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Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-05-13 12:56
Je peux répondre à cette question.
Quand nous examinons les tendances au cours des dernières années — de toute évidence, les deux derniers exercices ne sont pas nécessairement représentatifs —, nous constatons habituellement qu'environ 25 % des députés dépensent plus de 95 % de leur budget. Je n'ai pas nécessairement de renseignement sur le chiffre de 10 000 $, mais s'ils dépensent 95 % de leur budget, ils dépensent moins de 18 000$. C'est le cas pour environ le quart des députés. Les autres disposeraient encore d'une certaine marge de manœuvre.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-04-22 11:12
Merci, monsieur le président.
Je veux maintenant soumettre à votre considération une demande de dérogation temporaire aux règlements administratifs et aux politiques du Bureau. Un député a demandé à ce que vous permettiez temporairement le remboursement des frais d'hébergement et de repas ainsi que des faux frais relatifs à l'auto-isolement dans le contexte de la pandémie de COVID-19, dans le cas particulier des députés qui se déplacent entre la région de la capitale nationale et leur circonscription.
Les règlements et politiques existants du Bureau ne permettent généralement pas que les députés soient remboursés pour les frais qu'ils ont engagés afin de se placer en quarantaine à proximité de leur résidence. Les lignes directrices émises par les autorités provinciales et territoriales de santé publique indiquent généralement qu'un hébergement différent n'est pas nécessaire. Toutefois, les lignes directrices peuvent varier considérablement d'une province ou d'un territoire à l'autre et ont tendance à évoluer très rapidement. Pour cette raison, nous vous consultons pour déterminer si une exception temporaire serait de mise durant cette période exceptionnelle.
Voici donc ce qui conclut ma présentation. Nous pourrons répondre aux questions des membres.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-04-22 11:16
Merci, monsieur le Président.
Je vous présente ici une soumission en vue d'obtenir des directives du Bureau au sujet d'une demande qui a été soumise par trois députés et qui porte sur le remboursement des crédits de carbone compensatoires volontaires.
Le mois dernier, le Bureau a reçu une lettre précisant que le nouveau règlement de l'Assemblée nationale du Québec autorisait le remboursement des crédits de carbone compensatoires achetés pour les déplacements entre la circonscription et l'Assemblée nationale ainsi que pour la consommation d'énergie de leurs locaux liée aux activités des bureaux de circonscription.
Dans leur lettre, les députés demandent au Bureau de considérer l'adoption de pratiques similaires pour les députés de la Chambre des communes.
En vertu des règlements administratifs et des politiques actuelles du Bureau, les députés et les voyageurs admissibles qui les accompagnent peuvent utiliser uniquement les ressources qui leur sont fournies pour leurs déplacements dans le cadre de leurs fonctions parlementaires. Bien que ces fonctions exigent effectivement des déplacements, l'achat de crédits de carbone compensatoires demeure une mesure volontaire qui n'est imposée par aucune loi ni aucun règlement, et est considérée comme un choix personnel de celui ou celle qui voyage.
De plus, les règlements administratifs et les politiques en vigueur ne permettent pas aux députés d'utiliser les biens et les services fournis par la Chambre pour faire un don à quelque cause que ce soit ou pour servir l'intérêt d'un tiers. En 2015, le Bureau s'est penché sur une requête similaire et a alors déterminé que l'achat de crédits de carbone compensatoires pour les déplacements ne constituait pas une utilisation autorisée des ressources de la Chambre et serait considéré comme un don. L'Administration de la Chambre applique cette décision depuis.
Compte tenu de la nouvelle demande qui vient d'être formulée en ce sens, nous prions le Bureau de nous indiquer ce qu'il convient de faire dans les circonstances. Si le Bureau nous demande d'envisager le remboursement des crédits de carbone compensatoires volontaires achetés par des députés, l'Administration va procéder aux analyses et aux consultations requises avant de soumettre ses recommandations au Bureau quant à la façon de s'y prendre.
Cela conclut ma présentation. Nous sommes prêts à répondre aux questions des membres.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-03-25 11:49
Merci, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui pour obtenir l'approbation du Bureau de régie interne pour la mise à jour et l'harmonisation de certaines politiques du Manuel des allocations et des services aux députés et du Règlement administratif relatif aux députés, en lien avec la période de dissolution et la période postélectorale ou de transition.
À la suite de la dernière élection générale et à la lumière des défis qui ont été soulevés par les députés et les agents supérieurs, ainsi que des questions soulevées par d'autres et obtenues durant des consultations, l'Administration a constaté la possibilité d'actualiser certaines politiques du Bureau. Je vais donner un survol de certaines des recommandations qui sont dans la soumission.
Pour commencer, la politique actuelle de déplacements postélectoraux ne permet pas à un employé admissible d'un député de se déplacer entre la circonscription et Ottawa à la suite d'une élection générale pour aider le député à fermer ses dossiers et à libérer son bureau. Afin de bien appuyer les députés, nous recommandons que les employés admissibles en poste puissent bénéficier des mêmes allocations de déplacements entre la circonscription et Ottawa que les députés sortants.
Viennent ensuite deux points qui sont intimement liés et qui portent sur l'accès au réseau de la Cité parlementaire et l'achat de téléphones cellulaires. Selon la politique en vigueur, les députés qui ne cherchent pas à se faire réélire pourront se servir du réseau de la Cité parlementaire jusqu'au jour qui précède les élections générales, et les députés sortants ont accès au réseau pendant les 21 jours qui suivent les élections.
Les députés sortants doivent également retourner les équipements de télécommunication, comme leur téléphone cellulaire. Les délais prévus actuellement ne permettent pas aux députés sortants de terminer les tâches administratives et de régler leurs comptes avec la Chambre.
La prolongation de la période d'accès au réseau permettra aux députés de régler leurs comptes. L'Administration recommande que la période d'accès externe au réseau de la Cité parlementaire soit portée à 90 jours suivant les élections dans le cas des députés qui ne cherchent pas à se faire réélire ou qui ne sont pas réélus. Ces députés conserveraient un appareil portatif administré par la Chambre pendant cette période afin de faciliter le processus. Cela concorderait également avec la période dont disposeront les députés pour régler leurs comptes.
Quant aux téléphones cellulaires, les députés sortants ont manifesté leur volonté d'acheter les appareils afin d'assurer une certaine continuité pendant une période mouvementée. Nous proposons donc qu'à la suite des élections, ces députés puissent acheter leur téléphone cellulaire à juste valeur marchande pour en faire un usage personnel.
Les autres recommandations portent sur les clauses obligatoires de location des bureaux de circonscription. La proposition donne suite aux clauses d'allocation remaniées qui ont été approuvées par le Bureau en 2015, selon lesquelles les baux des bureaux des députés sortants seraient cédés à la Chambre pendant une période de 120 jours suivant les élections. L'Administration y a vu la possibilité d'apporter des améliorations afin de permettre la transition sans heurt entre les anciens députés et les nouveaux élus. Les clauses remaniées seront ajoutées aux nouveaux baux de bureau de circonscription ou aux baux en vigueur qui seront renouvelés après les prochaines élections générales.
Quant au soutien accordé pendant la transition, l'Administration recommande des modifications afin d'harmoniser les politiques et les règles pour que les députés sortants puissent justement profiter de divers soutiens pendant la transition.
Monsieur le président, voilà la fin de mon exposé. Nous répondrons avec plaisir à vos questions, le cas échéant.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-02-25 11:30
Je vous remercie, monsieur le Président.
Cette présentation suit l'analyse présentée au Bureau en décembre dernier sur les mesures temporaires prises en raison de la COVID-19. Lors de cette rencontre, l'Administration de la Chambre a avisé le Bureau que nous continuerions de surveiller l'utilisation des diverses politiques et des dépenses engagées par les députés, ainsi que leur évolution. Nous nous sommes alors engagés à présenter toutes les recommandations nécessaires au Bureau, au besoin.
Je dois souligner que ces mesures temporaires doivent toujours prendre fin le 31 mars 2021.
Nous avons observé que l'utilisation de ces mesures temporaires s'était maintenue depuis la dernière analyse que je vous avais présentée au mois de décembre. Malgré la pandémie, les députés continuent à offrir des services à leurs concitoyens. À la suite de nos consultations, nous comprenons bien le besoin de maintenir ces mesures pour une période prolongée.
L'Administration de la Chambre recommande que le Bureau, dans le cadre des mesures mises en place pour atténuer les effets de la pandémie de COVID-19, approuve la prolongation des mesures temporaires jusqu'au 31 mars 2022. Ces mesures temporaires comprennent l'achat d'articles consommables pour assurer le respect des mesures de prévention de la COVID-19 dans les bureaux de circonscription et un rehaussement de la limite des dépenses de publicité pour communiquer ces mesures à leurs électeurs.
Monsieur le Président, c'est ici que se conclut ma présentation. Je suis disposé à répondre à toutes les questions des députés.
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2021-02-25 11:40
Je laisserai notre DPRH vous répondre. C'est elle qui assume la responsabilité des programmes en matière de santé et de sécurité.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-02-25 11:47
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je vais présenter le troisième rapport financier trimestriel pour 2020-2021.
Les rapports financiers trimestriels comparent les renseignements financiers cumulatifs de l'exercice en cours à ceux du même trimestre de l'exercice précédent. Comme pour les rapports du premier trimestre et du deuxième trimestre déjà présentés cette année, nous faisons encore une fois une comparaison entre deux années atypiques.
Cette année, la pandémie a une incidence sur nos tendances en matière de dépenses, tandis que l'année précédente a été marquée par des élections générales. Par conséquent, nos comparaisons seront influencées par les habitudes de dépenses atypiques que vous avez probablement déjà notées dans nos rapports.
Passons maintenant au rapport. En date du 31 décembre, les autorisations approuvées pour l'année financière 2020-2021 étaient de 539 millions de dollars. Il n'y a eu aucun changement à nos autorisations approuvées depuis le deuxième rapport trimestriel que je vous ai présenté en décembre.
En date du 31 décembre, les dépenses totalisaient 344,2 millions de dollars, ce qui représente une diminution de 6,2 millions de dollars, ou 1,8 %, par rapport à l'année précédente.
Les postes de dépenses qui ont le plus diminué sont ceux liés aux déplacements, qui continuent de diminuer en raison de la pandémie de COVID-19. Il y a aussi une diminution des dépenses de formation et d'hébergement un peu partout dans l'organisation, de même qu'une réduction des dépenses pour des services de soutien temporaire pour les députés et les agents de la Chambre, toujours en raison de la COVID-19.
La fermeture temporaire de certaines installations de services alimentaires et d'impression un peu plus tôt dans l'année a fait baisser les coûts du matériel et des fournitures, mais ceux-ci ont en partie été remplacés par l'achat de biens consommables, comme des masques et du désinfectant pour les mains, qui sont requis partout à la Chambre des communes.
Les dépenses pour l'achat d'ordinateurs, de matériel de bureau, de meubles et d'accessoires ont également diminué, principalement en raison des changements apportés au calendrier de gestion des activités du cycle de vie. Cette diminution est en partie annulée par les coûts supplémentaires engagés pour l'achat de matériel afin de permettre la tenue de séances virtuelles de la Chambre des communes et des comités et le télétravail des employés de l'Administration de la Chambre pendant la pandémie de COVID-19.
En revanche, les dépenses liées aux salaires et avantages sociaux ont augmenté, principalement en raison des augmentations de salaires des employés des députés et de l'augmentation du coût de la vie pour les députés et le personnel de l'Administration. Ces augmentations sont partiellement compensées par la réduction du nombre d'employés des députés et agents de la Chambre, par le report de certains processus de dotation et par une réduction des coûts pour la rémunération du temps partiel et du temps supplémentaire en raison de la pandémie.
Enfin, le rapport présente une comparaison de l'utilisation de nos pouvoirs de dépenser; il fait état d'une diminution de 3,4 % qui n'a rien de surprenant dans la situation actuelle. De même, en raison des circonstances particulières attribuables à la pandémie de COVID-19, nous surveillons de près toute occasion de réaliser d'autres économies et nous en analysons les effets financiers sur nos décisions de financement, puisque nous vivons une année vraiment exceptionnelle.
Monsieur le Président, c'est ici que se conclut mon exposé.
Je suis prêt à répondre aux questions des membres du Comité.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:31
Merci, monsieur le Président.
Je suis ici pour présenter le budget principal des dépenses proposé pour la période 2021-2022 afin d'obtenir l'approbation du Bureau de régie interne. Le budget résume le financement des éléments déjà approuvés par le Bureau. Il n'y aura donc aucune nouvelle demande de financement au cours de cette présentation.
Le budget principal des dépenses proposé pour la période 2021-2022 s'élève à 543,7 millions de dollars, ce qui représente une augmentation de 5,3 % par rapport au budget principal des dépenses de l'année précédente.
Conformément à la Loi sur le Parlement du Canada, la Chambre doit compiler ses prévisions de dépenses pour l'exercice à venir et les transmettre au Conseil du Trésor pour dépôt avec le budget principal des dépenses du gouvernement du Canada.
Le budget principal des dépenses de la Chambre des communes comprend une estimation des crédits votés et des postes législatifs. Les crédits votés sont estimés à 383,5 millions de dollars. Ils comprennent les dépenses des députés et des agents supérieurs; les dépenses des comités, des associations et des échanges parlementaires; ainsi que les dépenses de l'Administration.
Les postes législatifs sont estimés à 160,2 millions de dollars. Ils comprennent les salaires et les allocations des députés et des agents supérieurs; les contributions au compte des allocations de retraite des parlementaires; ainsi que les contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés.
Ce Budget principal des dépenses tient compte de l'augmentation du coût de la vie, conformément aux politiques déjà approuvées et aux lois en vigueur. Il s'agit des budgets de bureau et des suppléments pour les députés et les agents supérieurs de la Chambre, ainsi que des comptes de frais de déplacement pour 2021-2022, qui ont été augmentés de 1 % pour atteindre 1,7 million de dollars. Cette augmentation est conforme à l'indice des prix à la consommation ajusté.
Le Budget principal des dépenses comprend également un ajustement budgétaire de 1,2 million de dollars pour les budgets de certains bureaux de député, qui tient compte des modifications apportées au supplément par électeur à la suite des élections générales de 2019. De plus, comme le prévoit la Loi sur le Parlement du Canada, l'indemnité parlementaire et les salaires supplémentaires des députés et des agents supérieurs de la Chambre ont été haussés de 2,1 %, pour un total de 1,3 million de dollars.
Les augmentations économiques pour les employés de l'Administration de la Chambre, que le Bureau de régie interne a approuvées plus tôt cette année, s'élèvent à 5,6 millions de dollars et ont été incluses dans le Budget principal des dépenses du prochain exercice.
De plus, le présent Budget principal des dépenses prévoit des fonds qui sont consacrés aux initiatives ayant été approuvées récemment. On parle d'une hausse nette de 4,5 millions de dollars pour la vision et le plan à long terme, de 6,6 millions de dollars pour des améliorations à la sécurité des députés, ainsi que de 5,2 millions de dollars de financement pour la stabilisation des diverses fonctions administratives au sein de l'Administration de la Chambre.
Dans le Budget principal des dépenses, le financement des conférences, des associations et des assemblées est réduit d'un million de dollars, ce qui laisse 300 000 $ pour la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui a été reportée cette année en raison de la pandémie de COVID-19, et qui devrait avoir lieu en août 2021.
Enfin, une augmentation de 700 000 $ des contributions aux régimes de retraite des députés a été incluse étant donné que les taux de cotisation des députés ont été révisés.
Je tiens à souligner que malgré l'incertitude entourant la durée de la pandémie de COVID-19 et ses répercussions sur les activités et les mesures sanitaires connexes, le Budget principal des dépenses a été préparé à partir de l'hypothèse de planification selon laquelle les activités reviendront presque à la normale au cours du prochain exercice.
Nous avons procédé ainsi dans le but de nous assurer qu'il y aurait des fonds suffisants pour répondre aux besoins de la Chambre au cours de la prochaine année. Cela étant dit, nous tenons à vous assurer que nous continuerons à surveiller ces situations sans précédent et en constante évolution. Nous apporterons tous les ajustements nécessaires au cours de l'année pour nous assurer de pouvoir adapter les activités de la Chambre de façon à répondre aux besoins des députés dans l'exécution de leurs fonctions parlementaires.
En conclusion, il est recommandé que le Bureau de la régie interne approuve le Budget principal des dépenses proposé de 2021-2022 pour la Chambre des communes, qui s'élève à 543,7 millions de dollars.
Le financement sera réparti entre deux programmes: 321 millions de dollars seront destinés aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre, tandis que 222,7 millions de dollars iront à l'Administration de la Chambre.
C'est ce qui conclut mon exposé sur le Budget principal des dépenses proposé. Nous pourrons répondre aux questions des députés.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:38
En ce qui concerne les dépenses dues à la pandémie, il y a un point à ce sujet un peu plus loin dans l'ordre du jour. Nous allons parler plus en détail des répercussions qui touchent cette année. Pour ce qui est de la tendance actuelle, certaines dépenses sont réduites du fait qu'on ne peut pas voyager, créer des événements ou dispenser de la formation. Les réductions sont plus élevées que les coûts supplémentaires découlant de la nécessité de s'adapter à ce nouvel environnement. Nous allons aborder ces éléments de façon plus détaillée.
Je vais faire une mise en contexte rapide. Au cours des deux ou trois dernières années, l'Administration de la Chambre et la Chambre elle-même ont connu des transformations. Beaucoup de nouvelles technologies ont été adoptées. Il y a la nouvelle Cité parlementaire, ainsi que l'édifice de l'Ouest et les nouveaux édifices. De nouvelles lois ont une incidence sur la santé et la sécurité au travail — vous avez mentionné la sécurité, monsieur Julian — ainsi que sur l'accessibilité.
Ce qu'on voit dans le budget principal des dépenses proposé pour 2021-2022, c'est l'investissement nécessaire au développement des compétences et à la capacité qui permettra d'assurer le maintien de cette transformation dans l'avenir.
Pour ce qui est des budgets supplémentaires, tout ce que nous avons à cette étape-ci, c'est le report de fonds, qui fait partie de nos pratiques courantes. Nous n'anticipons pas les montants. Cette année — et je parle ici de l'année courante —, nous avons demandé un peu plus que le report de fonds, étant donné que les conventions collectives déjà négociées avaient un effet rétroactif. Sans anticiper les surplus qui allaient peut-être découler de la pandémie, nous voulions nous assurer de disposer des fonds nécessaires pour répondre à nos exigences financières.
À ce point-ci, aucun projet ou initiative ne ferait en sorte que nos budgets supplémentaires soient plus élevés qu'à la normale. Il n'y a que le report de fonds habituel que nous demanderions pour l'année prochaine.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:45
Je vais commencer, après quoi je demanderai à ma collègue, Mme Laframboise, de compléter.
Certaines de ces augmentations se rapportent au moment où nous discutions de la capacité des services de RH à répondre aux besoins des députés. L'augmentation remonte à l'année dernière, et nous sommes en train de stabiliser le financement. Il y a aussi eu une capacité relative aux nouvelles dispositions législatives qui a été stabilisée cette année également. Sauf erreur, il y a eu des réaffectations des ressources et des harmonisations du côté des ressources humaines.
Je vais laisser Mme Laframboise parler des postes plus en détail.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:49
Je peux vous assurer que nous avons fait beaucoup d’efforts en ce sens depuis deux ou trois ans. Si nous devons présenter une demande de financement, nous réalisons une évaluation et veillons à rééquilibrer une partie des ressources et à harmoniser nos activités lorsque c’est possible pour que les demandes visent uniquement nos besoins.
Il y a eu une évolution attribuable aux nombreuses modifications législatives ou à d’autres demandes ayant trait aux services. Le coût de la vie est évidemment un des volets les plus importants, et d’autres éléments s’y ajoutent. Il faut penser aux services supplémentaires entourant certains textes législatifs relatifs à la divulgation, et d’autres qui portent sur la santé et la sécurité. Il y a ensuite l’augmentation de la capacité entourant les services aux députés, les ressources humaines, la sécurité plus récemment, et l’intégration. Au cours des trois ou quatre dernières années, la partie la plus importante de la croissance vient de l’intégration et de la prise de contrôle des nouveaux bâtiments dans l’enceinte parlementaire. Dans ces cas, nous avons remis en question le travail avec l’aide de spécialistes, et avons uniquement demandé ce dont nous avions besoin pour l’entretien des différents systèmes et outils à notre disposition à cette fin.
Beaucoup de ces éléments échappent au contrôle de l’Administration, qui doit réagir à l’avance pour essayer de les gérer. Nous faisons en sorte que notre demande de financement se limite au nécessaire pour l’entretien et le soutien de l’infrastructure.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:52
Le rapport que nous vous avons remis est tiré de la documentation qui était alors disponible, et il représente le personnel en poste au moment où nous l'avons préparé. Il vous permet de bien évaluer le nombre de personnes qui travaillent à la Cité parlementaire. Auparavant, les quelque 1 700 employés que nous avions représentaient plus ou moins le chiffre que nous vous avons donné: les véritables employés à temps plein nommés pour une période indéterminée, ainsi que les employés à temps plein et à temps partiel embauchés pour une période déterminée à long terme. Le chiffre ne comprenait ni nos travailleurs saisonniers à court terme ni bien d'autres personnes qui nous soutiennent, mais qui ne sont pas nécessairement en permanence à la Cité parlementaire.
Pour que vous ayez un portrait global, nous avons décidé de vous donner la liste complète des employés qui étaient sur place à ce moment précis. Je vous prie de m'excuser. Nous aurions dû indiquer dans le document que nous présentions un chiffre différent plutôt qu'une croissance du nombre d'employés.
Cela dit, il y a bel et bien eu une certaine croissance, compte tenu de tout ce que j'ai dit plus tôt. Bon nombre des services que nous offrons nécessitent une main-d'œuvre de soutien. Il y a donc une croissance, mais elle ne se situe pas à 21 %, comme vous le voyez dans le document.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:54
Je n'ai pas le chiffre sous la main. Nous pourrions reproduire le rapport que vous aviez reçu la dernière fois, lors du Budget principal des dépenses, pour que les chiffres soient comparables et que vous puissiez connaître le taux de croissance. Nous pouvons fournir l'information aux membres du Bureau de régie interne pour que l'analyse soit plus juste.
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:54
Non, je ne peux pas vous donner d'approximation tout de suite. Je dois vérifier un grand nombre de chiffres, et je n'ai généralement pas le nombre d'équivalents temps plein, ou ETP, dans les données financières.
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2020-12-03 11:54
Certainement.
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:55
Nous pouvons bien sûr travailler avec les membres du Bureau de régie interne et dresser la liste de tous les services que nous offrons. Nous pourrions compenser en réduisant peut-être le niveau des services ou le type de services que nous offrons afin de soutenir les députés.
Nous pouvons également proposer de regarder du côté de ce que j'appelle les services administratifs, qui soutiennent tout ce que nous faisons, pour nous assurer de garder le contrôle à l'avenir. Nous avons déjà fait une partie du travail, mais nous pouvons certainement travailler avec les membres du Bureau de régie interne afin d'aller un peu plus loin.
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Daniel Paquette
2020-12-03 11:56
Je vous remercie beaucoup, monsieur le Président.
J'aimerais maintenant présenter le deuxième rapport trimestriel pour l'année 2020-2021. Je viens de parler de l'année prochaine, mais nous allons revenir à l'année courante. Étant donné qu'il est très difficile d'expliquer les tendances financières de cette année sans considérer l'incidence réelle de la pandémie, je vais présenter le rapport du deuxième trimestre en même temps que le rapport que nous avons produit pour la mise à jour des dépenses liées à la pandémie. Les points 5 et 6 vont donc être présentés ensemble.
Je vais commencer par le rapport financier trimestriel, qui compare les renseignements financiers cumulatifs de l'exercice en cours à ceux du même trimestre de l'année précédente. Je voudrais souligner que la comparaison entre les deux années est un peu inhabituelle, étant donné qu'il s'agit de deux années atypiques. Cette année, on mentionne la pandémie, qui touche passablement nos dépenses. L'année passée, l'élection générale, qui possède aussi ses propres tendances, a été mentionnée. La comparaison entre ces deux années est influencée par des habitudes atypiques en matière de dépenses. Nous allons voir cela dans les résultats que je vais vous expliquer.
Dans lerapport daté du 30 septembre, les autorisations approuvées pour 2020-2021 se chiffrent à 539 millions de dollars, ce qui représente une augmentation de 18 millions de dollars, ou de 3,5 %, par rapport aux autorisations de 2019-2020.
Les changements les plus importants ont trait à une augmentation de 5,9 millions de dollars pour les augmentations économiques destinées à certains employés de l'Administration de la Chambre, à un montant de 4,4 millions de dollars pour les investissements importants ainsi qu'à un montant de 3,1 millions de dollars attribuable aux augmentations liées au coût de la vie destinées aux députés et aux agents supérieurs. De plus, une hausse des autorisations se chiffrant à 1,7 million de dollars est attribuable aux rajustements des budgets à la suite de l'élection générale.
En date du 30 septembre, les dépenses totalisaient 230,8 millions de dollars, alors que les dépenses pour 2019-2020 se chiffraient à 240,1 millions de dollars, ce qui représente une diminution de 9,3 millions de dollars, ou de 3,9 %.
Les dépenses sont également présentées par type de coût. La diminution la plus importante des dépenses concerne la réduction de 8,1 millions de dollars dans les transports et les télécommunications, qui est attribuable à la diminution importante des déplacements résultant de la pandémie de COVID-19.
Les dépenses pour les services professionnels et spéciaux ont diminué de 4,8 millions de dollars, principalement en raison de la réduction de l’aide temporaire pour les députés et les agents de la Chambre, et de la formation et de l’accueil dans l’ensemble de l’organisation par suite de la COVID-19, ainsi que de la différence dans l’échéancier de certains paiements aux partenaires extérieurs d’une année sur l’autre. Les diminutions ont également été partiellement compensées par le coût de l’hébergement des procédures et des comités virtuels de la Chambre.
En outre, les dépenses en matériel et en fournitures ont diminué de 2,7 millions de dollars en raison de la fermeture temporaire des services de restauration et des imprimeries provoquée par la pandémie. Cette diminution a été partiellement compensée par l’achat d’articles consommables tels que les masques faciaux et le désinfectant pour les mains utilisés à la Chambre des communes.
Les dépenses pour l’informatique, l’équipement de bureau, le mobilier et les installations ont diminué de 1,1 million de dollars, principalement en raison des différences de calendrier de certains paiements d’une année à l’autre ainsi que d’une diminution de l’équipement acheté dans le cadre de l’initiative d’informatique gérée pour les circonscriptions. Cette diminution a été partiellement compensée par le coût des procédures et des comités virtuels de la Chambre et par les frais encourus pour l’équipement qui a été utilisé pour permettre aux employés de l’Administration de la Chambre des communes de travailler à distance pendant cette pandémie.
Je donnerai également un peu plus de détails à la fin de mon exposé sur certaines des implications de la COVID sur nos divers autres coûts.
Je note également que les salaires et les avantages sociaux ont augmenté de 4,3 millions de dollars, principalement en raison du coût de la vie pour les députés et leurs employés, ainsi que pour l’Administration de la Chambre des communes. Cette augmentation a été partiellement compensée par le fait que nous avons eu une réduction du personnel à temps partiel et des heures supplémentaires en raison de la pandémie.
Enfin, le rapport fournit une comparaison de l’utilisation de nos pouvoirs entre les deux années qui montre une diminution de 3,3 %, ce qui n’était pas inattendu compte tenu de la situation actuelle.
Il est important de mentionner que le Parlement encourage une utilisation efficace de nos ressources, et nous nous efforçons continuellement de minimiser les demandes de financement supplémentaire chaque fois que nous le pouvons. Compte tenu de la situation actuelle entourant la pandémie de COVID-19, nous surveillons de près et prenons en compte les économies potentielles ainsi que toute incidence financière au moment de prendre des décisions de financement en cette année vraiment exceptionnelle.
Cela étant, je vais prendre quelques minutes pour souligner les répercussions financières de la pandémie sur les dépenses de la Chambre. Il s’agit d’examiner l’analyse qui a été fournie dans votre onglet 6 pour le contexte. Vous verrez qu’en plus de la réaffectation des ressources et de l’annulation ou du ralentissement de certaines initiatives, nous avons eu des dépenses importantes liées à des mesures particulières qui ont été prises pour un total d’environ 4 millions de dollars.
Parmi celles-ci, environ 1,5 million de dollars ont été investis pour accueillir les travaux et les comités virtuels de la Chambre; 1,2 million de dollars ont été consacrés aux services d’impression externes; 340 000 $ ont été dépensés pour la reconfiguration des bureaux de circonscription et les fournitures liées à la COVID-19; et 380 000 $ ont servi à l’Administration de la Chambre pour acheter de l’équipement informatique et de l’équipement de protection personnelle comme des masques non médicaux et des produits d’assainissement. Nous avons également noté que nous avons eu environ 500 000 $ de salaires administratifs et d’heures supplémentaires expressément liés aux activités relatives à la situation actuelle.
Dans l’ensemble, cependant, si l’on examine les différentes tendances que j’ai mentionnées précédemment, la réduction de certains coûts comme les déplacements et le matériel et les fournitures fait plus que compenser ces coûts accrus liés à la pandémie.
Monsieur le président, voilà qui conclut mon exposé. Je peux répondre à toutes les questions des membres du Bureau.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 12:03
Oui. Certains ont décidé de ne pas ouvrir leur bureau. Dans certains cas, en raison de la configuration déjà existante du bureau, il n'a pas été nécessaire d'ériger une barrière physique ou d'installer des panneaux de plastique transparents. Un nombre assez important de députés n'ont pas encore été obligés d'assumer ces dépenses.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 12:04
Étant donné qu'on a continué à verser les salaires des employés de nos centres d'impression, je crois que les gains économiques seraient un peu moindres que le montant de cette dépense. On a fait des économies en matière de matériel et de fournitures, mais le chiffre dont je dispose concerne une combinaison de tous les services qui ont été interrompus, y compris les services d'alimentation. Je n'ai donc pas le montant exact pour ce qui est des services d'impression.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-12-03 12:05
Nous étions en confinement, et les employés utilisaient le code « autre congé payé ». Les locaux n'avaient pas encore été aménagés et les adaptations nécessaires n'avaient pas été apportées pour que les employés puissent travailler de façon sécuritaire aux centres d'impression.
Daniel Paquette
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2020-12-03 12:06
Le point 7 sera présenté séparément.
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2020-12-03 12:06
Oui, puisque l’un est une variante de l’autre. Il est juste un peu plus élaboré. Il sera plus facile de les aborder ensemble.
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2020-12-03 12:06
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2020-12-03 12:06
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2020-12-03 12:07
Étant donné que la plupart des réaffectations qui ont eu lieu concernent notre équipe de Services numériques et Biens immobiliers, je vais demander à M. Stéphan Aubé s’il veut nous en dire un peu plus sur ce qu’ils ne font pas ou font moins et ce qu’ils font maintenant.
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2020-12-03 12:17
Merci, monsieur le président.
Je vais demander à mon adjoint, José Fernandez, de présenter ce point pour moi. Il gère l'équipe qui examine toutes ces politiques et il en a fait partie.
Comme nous travaillons à distance, je vais lui mentionner rapidement que ce point comporte beaucoup d'information. Nous allons abréger l'exposé afin de passer aussi vite que possible à vos questions, étant donné le temps dont nous disposons.
Monsieur Fernandez, je vous cède la parole.
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2020-12-03 12:26
Nous avons observé une augmentation des dépenses globales relativement à l'équipement de bureau. L'achat d'équipement informatique est régi par une politique très restrictive, et ces dépenses font l'objet d'un contrôle serré.
La tendance à la hausse n'est pas nécessairement due à la pandémie de la COVID-19. Nous observons souvent cette tendance l'année suivant une élection pour ce qui est de l'achat d'équipement ou de mobilier de bureau puisque les nouveaux députés ont besoin d'adapter leur bureau ou de changer leur équipement en fonction de leurs nouvelles tâches. Nous avons observé une tendance à la hausse, mais cela n'a rien d'alarmant.
Nous n'avons pas les chiffres relativement aux stocks. De toute façon, lorsque les allocations de dépenses sont faites, nous ne tenons pas toujours compte des unités achetées — comme le nombre de chaises. En ce qui concerne l'achat d'ordinateurs, nous sommes encore à l'intérieur des limites permises par la politique du Bureau de régie interne.
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2020-12-03 12:27
Une analyse est en cours. Je vais laisser Mme Kletke vous en parler. Je sais que l'évaluation devrait être transmise aux membres du Bureau de régie interne dans les semaines à venir.
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2020-11-19 11:15
J'aimerais aussi m'exprimer sur ce point.
Nous avons fait nos devoirs. Nous avons fait preuve de la diligence requise à propos des pratiques exemplaires concernant ce genre de technologie et des éléments dont il est question ici. C'est pour cette raison que nous nous présentons devant vous tous les trois ans. Nous voulions que les choses se stabilisent. Comme M. Aubé l'a mentionné dans son exposé, nous exerçons une surveillance, un contrôle sur certains de ces bâtiments pendant leur rénovation depuis quelques années. Nous pouvons maintenant nous asseoir et procéder aux estimations avec un certain niveau d'assurance.
De toute évidence, personne d'entre nous n'a de boule de cristal. À moins d'une situation ou de changements inusités dans la façon de travailler du Parlement, c'est la meilleure estimation que nous pouvons faire des besoins à long terme pour ces édifices et ces biens.
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2020-11-19 11:18
Merci, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui au nom de l'Administration pour vous présenter deux soumissions. Nous demandons que le Bureau approuve le financement pour stabiliser les ressources dont nous avons besoin pour poursuivre certaines initiatives qui ont été entreprises pour aider les députés à s'acquitter de leurs fonctions parlementaires.
La première est une demande de financement pour stabiliser les services améliorés offerts par les Services des finances et les Services des ressources humaines à la suite des changements apportés dans les lois et les politiques, ou pour améliorer la prestation des services.
La deuxième est une demande de financement pour stabiliser les ressources à la suite de la mise en place d'un programme global de planification des ressources et de renouvellement des activités de l'organisation qui a été entrepris pour remplacer la plateforme des finances et des ressources humaines qui était désuète.
J'aimerais vous fournir un peu de contexte ici. Au cours des dernières années, plusieurs modifications ont été apportées aux lois et aux politiques qui ont eu une incidence sur les finances et les ressources humaines. Mentionnons par exemple l'entrée en vigueur des projets de loi C-44 et C-65, en plus de nombreuses modifications aux règlements et aux politiques. Nous avons, en outre, procédé à des investissements importants pour mieux aider les députés dans leurs fonctions parlementaires, notamment, mais pas seulement, la VPLT dont nous venons tout juste de parler et qui a transformé notre façon de travailler sur la Colline. Elle a modernisé et amélioré la technologie que nous utilisons et les télécommunications. Nous devons aussi gérer la durabilité de ces divers biens dans les installations.
Il y a eu aussi les investissements pour améliorer la sécurité, augmenter la télédiffusion et la webdiffusion des séances des comités, la modernisation des services alimentaires, les services en ressources humaines offerts aux députés à titre d'employeurs, et la gestion des services informatiques dans les bureaux de circonscription qui a commencé il y a quelques années. Ce ne sont là que quelques-uns des investissements.
Ces changements et ces investissements ont rendu la gestion des budgets plus complexe et ont nécessité que nous améliorions notre planification et nos analyses financières. Le rôle de l'équipe de la planification et de la gestion des ressources financières s'est élargi, car elle doit maintenant, entre autres, traiter des demandes de financement administratives complexes; travailler avec des partenaires pour veiller à ce que toutes les analyses de rentabilité et les besoins financiers connexes soient exacts et bien documentés; et fournir de l'information et des analyses financières exactes et en temps opportun afin de permettre à la haute direction de prendre les bonnes décisions concernant les budgets et la réaffectation et l'utilisation des ressources internes. Il s'agit aussi de l'équipe qui a préparé les nouveaux rapports que nous soumettons au Bureau, qui sont ensuite rendus publics sur le site Web. Nous avons besoin de cette capacité accrue pour nous acquitter de la charge de travail qui découle des nouvelles obligations de rapport et de la consolidation de nos services de conseils financiers.
La demande de financement porte sur quatre ETP pour un total de 518 000 $. De plus, la création des services des baux des bureaux de circonscription a permis à l'Administration de mieux soutenir les députés dans la gestion de ces baux. Le Bureau a approuvé un changement à la politique pour faire en sorte que ces baux soient transférés à l'Administration lorsqu'un député ne se représente pas ou qu'il n'est pas réélu. Cette clause de cession, qui est entrée en vigueur à la suite des élections générales de 2019, permet de laisser les biens dans les bureaux, et aux nouveaux députés, de s'y installer dès que l'ancien député a quitté les lieux.
Pour répondre aux besoins opérationnels, nous avons mis sur pied une équipe qui possède les connaissances et les compétences voulues pour créer les outils et les procédures nécessaires pour gérer cette nouvelle responsabilité. Dans la foulée des leçons apprises lors des élections précédentes, cette équipe de trois personnes fournit activement maintenant aux députés et à l'Administration de la Chambre les outils, les directives et le soutien nécessaires pour gérer les baux des bureaux de circonscription.
En plus d'aider les députés à se mettre rapidement au travail dans leurs bureaux de circonscription, cette équipe a également permis de réaliser des économies en facilitant la transition après les élections et le maintien des liens entre les députés et les propriétaires des bureaux. Comme l'aide fournie aux députés dans la gestion de leurs baux commerciaux complexes a été un succès, nous demandons que soit approuvé le financement nécessaire pour ces trois ETP, soit 273 000 $ par année, afin de pouvoir les garder en poste.
Le deuxième élément est l'accroissement des ressources lié à l'entrée en vigueur du projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail, la Loi sur les relations de travail au Parlement et la Loi d'exécution du budget. La loi élargit la portée des obligations en matière de santé et sécurité au travail prévues dans le Code canadien du travail pour inclure les instances parlementaires, y compris l'Administration de la Chambre et les députés à titre d'employeurs. Le programme nécessite l'élaboration et l'application de politiques et de programmes pour que les députés et l'Administration de la Chambre soient en mesure de s'acquitter de leurs obligations prévues dans le Code, et que les députés reçoivent le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs obligations à titre d'employeurs.
Nous avons aussi besoin de ressources pour assurer la prestation des 17 programmes de prévention et de conformité organisationnels découlant de cette initiative. Ces ressources contribueront à la protection et au bien-être des employés de l'Administration de la Chambre et des députés, à l'élaboration de ressources et d'outils pour les députés, et à la réalisation d'économies liées aux accidents de travail. Afin de réaliser ce travail, un financement permanent annuel de 318 000 $ est requis pour quatre ETP.
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2020-11-19 11:23
Je n'ai pas terminé. Je vais simplement changer de langue.
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2020-11-19 11:24
En ce qui a trait à la deuxième soumission, l'Administration a remplacé les systèmes de planification des ressources désuets de l'organisation par une plateforme plus moderne et durable axée sur les clients et qui regroupe la gestion des ressources financières et humaines. La mise en œuvre du modèle de gestion des ressources humaines a entraîné d'importants changements dans le processus opérationnel ainsi que dans les pratiques, les rôles et les responsabilités de l'organisation. C'est pourquoi on a mis sur pied l'équipe centrale, pour soutenir la nouvelle plateforme, et créé le Centre de service des ressources humaines.
Cette équipe centrale a été mise sur pied en janvier 2020. Elle gère les produits, le système ainsi que le soutien à la maintenance connexe, en plus du cycle de vie de cette nouvelle plateforme. Le Centre de service des ressources humaines, quant à lui, constitue un centre d'expertise qui regroupe les nombreux services et opérations en matière de ressources humaines à l'intention des députés, de leurs employés et des employés de l'Administration.
Les deux équipes ont été créées à partir de ressources existantes provenant des diverses équipes du secteur de l'Administration, mais quelques nouveaux postes supplémentaires ont dû être établis. Jusqu'à présent, le financement temporaire a été obtenu au moyen des excédents budgétaires, mais cette solution est temporaire et doit être stabilisée. Afin d'assurer un financement pour ces postes essentiels, nous demandons un financement permanent pour appuyer les équipes à plus long terme.
Par conséquent, un financement de 866 000 $ est demandé pour financer les quatre ETP de l'équipe de planification des ressources de l'organisation et les cinq ETP de l'équipe de ressources humaines.
Cela conclut ma présentation. Les autres membres de l'équipe de gestion et moi-même sommes disponibles pour répondre à vos questions.
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2020-11-19 11:26
En fait, ce service a été mis en place plusieurs mois après la dernière élection et les appels continuent d'y affluer, puisque ce service est un point de contact pour les députés dans leur bureau de circonscription. Les différents baux comportent des clauses un peu spéciales, qui exigent parfois le paiement de frais communs et le calcul annuel de changements concernant les coûts.
Il y a aussi les rénovations. Il faut s'assurer que les frais qu'un propriétaire peut demander pour des rénovations qui doivent être faites soient justes. Donc, un des employés de cette équipe a les compétences d'évaluateur en matière de rénovations de bâtiments.
Nos appels ont diminué depuis l'élection, mais, pendant la campagne électorale, il y avait six personnes qui géraient cette transition. Nous sommes tombés à trois, et les appels et le soutien se poursuivent.
De plus, en ayant maintenant des gens qui sont bien versés en compréhension de baux, il y a des employés qui peuvent aider l'Administration à s'assurer qu'on paie les bons montants. Nous nous sommes rendu compte que certaines de ces clauses étaient plus complexes et, par conséquent, nous sommes même retournés en arrière pour récupérer des frais qui avaient été payés en trop ou pour rembourser des frais qui avaient été oubliés.
Il y a quelques cas comme ceux-ci où le service continue. Donc, compte tenu du type de demandes que nous avons ici, nous estimons que cette équipe doit être maintenue, parce que la demande existe autant à l'égard du soutien à l'Administration pour ces ententes que pour les députés.
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2020-10-22 11:19
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui pour vous présenter les états financiers audités de la Chambre des communes pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2020. Ces états financiers audités sont préparés par l'Administration de la Chambre et présentent seulement l'un de nos rapports financiers que nous remettons à votre bureau pour vous aider à exercer votre rôle de surveillance des activités financières de la Chambre. Il s'agit donc d'un compte rendu officiel des activités financières de la Chambre pour la situation financière en date du 31 mars 2020.
Dans le cadre du cycle d'établissement de rapports financiers, vous vous souviendrez qu'en juin dernier, je vous ai remis un rapport financier de fin d'exercice pour l'exercice 2019-2020. L'objectif de ce rapport était de présenter des comparaisons détaillées entre les dépenses et les autorisations des dépenses de 2019-2020 et celles de 2018-2019.
Aujourd'hui, nous examinons les états financiers audités de 2019-2020. Ces états financiers audités sont préparés selon la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité axée sur les dépenses. Cela signifie qu'ils reflètent l'effet d'une transaction liée à un événement dans la période pendant laquelle la transaction est effectuée plutôt que dans la période dans laquelle les autorisations sont utilisées. Par conséquent, vous pourrez observer certaines différences, notamment que le coût de fonctionnement net comprend les services reçus gratuitement, c'est-à-dire le coût des immeubles que nous occupons et la part de l'employeur des avantages sociaux des employés. Vous remarquerez également que l'inclusion de l'état de la situation financière comprend les stocks, les immobilisations corporelles et l'amortissement, les passifs pour les avantages sociaux des employés, ainsi que les passifs pour les indemnités de vacances et les congés compensatoires.
Les états financiers de la Chambre des communes ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. De plus, comme vous l'entendrez dans la déclaration suivante, ces états financiers sont audités chaque année par un auditeur externe indépendant, à savoir KPMG dans la situation actuelle.
Cette année, nous avons reçu une opinion de vérification sans réserve pendant toute la durée de l'audit des états financiers. Selon moi, cela témoigne des efforts déployés par mon équipe pour veiller à ce que les systèmes et les pratiques appropriés soient en œuvre pour que tous nos rapports financiers fournissent des renseignements financiers fiables qui servent à la prise de décisions.
J'aimerais prendre quelques minutes pour présenter les faits saillants concernant les états financiers.
L'état de la situation financière donne un aperçu des soldes de l'actif et du passif de la Chambre des communes.
L'actif, d'un montant de 89 millions de dollars au 31 mars, comprend principalement les fonds versés à la Chambre pour appuyer ses activités; les débiteurs, qui comprennent principalement les montants à percevoir auprès des ministères, organismes et autres institutions parlementaires du gouvernement fédéral auxquels la Chambre offre du soutien; ainsi que les immobilisations, soit les actifs dont le prix d'achat dépasse 10 000 $.
Au 31 mars 2020, le passif de la Chambre s'élevait à 84 millions de dollars. Cela comprend principalement les montants payables aux fournisseurs et les avantages sociaux des employés. Le poste budgétaire qui a le plus varié est celui des créditeurs et des charges à payer. Cette augmentation est attribuable à une plus grande période où les salaires normaux étaient encourus et non payés, comparativement à l'année précédente. Il y a aussi l'augmentation économique rétroactive de 2018-2019 pour les employés, laquelle avait été approuvée avant le 31 mars, mais payée seulement l'année suivante.
Passons maintenant à l'état des résultats et de la situation financière nette.
Nos coûts de fonctionnement nets ont augmenté d'environ 10,5 millions de dollars. Ces coûts fluctuent d'une année à l'autre en fonction de différents facteurs, comme les diverses initiatives présentées dans le Plan stratégique 2019-2022 de l'Administration de la Chambre des communes. Comme nous l'avons mentionné dans d'autres rapports, ces initiatives comprennent les investissements pour le renouvellement des ordinateurs et de l'équipement d'impression dans les bureaux de circonscription, les ressources supplémentaires pour les services aux députés en tant qu'employeurs et les coûts liés à une année électorale.
Je ne vais pas passer beaucoup de temps à expliquer les différents écarts importants dans les coûts de fonctionnement nets, car ce sont les mêmes que ceux dont nous avons discuté en juin dernier, lorsque nous avons présenté le rapport financier sur les résultats de fin d'exercice.
Il est à noter que bon nombre de ces écarts sont attribuables au fait que 2019-2020 était une année électorale. Cela a entraîné principalement une augmentation des salaires et des avantages sociaux des équipes qui ont soutenu la transition, de même que les paiements d'indemnités de départ des députés et de leurs employés. Il y a aussi une augmentation du poste budgétaire lié au matériel informatique et de bureau, en raison du renouvellement de l'équipement informatique qui se fait durant une période électorale. Par contre, il y a une diminution des frais de déplacement, lesquels figurent au poste budgétaire du transport et des communications.
Ces états financiers seront publiés aujourd'hui sur le site Web, après la rencontre.
Je vais maintenant céder la parole aux représentants de KPMG, notre auditeur, pour qu'ils puissent présenter le résultat de leur audit sur ces états financiers. Je pourrai répondre aux questions après leur présentation.
Monsieur Newman, je vous donne la parole.
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Daniel Paquette
2020-10-08 12:05
Je vous remercie, monsieur le Président.
Les deux prochains points, pas seulement le rapport trimestriel, portent sur de l'information financière, et puisque la pandémie influe sur la majorité de nos tendances financières, je vais les présenter ensemble. Cela va nous permettre de mieux nous organiser pour les questions.
Pour commencer, je vais vous présenter le rapport financier trimestriel et vous informer de la baisse que nous avons proposée pour le Budget supplémentaire des dépenses (B) pour cet exercice financier. Il est à noter qu'un rapport trimestriel donne généralement une bonne idée des tendances de dépenses d'une année à l'autre. Toutefois, dans ce cas-ci, on compare une année électorale avec une année qui s'inscrit dans le contexte de la pandémie de la COVID-19. Dans les deux cas, ce ne sont pas des années typiques, les tendances ne peuvent donc pas nécessairement permettre de faciliter la compréhension comme c'est le cas habituellement.
Dans le rapport daté du 30 juin, les autorisations approuvées pour 2020-2021, au montant de 516,4 millions de dollars, semblent indiquer une diminution de 4,4 millions de dollars par rapport aux autorisations de 2019-2020. C'est parce que le Bureau de régie interne a approuvé le montant du report financier de 17,4 millions de dollars en juillet dernier, qui n'a pas pu être reflété dans notre rapport en date du 30 juin.
Si l'on regarde les tendances dans leur ensemble, on peut constater qu'il y a eu une augmentation de 4,4 millions de dollars pour différents investissements importants, une augmentation de 3,1 millions de dollars pour les dépenses liées au coût de la vie et une augmentation de 1,7 million de dollars pour le rajustement des budgets à la suite d'une élection générale.
En date du 30 juin, les dépenses totalisaient 114,3 millions de dollars, comparativement aux dépenses totalisant 121 millions de dollars de l'année précédente. Cela représente une réduction de 7,4 millions de dollars.
Les dépenses sont aussi présentées par type de dépense. La plus importante baisse des dépenses est une réduction de 6 millions de dollars dans les transports et les télécommunications. Cela résulte de la diminution importante des voyages en raison de la pandémie. Les dépenses pour les services professionnels et spéciaux ont également diminué de 2 millions de dollars, ce qui est aussi dû à la réduction des contrats de service, de la formation et des activités d'accueil, toujours en raison de la COVID. À cela s'ajoutent, pendant cette période, des différences quant au calendrier de certains paiements à nos partenaires externes. Cette baisse a été en partie atténuée par les coûts associés à la tenue de séances virtuelles de la Chambre. En outre, les dépenses pour le matériel et les fournitures ont aussi diminué de 2 millions de dollars, en raison de la fermeture temporaire des services de restauration et des services d'impression à cause de la pandémie.
D'autre part, les dépenses pour les ordinateurs et le matériel de bureau ont augmenté d'un peu plus d'un million de dollars. Il s'agit principalement d'achats d'équipement pour la tenue de séances virtuelles des comités et de la Chambre virtuelle et pour favoriser le télétravail de certains employés pendant la pandémie de COVID-19.
Enfin, le rapport fournit une comparaison de l'utilisation des autorisations d'une année à l'autre, et nous constatons une légère diminution de 1,3 %, ce qui n'est pas inhabituel, compte tenu de la situation actuelle.
Il importe aussi de mentionner que l'administration encourage l'utilisation efficace des ressources; nous cherchons toujours à minimiser autant que possible les demandes de financement supplémentaire. Dans le contexte actuel de la pandémie, nous exerçons une surveillance étroite et nous prenons en compte l'incidence financière dans toutes les décisions de financement prises au cours de l'année.
En outre, compte tenu de ce qui s'est passé, nous avons revu notre demande pour le Budget supplémentaire des dépenses (B) de 2020-2021. Comme vous le savez, la pandémie de COVID a entraîné le report de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth à 2021, ainsi que l'annulation de la 29e session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE. Le financement de ces conférences était inclus dans notre Budget principal des dépenses pour l'exercice en cours, et il ne sera plus requis cette année, puisque les plans ont changé. Nous avons donc réduit notre demande par l'intermédiaire du montant de report demandé pour 2021 dans le Budget supplémentaire des dépenses (B), et notre demande de report a été révisée à la baisse pour s'établir à 6,3 millions de dollars au lieu de 17,4 millions.
Pour ce qui est du prochain point, compte tenu de toutes ces tendances financières qui ont été grandement affectées par la pandémie, nous vous avons préparé un petit résumé des débours importants liés aux décisions prises dans le contexte actuel.
Pour plus de pertinence, nous avons préparé le résumé des dépenses en couvrant la période s'échelonnant jusqu'à la mi-septembre, ce qui est un peu plus utile pour vous. Contrairement au rapport que je viens de vous présenter, celui-ci ne concerne pas seulement le premier trimestre. Ce rapport inclut les débours suivants: des investissements de 1,4 million de dollars pour le fonctionnement de la Chambre virtuelle; un montant de 1,1 million de dollars payé pour les impressions externes; les achats d'équipement et de fournitures pour les bureaux des députés, qui totalisent 287 000 $; et, pour l'Administration, des achats d'équipement informatique et de fournitures qui totalisent 396 000 $.
Il faut aussi noter qu'un important réalignement de nos effectifs a été nécessaire pour soutenir les nouvelles façons de faire et que cela n'a pas eu d'effet direct sur nos débours. Nous continuons de surveiller ces changements. Nous soumettrons un rapport au Bureau de régie interne avec nos futurs rapports trimestriels.
Cela conclut ma présentation. Je suis prêt à répondre à vos questions.
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2020-10-08 12:11
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2020-10-08 12:12
Pour ce qui est de la mise à jour de nos dépenses, la période où nous faisons les analyses vient juste de finir, en l'occurrence la semaine dernière. Nous vous fournirons dans quelques semaines une analyse plus complète. Il reste qu'à ce jour, toutes les tendances indiquent que les économies réalisées sont plus élevées que les débours supplémentaires.
Il faut également noter que plusieurs économies réalisées sont liées aux déplacements et aux voyages. Or, comme les déplacements des députés sont prévus dans le Règlement administratif relatif aux députés, ces fonds ne pourront pas nécessairement être réalignés de façon automatique. En ce qui concerne les autres frais professionnels, les autres déplacements liés aux crédits votés, on note que les économies réalisées sont supérieures aux dépenses. On utilise réellement les ressources existantes pour réaligner et soutenir la nouvelle façon de faire.
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2020-10-08 12:13
Je n'ai pas sous la main d'analyse exacte concernant les ressources humaines. Je sais que, à ce jour, il n'y a pas eu de mises à pied en raison de la COVID-19, mais M. Parent pourrait peut-être fournir de l'information à ce sujet.
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2020-10-08 12:14
Ce sont seulement des débours supplémentaires. Il ne s'agit pas de rajustements, à ce moment-ci. Nous n'avons pas examiné les tâches des gens de façon détaillée, comme l'affectation à des tâches différentes, ou une contribution différente de ce qu'on voit ici. Essentiellement, nous vous avons seulement présenté les débours supplémentaires aujourd'hui.
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2020-10-08 12:14
Il s'agit de l'analyse à laquelle nous travaillons actuellement pour le moment, étant donné que nous faisons des évaluations et des examens détaillés périodiquement, en somme, par trimestre. Au printemps, nous avons été très réactifs pour bon nombre des aspects que vous avez mentionnés, et avons fait le nécessaire pour que tout soit fonctionnel. Ces projets spéciaux ont pris un véritable essor durant l'été, et nous avons déployé les ressources et les capacités nécessaires pour les appuyer. Nous pourrons vous présenter ce genre d'analyse et vous donner des précisions à ce sujet lorsque nous reviendrons présenter notre rapport du deuxième trimestre.
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2020-10-08 12:16
Ce rapport comprend de nombreux postes concernant les fournitures et même l'infrastructure des bureaux des députés, allant même jusqu'aux services d'impression externes, et qui ont été proposés et approuvés par le Bureau.
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2020-10-08 12:17
En ce qui concerne les autres activités qui ont été confiées directement aux techniciens afin d'assurer le bon fonctionnement de la Chambre, Stéphan ou M. Patrice pourraient vouloir ajouter quelque chose sur l'origine de cette demande.
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2020-10-08 12:17
Oui, nous examinerons cela pour déterminer ce que nous pouvons vous fournir, et le degré de détail possible.
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Daniel Paquette
2020-10-08 12:22
Je vous remercie d'exprimer votre reconnaissance. Je vais transmettre ces remerciements à mon équipe, qui me permet d'être préparé pour répondre à vos questions, comme vous le voyez, et de vous fournir ces informations.
Pour ce qui est des diverses permissions déjà accordées par le Bureau de régie interne, nous faisons en effet un suivi. Dans le contexte du deuxième trimestre, nous pourrions déterminer quelles sont les utilisations et si des permissions supplémentaires ou des rajustements sont nécessaires.
Nous avons aussi fait une évaluation préliminaire concernant l'équilibre entre ce qui était payé à partir des fonds centraux de l'organisation et ce qui était payé à même le budget des députés. Au début de ce travail, nous avons estimé que les économies réalisées étaient suffisantes pour couvrir les frais supplémentaires. Cela dit, il faut continuer à faire le suivi et prendre en compte la réalité de chacun des députés. Je suis d'accord avec vous pour dire que la réalité des députés varie selon la région où se situe leur bureau de circonscription. Quoi qu'il en soit, nous pouvons faire ce suivi.
En ce qui a trait aux outils de travail, au mobilier et aux autres articles dont les employés pourraient avoir besoin pour travailler à partir de la maison, si le Bureau de régie interne nous demande de le faire, nous pouvons évaluer les demandes et même établir une comparaison avec ce que font d'autres organisations pour soutenir leurs employés qui font du télétravail. Nous pourrons fournir cette analyse à une réunion future et proposer certaines options afin de progresser.
Certaines dépenses ont en effet été refusées parce que l'on se fiait aux politiques existantes. Nous savons par contre que notre réalité est différente. Si le Bureau de régie interne en fait la demande, nous pourrons faire l'analyse et revenir avec des suggestions.
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2020-10-08 12:25
Oui. Nous allons rassembler l'information nécessaire.
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2020-07-10 13:59
Je vous remercie, monsieur le Président.
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2020-07-10 14:00
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je suis ici pour présenter le rapport financier de fin d'exercice pour 2019-2020 et pour obtenir votre approbation quant au Budget supplémentaire des dépenses (B) pour 2020-2021.
Le Parlement fournit à la Chambre des autorisations afin qu'elle puisse appuyer les députés en fonction de leur calendrier parlementaire habituel. Les autorisations pour 2019-2020, d'un montant de 517 millions de dollars, représentent une augmentation de 10,7 millions de dollars, ou de 2,1 %, par rapport à l'année précédente.
Les changements les plus importants concernant la hausse sont de 3,4 millions de dollars et de 1,5 million de dollars respectivement pour les augmentations liées au coût de la vie des députés et des agents supérieurs et pour l'Administration. Il y a aussi une augmentation de 2 millions de dollars pour le report de fonds liés aux divers investissements importants qui ont été faits.
En 2019-2020, les dépenses totalisaient 506 millions de dollars, ce qui représente une augmentation de 18 millions de dollars, ou de 3,8 %, par rapport à l'année précédente. Dans le rapport, les dépenses sont aussi présentées par type de coût. On peut voir que l'augmentation la plus importante est liée aux dépenses en salaires et avantages sociaux. Il s'agit d'un montant de 17,3 millions de dollars, qui est principalement attribué aux dépenses électorales.
Il y a les montants des indemnités de départ versées aux anciens députés et à leurs employés, les salaires supplémentaires que l'Administration a versés à des employés qu'elle a embauchés pour appuyer diverses activités électorales et les programmes d'orientation. De plus, il y a des dépenses liées à des augmentations de salaire. Les augmentations économiques de certains employés de l'Administration ont contribué à cette variation.
Les dépenses pour les ordinateurs, le matériel de bureau et le mobilier ont augmenté de 5 millions de dollars. Cette augmentation est principalement attribuable à des investissements clés dans des activités telles que la mise en œuvre de l'informatique gérée pour les circonscriptions et l'augmentation de la capacité de diffusion et de webdiffusion pour les comités. De plus, puisque c'était l'année des élections, des investissements additionnels en TI ont été effectués dans le cycle de vie de l'infrastructure au cours de cette période. D'autre part, une diminution de 5,8 millions de dollars dans le domaine des transports et des télécommunications est principalement attribuable à la diminution des frais de déplacement en raison de la période électorale. Nos revenus ont également diminué de 5,9 millions de dollars en raison d'une réduction des services offerts aux ministères fédéraux et autres institutions parlementaires, et nous avons également enregistré une baisse de revenus pour les services de traiteur, de cafétéria et de restauration, tout cela durant la période de dissolution.
Enfin, le rapport fournit une comparaison entre l'utilisation de 2019-2020 et 2018-2019. Il révèle une légère augmentation de 1,5 %. Il est important de mentionner que la Chambre encourage une utilisation efficace des ressources et s'efforce continuellement de minimiser les demandes de financement supplémentaire lorsque c'est possible. Par exemple, les pressions financières qui ont eu lieu au cours de l'année, notamment les coûts associés aux élections et les augmentations économiques pour les employés de l'Administration de la Chambre, ont toutes été gérées dans le cadre des ressources existantes plutôt que de demandes de financement supplémentaire. En fait, au cours des deux dernières années, à l'exception du report du budget de fonctionnement, aucun financement supplémentaire n'a été demandé par l'entremise du processus de Budget supplémentaire des dépenses.
Les organismes gouvernementaux ont l'habitude de reporter les montants non utilisés de 5 % de leur Budget principal des dépenses. Pour la Chambre, cela équivaut à un maximum de 17,5 millions de dollars. Par conséquent, je vous demande d'approuver l'inclusion de la totalité du montant reporté de 17,5 millions de dollars dans notre Budget supplémentaire des dépenses de 2020-2021. Ce report sera ensuite alloué aux députés, aux agents de la Chambre et à l'Administration conformément aux politiques existantes. En outre, je demande votre approbation pour inclure 5,5 millions de dollars dans le Budget supplémentaire des dépenses (B) de 2020-2021 pour les augmentations économiques de 2020-2021 pour certaines administrations de la Chambre qui ont été approuvées par le Bureau en février. Je dois également souligner qu'à l'avenir, les ressources nécessaires pour ces augmentations économiques seront incluses dans notre Budget principal des dépenses de 2021-2022.
En conclusion, comme vous le savez, le Parlement continue de réagir et d'ajuster ses opérations en réponse à la pandémie de COVID-19, y compris en mettant en œuvre des mesures appropriées sur la Colline et dans les circonscriptions. Je tiens à vous assurer que nous suivons de près les répercussions financières liées à cette situation. S'il y a lieu de le faire, bien que ce ne soit pas prévu, une proposition sera présentée pour répondre aux besoins financiers dans le cadre du Budget supplémentaire des dépenses de 2020-2021. Quoi qu'il en soit, nous ferons rapport à l'automne sur l'incidence de la COVID sur notre situation financière.
Monsieur le président, voilà qui conclut ma déclaration. Je répondrai à vos questions.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:06
Lorsque nous gérons le budget global sous l'angle de la trésorerie, nous examinons l'intégralité du crédit voté. Une partie va à l'Administration de la Chambre et ensuite aux députés. Nous savons que durant une année électorale, en raison de la période de réduction des activités, une partie de ces fonds n'est pas nécessairement utilisée par les députés. Sachant cela, nous ne sommes pas revenus pour demander des fonds supplémentaires pour quelque chose comme l'augmentation économique de l'année dernière et les effets rétroactifs. C'était environ 8,1 millions de dollars rien que pour ce poste particulier. Nous disposions également de ressources supplémentaires pour les services consultatifs des membres en matière de ressources humaines. Il s'agit de 2,5 millions de dollars. Le coût réel des élections pour l'Administration s'est élevé à un peu plus d'un million de dollars.
Sachant que l'argent était dans notre crédit voté, nous n'avons pas demandé le Budget supplémentaire des dépenses. On voit peut-être un dépassement de notre budget prévu dans nos programmes, mais pas un dépassement dans notre crédit global.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:09
Les dépenses qui vont augmenter sont celles liées aux technologies et aux télécommunications, étant donné la mise sur pied de la plateforme. Il faut s'assurer que tout le monde est bien branché et qu'on dispose de l'équipement nécessaire à cet effet.
En ce qui a trait aux frais qui ont baissé, il y a en effet les frais de voyage, étant donné que les gens ne se déplacent pas. Il y a les frais de conférence et de comités, tant pour les députés que pour l'Administration, qu'il s'agisse de conférences ou de formations.
Pour le moment, nous faisons un suivi. Nous avons intégré dans notre système financier des outils qui nous permettront de vous soumettre cet automne un rapport adéquat sur l'impact de ces éléments. En ce moment, il est trop tôt pour quantifier cela et pour déterminer où cela va nous mener. Je pense que nous allons y arriver au milieu de l'année. Je reviendrai ici vous présenter la situation réelle, une fois que nous aurons fait ces ajustements.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:11
En gros, l'argent pour la rénovation de l'édifice du Centre provient de Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC. Ces dépenses ne sont pas directement liées à l'Administration. J'ai dit que nos revenus étaient à la baisse parce que nous avons des services d'experts, et nous récupérons ces dépenses du ministère. Ce n'est pas donc une dépense nette pour nous.
Permettez-moi de vous aider à comprendre l'augmentation de 17,3 millions de dollars.
Une grande partie de cette augmentation, soit 11 millions de dollars, est attribuable aux allocations de départ des députés et de leurs employés lors de la période électorale. L'orientation des députés assurée par des employés pendant la période électorale représente une augmentation d'à peu près 3 millions de dollars. Une augmentation de plus de 2 millions de dollars est attribuable à l'équipe des ressources humaines qui soutient les députés en tant qu'employeurs.
Il y a aussi l'augmentation liée au coût de la vie. Les paies de rétroactivité découlant de la signature des conventions collectives se sont élevées à plus de 8 millions de dollars.
Mon calcul dépasse un peu 17,3 millions de dollars, mais ce dépassement est compensé par la diminution des salaires payés par les députés de 4 millions de dollars pendant l'année. En période électorale, plusieurs députés ont moins d'employés et les nouveaux députés prennent un peu de temps à en embaucher. Il y a une réduction de ces moyennes.
En résumé, cette augmentation ne concerne pas la rénovation de l'édifice du Centre, mais plutôt les employés chargés d'orienter et de soutenir les députés pendant la période électorale.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:15
Très bien, monsieur le président.
À sa réunion en avril, le Bureau a approuvé des mesures temporaires pour inclure des renseignements détaillés supplémentaires dans la publicité entourant des organismes locaux, communautaires, gouvernementaux et à but non lucratif qui pourraient intéresser leurs électeurs en ce qui concerne les questions liées à la COVID, et pour pouvoir solliciter des dons pour les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés, également en rapport avec les programmes liés à la COVID. Cette décision prévoyait également la possibilité pour les membres de rembourser les frais de service Internet à leurs employés qui télétravaillent désormais. Cette décision avait une date d'expiration au 30 juin. Compte tenu des difficultés persistantes entourant la COVID, l'Administration propose que le Bureau approuve la prolongation de ces mesures temporaires jusqu'à la fin de l'exercice financier.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:20
Oui. Je pense qu'une partie de la discussion et de la décision d'inclure cette dépense dans le Budget de bureau des députés était que lorsque nous avons établi la possibilité de faire payer la connexion Internet à leurs employés, c'était une façon de le faire savoir, d'avoir cette permission et de ne pas avoir beaucoup de directives et de paramètres.
Nous savons qu'il existe différents fortaits de services Internet qui offrent différentes vitesses et capacités de données. En intégrant ces dépenses dans le Budget de bureau des députés, nous avons donné la responsabilité aux députés de s'assurer que ce qui leur est facturé est adapté à leurs besoins. Si nous devions inclure ces dépenses dans le budget central — et, étant donné les circonstances actuelles, je ne peux pas dire que j'aurais des objections —, nous devrions établir les paramètres et les faire approuver par le Bureau pour nous assurer que c'est bien ce que nous acceptons que l'on facture pour le budget central.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:32
Je vous remercie, monsieur le président.
Un député demande que le Bureau considère sa demande de remboursement pour des meubles d'extérieur. Les locaux loués par ce député lui offrent un accès exclusif à un espace extérieur. Pour utiliser cet espace, le député a fait l'achat d'un mobilier comprenant deux tables et six chaises, pour un montant de 2 958 $.
Comme l'achat était inhabituel, l'Administration a fait un examen conformément à la politique actuelle du Bureau. Nous avons conclu que les meubles de ce genre ne sont habituellement pas nécessaires dans un bureau, et qu'ils ne sont pas plus nécessaires pour permettre à un député d'exercer ses fonctions parlementaires. C'est donc notre conclusion: ce ne sont pas des meubles de bureau. De plus, nous avons conclu qu'ils ne sont pas transférables, puisque les bureaux de circonscription des députés n'ont habituellement pas d'espace extérieur pouvant être meublé et utilisé. La dépense n'a donc pas été remboursée à la suite de notre examen.
À la demande du député, nous demandons l'avis du Bureau sur l'examen de cette question.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:35
Selon les notes de mon rapport, avant qu'il fasse cet achat, le député n'a fait aucune demande d'information, formelle ou informelle.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:37
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:16
Merci, monsieur le président.
Si vous voulez me suivre dans mon exposé — je sais que la documentation sur ce sujet est très volumineuse —, j'utiliserai la présentation courte pour vous parler des points principaux. Elle s'intitule « Application des exigences en matière de divulgation proactive ». Vous disposez aussi des maquettes qui vous montrent comment l'information apparaîtra lorsque nous pourrons procéder à la publication en vue de répondre aux exigences de la Loi. Aujourd'hui, je vais me centrer sur les points qui ont trait aux renseignements qui seront publiés, et non sur leur format ou sur leur aspect et leur convivialité.
Je ne passerai pas beaucoup de temps sur la deuxième page de la présentation. Elle présente des renseignements généraux et vous donne un aperçu de l'évolution de la divulgation publique à la Chambre des communes au cours des 20 dernières années. Bien sûr, je suis ici aujourd'hui pour vous parler de la dernière étape, puisqu'en 2020 aura lieu la première divulgation conformément au projet de loi C-58.
La diapositive 3 montre certains des changements pour les députés en ce qui a trait aux renseignements qui seront divulgués. Ainsi, nous divulguerons maintenant tous les frais de déplacement payés au moyen des fonds de la Chambre. Pour les députés, cela signifiera la divulgation détaillée des déplacements couverts par le budget de bureau des députés, et non seulement les déplacements pour lesquels on a recours au système de points de voyage. En ce qui a trait à l'accueil, aucun changement n'est apporté aux renseignements qui seront divulgués pour répondre aux exigences du projet de loi.
En ce qui a trait aux contrats, la colonne sur les ressources fournies par la Chambre ne sera plus incluse dans le sommaire trimestriel des dépenses des députés. Toutes les dépenses contractuelles pour lesquelles le député est l'autorité contractante seront divulguées. Dans le cas présent, cela signifie que toutes les dépenses engagées qui ne seraient pas divulguées au titre des frais de déplacement et d'accueil seront assujetties à une divulgation détaillée dans cette catégorie en particulier. Ces dépenses seront divulguées de façon trimestrielle, mais ne seront pas cumulatives, contrairement à ce qui était fait dans le passé, et seront toujours publiées dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
À la diapositive 4, Changements pour les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre, il n'y aura aucun changement relatif à l'information divulguée en matière de déplacements et d'accueil. En ce qui a trait aux contrats, ce sera similaire, en ce sens que toutes les dépenses qui ne sont pas divulguées dans les catégories des déplacements, de l'accueil et des salaires seront divulguées dans cette catégorie et aussi de façon trimestrielle, dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
Les changements les plus importants auront trait à l'Administration de la Chambre. Vous pouvez les voir à la diapositive 5. La divulgation se fera maintenant pour toutes les catégories. En ce qui a trait aux frais de déplacement et d'accueil, la divulgation visera tous les déplacements et tous les frais d'accueil pour tous les employés de la Chambre, selon une liste détaillée. Les contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ devront être divulgués, de même que les commandes subséquentes aux offres à commandes de plus de 10 000 $ au cours de la période visée par le rapport.
Encore une fois, les dépenses seront divulguées tous les trois mois, mais la publication se fera dans les 60 jours suivant la fin du trimestre, et non dans les 90 jours comme avant. C'est un peu plus rapide.
La diapositive 6 montre les changements pour la diplomatie parlementaire et pour les comités. Pour répondre aux exigences de la Loi pour ce groupe, nous apportons des changements aux rapports actuels. La diplomatie parlementaire maintiendra ses rapports actuels, auxquels s'ajouteront des rapports sur les délégations, sur les frais d'accueil et les dépenses de fonctionnement, et sur les conférences. Ces rapports seront publiés sur le site Web de la diplomatie parlementaire dans les 60 jours suivant la fin du trimestre également. Concernant les comités, le Comité de liaison a adopté deux propositions. La première vise la modification du rapport actuel sur les dépenses afin de ventiler les dépenses d'accueil. Un nouveau rapport détaillé sur les frais de déplacement sera également ajouté. Les deux rapports seront publiés sur le site Web des comités.
Pour ce groupe également, la Direction des affaires internationales et interparlementaires a demandé une ressource supplémentaire en vue de répondre aux exigences de la Loi, et à ce que le financement couvre au moins 70 % du coût associé à cette ressource.
De plus, la Loi sur l'accès à l'information prévoit deux exceptions à la divulgation proactive: la sécurité et le privilège parlementaire. C'est le Président de la Chambre qui a l'autorité de décider et l'Administration communiquera à tous en temps et lieu le processus et les critères régissant ces exceptions. Nous ferons aussi une analyse de tous les contrats en vigueur de la Chambre pour déterminer l'application de ces exceptions, s'il y a lieu.
En conclusion, l'Administration a modifié ses outils et pratiques pour répondre aux exigences de la Loi et nous avons un plan de communication et de formation qui est prêt à être déployé pour mettre ces modifications en œuvre.
À cette fin, nous sommes ici aujourd'hui pour recommander au Bureau de régie interne qu'il approuve les recommandations présentées dans la soumission. Plus précisément, nous lui demandons d'approuver l'approche proposée, les modifications aux rapports de divulgation, les modifications nécessaires aux règlements administratifs relatifs aux députés, les modifications au Manuel des allocations et des services aux députés, et le financement couvrant l'équivalent de 70 % d'un employé temps plein.
Nous sommes prêts à répondre à vos questions. Merci.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:23
Nous travaillons avec les conseillers juridiques pour veiller à divulguer uniquement les renseignements exigés par la Loi. C'est pourquoi certains renseignements, comme les ressources fournies par la Chambre, ne sont pas requis et ne figureront pas dans les listes détaillées, mais nous avons poussé l'interprétation à l'extrême. Nous avons travaillé avec tous les membres de l'organisation pour veiller à répondre aux exigences, sans les dépasser.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:24
On pourra lire que M. Paquette a fait un tel déplacement, oui. La divulgation sera détaillée pour tous les employés. C'est différent de ce qu'on verra pour le reste de la fonction publique, où la divulgation vise l'ensemble des employés et non seulement les cadres supérieurs.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:32
Je vous remercie.
La plateforme du portail pour les députés sera ajustée afin de s'assurer d'obtenir toute l'information nécessaire pour la divulgation. En ce qui concerne le processus papier pour les agents supérieurs, nous n'avons pas prévu de changements immédiats, mais nous sommes en train d'étudier cela.
Compte tenu de ce qui se passe dernièrement, il faut mettre à jour nos processus afin de mieux recueillir les informations et de les soumettre de façon électronique. J'ai déjà des rencontres avec les équipes qui s'occupent des processus d'affaires afin de réaliser un projet, dans un avenir assez proche, visant à mettre à jour nos pratiques pour diminuer le fardeau administratif des députés. Nous y travaillons et c'est certainement sur notre radar.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:34
Le plan de communication est prêt. Toutes les plateformes disponibles. Nous pouvons rencontrer les caucus en groupe ou en ligne. Des documents contenant des instructions seront envoyés. Des vidéos ont même été préparées. Toutes les options possibles ont été prises en considération pour s'adapter aux besoins et aux préférences des députés.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:02
Merci, monsieur le président.
Je suis ici pour vous présenter une demande d'exception relative à la demande de remboursement des dépenses engagées par un député pour des services d'impression externes. Vous y trouverez un résumé des dates et des faits en l'espèce.
La demande de remboursement des dépenses pour des services d'impression externes dépasse la limite des 5 000 copies prévue actuellement dans la politique applicable aux députés. Le député a engagé ces dépenses pendant la période qui a suivi la fermeture des services d'impression internes, mais avant que le Bureau n'ait approuvé les mesures provisoires qui s'appliquent pendant la pandémie de COVID.
La politique dicte que toutes les impressions de plus de 5 000 copies similaires doivent se faire depuis nos services d'impression internes pour assurer la conformité et surtout, l'accès aux tarifs postaux préférentiels. Elle dicte également que le député est personnellement responsable de toute quantité dépassant les limites autorisées.
Étant donné la situation actuelle, le député demande au Bureau de régie interne de considérer une dérogation aux pratiques existantes. L'Administration a proposé deux options dans la soumission. La première option serait de maintenir les pratiques courantes et que le député soit personnellement responsable du montant excédentaire. La deuxième option serait de permettre une dérogation exceptionnelle et que le montant excédentaire soit porté au budget du bureau du député.
Nous demandons l'orientation du Bureau de régie interne à ce sujet.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:07
Je suis actuellement au courant d'un seul cas, mais qui n'a pas du tout la même ampleur. On parle seulement de quelques centaines de dollars. Cela n'a pas la même ampleur que celle de la situation dont nous parlons.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:10
Le député a respecté les exigences. Il y avait du contenu relatif à la COVID-19 dans le document. L'impression elle-même se situait dans les paramètres raisonnables, et le coût de l'impression, bien qu'il soit légèrement plus élevé que d'ordinaire, n'était pas excessif.
La plus grande partie des frais est attribuable aux frais postaux, parce que si j'ai bien compris, c'est l'imprimeur qui a communiqué avec Postes Canada et a obtenu le tarif normal pour les envois en nombre, sans rabais institutionnel. Le personnel de Postes Canada ne savait pas qu'il s'agissait d'un envoi pour un député, donc il n'a fait mention d'aucun des avantages prévus, d'où la plus grande partie des coûts supplémentaires. Ils sont attribuables aux frais de poste, parce que c'est une tierce partie qui a posté le document pour lui.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:12
Je ne connais pas la différence exacte entre ce qu'il en aurait coûté si nous avions traité nous-mêmes la demande et ce qu'il lui en a coûté pour le faire de son propre chef.
La limite de 5 000 ne s'applique qu'aux imprimés. Il doit y avoir une différence de plus de 50 % si l'on veut en imprimer plus de 5 000. À partir de là, il n'y a pas beaucoup de détails dans nos lignes directrices sur les limites à l'utilisation du courrier postal pour les colis et ce genre de choses. Ce n'est pas dans nos paramètres. Ceux-ci se limitent aux copies imprimées.
Je ne peux pas vous dire précisément quel en aurait été le coût pour nous, aujourd'hui. Nous pourrions probablement faire le calcul pour vous après la réunion.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:22
Merci, monsieur le président.
Je suis ici pour vous présenter le troisième rapport financier trimestriel pour l'année 2019-2020.
La première diapositive que nous vous présentons démontre les différents rapports préparés par l'Administration dans lesquels on retrouve des données financières. Ces rapports sont tous présentés ici aux membres du Bureau de régie interne au cours d'une année. Tous ces rapports contribuent à l'appui d'une surveillance efficace de l'utilisation des fonds publics.
Le troisième rapport trimestriel compare les données financières cumulatives de l'exercice en cours jusqu'à la fin du troisième trimestre et les données financières de la même période de l'exercice précédent. Le rapport est établi conformément à la méthode de comptabilité axée sur les dépenses, comme l'exigent les Comptes publics du Canada. Les autorités approuvées comprennent le budget principal et le budget supplémentaire de la Chambre, qui ont été approuvés ici, par le Bureau.
En date du 31 décembre, les autorisations approuvées pour 2019-2020 correspondent à une somme de 520,7 millions de dollars. Cela représente une diminution de 2,2 millions de dollars ou de 0,4 % par rapport à l'année précédente.
Les changements les plus importants ont trait à une réduction de 9,3 millions de dollars pour les régimes de retraite des députés. Cette réduction est compensée par une hausse de 3,4 millions de dollars et de 1,5 million de dollars pour les augmentations liées au coût de la vie pour les députés, les agents supérieurs de la Chambre et l'Administration. Il y a aussi une augmentation de 1,4 million de dollars pour les rapports de fonds et de 0,6 million de dollars pour les investissements importants.
À la fin du troisième trimestre de 2019-2020, les dépenses s'établissaient à 350,4 millions de dollars, en comparaison aux 348,1 millions de dollars pour la même période pendant l'exercice précédent. Cela représente une augmentation de 2,3 millions de dollars ou de 0,7 %.
Les dépenses sont également présentées par type de coût. L'augmentation la plus importante, au troisième trimestre, par rapport à la même période de l'exercice précédent, concerne les ordinateurs, le mobilier de bureau et les accessoires. C'est une augmentation de 4,7 millions de dollars, due aux investissements associés à la vision et au plan à long terme ainsi qu'aux investissements relatifs à la gestion des ordinateurs dans les circonscriptions et à notre infrastructure de TI.
De plus, les dépenses liées aux salaires et aux avantages sociaux de 2019-2020 ont augmenté lors du troisième trimestre. Ces augmentations sont principalement attribuées à l'embauche d'employés supplémentaires et à l'appui des diverses initiatives, telles que l'informatique gérée au nom des circonscriptions, l'équipe des services consultatifs aux députés en tant qu'employeurs ainsi que les différentes préparations des activités reliées à l'élection générale.
De plus, l'augmentation des dépenses liées aux réparations et à l'entretien est principalement attribuable aux coûts liés à la vision du plan à long terme et de l'entretien de notre infrastructure de TI. Également, il y a eu une diminution des dépenses de transport et de télécommunications pour cette période, par rapport à celles de l'année précédente, qui étaient surtout reliées aux diminutions des déplacements durant l'année d'une élection générale.
Enfin, le rapport compare l'utilisation de nos autorisations entre 2019-2020 et 2018-2019. En date du 31 décembre, on observe une augmentation légère de 0,7 %.
Il est important de mentionner que la Chambre fait la promotion d'une utilisation efficace des ressources et s'efforce constamment de réduire les demandes de financement supplémentaire à chaque fois que c'est possible. Après les élections générales de cette année, nous surveillons de près les diverses facettes des répercussions financières de ce qui s'est fait et nous prenons nos décisions de financement en conséquence, tout au long de l'exercice.
Monsieur le président, j'ai terminé mon exposé.
Je peux maintenant répondre aux questions des députés.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Le niveau de la contribution de l'employeur pour le régime de retraite des députés est basé sur une évaluation actuarielle que nous recevons des agences centrales. C'est donc une diminution entre les deux années de cette contribution.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Grosso modo, ce sont les augmentations du coût de la vie. Il y a aussi une augmentation des ressources pour certains de nos projets.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Je n'ai pas les chiffres exacts, mais plusieurs étaient impliqués dans les différents programmes de transition. Quelques employés ont donné un coup de main dans les bureaux de comtés en ce qui a trait aux différents ordinateurs. Il a fallu augmenter nos ressources à cet égard.
La plus grande partie de l'augmentation est attribuable à la nouvelle équipe de soutien aux députés en tant qu'employeurs en ce qui a trait aux ressources humaines.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Exactement.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:27
Ce sera dans le poste des transports. Je n'ai pas plus de détails sous les yeux, je ne sais pas quelle est la proportion que les chiffres reflètent. Nous veillerons à donner aux députés une explication du changement de politique.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:29
Je vais d'abord parler du renouvellement de la plateforme informatique. Lors d'une période électorale, c'est-à-dire lorsque les élections ont lieu tous les quatre ans, on a l'occasion de faire le renouvellement spontané, afin de garder notre équipement à jour et fonctionnel partout sur la Cité parlementaire. Lors d'une élection générale prévue, il y a une augmentation de coûts en lien avec le renouvellement qui doit être fait.
Prévoit-on cette augmentation l'année prochaine? Non, on ne la prévoit pas. Il n'y aura que les programmes réguliers prévus pour le reste de nos matériels informatiques.
Dans le cas d'une élection précipitée, différentes choses diminuent, comme les frais de voyage, et d'autres augmentent. Nous faisons le suivi qui s'impose, afin de nous assurer d'équilibrer le budget pour ne pas être obligé de revenir ici, afin de compenser les budgets. Nous allons suivre cela de très près, au cas où cela surviendrait dans les années à venir.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:35
Merci, monsieur le Président.
Je viens vous présenter une soumission dans laquelle nous demandons au Bureau de régie interne l'autorisation d'améliorer les politiques sur le report de fonds pour les députés, les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre.
Le report de fonds vise un montant d'argent inutilisé qui peut être transféré d'un exercice à l'autre. La possibilité de reporter des fonds encourage la gestion prudente des budgets étant donné qu'elle apporte une certaine flexibilité en permettant une meilleure planification de l'utilisation des ressources.
Selon la politique actuelle, la méthode pour calculer le report de fonds peut créer une disparité durant l'exercice suivant une élection. L'Administration propose d'harmoniser les méthodes de calcul du report de fonds pour tous les députés et les présidents de séance afin d'assurer une meilleure transition durant l'exercice suivant une élection générale. De plus, nous souhaitons optimiser le report de fonds visant à appuyer les fonctions parlementaires des agents supérieurs de la Chambre.
Nous recommandons pour les députés et les présidents de séance que la méthode actuellement utilisée pour calculer le report de fonds pour les députés réélus et les présidents de séance renommés soit appliquée aux nouveaux députés élus et aux nouveaux présidents de séance nommés. Cela signifie que le montant maximal du report de fonds devrait être de 5 % du budget annuel, plutôt que du budget établi au prorata.
Pour les agents de la Chambre, nous recommandons une mise à jour de la politique sur le report de fonds pour maximiser les ressources d'un caucus et soutenir leurs fonctions parlementaires. Les agents de la Chambre continueraient à recevoir les fonds reportés en fonction de leur budget individuel d'agent de la Chambre, mais le montant total de ces reports de fonds individuels serait comparé au montant des reports selon le budget combiné de l'agent de la Chambre d'un caucus. S'il y a un écart entre ces deux montants, il sera redistribué aux agents de la Chambre en proportion de leur budget par rapport au budget total du caucus.
Les changements recommandés n'ont aucune répercussion financière supplémentaire pour la Chambre dans son ensemble. L'Administration continuera de demander du financement pour le report de fonds admissible au moyen des budgets supplémentaires des dépenses, conformément à la pratique actuelle.
Ces changements permettraient d'assurer...
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2019-12-12 12:51
Lorsque nous examinons les fonds reportés, nous tenons compte habituellement de certaines de nos priorités et des divers projets qui seront menés au cours d'une année. Comme les fonds ne sont pas garantis d'une année à l'autre, nous essayons d'éviter de nous en servir pour des pressions de nature permanente, par souci de prévoyance.
Une partie de cette somme est consacrée au cycle de vie de nos actifs et à d'autres projets qui visent à appuyer les députés. Ce n'est donc généralement pas déterminé à l'avance.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2019-12-12 12:52
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui pour présenter le Budget principal des dépenses proposé pour 2020-2021 et obtenir l'approbation du Bureau. Ce budget résume tous les postes connexes déjà approuvés par le Bureau, y compris les deux propositions que nous venons d'entendre aujourd'hui.
Nous demandons au Bureau d'accepter le montant proposé de 516,4 millions de dollars pour le Budget principal des dépenses de la Chambre, ce qui représente une augmentation de 2,6 % par rapport au Budget principal des dépenses des exercices précédents.
Le Budget principal des dépenses de la Chambre comprend des estimations des crédits votés et des postes législatifs. La portion allouée aux crédits votés est estimée à 360 millions de dollars et celle des postes législatifs est estimée à 156,3 millions de dollars. Globalement, les éléments déjà préautorisés sont les augmentations touchant l'aspect législatif des budgets des opérations pour les députés et les agents supérieurs ainsi que les allocations.
Ce qui est nouveau cette année, c'est le rajustement de 1,7 million de dollars pour les agents supérieurs de la Chambre. Ce montant s'impose en raison de la nouvelle représentation des partis à la Chambre, car il y a un parti reconnu de plus à la suite de la dernière élection générale.
Parmi les principales initiatives que nous avons déjà soulignées, rappelons le montant de 2,5 millions de dollars pour appuyer les services consultatifs en ressources humaines offerts aux députés, ce qui a été approuvé par le Bureau en février dernier, et le montant de 1,3 million de dollars pour la tenue de deux conférences qui ont également été approuvées durant l'année et qui auront lieu au cours de l'exercice financier.
En conclusion, il est recommandé que le Bureau approuve le Budget principal des dépenses de la Chambre des communes qui est proposé pour l'année 2020-2021 et qui se chiffre à 516,4 millions de dollars. Ce financement est divisé entre deux programmes. Il s'agit de 310,6 millions de dollars pour les programmes de députés et d'agents supérieurs et de 205,8 millions de dollars pour les programmes d'administration de la Chambre.
Nous sommes prêts à répondre aux questions.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2019-12-12 12:55
Oui, il y a eu des réorganisations au sein de l'organisation pour veiller à ce que les diverses activités soient bien alignées. En ce qui a trait à la vérification interne, la fonction de planification relevait avant du chef de la vérification interne. Cette fonction a maintenant été confiée à notre sous-greffier à l'administration. Ainsi, il n'y a eu aucune réduction de la capacité proprement dite. Dans le cas de la procédure, c'est la tribune de la presse qui a été transférée, là encore, au sous-greffier à l'administration. Il y a donc eu...
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