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Lib. (ON)
Je vous souhaite la bienvenue à la 10e réunion du Bureau de régie interne.
Nous allons commencer par le compte rendu de la dernière séance.
Tout convient. Quelqu'un a-t-il des commentaires à faire à ce sujet?
Je vois qu'il n'y a pas de commentaires concernant le procès-verbal.
Au sujet des affaires découlant de la réunion précédente, y a-t-il des commentaires?
D'accord. Tout est clair.
Le point trois porte sur l'entretien des systèmes informatiques et des biens acquis pour les installations au titre de la Vision et du plan à long terme, ou VPLT.
Nous accueillons Stéphan Aubé, dirigeant principal de l'information, et Daniel Paquette, dirigeant principal des finances, qui sont venus nous présenter leurs exposés.
Avant de poursuivre, je veux rappeler à tous les membres que nous avons beaucoup de points à couvrir ce matin. Je veux m'assurer que vos questions seront, si possible, concises, très complètes, mais aussi très concises.
Merci beaucoup.
Monsieur Aubé, vous avez la parole.
Stéphan Aubé
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Stéphan Aubé
2020-11-19 11:04
Merci, monsieur le président, et mesdames et messieurs les membres du Bureau.
Nous sommes ici aujourd'hui pour vous demander d'approuver le financement permanent destiné au fonctionnement, à l'entretien, au soutien et à la gestion du cycle de vie des éléments de connectivité des édifices qui sont transférés de Services publics et Approvisionnement Canada à la Chambre dans le cadre des rénovations à long terme.
Il ne s'agit pas d'une nouvelle analyse de rentabilité. Il s'agit en fait de la mise à jour d'une précédente demande approuvée par le Bureau. L'Administration de la Chambre s'est présentée devant le Bureau en 2014 pour lui demander d'approuver des éléments de connectivité. Elle est revenue en 2015 pour lui demander d'approuver des éléments d'immeubles, puis de nouveau en 2017 pour lui demander d'approuver à la fois des éléments de connectivité et des éléments d'immeubles.
Le Bureau avait approuvé un financement temporaire de 24,6 millions de dollars à ce moment. En plus des 24,6 millions de dollars que nous demandons maintenant en fonds permanents, nous demandons un montant de 6,7 millions de dollars pour l'entretien des éléments d'une valeur de 77 millions de dollars qui ont été transférés à la Chambre depuis 2017 dans le cadre des rénovations et que nous avons ajouté à notre plan de gestion du cycle de vie pour le mettre à jour.
J'aimerais vous dresser l'historique du financement et des approbations déjà reçues, car certains membres du Bureau n'étaient sans doute pas en poste à ce moment.
La soumission de 2014-2015, qui avait été présentée au Bureau de régie interne, concernait principalement les biens qui avaient été transférés en lien aux rénovations que vous voyez en jaune sur le diagramme.
Après 2007, le but des rénovations à long terme était de sortir les gens de l'édifice Wellington, de l'édifice de la Bravoure et de l'édifice Sir-John-A.-Macdonald afin de rénover ces édifices. Nous avons donc rénové l'édifice de la Justice et nous avons acquis, par l'intermédiaire des Travaux publics, des espaces sur la rue Queen pour pouvoir y relocaliser les gens de l'Administration.
La première soumission était axée sur ces édifices et sur certains projets du PEECE, ou programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices, que nous avions mis en place. Sachant que la Colline du Parlement s'agrandissait à ce moment-là, nous avions des projets de mettre en réseau tous ces édifices, comme sur un campus. Nous avions des projets comme le massif des conduits sur la rue Sparks. Il y avait aussi un centre d'opération multimédia qui avait été créé pour tout ce qui touche à la télédiffusion.
En 2017, nous sommes revenus devant le Bureau de régie interne pour demander les fonds nécessaires pour soutenir les rénovations apportées à l'édifice Wellington. Au 180, rue Wellington, il y a 60 députés et à peu près 10 salles de comités. Nous avions également demandé des fonds pour soutenir les biens liés à l'édifice Sir-John-A.-Macdonald et à l'édifice de la Bravoure. Il était aussi question de deux autres édifices dont nous avions besoin pour relocaliser les gens de l'Administration.
Aujourd'hui, lorsqu'on parle de 6,6 millions de dollars, on parle principalement de biens associés à la mise en œuvre de l'édifice de l'Ouest. Comme vous le savez, c'est l'édifice utilisé actuellement. Il y a aussi le Centre d'accueil des visiteurs.
Ce sont principalement les demandes de financement permanent que nous présentons aujourd'hui au Bureau de régie interne.
Lorsque nous parlons de biens dans cet exposé, nous parlons essentiellement de deux catégories différentes de biens. Nous parlons de biens appelés « éléments de connectivité », comme le réseau de télévision par câble qui se trouve sur la Colline, le système de sécurité intégré, l'équipement de réseautage et tout l'équipement multimédia. Nous parlons aussi de biens appelés « éléments d'immeubles ». Il s'agit dans ce cas des biens qui sont liés aux installations mais qui sont essentiellement mobiles à l'intérieur de ces installations, comme les meubles, les œuvres d'art et les artefacts, et tout équipement spécialisé ayant un lien avec la technologie comme la climatisation et l'éclairage pour la télédiffusion. Ce sont les biens particuliers dont nous parlons ici et qui sont sous la responsabilité de la Chambre.
Le tableau montre la valeur des biens qui ont été transférés à la Chambre dans le cadre des rénovations. Comme vous le voyez, des biens d'une valeur de 205 millions de dollars ont été transférés depuis 2000. Au cours des quatre dernières années, soit depuis 2016, le montant de 77 millions de dollars représente essentiellement les biens qui ne faisaient pas partie de l'approbation demandée en 2017. Le tableau vous montre un portrait des changements. Les changements demandés dans le cadre de cette analyse de rentabilité touchent essentiellement la connectivité. Vous voyez les variances. Nous avons indiqué les variances dans les différents secteurs d'investissements, qui s'élèvent à 6,6 millions de dollars.
Du point de vue des immeubles, comme je l'ai dit, les éléments qui sont liés aux immeubles, nous ne demandons pas de fonds additionnels, et ce, parce que nous pensons qu'avec les fonds que nous avons en main, et aussi en raison de la pandémie, nous ne voulons pas modifier le financement pour l'instant, car il pourrait y avoir des changements dans l'avenir. Nous voulons nous concentrer uniquement sur les éléments de connectivité, car nous avons dans ce cas une bonne idée de nos besoins de financement possibles pour l'avenir.
En terminant, je vais vous faire un bref historique. Pourquoi sommes-nous responsables de cela? Lors du lancement de l'initiative de rénovations à long terme à la fin des années 1990, il y a eu une entente entre les partenaires — les partenaires parlementaires étant le Sénat et la Chambre — et SPAC, dans laquelle les rôles et responsabilités ont été établis. Essentiellement, pour ces projets, comme celui de l'édifice de l'Ouest, Travaux publics est responsable de la portée et de l'exécution des projets, et il est également responsable du financement des immobilisations. Il fournit les fonds lorsque nous avons besoin d'acquérir des biens, mais nous sommes responsables de financer leur fonctionnement, comme l'entretien, le soutien et la gestion du cycle de vie. C'est la raison de notre présence ici aujourd'hui, car nous avons une responsabilité à cet égard et nous avons l'obligation de financer ces biens.
Je veux simplement souligner quelques avantages et l'importance que cela représente pour la Chambre de recevoir ce financement. J'ai ajouté quelques photos et certains d'entre vous se souviendront sans doute de ces endroits. Comme vous le voyez, la photo du milieu est une salle de comité avant les rénovations, une salle qui se trouvait dans l'édifice de la Bravoure. J'ai des photos aussi de l'édifice de l'Ouest. Elles sont très semblables. Vous pouvez voir les tables, la disposition et la technologie qui s'y trouvaient. La photo de droite montre les installations de télédiffusion que nous avions pour fournir les services de télévision à la Chambre et aux comités. Il y a de nombreuses installations temporaires. Les édifices ne disposaient pas de l'équipement dont nous avions besoin pour tenir des réunions dignes du XXIe siècle. Je voulais simplement vous donner un aperçu historique des avantages.
Vous voyez aussi le câblage dans ces installations. La photo a été prise, en fait, dans l'édifice du Centre. Elle montre les systèmes de sécurité, la façon dont ils étaient installés, car nous n'avions pas l'infrastructure pour les soutenir. Maintenant, essentiellement après les rénovations, les députés disposeront d'installations adéquates pour interagir et bien travailler tant au sein des caucus, des comités qu'à la Chambre.
Enfin, beaucoup de fonds ont été investis pour permettre aux parlementaires de mieux communiquer et de servir leurs commettants à la Chambre, de même que pour mettre en place l'infrastructure derrière les murs.
Sur ce, notre recommandation finale est de demander au Bureau d'aller de l'avant avec les investissements requis et d'approuver le financement permanent de près de 30 millions de dollars à partir de 2023-2024 pour les biens qui ont été transférés à la Chambre.
Monsieur le président, je suis prêt à répondre aux questions.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Très bien. Y a-t-il des questions?
Monsieur Julian.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Merci beaucoup. Je vous suis reconnaissant des détails que contiennent ces documents.
Je veux m'assurer que cela couvre la transition ainsi que les biens et le personnel requis, et qu'il n'y aura pas d'autres demandes de fonds au cours des années à venir. Monsieur Aubé, comme vous l'avez mentionné, c'est un enjeu qui est revenu à maintes reprises devant le Bureau de régie interne au cours des dernières années. Je suis convaincu que les Canadiens veulent avoir l'assurance que nous mettons en place un plan qui fonctionne à long terme et qui est durable.
Stéphan Aubé
Voir le profil de Stéphan Aubé
Stéphan Aubé
2020-11-19 11:14
Merci, monsieur Julian, de la question.
Votre question comporte deux volets. Nous nous présentons devant le Bureau tous les trois ans parce que nous nous sommes engagés à le faire en 2014. Nous avions reconnu qu'il y avait beaucoup de rénovations en cours et que nous n'étions pas prêts à nous engager à une demande de financement permanent, car nous n'avions pas un portrait précis de la situation à ce moment. C'est la raison de notre retour tous les trois ans. Je peux vous confirmer, monsieur, que nous sommes à peu près certains qu'il n'y aura pas d'autres demandes pour les biens existants que nous avons.
Cela étant dit, nous avons des installations qui devront être rajoutées dans l'avenir, comme l'édifice du Centre. Nous commençons les rénovations dans cet édifice. Nous commençons également les rénovations de l'édifice de la Confédération. Nous sommes à l'étape de la planification. Nous examinons aussi les rénovations à faire sur Sparks. Ce sont des éléments distincts, monsieur, mais pour tous les éléments que je vous ai montrés, nous ne prévoyons pas devoir revenir devant le Bureau. Nous sommes convaincus d'avoir une bonne idée des fonds requis pour les biens qui ont été transférés. Nous sommes très confiants.
Je vais demander à mon collègue, M. Paquette, le dirigeant principal des finances, de vous dire quelques mots à ce sujet. Nous avons fait preuve de la diligence requise, monsieur, dans la planification financière de tous ces biens.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-11-19 11:15
J'aimerais aussi m'exprimer sur ce point.
Nous avons fait nos devoirs. Nous avons fait preuve de la diligence requise à propos des pratiques exemplaires concernant ce genre de technologie et des éléments dont il est question ici. C'est pour cette raison que nous nous présentons devant vous tous les trois ans. Nous voulions que les choses se stabilisent. Comme M. Aubé l'a mentionné dans son exposé, nous exerçons une surveillance, un contrôle sur certains de ces bâtiments pendant leur rénovation depuis quelques années. Nous pouvons maintenant nous asseoir et procéder aux estimations avec un certain niveau d'assurance.
De toute évidence, personne d'entre nous n'a de boule de cristal. À moins d'une situation ou de changements inusités dans la façon de travailler du Parlement, c'est la meilleure estimation que nous pouvons faire des besoins à long terme pour ces édifices et ces biens.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Des fonds supplémentaires seront probablement requis d'ici un an ou deux pour l'édifice du Centre et la rue Sparks.
Stéphan Aubé
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Stéphan Aubé
2020-11-19 11:16
Ce sera à plus long terme, monsieur. Nous ne prévoyons pas cela au cours des six prochaines années, à tout le moins. Nous prévoyons cela à plus long terme.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Est-ce qu'il y a d'autres questions?
J'aimerais revenir à la question de M. Julian, si je peux me permettre. C'est la prérogative du président de poser une question.
Pour être clair, je pense que nous mélangeons biens durables et fonctionnement ici. Il s'agit de deux choses différentes. Ce dont il est question, c'est du fonctionnement, n'est-ce pas? Les salaires? Cela n'a rien à voir avec l'achat de nouveaux biens.
Stéphan Aubé
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Stéphan Aubé
2020-11-19 11:17
Il ne s'agit pas seulement des salaires, monsieur. Il s'agit aussi de la capacité d'entretenir les biens, comme les caméras ici. Nous devons gérer leur cycle de vie. Nous voulons obtenir les fonds nécessaires pour gérer leur cycle de vie jusqu'à terme. Nous voulons aussi obtenir des fonds pour les soutenir et les entretenir pendant leur cycle de vie prévu. Nous avions demandé des fonds pour les salaires lors des périodes précédentes. Nous ne demandons pas d'autres fonds pour les salaires.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Très bien. Merci.
Est-ce qu'il y a d'autres questions?
Il y a deux recommandations. Sommes-nous d'accord avec ces recommandations?
Nous sommes d'accord, très bien.
Nous passons au point no 4.
Il porte sur la stabilisation du financement.
Les premiers témoins seront M. Paquette et Mme Laframboise.
Vous avez la parole.
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-11-19 11:18
Merci, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui au nom de l'Administration pour vous présenter deux soumissions. Nous demandons que le Bureau approuve le financement pour stabiliser les ressources dont nous avons besoin pour poursuivre certaines initiatives qui ont été entreprises pour aider les députés à s'acquitter de leurs fonctions parlementaires.
La première est une demande de financement pour stabiliser les services améliorés offerts par les Services des finances et les Services des ressources humaines à la suite des changements apportés dans les lois et les politiques, ou pour améliorer la prestation des services.
La deuxième est une demande de financement pour stabiliser les ressources à la suite de la mise en place d'un programme global de planification des ressources et de renouvellement des activités de l'organisation qui a été entrepris pour remplacer la plateforme des finances et des ressources humaines qui était désuète.
J'aimerais vous fournir un peu de contexte ici. Au cours des dernières années, plusieurs modifications ont été apportées aux lois et aux politiques qui ont eu une incidence sur les finances et les ressources humaines. Mentionnons par exemple l'entrée en vigueur des projets de loi C-44 et C-65, en plus de nombreuses modifications aux règlements et aux politiques. Nous avons, en outre, procédé à des investissements importants pour mieux aider les députés dans leurs fonctions parlementaires, notamment, mais pas seulement, la VPLT dont nous venons tout juste de parler et qui a transformé notre façon de travailler sur la Colline. Elle a modernisé et amélioré la technologie que nous utilisons et les télécommunications. Nous devons aussi gérer la durabilité de ces divers biens dans les installations.
Il y a eu aussi les investissements pour améliorer la sécurité, augmenter la télédiffusion et la webdiffusion des séances des comités, la modernisation des services alimentaires, les services en ressources humaines offerts aux députés à titre d'employeurs, et la gestion des services informatiques dans les bureaux de circonscription qui a commencé il y a quelques années. Ce ne sont là que quelques-uns des investissements.
Ces changements et ces investissements ont rendu la gestion des budgets plus complexe et ont nécessité que nous améliorions notre planification et nos analyses financières. Le rôle de l'équipe de la planification et de la gestion des ressources financières s'est élargi, car elle doit maintenant, entre autres, traiter des demandes de financement administratives complexes; travailler avec des partenaires pour veiller à ce que toutes les analyses de rentabilité et les besoins financiers connexes soient exacts et bien documentés; et fournir de l'information et des analyses financières exactes et en temps opportun afin de permettre à la haute direction de prendre les bonnes décisions concernant les budgets et la réaffectation et l'utilisation des ressources internes. Il s'agit aussi de l'équipe qui a préparé les nouveaux rapports que nous soumettons au Bureau, qui sont ensuite rendus publics sur le site Web. Nous avons besoin de cette capacité accrue pour nous acquitter de la charge de travail qui découle des nouvelles obligations de rapport et de la consolidation de nos services de conseils financiers.
La demande de financement porte sur quatre ETP pour un total de 518 000 $. De plus, la création des services des baux des bureaux de circonscription a permis à l'Administration de mieux soutenir les députés dans la gestion de ces baux. Le Bureau a approuvé un changement à la politique pour faire en sorte que ces baux soient transférés à l'Administration lorsqu'un député ne se représente pas ou qu'il n'est pas réélu. Cette clause de cession, qui est entrée en vigueur à la suite des élections générales de 2019, permet de laisser les biens dans les bureaux, et aux nouveaux députés, de s'y installer dès que l'ancien député a quitté les lieux.
Pour répondre aux besoins opérationnels, nous avons mis sur pied une équipe qui possède les connaissances et les compétences voulues pour créer les outils et les procédures nécessaires pour gérer cette nouvelle responsabilité. Dans la foulée des leçons apprises lors des élections précédentes, cette équipe de trois personnes fournit activement maintenant aux députés et à l'Administration de la Chambre les outils, les directives et le soutien nécessaires pour gérer les baux des bureaux de circonscription.
En plus d'aider les députés à se mettre rapidement au travail dans leurs bureaux de circonscription, cette équipe a également permis de réaliser des économies en facilitant la transition après les élections et le maintien des liens entre les députés et les propriétaires des bureaux. Comme l'aide fournie aux députés dans la gestion de leurs baux commerciaux complexes a été un succès, nous demandons que soit approuvé le financement nécessaire pour ces trois ETP, soit 273 000 $ par année, afin de pouvoir les garder en poste.
Le deuxième élément est l'accroissement des ressources lié à l'entrée en vigueur du projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail, la Loi sur les relations de travail au Parlement et la Loi d'exécution du budget. La loi élargit la portée des obligations en matière de santé et sécurité au travail prévues dans le Code canadien du travail pour inclure les instances parlementaires, y compris l'Administration de la Chambre et les députés à titre d'employeurs. Le programme nécessite l'élaboration et l'application de politiques et de programmes pour que les députés et l'Administration de la Chambre soient en mesure de s'acquitter de leurs obligations prévues dans le Code, et que les députés reçoivent le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs obligations à titre d'employeurs.
Nous avons aussi besoin de ressources pour assurer la prestation des 17 programmes de prévention et de conformité organisationnels découlant de cette initiative. Ces ressources contribueront à la protection et au bien-être des employés de l'Administration de la Chambre et des députés, à l'élaboration de ressources et d'outils pour les députés, et à la réalisation d'économies liées aux accidents de travail. Afin de réaliser ce travail, un financement permanent annuel de 318 000 $ est requis pour quatre ETP.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Y a-t-il des questions?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-11-19 11:23
Je n'ai pas terminé. Je vais simplement changer de langue.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Excusez-moi.
Allez-y.
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-11-19 11:24
En ce qui a trait à la deuxième soumission, l'Administration a remplacé les systèmes de planification des ressources désuets de l'organisation par une plateforme plus moderne et durable axée sur les clients et qui regroupe la gestion des ressources financières et humaines. La mise en œuvre du modèle de gestion des ressources humaines a entraîné d'importants changements dans le processus opérationnel ainsi que dans les pratiques, les rôles et les responsabilités de l'organisation. C'est pourquoi on a mis sur pied l'équipe centrale, pour soutenir la nouvelle plateforme, et créé le Centre de service des ressources humaines.
Cette équipe centrale a été mise sur pied en janvier 2020. Elle gère les produits, le système ainsi que le soutien à la maintenance connexe, en plus du cycle de vie de cette nouvelle plateforme. Le Centre de service des ressources humaines, quant à lui, constitue un centre d'expertise qui regroupe les nombreux services et opérations en matière de ressources humaines à l'intention des députés, de leurs employés et des employés de l'Administration.
Les deux équipes ont été créées à partir de ressources existantes provenant des diverses équipes du secteur de l'Administration, mais quelques nouveaux postes supplémentaires ont dû être établis. Jusqu'à présent, le financement temporaire a été obtenu au moyen des excédents budgétaires, mais cette solution est temporaire et doit être stabilisée. Afin d'assurer un financement pour ces postes essentiels, nous demandons un financement permanent pour appuyer les équipes à plus long terme.
Par conséquent, un financement de 866 000 $ est demandé pour financer les quatre ETP de l'équipe de planification des ressources de l'organisation et les cinq ETP de l'équipe de ressources humaines.
Cela conclut ma présentation. Les autres membres de l'équipe de gestion et moi-même sommes disponibles pour répondre à vos questions.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Merci.
Y a-t-il des questions?
Monsieur Rodriguez, vous avez la parole.
Voir le profil de Pablo Rodriguez
Lib. (QC)
Merci, monsieur le président.
J'aimerais simplement revenir sur la demande de financement de près de 273 000 $ pour les trois employés à temps plein et le service de location de bureaux.
Cela semble nécessaire, puisque vous le demandez, mais trois employés à temps plein pour travailler dans ce service entre deux élections me semblent beaucoup. J'aimerais simplement comprendre la valeur de ce service et à quel point il pourrait être essentiel entre les élections, puisque en général il y a peu de transactions ou de changements.
Pourriez-vous nous en parler davantage?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-11-19 11:26
En fait, ce service a été mis en place plusieurs mois après la dernière élection et les appels continuent d'y affluer, puisque ce service est un point de contact pour les députés dans leur bureau de circonscription. Les différents baux comportent des clauses un peu spéciales, qui exigent parfois le paiement de frais communs et le calcul annuel de changements concernant les coûts.
Il y a aussi les rénovations. Il faut s'assurer que les frais qu'un propriétaire peut demander pour des rénovations qui doivent être faites soient justes. Donc, un des employés de cette équipe a les compétences d'évaluateur en matière de rénovations de bâtiments.
Nos appels ont diminué depuis l'élection, mais, pendant la campagne électorale, il y avait six personnes qui géraient cette transition. Nous sommes tombés à trois, et les appels et le soutien se poursuivent.
De plus, en ayant maintenant des gens qui sont bien versés en compréhension de baux, il y a des employés qui peuvent aider l'Administration à s'assurer qu'on paie les bons montants. Nous nous sommes rendu compte que certaines de ces clauses étaient plus complexes et, par conséquent, nous sommes même retournés en arrière pour récupérer des frais qui avaient été payés en trop ou pour rembourser des frais qui avaient été oubliés.
Il y a quelques cas comme ceux-ci où le service continue. Donc, compte tenu du type de demandes que nous avons ici, nous estimons que cette équipe doit être maintenue, parce que la demande existe autant à l'égard du soutien à l'Administration pour ces ententes que pour les députés.
Voir le profil de Pablo Rodriguez
Lib. (QC)
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Je cède la parole à Mme DeBellefeuille.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Mon intervention porte sur le point no 4 de votre demande, soit l'équivalent à temps plein pour le Programme d'orientation des députés. Je peux vous dire que ce programme, pour avoir été nouvellement orientée il y a bientôt un an, est très important. Toutefois, je pense qu'il conviendrait de changer son titre, parce que la personne qui va s'ajouter à l'équipe fera plus que de l'orientation.
Il s'agit plutôt d'une démarche de formation et de soutien continus visant l'acquisition de connaissances et de compétences, offerte aux députés et à leur personnel, afin qu'ils soient mieux soutenus dans leur travail.
Avez-vous l'intention de rendre justice à votre travail en faisant changer le nom du programme, qui est plus qu'un programme d'orientation?
Michelle Laframboise
Voir le profil de Michelle Laframboise
Michelle Laframboise
2020-11-19 11:29
Je peux répondre à la question, si vous le permettez.
Je vous remercie de la question, madame DeBellefeuille.
En effet, le Programme d'orientation des députés a pour mandat d'assurer une formation continue. Nous pourrions certainement examiner le nom du Programme et en revoir la description. Il ne s'agit pas uniquement de socialisation organisationnelle, ou onboarding, puisqu'on offre de la formation continue, du perfectionnement, et ainsi de suite. Je suis donc pleinement d'accord avec vous.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Comme il y a une foule qui nous regarde à la télévision, est-ce que vous pourriez décrire quelques programmes importants de formation continue que vous offrez aux députés et à leur personnel?
Michelle Laframboise
Voir le profil de Michelle Laframboise
Michelle Laframboise
2020-11-19 11:29
Je demanderais à Mme Robyn Daigle, directrice de ces programmes, de vous en parler. Je pense qu'elle est mieux placée que moi pour vous donner de plus amples informations.
Madame Daigle, si vous voulez bien prendre la parole.
Robyn Daigle
Voir le profil de Robyn Daigle
Robyn Daigle
2020-11-19 11:30
Bonjour.
Je vous remercie, Mmes Laframboise et DeBellefeuille.
En matière de programmes, ce ne sont pas seulement des programmes d'intégration pour les députés et leur personnel après les élections, ce sont aussi des programmes de transition, offerts lors d'un départ ou d'une démission.
Comme je l'ai déjà dit, ce sont non seulement des programmes pour les députés, mais également des programmes pour les employés des députés. Il y a justement un nouveau programme qui a été mis en place en septembre. Comme vous le savez, il y a parfois du roulement dans les bureaux de circonscription ou sur la Colline, et ce programme aide à mieux intégrer les employés dans leur milieu de travail.
Pour ce qui est de la formation continue, il y a des programmes en matière de prévention du harcèlement en milieu de travail et de santé et sécurité en milieu de travail. Par exemple, quand nous avons mis en œuvre le processus de divulgation, de nombreuses formations ont été offertes aux députés et à leurs employés.
La formation est vraiment sur demande, mais elle est aussi offerte lors de la mise en oeuvre de programmes importants ou de l'entrée en vigueur des lois.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Monsieur Richards, allez-y.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Merci.
Si je calcule bien, je pense qu'on demande des fonds pour 12 nouveaux postes permanents. En 2019, sauf erreur, une demande similaire a été approuvée pour 22 employés supplémentaires aux ressources humaines.
Nous avions posé la question à Mme Daigle à ce sujet et voici ce qu'elle avait répondu: « Si jamais nous devions demander au Bureau de réduire ou d’augmenter ces ressources, ce serait en fournissant toutes les justifications nécessaires. » Je crains de ne pas voir ces justifications.
De toute évidence, quand on demande une telle augmentation de ressources et qu'un peu plus d'une année plus tard, on en demande d'autres, après avoir mentionné qu'on fournirait toutes les justifications nécessaires dans ce cas, j'essaie seulement de comprendre en quoi consistent ces justifications. Je ne suis pas certain d'avoir compris de quoi il s'agit.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Madame Laframboise, la parole est à vous.
Michelle Laframboise
Voir le profil de Michelle Laframboise
Michelle Laframboise
2020-11-19 11:32
Merci.
Oui, en février dernier, 22 ressources ont été approuvées. Ces ressources étaient destinées à la prestation des services en ressources humaines en général, et non pas précisément à la santé et la sécurité au travail, soit un des éléments dont nous parlons aujourd'hui.
Certaines de ces ressources étaient pour des fonctions non liées aux ressources humaines. Il y avait quelques postes en finance et quelques postes d'adjoints juridiques. D'autres ressources ont été affectées au sein de l'équipe des RH dans divers domaines fonctionnels. Les autres forment l'équipe que Mme Daigle dirige, soit les services RH aux députés.
Au cours des deux dernières années, donc depuis ce moment... En santé et sécurité au travail, comme vous le savez, les modifications apportées aux lois sont assez importantes. Elles se divisent en deux parties. La première partie portait sur l'application des dispositions générales du Code du travail à la Chambre et aux députés, ce qui a entraîné une augmentation importante des rapports, des suivis, de la surveillance, de la formation, de la sensibilisation, de la création de postes de représentants en santé et sécurité, etc. La pandémie de la COVID est arrivée, bien entendu, ce qui a fait ressortir l'importance de la santé et la sécurité. Nous continuons de mettre en place la deuxième partie du projet de loi, soit les changements apportés au programme en milieu de travail concernant la violence et le harcèlement, afin de les intégrer au cadre de santé et sécurité, ce qui constitue en soi une tâche considérable. Il faut apporter des modifications importantes aux politiques, aux procédures et à la formation pour s'assurer que nous respectons tous nos obligations comme employeurs.
Ces ressources se concentreront donc sur la deuxième partie. Nous avons des employés qui font le travail actuellement sur une base temporaire, mais nous savons que nous aurons besoin de ces ressources à long terme pour nous assurer que ces obligations continuent d'être respectées. La santé et la sécurité sont devenues en soi beaucoup plus complexes. On ne parle plus seulement de la santé physique; on parle aussi de la santé mentale. Les commissions de la sécurité au travail et les organismes responsables de l'indemnisation des travailleurs reconnaissent maintenant de plus en plus les problèmes de santé mentale, d'anxiété et de stress.
L'ensemble des obligations est assez vaste. Nous voulons nous assurer d'être pleinement en mesure d'aider les députés et la Chambre à s'acquitter de leurs obligations.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Vous avez parlé de la COVID dans vos justifications. Je comprends que ce n'était pas le seul élément. Vous avez aussi mentionné les problèmes de santé mentale et d'autres problèmes. Après la COVID, je comprends que les problèmes de cette nature augmenteront sans doute. La COVID fait toutefois partie de vos justifications, et vous parlez ici de postes permanents.
Vous avez mentionné avoir déjà des employés temporaires. Je comprends qu'il y a un besoin pendant la pandémie, mais si les besoins sont liés en partie à la COVID, pourquoi faut-il des postes permanents? Pourquoi ces postes ne peuvent-ils pas demeurer temporaires?
Michelle Laframboise
Voir le profil de Michelle Laframboise
Michelle Laframboise
2020-11-19 11:35
Lorsque j'ai parlé de la COVID, c'était pour comprendre, si on veut, l'importance et la complexité de la santé et la sécurité au travail et la forme que cela prend. Vous avez raison de dire que certains éléments liés à la COVID pourraient n'être présents qu'à court terme, mais l'anxiété et les problèmes de santé mentale qui en découlent vont assurément être présents à long terme.
J'ajouterais que nous avons aussi pu prendre conscience de l'importance d'être préparés, formés et prêts, et d'avoir l'infrastructure nécessaire en place. Je ne dis pas que ce sont des postes liés à la COVID. Je dis que la pandémie a mis en évidence nos lacunes possibles et que nous voulons nous assurer de pouvoir faire face à d'autres situations du genre ou problèmes de santé et sécurité dans l'avenir.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Merci. Je vous suis reconnaissant de ces précisions.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Y a-t-il d'autres questions?
Comme il n'y en a pas,
nous avons deux recommandations.
Êtes-vous d'accord?
Continuons.
Pour les deux prochains points à l’ordre du jour, aucune présentation n'est prévue. Ce sont deux rapports qui vous ont été fournis à l'avance.
Le premier, sous l'onglet cinq, est le rapport annuel des activités et des dépenses des associations parlementaires pour 2019-2020.
Les coprésidents du Conseil interparlementaire mixte ont fait savoir, dans une lettre, que le Conseil a adopté ce rapport à la fin du mois dernier et l'a soumis au Bureau à titre d'information. Sa forme est semblable à celle des rapports des années précédentes. Si nous avons des questions au sujet du rapport, le greffier du Conseil est disponible aujourd'hui, ou nous pouvons aussi inviter le coprésident de la Chambre, M. Stanton, à comparaître lors d'une séance à venir.
Est-ce qu'il y a des questions?
Monsieur Julian, allez-y.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Je n'ai pas de question. C'est très clair au sujet de l'année passée. Cette année, je crois qu'il n'y avait pas d'activités. Nos activités sur la Colline du Parlement ont été suspendues le 13 mars.
Je veux juste savoir s'il y a des dépenses du côté des associations parlementaires pour cet exercice financier, et jusqu'à quel point on a vu une réduction des coûts.
Jeremy LeBlanc
Voir le profil de Jeremy LeBlanc
Jeremy LeBlanc
2020-11-19 11:38
Merci, monsieur Julian.
Effectivement, il y a un moratoire sur les activités et les voyages des associations depuis le mois de mars, ce qui fait que les dépenses en activités sont essentiellement nulles. Avec les revenus provenant des frais d'adhésion, c’est-à-dire les cotisations que doivent payer les députés pour faire partie des associations, le compte est même négatif, dans le sens où il y a eu plus de revenus que de dépenses.
Cela dit, à partir de l'enveloppe accordée au Conseil interparlementaire mixte, ou CIM, nous devons payer les cotisations aux associations internationales. Pour faire partie de l'Assemblée parlementaire de l'OTAN, de l'Union interparlementaire et de l'Assemblée parlementaire de la Francophonie, ou l'APF, il faut payer une contribution annuelle. Ces contributions continuent. Des dépenses d'environ 400 000 $ ont déjà été faites pour couvrir une partie de ces cotisations, qui s'élèvent normalement à environ 1,4 million de dollars chaque année.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Nous poursuivons.
Monsieur Richards, c'est à vous.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
L'été dernier, le Bureau a approuvé — et cela faisait partie d'un ensemble de mesures concernant l'ancien projet de loi C-58 et la divulgation des renseignements financiers — un poste d'employé supplémentaire pour aider à traiter les dépenses de déplacement des associations. À ce moment, mon prédécesseur dans ce rôle, M. Strahl, avait émis des réserves à ce sujet, car, de toute évidence, les déplacements internationaux étaient en suspens. Comme il en est toujours ainsi et que la situation risque de perdurer, l'embauche de cette personne a-t-elle eu lieu, ou a-t-elle été retardée puisqu'il n'y a pas de déplacement en ce moment?
Jeremy LeBlanc
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Jeremy LeBlanc
2020-11-19 11:40
Oui, nous avons pourvu le poste, car il y a beaucoup de travail préparatoire à faire en vue de procéder de manière appropriée à la divulgation. Il faut effectuer divers tests sur les systèmes, élaborer des procédures, valider les gabarits des rapports et offrir de la formation à divers membres du personnel. La personne embauchée s'est donc concentrée sur ces tâches, même s'il n'y a pas eu d'activités à ce moment.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
À ce sujet, l'enveloppe de financement des associations interparlementaires est-elle approuvée dans le cadre du processus budgétaire annuel? Je n'en suis pas certain. C'est le cas? D'accord.
Je présume qu'il en sera question lors de notre prochaine rencontre pour 2021, et que cela fera partie des discussions à ce moment. Est-ce le cas? D'accord.
J'ai un dernier sujet dont je veux discuter. Nous avons un point à l'ordre du jour au sujet de Mme Ratansi. Je crois savoir qu'elle est la présidente de la Section canadienne de l'Association parlementaire du Commonwealth. Est-elle toujours présidente? Où en est-on?
Jeremy LeBlanc
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Jeremy LeBlanc
2020-11-19 11:41
Elle est toujours présidente de la Section canadienne, oui.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Je tiens à rappeler aux membres du Comité que lorsqu'un sujet est à huis clos, nous n'en parlons pas normalement. Nous pouvons parler de la personne sans lien avec l'ordre du jour.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Toutes mes excuses.
Je n'ai rien d'autre à ajouter.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Nous poursuivons.
Le rapport suivant se trouve à l'onglet six et porte sur les activités des comités. Vous l'avez devant vous. Il contient une lettre de la présidente du Comité de liaison, Mme Sgro, qui souhaite informer le Bureau que le comité a adopté récemment son dernier rapport annuel sur les activités et les dépenses des comités pour l'année financière 2019-2020 et l'a présenté à la Chambre.
Mme Sgro a remis un exemplaire du rapport au Bureau et a mentionné qu'elle serait à notre disposition pour venir rencontrer le Comité à une date ultérieure s'il le souhaite.
Conformément à l'article 121(4) du Règlement, le Bureau de régie interne est chargé de déposer à la Chambre un rapport financier annuel détaillé sur les dépenses engagées par chaque comité. Depuis 2014, selon la pratique établie, le rapport annuel du Comité de liaison est approuvé par le Bureau et déposé par le président, afin de respecter les exigences du Règlement. En conséquence, si tous les membres sont d'accord, je soumettrai le rapport ci-joint à la Chambre en tant que rapport du Bureau, conformément au Règlement.
Y a-t-il des questions ou des observations concernant le rapport ou le processus?
Êtes-vous d'accord que j'en fasse rapport à la Chambre?
Puisqu'il n'y a pas de question, tout est bien.
Nous allons poursuivre la séance à huis clos. Nous allons prendre quelques minutes pour nous préparer.
Monsieur Richards, vous avez la parole.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Au sujet des activités des comités, j'ai quelques petites questions.
Je ne m'étais pas rendu compte que vous progressiez aussi rapidement.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Très bien. Allez-y, s'il vous plaît.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Au sujet du rapport, il y a 10 ou 20 ans, nous avions apparemment des rapports de 10 pages, mais ce rapport en compte 139.
Naturellement, je n'ai pas l'habitude de me plaindre d'avoir de la reddition de comptes en trop, loin de là, mais cela pique ma curiosité. Ces rapports nécessitent beaucoup de temps. Avons-nous des statistiques sur le nombre de personnes qui les lisent?
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Monsieur Janse, avez-vous une réponse? Répondez-vous à la question?
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:44
Oui, je vais le faire, mais je ne suis pas certain d'avoir une réponse à vous donner, M. Richard, au sujet du lectorat.
Vous avez tout à fait raison de dire que le rapport s'est transformé considérablement au cours des dernières années. Il était produit une fois par année auparavant. Il y en a maintenant deux autres à la mi-année et, de fait, le contenu du rapport a considérablement augmenté comparativement à ce qu'il était par le passé. Il contient maintenant beaucoup plus d'information, des statistiques, etc.
Je peux sans doute vérifier auprès de notre équipe des TI pour savoir combien de fois ces rapports sont consultés sur le site Web du Parlement. Nous avons cessé de les imprimer il y a de nombreuses années, alors c'est difficile de savoir combien sont distribués, mais nous pouvons examiner la question.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je vous en saurais gré. Ce serait bon à savoir. Je comprends qu'on publie l'information principalement sur le Web maintenant. Je suis certain qu'il serait facile de trouver les statistiques sur le lectorat sur ce site.
J'ai un autre point, rapidement. Je me demande si nous avons une idée des dépenses pour l'année en cours.
Je présume que les dépenses doivent être en baisse, bien évidemment, cette année. Premièrement, pendant la première vague de la pandémie, le gouvernement libéral a empêché essentiellement la plupart des comités de se réunir. Le Parlement a ensuite été prorogé pendant un certain temps. Aujourd'hui, même si les comités peuvent se réunir, ils ont fonctionné au début à vitesse réduite. Nous avons maintenant repris notre vitesse maximale. Les comités se réunissent presque tous par téléconférence, et je pense qu'on s'attend à ce qu'il en soit ainsi pendant un bout de temps.
Je me demande si nous avons une idée en ce moment de l'incidence que cela a sur les dépenses.
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:46
C'est une excellente question, M. Richards.
En effet, les comités sont très actifs depuis les dernières semaines. Il y a beaucoup de séances et beaucoup de témoins sont entendus, mais conformément à la motion qui a été adoptée par la Chambre, tous les témoins témoignent virtuellement, ce qui a, bien sûr, une incidence sur les dépenses des témoins.
Nous ne remboursons pas le coût de leurs déplacements en avion jusqu'à Ottawa, et le gros des dépenses des comités est lié, bien sûr, aux déplacements des comités, soit au Canada, soit à l'étranger. Bien entendu, les comités n'ont pas voyagé depuis le 1er avril, si bien que les dépenses à cet égard sont minimes.
Il y a eu le remboursement de quelques dépenses engagées pour les témoins. Par exemple, nous leur faisons parvenir à tous des casques d'écoute pour faciliter leur participation et le travail des interprètes, mais les dépenses sont minimes à ce jour.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
D'accord.
Merci.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Merci, monsieur Richards.
Vous avez la parole, monsieur Deltell.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Merci, monsieur le président.
Merci beaucoup, monsieur Janse.
Je vais continuer sur le même sujet.
Vous l'avez dit vous-même: il n'y a presque pas de dépenses. Si l'on compte le nombre de casques audio qui ont été envoyés, le coût s'élève sans doute à moins de 100 $. La dépense est très modeste.
Pourriez-vous faire la comparaison des dépenses des comités lors d'une année dite normale, après une élection, par rapport à celles effectuées cette année?
Cela permettrait d'arriver à un chiffre indiquant quelles sommes n'ont pas été dépensées et d'avoir une idée de ce qui pourrait être dépensé ailleurs en utilisant ces sommes épargnées.
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:48
Ce sont d'excellentes questions, monsieur Deltell.
L'enveloppe pour tous les comités est de 4 millions de dollars. Dans une année dite normale, on dépense entre 2 et 2,5 millions de dollars. L'année passée était une année électorale où l'on a vécu le début de la pandémie de la COVID-19. Comme le rapport qui est devant vous le démontre, seulement 700 000 dollars ont été dépensés.
Par contre, l'année passée, le Bureau de régie interne a adopté une motion selon laquelle 1,5 million de dollars du surplus prévu pour l'année financière seraient utilisés pour financer la mise en place d'un système de diffusion Web des comités parlementaires. C'est ce qui a été fait. C'est pourquoi le montant de 1,5 million de dollars provient des 4 millions de dollars, mais les frais des comités comme tels s'élevaient seulement à 700 000 dollars l'année dernière.
Comme je l'ai mentionné à M. Richards, cette année, nous n'avons vraiment pas dépensé beaucoup d'argent. Nous pouvons essayer d'avoir un chiffre plus précis, mais, à moins que les choses changent tout d'un coup et que les comités reprennent leurs activités à un rythme plus normal, nous devrions effectivement avoir un surplus assez considérable dans le budget des comités d'ici le 31 mars.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Vous pouvez continuer, monsieur Deltell.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Monsieur Janse, on parle de 24 comités, qui ont un budget de 4 millions de dollars. Toutefois, vous nous dites que, bon an, mal an, on dépense environ 2,5 millions de dollars. Je fais le calcul rapidement et on parle à peu près de 60 millions de dollars au total. Vous m'avez dit qu'on a dépensé 700 000 dollars et 1,5 million de dollars pour le système de diffusion.
Si je soustrayais les 700 000 dollars et les 1,5 million de dollars du total, serait-ce un peu hasardeux de ma part de conclure qu'on n'a pas dépensé 57,8 millions de dollars en raison de la pandémie?
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:50
Les dépenses moindres de la dernière année étaient plutôt dues à l'élection, parce que la pandémie a seulement commencé à la mi-mars et l'année financière se terminait le 31 mars. Cette année, c'est certainement à cause de la pandémie que les comités ne voyagent pas. Donc, il n'y a pas vraiment de dépenses importantes pour les comités.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Si l'on se fie aux chiffres habituels, 57,8 millions de dollars n'ont pas été dépensés.
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:51
Veuillez m'excuser, monsieur Deltell. Pouvez-vous répéter, s'il vous plaît?
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Vous nous avez dit que les comités dépensaient, bon an, mal an, 2,5 millions de dollars. Il y a 24 comités. Donc, on dépense à peu près 60 millions de dollars dans les comités.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Veuillez m'excuser, monsieur Deltell, mais M. Patrice aimerait vous répondre.
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2020-11-19 11:51
J'aimerais simplement préciser que l'enveloppe totale est de 4 millions de dollars. C'est le budget pour tous les comités.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
C'est parfait. C'est ce que je pensais. Je trouvais cela un peu excessif.
Merci, monsieur Patrice.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Vous avez la parole, madame DeBellefeuille.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
J'aimerais m'adresser à M. Janse. Toutefois, auparavant, j'aimerais préciser quelque chose.
M. Richards disait que les comités sont virtuels. En fait, ils sont hybrides. C'était une demande très importante, et je pense que c'est bon de renseigner le public. Les députés peuvent se présenter physiquement dans des salles aménagées pour pouvoir être en présentiel. Sinon, ils peuvent participer à distance par le truchement de plateformes de visioconférence. Je ne voulais pas que les gens comprennent que les comités se passaient entièrement en visioconférence. De plus en plus, les députés préfèrent être en présentiel tout en respectant les règles sanitaires. Je voulais clarifier cela.
Ce qui m'a interpellée dans votre témoignage, c'est que vous avez mentionné qu'une des dépenses concerne l'envoi des casques d'écoute à tous les témoins. Je ne veux pas remettre en doute cette affirmation, mais je peux vous dire que, au Bloc québécois, nous subissons beaucoup de préjudices. Certains témoins n'ont pas de casque et cela limite l'interprétation. Je n'ai pas de statistiques et je ne vous demanderai pas de nous en fournir, mais je crois qu'on peut dire que 90 % des témoins font leur témoignage en anglais. Cela fait que les témoins ont besoin d'une interprétation. Dans bien des cas, et c'est assez documenté du côté du Bloc québécois, nous avons des problèmes, parce que les témoins n'ont pas l'équipement nécessaire.
Je comprends que c'est difficile pour les témoins d'en recevoir, parce que, souvent, ils sont convoqués à la dernière minute. Il reste que le manque d'accès des témoins à l'équipement nécessaire qui leur permettrait d'avoir une bonne interprétation demeure un gros problème. En ce sens, je peux vous dire, M. Janse, que les députés francophones se sentent discriminés. Le fait que le témoin ne comprenne pas non plus l'interprétation dans sa langue fait perdre des secondes importantes durant lesquelles le député pourrait poser des questions.
Je parle des députés du Bloc, mais il y a aussi d'autres députés francophones d'autres formations politiques. Tout cela, c'est pour vous dire que je pensais que les casques d'écoute étaient une dépense relevant plutôt de l'équipe des TI, dirigée par M. Aubé, que des comités. C'est quelque chose que j'ai appris aujourd'hui. Je veux donc vous sensibiliser au fait qu'il y a vraiment un problème. J'espère que, à court terme, tous les témoins auront l'équipement nécessaire pour permettre une bonne interprétation, ce qui favorisera une meilleure participation des députés francophones qui ont besoin de l'interprétation.
Eric Janse
Voir le profil de Eric Janse
Eric Janse
2020-11-19 11:54
Madame DeBellefeuille, ce sont de bons commentaires. Je vous remercie.
Effectivement, les comités se rencontrent de façon hybride. Par contre, à la suite de la motion qui a été adoptée par la Chambre le 23 septembre, tous les témoins doivent témoigner de façon virtuelle. Effectivement, nous essayons autant que possible d'envoyer des casques d'écoute à tous les témoins qui en ont besoin. Comme vous l'avez si bien mentionné, si un témoin est convoqué à la dernière minute, ce n'est simplement pas possible, même avec le processus mis en place pour les envoyer au moyen de messagers privés. Ce processus permet d'envoyer des casques d'écoute en 24 à 48 heures, dans environ 90 % des endroits au pays. Oui, cela arrive que nous ne soyons pas en mesure d'envoyer des casques d'écoute avant la réunion.
Vos commentaires sont bien pris en note.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Merci.
Est-ce qu'il y a d'autres questions ou commentaires?
Comme il n'y en a pas, êtes-vous d'accord pour que je présente ledit rapport à la Chambre?
Des voix: D'accord.
L'hon. Anthony Rota: D'accord.
Nous allons continuer la réunion à huis clos. Nous allons donc prendre quelques minutes pour nous déplacer un peu et nous assurer que tout est en place.
[La séance se poursuit à huis clos.]
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Bienvenue à la neuvième réunion du Bureau de régie interne de la 43e législature.
Nous allons commencer par le premier point, soit l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente.
Est-ce qu'il y a des commentaires? Est-ce que c'est accepté?
D'accord, c'est accepté.
Nous abordons maintenant le deuxième point, c'est-à-dire les affaires découlant de la réunion précédente. Y a-t-il des questions à cet égard? Non. C'est bien.
Nous abordons maintenant le troisième point, à savoir les états financiers audités de 2019-2020.
Nous entendrons d'abord Daniel Paquette, le dirigeant principal des finances. Il est accompagné de José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances. De plus, de KPMG, nous entendrons Charly Thivierge-Lortie, gestionnaire principale de la vérification et Andrew Newman, partenaire en vérification.
Monsieur Paquette, vous avez la parole.
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-10-22 11:19
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui pour vous présenter les états financiers audités de la Chambre des communes pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2020. Ces états financiers audités sont préparés par l'Administration de la Chambre et présentent seulement l'un de nos rapports financiers que nous remettons à votre bureau pour vous aider à exercer votre rôle de surveillance des activités financières de la Chambre. Il s'agit donc d'un compte rendu officiel des activités financières de la Chambre pour la situation financière en date du 31 mars 2020.
Dans le cadre du cycle d'établissement de rapports financiers, vous vous souviendrez qu'en juin dernier, je vous ai remis un rapport financier de fin d'exercice pour l'exercice 2019-2020. L'objectif de ce rapport était de présenter des comparaisons détaillées entre les dépenses et les autorisations des dépenses de 2019-2020 et celles de 2018-2019.
Aujourd'hui, nous examinons les états financiers audités de 2019-2020. Ces états financiers audités sont préparés selon la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité axée sur les dépenses. Cela signifie qu'ils reflètent l'effet d'une transaction liée à un événement dans la période pendant laquelle la transaction est effectuée plutôt que dans la période dans laquelle les autorisations sont utilisées. Par conséquent, vous pourrez observer certaines différences, notamment que le coût de fonctionnement net comprend les services reçus gratuitement, c'est-à-dire le coût des immeubles que nous occupons et la part de l'employeur des avantages sociaux des employés. Vous remarquerez également que l'inclusion de l'état de la situation financière comprend les stocks, les immobilisations corporelles et l'amortissement, les passifs pour les avantages sociaux des employés, ainsi que les passifs pour les indemnités de vacances et les congés compensatoires.
Les états financiers de la Chambre des communes ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. De plus, comme vous l'entendrez dans la déclaration suivante, ces états financiers sont audités chaque année par un auditeur externe indépendant, à savoir KPMG dans la situation actuelle.
Cette année, nous avons reçu une opinion de vérification sans réserve pendant toute la durée de l'audit des états financiers. Selon moi, cela témoigne des efforts déployés par mon équipe pour veiller à ce que les systèmes et les pratiques appropriés soient en œuvre pour que tous nos rapports financiers fournissent des renseignements financiers fiables qui servent à la prise de décisions.
J'aimerais prendre quelques minutes pour présenter les faits saillants concernant les états financiers.
L'état de la situation financière donne un aperçu des soldes de l'actif et du passif de la Chambre des communes.
L'actif, d'un montant de 89 millions de dollars au 31 mars, comprend principalement les fonds versés à la Chambre pour appuyer ses activités; les débiteurs, qui comprennent principalement les montants à percevoir auprès des ministères, organismes et autres institutions parlementaires du gouvernement fédéral auxquels la Chambre offre du soutien; ainsi que les immobilisations, soit les actifs dont le prix d'achat dépasse 10 000 $.
Au 31 mars 2020, le passif de la Chambre s'élevait à 84 millions de dollars. Cela comprend principalement les montants payables aux fournisseurs et les avantages sociaux des employés. Le poste budgétaire qui a le plus varié est celui des créditeurs et des charges à payer. Cette augmentation est attribuable à une plus grande période où les salaires normaux étaient encourus et non payés, comparativement à l'année précédente. Il y a aussi l'augmentation économique rétroactive de 2018-2019 pour les employés, laquelle avait été approuvée avant le 31 mars, mais payée seulement l'année suivante.
Passons maintenant à l'état des résultats et de la situation financière nette.
Nos coûts de fonctionnement nets ont augmenté d'environ 10,5 millions de dollars. Ces coûts fluctuent d'une année à l'autre en fonction de différents facteurs, comme les diverses initiatives présentées dans le Plan stratégique 2019-2022 de l'Administration de la Chambre des communes. Comme nous l'avons mentionné dans d'autres rapports, ces initiatives comprennent les investissements pour le renouvellement des ordinateurs et de l'équipement d'impression dans les bureaux de circonscription, les ressources supplémentaires pour les services aux députés en tant qu'employeurs et les coûts liés à une année électorale.
Je ne vais pas passer beaucoup de temps à expliquer les différents écarts importants dans les coûts de fonctionnement nets, car ce sont les mêmes que ceux dont nous avons discuté en juin dernier, lorsque nous avons présenté le rapport financier sur les résultats de fin d'exercice.
Il est à noter que bon nombre de ces écarts sont attribuables au fait que 2019-2020 était une année électorale. Cela a entraîné principalement une augmentation des salaires et des avantages sociaux des équipes qui ont soutenu la transition, de même que les paiements d'indemnités de départ des députés et de leurs employés. Il y a aussi une augmentation du poste budgétaire lié au matériel informatique et de bureau, en raison du renouvellement de l'équipement informatique qui se fait durant une période électorale. Par contre, il y a une diminution des frais de déplacement, lesquels figurent au poste budgétaire du transport et des communications.
Ces états financiers seront publiés aujourd'hui sur le site Web, après la rencontre.
Je vais maintenant céder la parole aux représentants de KPMG, notre auditeur, pour qu'ils puissent présenter le résultat de leur audit sur ces états financiers. Je pourrai répondre aux questions après leur présentation.
Monsieur Newman, je vous donne la parole.
Andrew Newman
Voir le profil de Andrew Newman
Andrew Newman
2020-10-22 11:24
Je vous remercie.
Je m'appelle Andrew Newman, et je suis auditeur externe indépendant de la Chambre des communes. Je suis heureux de vous présenter ma collègue, Charly Thivierge-Lortie, qui est gestionnaire principale de la vérification pour les états financiers de la Chambre des communes.
M. Paquette vient tout juste de présenter les états financiers de la Chambre pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2020. Je suis donc ici aujourd'hui pour confirmer mon opinion d'auditeur indépendant au sujet de ces états financiers, ainsi que pour fournir aux membres de votre bureau un résumé des conclusions de notre audit.
Notre opinion de l'auditeur est jointe aux états financiers présentés par M. Paquette. Notre audit a été effectué conformément aux normes canadiennes de vérification généralement reconnues; ce sont les normes professionnelles suivies dans tous les audits d'états financiers au Canada. Les états financiers sont préparés conformément aux normes comptables du secteur public, c'est-à-dire les normes utilisées par tous les gouvernements du Canada et publiées par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, dont j'ai le privilège de faire partie depuis les douze dernières années, dont six années à titre de vice-président.
Notre opinion de l'auditeur, qui se trouve à la première page de notre rapport de l'auditeur, énonce ce qui suit:À notre avis, les états financiers ci-joints donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l'entité [la Chambre des communes] au 31 mars 2020, ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Notre rapport de l'auditeur est signé « KPMG s.r.l. » et est daté du 11 août 2020.
Mesdames et messieurs les membres du Bureau, il s'agit d'une opinion de l'auditeur sans réserve et non modifiée que les députés devraient s'attendre à recevoir de leur équipe de gestion financière. Nous avons également fourni aux membres du Bureau un rapport sur les conclusions de l'audit. En résumé, notre audit des états financiers a été fondamentalement mené comme prévu. La pandémie a exigé que nos procédures d'audit détaillées soient effectuées dans un environnement virtuel et sécurisé, ce qui a été fait. Je tiens à remercier l'équipe de l'Administration de la Chambre des communes pour ses efforts supplémentaires et sa participation au processus d'audit, ce qui a permis non seulement de mener un audit de manière virtuelle, mais également de le faire de façon relativement harmonieuse.
Au cours de notre audit, nous n'avons pas relevé de redressement après audit dans les montants inscrits dans les livres et registres et ceux mentionnés dans les états financiers de la Chambre. Cela signifie que les rapports financiers préparés par l'Administration avant l'audit n'ont pas changé à la suite de notre audit. Au cours de notre audit, nous n'avons pas non plus cerné de lacune en matière de contrôle interne que nous avons jugée comme étant une lacune importante dans le contrôle interne des rapports financiers. Nous avons formulé des recommandations visant à améliorer certains processus de paie, principalement en ce qui concerne la documentation de l'exécution de certaines procédures. L'Administration a accepté nos recommandations et travaille actuellement à la mise en œuvre de ces améliorations. Nous examinerons leurs progrès lors de notre audit des états financiers de 2021.
Mesdames et messieurs, en résumé, il s'agit d'un rapport d'audit positif. J'aimerais encore une fois remercier l'Administration de la Chambre des communes pour sa participation active au processus d'audit. J'aimerais également remercier les membres de votre bureau d'avoir trouvé le temps, dans votre horaire bien rempli, d'assister à la présentation des états financiers et des résultats de l'audit. C'est une partie importante de la gouvernance de tout organisme, surtout dans la sphère publique dans laquelle vous travaillez tous les jours.
Je serai heureux de répondre à vos questions, le cas échéant.
Je vous remercie.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Est-ce qu'il y a des questions?
Puisque je ne vois aucune question, nous allons aborder la prochaine partie...
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Monsieur Julian, vous avez la parole. Je suis désolé, je ne vous avais pas vu.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
J'ai levé la main, et ensuite j'ai utilisé la fonction pour lever la main. Nous tentons toujours de nous habituer au nouvel environnement virtuel, et cela est d'ailleurs lié à ma question.
Je trouve rassurant que vous n'ayez trouvé aucune lacune dans l'audit et aucun redressement après audit. Par contre, j'aimerais que vous nous parliez davantage de la façon dont vous avez été en mesure de mener un audit complet dans un environnement virtuel et sécurisé. Manifestement, les renseignements devaient être sécurisés. C'est un environnement très différent pour ce type de procédure d'audit. Je crois qu'il serait intéressant d'entendre un résumé de certaines des mesures qui ont dû être prises pour mener un audit dans ce type d'environnement.
Andrew Newman
Voir le profil de Andrew Newman
Andrew Newman
2020-10-22 11:29
Je présume que cette question s'adresse à moi.
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NPD (BC)
Oui, s'il vous plaît.
Andrew Newman
Voir le profil de Andrew Newman
Andrew Newman
2020-10-22 11:29
Le monde a certainement changé pour les auditeurs de toutes sortes d'états financiers lorsque la pandémie s'est déclenchée à la mi-mars, et les audits sont passés des services sur place à des services virtuels, et ce, à tous les échelons et d'un bout à l'autre du Canada. Notre entreprise, KPMG, a mis en œuvre les protocoles nécessaires pour travailler de façon virtuelle et pour permettre à nos équipes de travailler essentiellement depuis leur domicile.
Nous avons travaillé de manière diligente avec nos équipes pour assurer la sécurité des renseignements, et M. Paquette peut certainement parler des éléments liés à la sécurité des renseignements dans son organisme. De notre côté, à Ottawa, KPMG est dans un bureau sécurisé du gouvernement fédéral. Nous sommes audités par SPAC non seulement sur une base annuelle, mais aussi de manière ponctuelle à cet égard, notamment en ce qui concerne nos systèmes informatiques et les moyens de communication entre nos bureaux. Nous avons donc cela. Nous avions déjà défini ces mesures de sécurité à l'avance et nous les utilisons pour transférer des renseignements entre la Chambre et KPMG, afin qu'ils soient protégés de manière adéquate.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
La parole est maintenant à M. Richards.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je vous remercie.
Monsieur Newman, j'aimerais que vous nous expliquiez le problème lié à la documentation sur les salaires et que vous nous précisiez en quoi consiste cette préoccupation. Il faudrait que vous — ou peut-être l'Administration — nous communique cela, mais que fait-on pour remédier à la situation?
Andrew Newman
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Andrew Newman
2020-10-22 11:30
Je vous remercie de votre question. Je me réjouis d'avoir l'occasion d'assurer aux membres du Bureau que le problème n'est pas lié à des salaires ou à des versements erronés ou à quoi que ce soit d'autre. Il concerne plutôt la documentation de certains examens et approbations dans le dossier de l'employé.
Nous avons cerné ce problème en modifiant un peu notre approche par rapport au système de rémunération Phénix, car nous sommes passés de ce que l'on appelle une « stratégie de corroboration », où nous choisissons un échantillon pour l'examiner, à une approche fondée sur les contrôles, où nous examinons les contrôles de la Chambre pour déterminer pourquoi la Chambre obtient de bons résultats en matière de rémunération de ses employés.
Nous avons examiné les contrôles et les processus et nous avons recommandé, une fois de plus, certaines améliorations. Il ne s'agit pas de lacunes importantes en matière de contrôle concernant la cohérence et la documentation de l'exécution des procédures dans le dossier de l'employé. Ce n'est pas que les procédures n'ont pas été appliquées. Il s'agissait simplement de les documenter dans le dossier de l'employé, afin que lorsque des auditeurs comme nous font leur travail, ils trouvent des preuves que ces procédures ont été exécutées.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
D'accord, c'est bien.
Vous avez mentionné que vous aviez recommandé certaines améliorations. Comment ces recommandations sont-elles présentées et que fait-on pour assurer un suivi, afin de vérifier si elles sont mises en œuvre?
Andrew Newman
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Andrew Newman
2020-10-22 11:32
Certainement. Ces recommandations sont présentées dans une lettre officielle que nous envoyons à l'Administration — et l'Administration a accepté toutes nos recommandations. Je tenais à le préciser.
L'Administration a manifestement l'occasion de mettre en œuvre ces recommandations, et elle s'est engagée à le faire. Ensuite, lorsque nous reviendrons pour mener notre audit de 2020-2021, nous vérifierons si nos recommandations ont été correctement mises en œuvre et si ces problèmes ont été résolus. Si ce n'est pas le cas, le problème en question deviendra une lacune importante et le contrôleur de votre bureau le constatera l'année prochaine.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je vous remercie.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Très bien. Y a-t-il d'autres questions?
D'accord. Puisque ce point est réglé, nous pouvons peut-être passer à autre chose.
Nous vous remercions, monsieur Paquette, monsieur Fernandez, monsieur Newman et madame Thivierge-Lortie.
D'après ce que je comprends, c'est normal et c'est une bonne pratique de gouvernance lorsque des auditeurs indépendants participent à une réunion à huis clos avec les membres du Bureau, sans la présence de représentants de l'Administration, pour discuter de la préparation des états financiers vérifiés de fin d'exercice.
J'aimerais donc proposer aux membres du Bureau d'avoir une brève réunion à huis clos sans les représentants de l'Administration de la Chambre pour participer à une telle discussion. Les membres du Bureau sont-ils d'accord de se réunir à huis clos? Oui? D'accord.
Je vous remercie. Nous prendrons donc une courte pause pour nous réunir à huis clos. Je demanderais aux représentants de l'Administration de la Chambre de quitter la salle, que ce soit en personne ou virtuellement. Une fois la discussion terminée, nous demanderons à ces personnes de revenir dans la salle et les personnes qui assistent à la réunion de manière virtuelle recevront un courriel dans lequel on leur demandera également de réintégrer la réunion.
[La séance se poursuit à huis clos.]
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Maintenant que nous sommes tous ici et que nous sommes tous connectés, nous pouvons commencer.
Mais avant, je tiens à saluer nos nouveaux membres.
Monsieur Richards, soyez le bienvenu.
Bienvenue, monsieur Deltell.
Passons au compte rendu de la dernière séance. Des modifications sont-elles nécessaires? Est-ce que tout est bon et acceptable?
Tout est en place.
Passons au point 2 de l'ordre du jour, « Affaires découlant de la réunion précédente ». Est-ce qu'il en ressort quelque chose?
Voir le profil de Pablo Rodriguez
Lib. (QC)
Monsieur LeBlanc, m'entendez-vous?
Voir le profil de Dominic LeBlanc
Lib. (NB)
Voir le profil de Pablo Rodriguez
Lib. (QC)
Peignez vos cheveux un peu.
Voir le profil de Dominic LeBlanc
Lib. (NB)
Mon problème, monsieur Rodriguez, c'est que je n'ai pas 10 bouteilles de fixatif comme vous. Étant donné que c'est la première rencontre de M. Deltell, on devrait lui dire que c'est Développement économique Canada pour les régions du Québec, au Québec, qui paie pour le fixatif, parce que c'est de l'innovation.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
C'est dommage qu'il n'ait pas son masque. Je ne parle pas de M. Deltell, mais de M. LeBlanc. Nous allons continuer.
Voir le profil de Dominic LeBlanc
Lib. (NB)
Monsieur le président, vous êtes tombé dans le panneau.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Monsieur LeBlanc, nous allons continuer.
Le point 3 est la ratification d'une décision. Chacun a eu la possibilité de voter.
Est-ce que tout le monde a pu voter correctement? Il semble n'y avoir aucun problème.
Nous avons maintenant un rapport...
Je m'adresse aux conservateurs. Vous avez deux nouveaux membres.
Monsieur Richards, puis-je obtenir votre attention un moment?
Je m'adresse aux conservateurs. Vous avez deux nouveaux membres. Qui remplace M. Strahl, qui était votre porte-parole officiel?
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