Monsieur le président, membres du comité, bonjour.
C'est avec plaisir que mon collègue Robert Frelich et moi comparaissons devant le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.
Nous sommes heureux de vous fournir de l'information qui vous aidera à mener votre étude sur le problème croissant du vol d'identité et de ses répercussions économiques sur les citoyens et sur les entreprises ainsi que des mesures que peuvent prendre les entreprises et les organismes d'application de la loi pour protéger davantage les Canadiens et les Canadiennes.
Une de mes fonctions à titre de sous-ministre adjoint des services d'intégrité au sein de Service Canada est de mettre en place les processus et les mesures administratives liés à l'émission des numéros d'assurance sociale.
Comme vous le savez peut-être, Service Canada est le volet de prestations des services au sein d'Emploi et Développement social Canada. Le ministère verse plus de 100 milliards de dollars chaque année dans le cadre de différents programmes et services, comme le programme d'assurance-emploi, le Programme canadien de prêts aux étudiants, le Régime de pensions du Canada et le Programme de la sécurité de la vieillesse. Et le numéro d'assurance sociale est utilisé dans l'ensemble de ces programmes.
Mais l'utilisation du numéro d'assurance sociale ne se limite pas à Emploi et Développement social Canada: en effet, de nombreux autres ministères et organismes fédéraux, comme l'Agence du revenu du Canada, la GRC, l'Agence des services frontaliers et le ministère de la Justice se servent quotidiennement du NAS et du Registre d'assurance sociale, ou « RAS ».
Comme le NAS est un élément important qui permet de faire en sorte que la bonne prestation soit versée à la bonne personne au bon moment, il joue un rôle de premier plan dans la gestion de l'identité.
Aujourd'hui, je vous expliquerai comment nos pratiques d'attribution des numéros d'assurance sociale et l'administration du Registre d'assurance sociale se sont améliorées au fil des ans pour renforcer l'intégrité du programme des numéros d'assurance sociale et pour réduire l'incidence et l'impact de la fraude en matière d'identité.
L'évolution du programme des NAS peut être divisée en quatre périodes, du point de vue des mesures visant à renforcer l'intégrité du NAS et à mieux le protéger.
La première période constitue ce que j'appelle les années initiales, qui vont de 1964 à 1976. La création du programme des NAS remonte à 1964, avec la mise sur pied d'un registre pour deux programmes fédéraux, soit le programme d'assurance-chômage, rebaptisé par la suite programme d'assurance-emploi, et le Régime de pensions du Canada.
Peu après, son utilisation a été étendue à l'Agence du revenu du Canada dans le cadre des déclarations de revenus. Depuis, le programme des NAS a été étendu davantage et utilisé comme indicateur unique pour plus de 50 programmes ou services fédéraux. Il constitue un élément incontournable dans la vie des Canadiens et des Canadiennes.
À l'époque, les mesures d'intégrité prévues dans le système d'émission des numéros d'assurance-sociale étaient très limitées. Par exemple, les employeurs étaient autorisés à demander l'émission de NAS pour leur employé. Les clients n'avaient pas à fournir de preuves d'identité et si quelqu'un avait perdu son NAS, un nouveau numéro pouvait lui être assigné.
La deuxième période va de 1976 à 1996. Je considère que, durant cette période, on a accru l'intégrité du système de traitement des demandes de NAS qui, à l'époque, se faisaient sur papier.
À partir du mois de juillet 1976, on a commencé à exiger que les clients fournissent des preuves d'identité et les demandes de NAS devaient être présentées par le client lui-même. De plus, les employeurs ne pouvaient plus faire la demande d'un NAS pour leur employé.
Au début, un grand nombre de documents d'identité étaient acceptés aux fins de l'émission des numéros d'assurance-sociale, y compris les pièces d'identité secondaires, comme des permis de conduire. Toutefois, à la fin de cette période, pratiquement plus aucun document secondaire n'était accepté et les agents se basaient sur des documents primaires comme des certificats de naissance et des documents émis par Citoyenneté et Immigration Canada.
Durant la période allant de 1996 à 2006 nous avons commencé à faire la transition d'un système axé, dans une large mesure, sur une approche manuelle, sur support papier, vers un système dans lequel on commençait à inclure des mesures automatisées de protection de l'intégrité.
En novembre 1996, le premier de ces changements a été mis en oeuvre: l'établissement d'un lien électronique dans la base de données de Citoyenneté et Immigration Canada qui permettait de vérifier l'identité et le statut de résident permanent et de résident temporaire des personnes qui étaient arrivées au Canada après 1972.
En 1998, le Bureau du vérificateur général a commencé à s'intéresser de près au programme du NAS. Je vais prendre quelques instants pour vous faire part des différentes conclusions du bureau, car cette période fut charnière dans l'administration du NAS et du RAS.
Dans ses rapports de 1998 et 2002, le Bureau du vérificateur général notait principalement que les procédures de preuve d'identité devaient être améliorées, que les sources d'information existantes devaient être mieux utilisées, que les renseignements que contenait la base de données du NAS n'étaient pas toujours complets ni exacts, et qu'il y avait davantage de NAS en circulation que de Canadiens de plus de 20 ans.
En réponse à ces lacunes, d'importantes initiatives ont été lancées pour améliorer l'administration des NAS et du RAS, ce qui a contribué aux efforts faits par le gouvernement pour lutter contre le vol et la fraude liés à l'identité. Nous avons introduit l'indicateur inactif, ainsi qu'une date d'expiration pour les NAS émis aux travailleurs étrangers temporaires et nous avons créé un site Web de référence interne sur les preuves d'identité dans l'intranet.
L'indicateur inactif identifie les NAS qui ne sont pas actifs depuis cinq ans consécutifs ou plus, c'est-à-dire les NAS à l'égard desquels il n'y a pas eu d'activité ayant trait au revenu, comme la présentation de déclaration de revenus ou des interactions avec des programmes gouvernementaux. Depuis lors, si quelqu'un a un indicateur inactif dans son dossier de numéro d'assurance sociale, il doit fournir une preuve d'identité originale pour réactiver son numéro d'assurance sociale, à savoir un certificat de naissance original s'il est né au Canada ou des documents de Citoyenneté et Immigration Canada, s'il est né à l'étranger.
Cette réactivation se fait en personne à un centre de Service Canada s'il réside au Canada, ou par la poste s'il réside à l'extérieur du Canada. De plus, pour aider les agents à mieux détecter les risques de fraude et de vol d'identité, on a développé en 2003 le site Web de référence interne des preuves d'identité ayant trait à l'émission des numéros d'assurance sociale dans l'Intranet. Ce site Web donne aux agents responsables de l'émission des numéros d'assurance sociale un accès à des renseignements détaillés quant aux éléments à examiner dans les documents d'identité afin de s'assurer de leur authenticité.
En se fondant sur les recommandations visant à assurer une meilleure utilisation des sources d'informations, le ministère a signé des ententes avec les 10 provinces — en commençant par l'Ontario, en 2005 — afin de créer des liens électroniques entre les bureaux provinciaux de l'état civil et le Registre d'assurance sociale. Ces ententes nous permettent de valider l'information contenue dans les certificats de naissance émis par les provinces et d'obtenir des données concernant les décès, qui sont comparées ensuite aux données contenues dans le Registre d'assurance sociale. Cela nous permet de repérer les dossiers de personnes décédées et d'éviter ainsi que d'autres paiements leur soient versés par des programmes fédéraux.
De plus, ces ententes assurent l'intégration du système en permettant aux parents de faire la demande d'un numéro d'assurance sociale pour leur enfant au moment où ils enregistrent sa naissance auprès des autorités provinciales.
Finalement, durant la période la plus récente, c'est-à-dire depuis 2006, le ministère a mis en place deux importants éléments pour faciliter l'administration des NAS: la formation et l'accréditation des agents et le Code de bonnes pratiques du numéro d'assurance sociale. Dans le contexte de notre programme d'accréditation, les agents suivent une formation portant tout particulièrement sur l'attribution et l'administration des numéros d'assurance sociale; depuis 2006, seuls les agents accrédités peuvent délivrer des NAS aux clients. Le Code de bonnes pratiques du NAS, qui est un document public disponible sur notre site Internet, renferme des normes et directives destinées aux utilisateurs du NAS — les citoyens canadiens, les employeurs et d'autres intervenants — afin qu'ils comprennent leurs responsabilités à l'égard du NAS.
Par exemple, le code conseille les employeurs sur la façon de gérer l'information ayant trait aux employés, et particulièrement aux numéros d'assurance sociale. Il souligne le rôle clé que jouent les employeurs dans la détection et la prévention de la fraude liée aux numéros d'assurance sociale, étant donné que l'emploi illégal et la fraude fiscale sont deux des principales raisons à l'origine de ce type de fraude. Le code demande aux employeurs de signaler immédiatement à Service Canada tout abus soupçonné du numéro d'assurance sociale.
Nous avons commencé à recevoir les données concernant les naissances et les décès électroniques de l'Ontario en 2006.
La première province à avoir instauré la validation de l'information contenue dans les certificats de naissance était la Colombie-Britannique, en 2008. Actuellement, nous avons des liens électroniques avec huit provinces. Il est prévu que les liens avec les deux autres provinces seront établis d'ici 2016.
Nous sommes heureux de signaler que notre travail et nos efforts ont été reconnus par le Bureau du vérificateur général en 2009 et 2011. Il a en effet reconnu les mesures prises par le ministère en réponse aux préoccupations soulevées dans le cadre de vérifications antérieures et a précisé que le ministère avait apporté de considérables améliorations à cet égard.
Maintenant, j'aimerais parler des deux initiatives les plus récentes visant à accroître l'intégrité du programme des NAS: le remaniement du traitement des demandes de NAS envoyées par courrier et l'élimination de la carte d'assurance sociale. Étant donné que les demandes de NAS envoyées par courrier représentaient seulement 4 % des 1,5 million de demandes traitées chaque année, qu'approximativement 55 % de ces requêtes étaient rejetées à cause d'erreurs dans les formulaires de demande et que les mesures de gestion de l'identité dans le contexte de l'envoi des demandes par la poste n'étaient pas aussi robustes que le traitement en personne, les demandes de NAS ne pourront plus être envoyées par courrier, sauf lorsqu'une personne habite dans une région éloignée, fait face à des restrictions en raison de circonstances atténuantes ou se trouve à l'étranger.
Le ministère était également conscient des problèmes d'intégrité causés par l'utilisation abusive de la carte d'assurance sociale. La carte d'assurance sociale n'était jamais censée être utilisée comme une carte d'identité, puisqu'elle ne contient pas des éléments de sécurité ou des caractéristiques distinctes. Cependant, en raison de son format réduit, un grand nombre des titulaires de la carte la conservait dans leur portefeuille, en dépit de la directive du ministère qui le leur déconseillait. À partir d'hier, les demandeurs ne recevront plus une carte d'assurance sociale, mais seront plutôt informés du NAS dans une lettre. Cette initiative aidera à empêcher le vol et la fraude liés à l'identité en cas de perte ou de vol des cartes d'assurance sociale.
Le numéro d'assurance sociale est au coeur de l'administration de nombreux programmes. Depuis 1964, nous avons fait beaucoup de progrès pour créer un programme de numéro d'assurance sociale robuste qui aide les ministères et gouvernements à administrer le versement des prestations, tout en protégeant les clients contre le vol et la fraude liés à l'identité.
Nous travaillons continuellement avec les intervenants clés, en l'occurrence les autres ministères fédéraux, les provinces et territoires et le secteur privé, afin de déterminer les mesures que nous pouvons prendre pour réduire les risques de fraude et de vol liés à l'identité. Nous soumettons régulièrement nos processus et politiques à une évaluation pour les rendre plus sécuritaires et plus solides, et ce, afin de fournir des services de haut niveau aux Canadiens et Canadiennes.
Nous nous ferons maintenant un plaisir de répondre à vos questions, si vous en avez.