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Monsieur le Président, membres du Bureau de régie interne, bonjour.

Je suis ici pour vous présenter une demande de ressources découlant d'une petite restructuration que j'ai effectuée au sein de la direction des Affaires internationales et interparlementaires.

Il y a quelque temps, j'ai décidé de faire une analyse de la charge de travail de mon équipe et j'ai découvert que les conditions de travail n'étaient pas optimales. La Direction des affaires internationales et interparlementaires est une direction conjointe du Sénat et de la Chambre. Il y a des employés du Sénat et de la Chambre au sein de mon équipe. Nous offrons des services concernant les associations parlementaires, les échanges des Présidents, le protocole et les conférences. Nous comptons actuellement 54 employés équivalents temps plein, ou ETP: 12 au Sénat et 42 à la Chambre des communes.

Nous avons effectué une analyse des conditions de travail. J'ai cru nécessaire de présenter une restructuration administrative.

L'analyse sur laquelle j'ai basé ma recommandation a démontré que trop de besoins opérationnels étaient en concurrence les uns avec les autres. Il s'agissait notamment des heures supplémentaires, qui étaient en croissance, de l'utilisation de congés de maladie, qui était également en croissance, et de la possibilité d'utiliser les congés annuels, qui était en déclin. Il y avait aussi un taux de roulement très élevé.

J'ai donc procédé à une restructuration mineure de mon équipe. Outre la réaffectation des ressources internes, la restructuration nécessite un employé de plus afin d'alléger les besoins et les pressions opérationnels. Comme je l'ai dit tantôt, il s'agit d'un service qui touche le Sénat et la Chambre. Les chiffres sont indiqués. La répartition des coûts, qui est de 30 % pour le Sénat et de 70 % pour la Chambre, s'applique.

Essentiellement, voici le bilan pour la Chambre des communes en ce qui concerne l'ajout de cet ETP. Dans le cadre d'un projet pilote au sein de mon équipe, j'ai obtenu des résultats très encourageants depuis avril: diminution du nombre d'heures supplémentaires, utilisation réduite des congés de maladie et capacité accrue de se prévaloir des congés annuels.

Voilà donc la demande dont vous êtes saisis — l'approbation d'un ETP.

Monsieur Rodriguez, avez-vous des questions à poser?

Oui, merci beaucoup, monsieur le Président.

Je suppose qu'en raison de l'embauche, les heures supplémentaires sont à la baisse, comme vous l'avez dit. La diminution des heures supplémentaires doit occasionner une réduction des coûts. Est-ce que cela compense un peu?

Oui, je m'y attends. Cette réduction était l'un de mes objectifs principaux. On va voir un recouvrement des coûts surtout du côté des conférences internationales. Comme vous le savez, le Conseil interparlementaire mixte vient ici de temps en temps pour demander une approbation de fonds destinés à de grandes conférences internationales. Ces conférences coûtent en moyenne plus de 1 million de dollars. Dans le cadre de ces conférences, un montant est toujours réservé aux heures supplémentaires. Mon objectif est de réduire ce montant. Après une ou deux conférences, j'aurai déjà récupéré l'argent pour le salaire de cet individu.

Monsieur Julian, vous avez une question.

Merci beaucoup, monsieur le Président.

Je suis en faveur de ces fonds supplémentaires, qui se situent autour de 96 000 $. L'argument le plus frappant qui m'incite à appuyer cette demande est que les employés ont travaillé près de 3 000 heures supplémentaires, mais n'ont réussi à obtenir que 200 heures de congé annuel. C'est donc dire qu'il y a un problème. Les gens doivent de plus en plus faire des heures supplémentaires. On voit ici qu'ils n'ont pas pu prendre leurs congés annuels. C'est pourquoi les heures de congés de maladie continuent à augmenter.

Nous gérons des ressources financières, bien sûr, mais nous gérons aussi des ressources humaines. Il semble qu'il y ait ici une surcharge de travail. Il serait responsable de notre part d'y allouer un peu plus de ressources humaines pour que ce soit plus équilibré dans ce domaine.

Y a-t-il une réponse? Ce n'était qu'un commentaire?

Nous passons maintenant à Mme DeBellefeuille.

Madame Labrecque-Riel, je tiens à vous féliciter pour la qualité de votre dossier. En en prenant connaissance pour me préparer à la réunion, j'ai trouvé que vous aviez bien documenté vos besoins. J'ai pu constater que vous vous souciiez de respecter vos objectifs financiers ainsi que votre performance en matière de travail et que vous étiez aussi sensible aux conditions des personnes qui travaillent dans vos équipes.

Pourriez-vous nous expliquer quelle incidence aura sur la réduction des heures supplémentaires des employés le fait d'ajouter un poste de cadre?

Essentiellement, l'ajout d'un gestionnaire permettrait à l'ensemble de l'équipe de gestion de faire un suivi plus serré de la charge de travail des 54 employés — ou, si vous acceptez notre demande, des 55 employés — de la direction. J'ai une équipe où la charge de travail augmente. S'il n'y a pas de suivi et qu'un gestionnaire n'est pas en mesure de la redistribuer, les gens font des heures supplémentaires. Les gestionnaires n'ont pas la capacité de suivre le travail et de redistribuer cette charge. L'ajout de ce gestionnaire a permis de faire ce suivi et cette redistribution. Comme je l'ai dit déjà, le projet pilote existe depuis le mois d'avril, et les résultats escomptés sont déjà très concrets.

Je vous remercie. Vous aurez notre appui. Je suis bien d'accord pour ce qui est de votre demande.

Monsieur Strahl.

Merci beaucoup.

Certes, en tant que députés et sénateurs, nous voulons assurer la santé et la sécurité des gens qui travaillent pour nous. Je crois qu'il faut reconnaître les pressions qui s'exercent sur ce groupe. Cependant, encore une fois, lors de la dernière réunion du Bureau de régie interne, nous avons discuté du fait que les activités des associations avaient augmenté d'environ 60 % au cours des dernières années. Y a-t-il une limite maximale? En tant que whip, je peux vous dire que les députés aiment voyager à l'étranger et, bien entendu, ils voyagent de plus en plus depuis quelques années.

Nous devons certes appuyer cette fonction, mais y a-t-il un contrôle des coûts pour empêcher que le taux de croissance soit de 33 ou 27 % par année? Évidemment, en cas de voyage, nous avons besoin de personnel de soutien, mais que faisons-nous pour nous assurer que ce chiffre ne continue pas de croître de manière exponentielle d'année en année?

Je ne suis pas sûre d'avoir la solution magique quant à la limite maximale. Je peux dire que cette demande ne met pas seulement en cause les associations. Il y a un lien direct avec les associations, en ce sens que ma demande touche de près les conférences internationales que nous organisons, mais les activités tenues à l'étranger par les associations ne constituent pas le gros problème ici. Il s'agit vraiment de l'équipe du protocole, qui est chargée de la prestation immédiate de services protocolaires sur la Colline. Comme il y a deux édifices, la tenue de ce genre d'événements dans deux bâtiments est beaucoup plus complexe pour ces personnes. Avant la mise à l'essai de cette nouvelle structure, les conférences internationales relevaient de la même équipe. Étant donné que ces employés organisent des activités protocolaires sur la Colline de façon très immédiate et très réactive, ils n'arrivent pas à planifier ces conférences à moyen et à long terme, sauf s'ils travaillent le soir et la fin de semaine.

Je comprends ce que vous voulez dire. Je sais que le conseil se penchera sur ces questions une fois que les activités tenues à l'étranger par les associations s'intensifieront à nouveau, probablement en février, mais cette demande concerne vraiment tous mes secteurs d'activité, et pas seulement les associations.

Très bien. Y a-t-il d'autres questions?

Je pense que nous nous entendons sur ce point. Êtes-vous d'accord?

Des députés: D'accord.

L'hon. Anthony Rota: Passons au point suivant. Il s'agit du quatrième point à l'ordre du jour.

Nous passons maintenant au quatrième point, soit les services juridiques et législatifs offerts aux députés. Nos intervenants sont M. Philippe Dufresne, qui est légiste et conseiller parlementaire, et M. Daniel Paquette, qui est dirigeant des finances.

Je vous remercie, monsieur le Président et membres du Bureau de régie interne

Il s'agit d'une demande de ressources pour la prestation de services juridiques et législatifs fournis aux députés. Nous offrons ces services à tous les députés. Cela touche toutes leurs fonctions de parlementaires, notamment la rédaction de projets de loi émanant d'un député et d'amendements. Nous fournissons des avis et de la représentation juridiques aux députés de l'opposition en tant que gestionnaires et en ce qui a trait au rôle qu'ils jouent dans leurs circonscriptions. Nous avons vu des changements majeurs dans le contexte juridique et législatif qui touchent les députés. Cela les amène à demander un appui supplémentaire.

Il y a trois grands changements. Le premier est l'augmentation de 10 % du nombre de députés. Cela s'est traduit par une augmentation semblable, soit de 10 %, de la charge de travail et des demandes en matière d'avis et de représentation.

Nous avons su répondre à cette hausse de 10 % en ajoutant 4 postes dont les risques ont été gérés par l'Administration de la Chambre, ce qui représente une augmentation de 13 % au sein de l'équipe.

Deux autres changements importants sont survenus depuis 2015, l'un sur le plan législatif et l'autre sur le plan juridique.

Sur le plan législatif, nous avons constaté une augmentation importante du nombre de messages et d'amendements du Sénat à la suite de l'adoption de projets de loi par la Chambre. Au cours de la 41^e législature, nous avions reçu deux messages, alors que durant la 42^e législature, nous en avons reçu 32, soit 16 fois plus.

Cette hausse s'est soldée par des retards, des délais plus longs pour la préparation des projets de loi d'initiative parlementaire par notre bureau, ainsi que des délais plus longs pour la préparation des amendements. En ce qui concerne la rapidité et peut-être la qualité des services, cela touche l'un des rôles fondamentaux des députés. Nous aimerions que ce délai soit réduit. Il faut maintenant 48 jours de séance pour préparer un projet de loi d'initiative parlementaire, et nous aimerions ramener ce délai à 30 jours de séance, comme c'était le cas avant, ou même moins.

Sur le plan juridique, le Parlement a adopté, lors de la dernière législature, quatre lois qui imposent de nouvelles obligations juridiques aux députés et à la Chambre, ce qui est très important. Il s'agit des projets de loi C-58 sur la publication proactive, C-65 sur la santé et la sécurité et la prévention du harcèlement et de la violence, C-81 sur l'accessibilité et C-86 sur l'équité salariale.

Ces projets de loi imposent ou imposeront des obligations liées à tous les aspects du travail des députés, et permettront d'instaurer des mécanismes de traitement des plaintes, ce qui nécessitera des avis juridiques et des représentations en justice.

Pour ce qui est de ce changement, nous demandons au Bureau de régie interne, dans un premier temps, une consolidation des quatre postes qui ont été ajoutés et gérés par l'administration. Nous demandons également l'ajout de trois postes supplémentaires, pour un total de sept, soit quatre postes d'avocat et trois postes de non-juriste. Cela nous permettrait de faire face à ce contexte.

Cela nous permettrait de réduire les délais et d'offrir des services plus proactifs aux députés, et cela permettrait également aux députés de respecter les nouvelles obligations juridiques en vigueur depuis 2015.

Je peux maintenant répondre à vos questions.