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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 009 
l
1re SESSION 
l
42e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 4 octobre 2018

[Enregistrement électronique]

  (1120)  

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan (Président de la Chambre des communes):
    La séance du Bureau de régie interne est ouverte.
    Le premier point à l'ordre du jour concerne le procès-verbal de la réunion précédente. Y a-t-il des questions à ce sujet?
    Comme il n'y en a pas, je vais passer au point suivant. Est-ce qu'il y a des affaires découlant de la réunion précédente? Puisqu'il n'y en a pas, passons aux témoins.
    Nous allons entendre Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l'information; et Susan Kulba, directrice principale, Architecture et Vision et plan à long terme, Direction de la gestion des programmes. Le sujet à l'étude concerne, bien entendu, la vision et le plan à long terme.

[Français]

M. Michel Patrice (sous-greffier, Administration, Chambre des communes):
    Monsieur le président et chers membres du Bureau, nous sommes ici pour faire le point sur l'état des travaux de l'édifice de l'Ouest et du centre d'accueil des visiteurs.

[Traduction]

    Comme on l'a dit à maintes reprises, la réhabilitation de l'édifice de l'Ouest est très complexe. Cela comprend également la première phase du nouveau Centre d'accueil des visiteurs, qui a été conçu pour servir de point d'entrée au Parlement pour les visiteurs.
    Alors que les grands travaux de construction étaient sur le point d'être terminés en juin 2018, d'autres activités de construction se poursuivent, notamment les travaux de finition, les examens des lacunes et les corrections, l'aménagement paysager, l'intégration des technologies de l'information et de la sécurité, la mise en service et la mise à l'essai, ainsi que toutes les activités liées à la préparation en vue de l'occupation.

[Français]

    La Chambre des communes et Services publics et Approvisionnement Canada ont collaboré avec diligence, pendant la période estivale, pour assurer la progression des travaux à l'édifice de l'Ouest et au centre d'accueil des visiteurs. Ces travaux sont menés en parallèle en vue de l'achèvement du projet.

[Traduction]

    La mise en service, les essais et la formation concernant ces installations sont amorcés et se poursuivront jusqu'à la fin du mois de décembre. Des simulations mineures et majeures ont été menées pour résoudre les questions relatives aux opérations et à l'édifice, et d'autres auront lieu au cours des deux prochains mois.
    Par ailleurs, SPAC transfère à la Chambre des communes les zones terminées de l'édifice. Des lacunes mineures seront constatées après le transfert de l'édifice, sans toutefois interrompre les activités du Parlement pendant encore de nombreux mois, et probablement pendant au moins une année complète.

[Français]

    En ce qui concerne l'aménagement paysager extérieur et le stationnement, la fin des travaux est prévue à la fin de septembre.

[Traduction]

    Je crois comprendre que, du côté du Sénat, le projet progresse également comme prévu.
    En ce qui concerne les mises à jour, il y a l'état du volet sécurité.
L'hon. Geoff Regan:
    Nous devrons en discuter à huis clos. Je vous propose d'y revenir lorsque nous siégerons à huis clos plus tard pour parler de questions juridiques. Merci.

[Français]

M. Michel Patrice:
    En conclusion, le Parlement est un environnement unique qui exige des installations totalement fonctionnelles et opérationnelles offrant des services ininterrompus. Nous sommes convaincus d'avoir agi avec prudence et que nous avons pris le temps nécessaire afin de nous assurer que l'édifice de l'Ouest est entièrement fonctionnel, c'est-à-dire qu'il est doté des technologies requises, qu'il offre un environnement sécuritaire et sécurisé et que son personnel est formé de façon adéquate pour le bon fonctionnement des travaux du Parlement.

[Traduction]

    Je suis persuadé que l'édifice de l'Ouest et le Centre d'accueil des visiteurs seront pleinement fonctionnels et opérationnels lorsque la Chambre reprendra ses travaux en janvier dans ses nouveaux locaux provisoires. Cela dit, nous savons que, lorsque nous nous installons dans un édifice vivant, il arrive parfois que le fonctionnement de la technologie ou de l'immeuble nous réserve des surprises, mais nous sommes prêts à répondre aux défis et à régler tout problème ou à nous adapter à ce nouvel environnement sans causer de perturbation majeure des travaux de la Chambre.
    Je tiens à souligner l'effort et la détermination soutenus de l'Administration et de nos partenaires, SPAC et PCL, ainsi que leur contribution au succès de ce projet. Le périple a été long, mais nous sommes heureux d'être presqu'à destination.
    Merci. Nous sommes prêts à répondre aux questions.
L'hon. Geoff Regan:
    Y a-t-il des questions, chers collègues? Il semble que non.

[Français]

     Nous vous remercions, monsieur. Nous avons beaucoup apprécié votre présentation.
    Monsieur LeBlanc, vous avez la parole.

[Traduction]

L'hon. Dominic LeBlanc (ministre des Pêches, des Océans et de la Garde côtière canadienne):
    Monsieur le Président, je suis désolé d'être arrivé en retard de quelques secondes. J'avais une autre réunion juste avant. Peut-être que Michel a déjà parlé de ce point.
    J'apprécie et je comprends la présentation concernant la Chambre.
    Il n'est pas juste de vous demander de formuler des hypothèses, mais je vais le faire quand même. D'après ce que nos collègues du Sénat nous ont laissé entendre — parce que nous en avons déjà discuté ici —, et sachant que nos préparatifs se déroulent comme il se doit grâce à l'excellent travail que vous avez décrit, pouvons-nous dire avec autant de certitude que le Sénat...? Avons-nous des raisons de croire que nos collègues du Sénat arriveront à une conclusion différente dans un mois ou deux, ou êtes-vous à l'aise avec la situation, d'après ce que vous entendez dire? Les choses pourraient changer complètement. Je comprends tout cela.
    Je suis curieux de savoir si les gens estiment que le processus du Sénat relativement à la gare de train est tout aussi rassurant.
M. Michel Patrice:
    Oui, à ma connaissance, le projet du Sénat en ce qui concerne la gare de train et les salles de comité au 1, rue Wellington, progresse également comme prévu.

[Français]

L'hon. Dominic LeBlanc:
    Je vous remercie.

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan:
    Merci beaucoup.

[Français]

    Nous allons continuer et discuter maintenant du rapport trimestriel de 2018-2019.
    J'invite M. Daniel Paquette, dirigeant principal des finances, à nous adresser la parole.

[Traduction]

[Français]

    Je suis ici, aujourd'hui, pour présenter le premier rapport financier trimestriel pour l'année fiscale 2018-2019.

  (1125)  

[Traduction]

    C'est la première occasion que j'ai, depuis la fin de notre premier trimestre, de comparaître devant le Bureau afin de présenter notre rapport et d'appuyer le Bureau dans sa fonction qui consiste à surveiller l'usage des fonds publics de l'Administration.
    Ce rapport compare les renseignements financiers du premier trimestre, se terminant le 30 juin de l'exercice en cours, à ceux du même trimestre de l'exercice précédent. Il a été préparé selon la méthode de comptabilité axée sur les dépenses, conformément à la pratique utilisée dans les Comptes publics du Canada. Les autorisations approuvées dans ce rapport englobent le Budget principal des dépenses de la Chambre des communes, ainsi que d'autres postes qui ont été approuvés par le Bureau durant le même trimestre.

[Français]

    En date du 30 juin, les autorisations approuvées pour 2018-2019, au montant de 522,9 millions de dollars, représentent une augmentation de 11,9 millions de dollars ou de 2,3 % par rapport aux autorisations de 2017-2018.
    Les changements les plus importants ont trait à l'augmentation de 10,6 millions de dollars pour les investissements continus dans notre vision et notre plan à long terme.

[Traduction]

    À la fin du premier trimestre de 2018-2019, les dépenses ont totalisé 110,8 millions de dollars, comparativement à 106,6 millions de dollars durant le même trimestre de l'exercice précédent. Cela représente une hausse de 4,2 millions de dollars, soit de 4 %.
    Si nous jetons un coup d'oeil au tableau du rapport qui fait état des dépenses par type de coût, nous verrons que la hausse considérable des dépenses d'une année à l'autre était liée principalement aux salaires et avantages sociaux, lesquels ont augmenté de 5 millions de dollars. Cette augmentation est attribuable aux investissements effectués dans notre projet Vision et plan à long terme, ou VPLT, et à d'autres investissements importants, comme les ajustements liés à la modernisation et à l'optimisation de nos services de restauration, la divulgation des dépenses des agents supérieurs de la Chambre et la capacité du Service des ressources humaines pour les salaires et les avantages sociaux. À cela s'ajoute l'augmentation du coût de la vie pour bon nombre des employés de l'Administration de la Chambre, ce qui a entraîné d'autres répercussions.
     De plus, il y a eu une augmentation du nombre de mesures de dotation, par rapport à la période précédente, pour le personnel des députés.

[Français]

    De plus, les dépenses de location et de licences pour 2018-2019 ont considérablement diminué par rapport au même trimestre de l'année précédente. Cette diminution est principalement attribuable aux changements associés aux périodes de paiements liés au renouvellement de ces licences de logiciels, qui visent nos différentes applications de bureau et de réseau.
     Dans ce cas-ci, les paiements ont été faits en mars plutôt qu'en avril pour bien respecter nos nouvelles ententes avec nos fournisseurs.

[Traduction]

     Enfin, le rapport contient un autre tableau qui présente une comparaison de notre utilisation des ressources d'une année à l'autre. Les données révèlent une légère hausse de 0,3 % par rapport à l'année dernière au chapitre des ressources utilisées au cours du trimestre en question.
    Monsieur le Président, voilà qui met fin à mon exposé sur ce premier rapport trimestriel.

[Français]

     Je suis prêt à répondre aux questions des membres du Bureau.

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan:
    Merci beaucoup.
    Y a-t-il des questions, chers collègues?
    Monsieur Strahl.
    J'aimerais simplement poser une question sur l'augmentation des dépenses liées au projet VPLT. Je crois que nous pouvons tous reconnaître qu'il s'agit d'un projet de grande envergure qui nécessite d'importantes ressources. Je dirais que, du moins d'après mon expérience, lorsque l'Administration de la Chambre reçoit, disons, des fonds supplémentaires pour un projet, elle n'établit pas nécessairement de plan pour réviser à la baisse le financement une fois que le projet est terminé. Y a-t-il un plan à cet égard? Le cas échéant, est-il prévu qu'à la fin du projet VPLT, nous verrons le même niveau de financement requis, ou y aura-t-il plutôt une réduction une fois que le projet sera terminé et que nous aurons déménagé à l'édifice de l'Ouest?
M. Daniel G. Paquette:
    Pour mettre les choses en perspective, quand nous examinons le coût réel du projet — l'édifice, la construction et l'installation de tout l'équipement —, cela relève de Travaux publics. Ces dépenses ne sont pas incluses dans nos rapports. Nous présentons ici nos rajustements en ce qui concerne les ressources nécessaires pour le nouvel édifice, la nouvelle technologie et la nouvelle façon de fonctionner. Ces ressources nous permettront d'intensifier nos activités pour assurer le déménagement, ce qui signifie qu'il y aura une réduction quand je reviendrai vous présenter le Budget principal des dépenses et tout le reste. Nous verrons une légère réduction, mais ce n'est pas d'une ampleur comparable à la taille du projet, parce qu'on parle ici de la capacité de s'adapter à la nouvelle façon de fonctionner dans un édifice ultramoderne.
M. Mark Strahl:
    Ce n'est donc pas vraiment une augmentation subite des coûts liés au déménagement. C'est, en réalité, la nouvelle norme.

  (1130)  

M. Daniel G. Paquette:
    Il y a une augmentation subite, mais ce n'est pas de l'ordre de dizaines de millions de dollars. C'est un montant plus modeste.
M. Mark Strahl:
    Merci.
L'hon. Geoff Regan:
    Monsieur Holland.
L’hon. Mark Holland (Whip en chef du gouvernement) :
    Merci beaucoup, monsieur le Président.
    À ce sujet — et je vous prie de m'excuser parce que je suis nouveau au sein du Bureau de régie interne —
L’hon. Mark Holland:
    Merci. Je vous en suis reconnaissant.
    Pourriez-vous nous expliquer davantage le point que vous venez de soulever en ce qui a trait aux nouvelles façons de fonctionner? Comment cela se manifeste-t-il? En quoi ces services seront-ils offerts différemment?
M. Daniel G. Paquette:
    Je pourrais peut-être demander à Stéphan de répondre ou à quelqu'un du projet de venir vous en parler, mais en gros, les services seront offerts au moyen de technologies et d'outils plus modernes. Auparavant, nous avions l'habitude d'acquérir la technologie. Nous achetions à l'avance les licences en vue d'une utilisation unique pendant une durée déterminée. Maintenant, tout est renouvelé annuellement. Nous devons payer un service annuel pour une capacité annuelle, et étant donné que nous avons mis à niveau une partie de ce composant... En tout cas, je vais laisser nos experts ici présents vous donner plus de détails.
M. Stéphan Aubé (Dirigeant principal de l'information, Chambre des communes):
     Monsieur Holland, la plupart des fonds que nous sollicitons concernent, en réalité, la gestion et la planification du cycle de vie utile des actifs qui ont été produits dans le cadre de cette nouvelle construction. Il y a un grand nombre d'équipements de réseautage, de diffusion audio et vidéo, de technologie de l'information et de sécurité matérielle qui ont été installés dans cette installation, mais qui ne se trouvent pas dans l'installation que nous avons en ce moment. Les fonds que nous demandons serviront à en assurer l'entretien et le soutien, comme Dan le disait. Il s'agit, au fond, des coûts permanents de licence que nous devons payer, d'une année à l'autre, aux Cisco et aux Microsoft de ce monde. Ensuite, il y a également la planification du cycle de vie utile, le service de dépannage, les réparations et tout le reste. Je dirais que 80 % de ces coûts servent à cela et 20 %, à l'entretien et au soutien.
L’hon. Mark Holland:
    Si je comprends bien, monsieur le Président, les coûts sont liés au personnel chargé d'entretenir ces systèmes et de les mettre continuellement à jour. Pouvez-vous m'expliquer — sachant que nous avons déjà, au sein de la Chambre, telle qu'elle existe aujourd'hui, des capacités de diffusion audiovisuelle et de réseautage — quels services supplémentaires seront offerts pour justifier cet écart ou cette différence de coûts que nous sommes en train d'examiner?
M. Stéphan Aubé:
    La plupart du financement... Je vais vous donner un exemple. Auparavant, l'équipement de sécurité n'était pas entièrement branché au réseau; c'est pourquoi les investissements dans le réseautage ont augmenté de façon considérable par rapport à ceux dans les installations existantes. Le système de sécurité intégré est maintenant superposé à notre réseau, ce qui exige d'importants investissements sur le plan du réseautage. De plus, le dispositif que nous utilisons... Comme vous l'avez remarqué dans cet édifice — je ne veux pas entrer dans les détails —, nous ne pouvons pas contrôler l'accès à bien des endroits. Maintenant, nous avons un contrôle d'accès dans toutes les installations. D'importants investissements ont été effectués. Il y aura plus de salles de comité où les séances pourront être télévisées. Le matériel audiovisuel dans les nouvelles pièces est complètement différent de celui dans les installations existantes. Il y a donc lieu de s'attendre à des investissements de capitaux d'environ 2 millions de dollars dans le matériel audiovisuel ou le matériel de diffusion par salle, chose que nous n'avions pas dans les installations existantes. C'est de là que provient le financement.
M. Daniel G. Paquette:
    Je vous remercie de votre intervention et je suis conscient que vous êtes nouveau au sein du Bureau. Quand nous avons établi le financement il y a un an, nous avons tenu compte d'un aperçu de presque trois ans. Nous nous sommes engagés auprès du Bureau à revenir comparaître au cours de la troisième année, une fois que nous serions vraiment habitués à gérer le nouvel édifice, à utiliser la nouvelle technologie et à appliquer la nouvelle façon de faire. Rendus là, nous ajusterions le financement comme il se doit, selon nos besoins, en étant pleinement conscients des exigences liées au nouvel édifice. Par conséquent, nous reviendrons vous donner des détails qui sauront vous rassurer et qui vous montreront que nous utilisons uniquement les fonds dont nous avons besoin.
L’hon. Mark Holland:
    Nous devons savoir où nous en sommes, puis comparer le bilan à notre objectif pour voir la différence en matière de capacité et comprendre ce que ces investissements nous permettent de réaliser. Je pense aussi qu'il est utile pour les membres de savoir quels services supplémentaires seront offerts ou comment les choses pourraient être faites différemment. C'est pour comprendre non seulement cette dépense précise, mais aussi les nouveaux services qui pourraient être mis à notre disposition.
    À titre de question complémentaire, cette capacité supplémentaire englobe-t-elle de nouvelles façons de fonctionner à l'avenir? Permettra-t-elle aux députés de recevoir des questions de ce genre ou de voter par voie électronique? Autrement dit, la capacité va-t-elle au-delà des services offerts dans l'immédiat? Envisage-t-on des capacités supplémentaires en fonction de l'évolution possible de certaines de ces choses?

  (1135)  

M. Stéphan Aubé:
    Les investissements dans l'infrastructure permettront de définir ce genre de nouveaux services à l'avenir. L'infrastructure de réseautage — par exemple, le service WiFi — a été installée partout dans l'édifice, ce qui signifie que nous disposons de différents moyens électroniques pour transmettre la documentation nécessaire. Nous ne pouvions pas le faire dans les installations actuelles. Nous avons donc mis en place l'infrastructure.
    Cela dit, en ce qui concerne la définition des services précis destinés à améliorer les travaux des comités, sachez que nous y travaillons en collaboration avec les membres du Comité de liaison et des divers autres comités. Nous tenons compte des services particuliers qu'ils veulent ajouter, en fonction des investissements en matière d'infrastructure qui ont été effectués dans ces installations.
L'hon. Geoff Regan:
    Ai-je raison de penser que certains des coûts supplémentaires sont attribuables au fait que nous déménageons dans un espace plus confiné, ce qui aura des répercussions, par exemple, sur la préparation des aliments et les services alimentaires? Pourriez-vous nous en parler?
M. Benoit Giroux (dirigeant principal des opérations, Opérations de la Cité parlementaire, Chambre des communes):
     En raison de la nouvelle réalité du futur complexe, nous devons procéder à une transformation complète de nos services alimentaires parce que, désormais, nous compterons entièrement sur le Centre de production alimentaire. Nous devons transporter chaque jour tous les aliments vers les locaux situés dans la Cité parlementaire, en utilisant le nouvel accès au nouveau Centre d'accueil des visiteurs. À cet égard, il a fallu apporter un certain nombre de transformations, de notre côté, pour mieux servir nos clients.
L'hon. Geoff Regan:
    Nous travaillons sur une technologie de téléportation, mais jusqu'ici, pas de succès. Ce serait beaucoup trop coûteux.
    D'autres observations?

[Français]

    Merci beaucoup.

[Traduction]

    Nous allons maintenant devoir poursuivre la séance à huis clos afin de discuter d'un point qui a déjà été mentionné, ainsi que de certaines questions juridiques. Nous ferons une pause de quelques minutes avant de siéger à huis clos.
    [La séance se poursuit à huis clos.]
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