant les travaux de la Tour de la Paix, le carillon a été mis hors service pour permettre la restauration du beffroi, des cloches et des locaux. La Dre Andrea McCrady, carillonneur du Dominion du Canada depuis 2008, y a donné son dernier récital le 23 février 2022.
Une collection patrimoniale en pleine expansion
La collection patrimoniale de la Chambre des communes compte plus de 5 000 œuvres d’art, portraits officiels, tableaux à caractère historique, objets cérémoniels et meubles. Le Bureau du greffier, installé au centre de la Chambre des communes, est une pièce maîtresse de cette collection.
Le premier Bureau du greffier, fabriqué en 1866, a été détruit dans l’incendie du Parlement en 1916. Un nouveau bureau a été construit, puis installé dans la Chambre en 1921. À l’occasion du centenaire de l’installation de cette deuxième table, l’Administration de la Chambre a créé une réplique pour la remplacer pendant sa restauration complète.
Le fauteuil du Président de la Chambre des communes est un excellent exemple d’objet pouvant remplir à la fois une fonction symbolique et utilitaire. Cette année, la famille de l’honorable Albert Sévigny, Président de la Chambre des communes de 1916 à 1917, a fait don du fauteuil qui était utilisé lorsque la Chambre siégeait dans l’édifice commémoratif Victoria, après l’incendie de 1916, à la collection patrimoniale.
Le saviez-vous?
Jusqu’en 1921, on fabriquait un nouveau fauteuil pour chaque Président et ce dernier pouvait le conserver à la fin de son mandat. Le dernier fauteuil fabriqué sur commande pour un Président est celui dont s’est servi l’honorable Edgar N. Rhodes. Le fauteuil du Président Rhodes, comme on l’appelle communément, a retrouvé sa place dans la Chambre des communes en 2005 et il est utilisé dans la Chambre provisoire de l’édifice de l’Ouest.