Je vous remercie, monsieur le président.
Je suis heureux d'être ici aujourd'hui pour présenter un mémoire au nom de l'Administration de la Chambre en vue d'obtenir l'autorisation du Bureau de régie interne de moderniser certaines politiques du Manuel des allocations et des services aux députés. Avant de vous présenter ce mémoire plus en détail, j'aimerais y aller de quelques observations pour vous donner un aperçu des trois éléments qui confèrent ce pouvoir relativement aux questions administratives et financières qui touchent les députés, les agents supérieurs de la Chambre et la Chambre des communes.
La Loi sur le Parlement du Canada confère au Bureau l’autorité pour toutes les questions financières et administratives concernant les députés, la Chambre des communes, ses locaux, ses services et son personnel. En vertu de la loi, le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration et le Règlement administratif relatif aux députés régissent l'utilisation des fonds, des biens, des services et des locaux mis à la disposition des députés pour l'exercice de leur fonction parlementaire. En tant que document de référence à l'intention des députés, le Manuel des allocations et des services aux députés est offert aux Canadiens sur le site Web de la Chambre des communes. Le Manuel des allocations et des services aux députés — ci-après, le MAS — est le guide complet des politiques approuvées par le Bureau en matière de budgets, d’allocations et de services pour les députés et les agents supérieurs de la Chambre à l’appui de leurs fonctions parlementaires, ainsi que pour les bureaux de recherche.
Conformément à son engagement continu visant à assurer l’excellence dans la prestation de services aux députés, l’Administration de la Chambre révise et actualise périodiquement le MAS et le Règlement administratif relatif aux députés pour donner suite aux commentaires des députés et des agents supérieurs de la Chambre relativement à l’évolution de leurs besoins dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Les modifications proposées dans ce mémoire visent à augmenter la latitude dont les députés disposent pour s'acquitter de leurs fonctions et à réduire le fardeau administratif imposé aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre quant à la gestion des ressources qui leur sont fournies.
Je suis convaincu que ces changements auront une incidence positive sur la façon dont les députés fournissent des services à leurs concitoyens dans l'exercice de leurs fonctions parlementaires et sur la capacité des agents supérieurs de la Chambre d'appuyer leurs caucus.
Nous reconnaissons que les enjeux rencontrés par les députés deviennent de plus en plus complexes avec l'avancement de la technologie et les particularités qui caractérisent chaque circonscription, exigeant des alternatives politiques prospectives, intégrées et flexibles.
Cela dit, le mémoire tient compte des réalités organisationnelles actuelles et des besoins changeants des députés, et veille en cela à ce que le Manuel des allocations et des services aux députés reste pertinent. De plus, je tiens à mentionner que nous poursuivrons notre évaluation des autres aspects du manuel afin de veiller à ce qu'il soit toujours pertinent.
J'aimerais prendre seulement quelques minutes pour présenter les recommandations contenues dans le mémoire, afin de laisser du temps aux membres du BRI de poser des questions.
Pour ce qui est de la mesure d'adaptation spéciale pour les députés, il est recommandé que la politique actuelle soit modifiée, afin de permettre un examen plus approfondi des demandes liées aux circonstances particulières pouvant avoir une incidence sur la capacité d'un député à remplir ses fonctions parlementaires. La portée de cette modification ne se limiterait pas à des cas médicaux. Elle permettrait aussi de tenir compte de la situation personnelle particulière des députés.
Le dirigeant principal des ressources humaines continuera de faire rapport annuellement sur le financement fourni pour répondre aux besoins des députés.
Ensuite, pour améliorer le soutien offert aux familles de députés décédés, il est recommandé que la politique soit modifiée pour inclure deux déplacements aller-retour à Ottawa pour chaque conjoint, pour chaque enfant et pour deux voyageurs additionnels; permettre le remboursement des frais d’hébergement, des frais de repas et des faux frais pour une période ne dépassant pas cinq jours par déplacement; faire passer de six à douze mois la période pendant laquelle le Programme d’aide aux employés est à la disposition du conjoint et des personnes à charge de l’ancien député; et, pour s'adapter promptement aux situations particulières qui peuvent se produire dans ces circonstances exceptionnelles, permettre au dirigeant principal des ressources humaines d'utiliser les fonds établis pour les mesures d’adaptation particulières des députés afin de rembourser les dépenses supplémentaires liées au décès d’un député. Ces modifications amélioreront le soutien offert à l'heure actuelle et permettront de mieux tenir compte des besoins des familles endeuillées en ce qui a trait au déménagement du mobilier et des effets personnels de l’ancien député.
La troisième recommandation de la soumission vise à clarifier la politique sur les services d'interprétation, plus précisément les interprétations simultanées lors des réunions de caucus nationaux.
Ces dépenses répondent au droit fondamental de communiquer dans les deux langues officielles et elles sont imputées à un budget central de la Chambre. Bien que ces services soient principalement obtenus par le Bureau de la traduction, nous proposons de modifier cette politique lorsque les services d'interprètes externes ou contractuels sont utilisés.
De façon plus particulière, lorsque les réunions ont lieu à l'extérieur de la région de la capitale nationale, nous proposons que les frais de déplacement engagés par les interprètes externes soient imputés au bureau de l'agent supérieur de la Chambre.
La quatrième recommandation concerne les services d’interprétation gestuelle dont les députés ont besoin pour communiquer avec des électeurs malentendants. Nous avons proposé de modifier la politique afin que ces dépenses soient reconnues comme faisant partie de la fonction parlementaire du député et pour permettre ainsi aux députés d'imputer les frais de ces services à leur budget de bureau.
En ce qui concerne l'utilisation d'un véhicule officiel, nous reconnaissons que, plutôt que d'utiliser deux véhicules, il pourrait être plus pratique, pour les agents supérieurs de la Chambre qui disposent d'un véhicule officiel fourni par la Chambre pour leurs fonctions parlementaires, d'utiliser ce véhicule à des fins personnelles lorsque celui-ci n'est pas nécessaire pour les fonctions officielles.
À cette fin, il est proposé d'introduire une politique de remboursement des coûts associés à l'utilisation personnelle des véhicules, en utilisant le taux de kilométrage fixé par le Bureau et modifié pour tenir compte des coûts directs liés à l'entretien et à l'utilisation de ce véhicule.
La prochaine recommandation concerne les coordonnées des députés dans les publicités. Il est recommandé de supprimer l'obligation pour un député d'inclure ses coordonnées dans les publicités. En revanche, il devra clairement indiquer qu'il fait la publicité en sa qualité de député.
Ces modifications rendent compte du fait que les moyens dont disposent les députés pour communiquer avec leurs électeurs et les motifs qui les poussent à le faire ont évolué au fil du temps, et que les moyens technologiques actuels permettent aux électeurs de trouver aisément les coordonnées des députés. Par conséquent, l'approche plus souple consiste à donner aux députés le pouvoir discrétionnaire de déterminer quand il est nécessaire d’indiquer leurs coordonnées dans leurs publicités, qu'il s'agisse d'annoncer une assemblée publique, par exemple, de promouvoir l'aide qu'ils peuvent apporter à leurs électeurs ou même dans le cadre de messages de félicitations.
La prochaine recommandation concerne les petits objets souvenirs, ces articles de faible valeur, comme des stylos et des macarons aimantés, que les députés achètent dans le but de les distribuer à leurs électeurs. Il est recommandé d’autoriser l’achat de petits objets souvenirs uniquement en tant que dépense imputée au budget de frais de publicité et de supprimer la référence à ces objets dans la politique d’accueil.
Ces modifications devraient entrer en vigueur à compter du 1er avril 2018, ce qui nous permettra d'apporter les changements nécessaires aux rapports des dépenses des députés publiés chaque trimestre sur le site Web du Parlement du Canada ainsi qu'aux systèmes et processus connexes.
Cette modification permettra de mieux respecter l'objectif de la politique d'accueil, c'est-à-dire de faire en sorte que les ressources parlementaires des députés servent à des fonctions de courtoisie ou de protocole.
En ce qui concerne les billets de repas, certains députés participent à des événements dans leur communauté, ce qui leur permet de communiquer avec de nombreux électeurs d'un même endroit. Cependant, dans le cas où la nourriture est fournie, il y a souvent des coûts liés à cet événement qui se traduisent par l'achat de billets de repas par le député.
Dans cet esprit, il est recommandé que le bureau officialise une limite pour l'achat de billets de repas. Cette modification confirme une pratique qui est appliquée par l'administration de la Chambre depuis de nombreuses années, et dont la limite est présentement fixée à 125 $ par billet. Cette limite sera révisée périodiquement par le dirigeant principal des finances, en fonction du taux d'indemnité journalière pour le souper, et elle sera approuvée par le bureau. Nous modifierons notre facteur multiplicateur, afin de tenir compte du caractère protocolaire de ces événements.
Ensuite, en ce qui concerne les limites établies pour l’achat de biens, il est proposé de modifier la politique afin d’autoriser le DPF à modifier le prix d’achat maximum, la quantité et les types de biens autorisés, en fonction de facteurs tels que les normes sur le matériel de bureau des députés, l’évolution technologique et la valeur marchande. Par exemple, nous continuerons d’appliquer la décision prise par le Bureau en 2006 qui nous permettait de rajuster le taux de kilométrage et le taux d’indemnité journalière en fonction des taux établis par le Conseil du Trésor, sans avoir à consulter le Bureau à cet égard. Cela signifie que des approches de ce genre seront maintenant intégrées dans nos règlements, et que nous ne serons plus forcés de réexaminer chaque fois ces questions.
De plus, nous proposons de modifier la politique afin d’autoriser le DPF à évaluer et à autoriser un achat de biens au-delà des limites permises, dans les cas où les députés ont démontré un besoin raisonnable et justifiable, avec justification écrite à l’appui. Le processus décisionnel à cet égard sera fondé sur le processus et les principes directeurs préalablement approuvés par le Bureau pour la gestion des biens et pourra comprendre l’examen de facteurs tels que les circonstances régionales ou particulières ainsi que la disponibilité des biens visés dans la circonscription du député. Le DPF fournira aux membres du Bureau un rapport sommaire annuel sur les limites et les taux qu’aura fixés le DPF, ainsi que sur les situations où ils s’appliqueront.
Ces modifications rendent compte du fait que les limites actuellement établies pour l’achat de biens ne sont plus adaptées à la réalité d’aujourd’hui, que les besoins des députés changent rapidement et que, pour appuyer promptement les députés dans leurs fonctions parlementaires, nous devons faire preuve d’une plus grande souplesse.
Finalement, en ce qui concerne le taux de rémunération annuel maximal des employés et des députés, il est proposé de modifier la politique afin de permettre au dirigeant principal des ressources humaines de modifier le taux de rémunération annuel maximal des employés et des députés en fonction des principales ententes à l'égard des salaires conclues par les groupes principaux du Canada. Le même index est utilisé pour établir les allocations des députés.
Cette proposition vise à adopter une approche cohérente et équitable pour modifier cette limite et à aider les députés à attirer et à retenir des employés compétents, afin de les soutenir dans l'exercice de leurs fonctions parlementaires.
J’espère que cette brève explication de notre soumission vous donne un aperçu des recommandations de l’Administration de la Chambre, qui visent à mieux satisfaire les besoins changeants que les députés et les agents supérieurs de la Chambre éprouvent dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires, en étant plus souples et en réduisant une partie du fardeau administratif.
J’espère que les modifications proposées répondent à certains des commentaires formulés par les députés et les agents supérieurs de la Chambre. L’Administration de la Chambre demande maintenant au Bureau d’approuver ces recommandations et la modification des 10 politiques mentionnées dans les soumissions, lesquelles figurent dans notre Manuel des allocations et des services aux députés ainsi que dans les règlements connexes.
Nous sommes disposés à répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir à ce sujet.