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Susan Kulba
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Susan Kulba
2019-06-13 12:48
Les éléments comme le nombre de salles de comité et tous les besoins de base ont été établis en 1999 dans un rapport très concis qui a été approuvé par le Bureau de régie interne. Ce sont les besoins de base que nous nous sommes efforcés d'intégrer à la vision et le plan à long terme, la VPLT.
Comme Michel l'a mentionné, une partie de la VPLT a évolué en 2006 pour en arriver à un plan d'aménagement et des idées conceptuelles. Par la suite, en 2009-2011, l'Administration a procédé à un examen complet pour s'assurer que les besoins étaient encore exacts. Suivant la structure de gouvernance à l'époque, le tout a été soumis à un comité directeur de la vision et le plan à long terme, la VPLT, de la haute direction au sein de l'Administration, puis au Bureau de régie interne pour approbation.
Ce sont les besoins que nous avons cherché à combler dans l'ensemble. Toutefois, comme M. Patrice l'a mentionné, nous n'avons jamais présenté au Bureau de régie interne le menu détail, sauf à certaines occasions, comme les pupitres à la Chambre. C'est l'une des rares occasions où nous avons présenté quelque chose de très détaillé au Bureau de régie interne. Nous pensions que c'était très important et nous avions appris de l'expérience des cinq sièges que c'était un élément auquel vous vouliez participer.
Dans les projets de cette ampleur, il y a une foule de détails. Il faut déterminer le niveau de détails auquel vous voulez participer et comment procéder pour obtenir vos commentaires et vos idées pour que l'endroit soit le mieux adapté possible à vos besoins.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2018-06-14 12:27
Lorsqu'un nouvel édifice ouvre ses portes, les premiers à s'y installer sont les gens du Service de protection parlementaire. Le SPP y déploie toutes ses ressources; on y mène des exercices pour que les agents se familiarisent avec les nouvelles installations. Ils connaissent donc parfaitement l'édifice lorsque les autres occupants commencent à s'y installer. Toute une procédure de fonctionnement est bien établie avant que nous fassions entrer qui que ce soit d'autre dans l'édifice.
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Susan Kulba
2018-06-14 12:28
L'édifice de l'Ouest sera effectivement doté d'une salle familiale répondant à ces besoins à proximité de la Chambre. Il y aura aussi dans l'édifice de l'Ouest une salle réservée à la méditation.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2018-03-22 11:20
Merci, monsieur le Président.
Nous sommes ici aujourd'hui pour vous présenter une mise à jour de la vision et du plan à long terme, plus spécifiquement en ce qui concerne l'édifice de l'Ouest.
Vous vous souviendrez que nous sommes venus en octobre faire le point sur l'avancement des travaux dans l'édifice de l'Ouest et la phase 1 du Centre d'accueil des visiteurs. Nous avions alors convenu de revenir faire le point en mars et vous donner un aperçu de l'état d'avancement des travaux en vue de l'occupation.
Aujourd'hui, nous allons parler un peu du contexte, faire le point sur les travaux, discuter de certains des principaux risques et des mesures d'atténuation, présenter un aperçu de haut niveau de la stratégie de déménagement et terminer avec un résumé et des recommandations.
En gros, la transition des opérations parlementaires de l’édifice du Centre marque une étape historique et comporte un ensemble complexe d’éléments variables. L’objectif est d’effectuer le déménagement à l’édifice de l’Ouest à temps pour la session de l’automne 2018, et il faut vraiment bien réfléchir à cela, compte tenu des risques. Nous voulons veiller à ce que les opérations parlementaires se poursuivent sans interruption.
La Chambre des communes travaille en très étroite collaboration avec SPAC — Services publics et Approvisionnement Canada — et avec leur directeur des travaux afin de garder le rythme et de prendre les mesures nécessaires en fonction des risques qui émergent. Il reste beaucoup de travail à faire, mais les travaux progressent bien.
Il faut bien comprendre qu’il est essentiel d’avoir assez de temps pour réaliser tous les tests et veiller à la familiarisation avec l’immeuble, un fois que les travaux de construction progressent, et qu'il faut prévoir du temps pour l'intégration des TI et d'autres systèmes. Nous avons une gouvernance robuste, formée des partenaires parlementaires et d'autres intervenants clés, et cela nous aide à maintenir le cap et à nous attaquer aux risques qui émergent.
En ce qui concerne l'état d'avancement des travaux, de grands progrès ont été réalisés. La construction de la Chambre touche à sa fin. Vous verrez qu'on installe la moquette et les sièges des tribunes, que la construction des salles de comité 1 et 2 est pratiquement terminée et qu'on a commencé l'intégration des TI.
Nous avons entrepris le long processus d'examen des lacunes, ce qui est très bien, et vous verrez que plusieurs bureaux sont, à ce point, prêts qu'on est en train d'y placer le mobilier.
Nous espérons que tous les grands travaux seront terminés avant l’ajournement du Parlement, mais cela ne signifie pas pour autant la réalisation complète du projet. Nous devrons veiller à l’intégration finale des TI et des systèmes de sécurité, continuer d'installer le mobilier et corriger les défauts. Cela exige beaucoup d'efforts et de travail.
Il y a les principaux risques. La Chambre représente toujours le risque le plus élevé, en ce moment. C'est une pièce complexe où il faut beaucoup d'intégration. Nous devons réaliser beaucoup de simulations et de tests afin de veiller à ce qu'elle soit prête sur le plan opérationnel et puisse vous soutenir dans le travail que vous y accomplissez.
Il reste d'autres secteurs à haut risque, dont les salles de comité 3 et 4, certaines des plus petites salles de réunion, et l'intégration complète des postes, systèmes et portes de sécurité.
Les secteurs à faible risque de l'édifice sont les bureaux, la cafétéria et le Centre d'accueil des visiteurs. Les travaux y progressent très bien.
Nous surveillons d'autres éléments, comme les quais de chargement temporaires.
Comme je l'ai dit, nous travaillons en très étroite collaboration avec SPAC afin d'atténuer les risques, et dans le cadre de cette stratégie, il faut, entre autres, établir un ordre de priorité. Les gens de SPAC nous accompagnent dans nos efforts pour cerner les secteurs clés où il faut une importante intégration des TI et de la sécurité, et ils accordent la priorité à ce qu'il faut produire. Nous pouvons ainsi faire un peu de chevauchement et poursuivre les travaux afin de progresser rapidement.
La surveillance continue des risques est vraiment importante, et nous suivons de près les jalons importants. La Chambre devrait être terminée et prête à utiliser le 3 avril. S'il y a des risques, nous essayons de les atténuer; cependant, il est important que nous ayons le temps de le faire.
La page suivante vous donne un aperçu général du calendrier de déménagement. Vous verrez qu'à compter de juillet, nous commencerions à déménager les bureaux de la Chambre de l'édifice du Centre à l'édifice de l'Ouest. Cela se poursuivrait pendant l'été, et les députés seraient prêts à s'installer dans leurs nouveaux bureaux à la fin d'août ou au début de septembre, à temps pour la session de l'automne.
En conclusion, la réhabilitation de l'édifice de l'Ouest est vraiment un projet excitant. Après cette rénovation historique, l'édifice de l'Ouest sera pleinement fonctionnel et offrira à la Chambre des communes un excellent lieu de travail temporaire pour les 10 années à venir. Tout le monde fait un travail fantastique; cependant, nous ne sommes pas en mesure de vous recommander maintenant une date précise, car les travaux se poursuivent.
Ce que nous recommandons, c'est que nous comparaissions de nouveau devant le BRI avant la relâche estivale pour, de nouveau, faire le point sur l'état d'avancement des travaux et pour demander une décision quant à la date d'aménagement.
L'autre recommandation que nous aimerions faire est de repousser l'exigence de fin des travaux à l'automne pour certains éléments. Il s'agirait de la salle de comité 4, des quais de chargement temporaires et de quelques petites salles de réunion.
Merci.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2018-03-22 11:28
Je vais commencer par répondre à la question sur l'acoustique.
En gros, trois tests acoustiques sont prévus, pour diverses raisons, et ils se font à diverses étapes du projet.
Les deux premiers ont été réalisés. Le premier a donné de bons résultats, et nous attendons les résultats du deuxième. Le troisième est prévu pour le milieu d'avril.
Plus tard, une fois que toute l'intégration des TI sera terminée et que le mobilier sera installé, nous allons mener des simulations complètes d'une séance de la Chambre, puis nous allons apporter les correctifs nécessaires en fonction des exigences qui ne seront pas satisfaites.
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Susan Kulba
2018-03-22 11:34
C'est juste, oui.
La rencontre avec les whips pour attribuer les locaux fait simplement partie du processus de planification. Nous voudrions simplement être prêts pour la décision. Si la date est confirmée, nous sommes prêts à procéder au déménagement dès l'été ou le mois de septembre, conformément au calendrier. Ce qui suit après est simplement la planification de ces déménagements.
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2017-11-02 12:45
Nous collaborons actuellement avec Services publics et Approvisionnement Canada pour réaliser le projet de l'édifice de l'Ouest. Nous étions présents à la dernière réunion du Bureau, et, pour l'essentiel, nous envisageons trois scénarios de déménagement.
Le projet se déroule bien en ce moment. Il y a encore beaucoup de travail à terminer durant les sept prochains mois. Selon Services publics et Approvisionnement Canada, tout sera terminé à temps et sans dépassement de frais, et nous pourrons emménager l'été ou l'automne prochain. Mais nous avons aussi trois scénarios d'occupation en fonction de nos évaluations des risques.
Il y a d'abord l'emménagement dans le délai prévu. Il y a ensuite l'emménagement plus tardif, durant la période de Noël. Enfin, il y a l'emménagement l'été suivant, qui coïnciderait avec les élections. Il est évident que cela nous ferait économiser un déménagement, et, si le projet est retardé pour une raison ou une autre, c'est le scénario que nous privilégierons.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2017-10-19 11:22
Je vous remercie, monsieur le président.
Nous sommes ici aujourd'hui pour vous présenter une mise à jour de la vision et du plan à long terme.
Nous vous présenterons une mise à jour des progrès réalisés et nous vous donnerons un aperçu de l'orientation des travaux à venir.
Nous allons commencer par vous donner un aperçu du programme et nous vous parlerons des progrès réalisés jusqu'à présent. Nous ferons le point sur les travaux majeurs, notamment ceux qui ont été réalisés à l'édifice de l'Ouest, nous vous présenterons une courte vidéo qui vous donnera un aperçu de l'état d'avancement des travaux et nous vous informerons des étapes à venir.
Susan Kulba
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2017-10-19 11:27
La date de la fin d'une grande partie des travaux ayant été fixée au 10 mai, il nous faudra maintenir le rythme au cours des sept prochains mois. Comme l'a mentionné mon collègue Rob Wright, la Chambre des communes et les Services publics et Approvisionnement Canada travaillent ensemble pour préserver cette dynamique. Nous faisons tout notre possible pour faire avancer certains travaux, nous effectuons des tests poussés dans la mesure du possible et nous tirons profit des leçons tirées de projets antérieurs afin de conserver notre erre d'aller.
Nous avons élaboré un solide processus de gouvernance qui permet à la haute direction de prendre des décisions rapidement, de communiquer ouvertement, et surtout de résoudre les problèmes très rapidement.
L'une des approches que nous préconisons consiste à créer des maquettes pour voir où en sont les travaux. La photo que vous voyez à gauche est une maquette d'un bureau de député. Une fois celle-ci réalisée, les travailleurs sont en mesure de voir et de comprendre ce qu'on attend d'eux pour les autres bureaux de l'édifice, ce qui contribue au bon déroulement des travaux. À droite, vous avez une illustration des nouvelles places de la galerie réservée au public et grâce à cette maquette, nous avons été en mesure de vérifier le fonctionnement à l'avance et de voir comment nous pouvions y intégrer la technologie.
Un autre aspect sur lequel nous travaillons... Comme vous pouvez l'imaginer, la Chambre est un élément primordial du nouvel espace législatif et nous devons nous assurer que tout fonctionne bien, y compris l'acoustique. À cet égard, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les Services publics et Approvisionnement Canada tout au long des travaux de conception, afin de nous assurer que toutes les modélisations informatiques nous permettaient d'obtenir les résultats que nous recherchions et, à ce jour, il semble que nous parviendrons à dépasser la norme exigée. Nous effectuerons quelques tests physiques, car les qualités acoustiques sont tributaires de l'environnement bâti et des gens à l'intérieur. Nous effectuerons des tests à compter de décembre, puis au fur et à mesure de l'évolution des travaux de construction de la Chambre, jusqu'en février, pour ensuite procéder à un test définitif en mars 2018.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2017-10-19 11:34
Nous vous tiendrons au courant des prochaines étapes.
Comme je l'ai mentionné précédemment, nous commencerons à effectuer les tests acoustiques en décembre, puis nous procéderons à des essais et à des mises en service en prévision de l'ouverture des édifices. Par ailleurs, nous élaborerons des stratégies de planification de l'occupation ainsi que divers scénarios et plans d'urgence. Nous reviendrons plus tard cet automne vous présenter une analyse de rentabilisation pour le financement des opérations en tenant compte des facteurs intrinsèques à l'utilisation d'un nouvel édifice.
Nous reviendrons à nouveau au printemps avec une mise à jour du déroulement des travaux de construction et nous vous demanderons votre approbation quant à la stratégie d'occupation et la date du déplacement. Nous reviendrons également avec une autre mise à jour de la vision et du plan à long terme de Services publics et Approvisionnement Canada.
Merci.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2017-10-19 11:40
Nous examinons divers scénarios d'occupation. Nous avons un plan d'urgence au cas où nous serions dans l'impossibilité de gérer un risque au cours de cette période. Nous examinons divers scénarios possibles au cas où nous devrions modifier les dates de déménagement.
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Susan Kulba
2017-10-19 11:43
L'ameublement de la Chambre, celui de l'allée centrale et quelques bureaux seront transférés dans la nouvelle Chambre. Nous ajouterons des bureaux supplémentaires, qui sont en cours de fabrication dans les ateliers affectés à l'ameublement de la Chambre des communes, pour les 30 nouveaux députés.
Toute la collection patrimoniale de l'édifice du Centre sera également déménagée et quelques nouveaux meubles seront ajoutés à la collection.
Susan Kulba
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2017-10-19 11:44
Bien sûr. Nous utilisons un fauteuil patrimonial que nous avons déjà et non le fauteuil actuel de la Chambre.
Susan Kulba
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Susan Kulba
2017-10-19 11:44
Nous avons prévu déménager les meubles qui ne sont pas utilisés en juin, mais les meubles qui seront utilisés jusqu'à la fin de la présente session parlementaire ne seront pas déménagés avant l'ajournement de la Chambre, soit à la fin juin 2018 ou dans le courant de l'été. Ainsi, les travaux de la Chambre pourront se dérouler à partir de septembre 2018. Les gens devraient déménager entre la mi-août à la mi-septembre.
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