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Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:16
Merci, monsieur le président.
Si vous voulez me suivre dans mon exposé — je sais que la documentation sur ce sujet est très volumineuse —, j'utiliserai la présentation courte pour vous parler des points principaux. Elle s'intitule « Application des exigences en matière de divulgation proactive ». Vous disposez aussi des maquettes qui vous montrent comment l'information apparaîtra lorsque nous pourrons procéder à la publication en vue de répondre aux exigences de la Loi. Aujourd'hui, je vais me centrer sur les points qui ont trait aux renseignements qui seront publiés, et non sur leur format ou sur leur aspect et leur convivialité.
Je ne passerai pas beaucoup de temps sur la deuxième page de la présentation. Elle présente des renseignements généraux et vous donne un aperçu de l'évolution de la divulgation publique à la Chambre des communes au cours des 20 dernières années. Bien sûr, je suis ici aujourd'hui pour vous parler de la dernière étape, puisqu'en 2020 aura lieu la première divulgation conformément au projet de loi C-58.
La diapositive 3 montre certains des changements pour les députés en ce qui a trait aux renseignements qui seront divulgués. Ainsi, nous divulguerons maintenant tous les frais de déplacement payés au moyen des fonds de la Chambre. Pour les députés, cela signifiera la divulgation détaillée des déplacements couverts par le budget de bureau des députés, et non seulement les déplacements pour lesquels on a recours au système de points de voyage. En ce qui a trait à l'accueil, aucun changement n'est apporté aux renseignements qui seront divulgués pour répondre aux exigences du projet de loi.
En ce qui a trait aux contrats, la colonne sur les ressources fournies par la Chambre ne sera plus incluse dans le sommaire trimestriel des dépenses des députés. Toutes les dépenses contractuelles pour lesquelles le député est l'autorité contractante seront divulguées. Dans le cas présent, cela signifie que toutes les dépenses engagées qui ne seraient pas divulguées au titre des frais de déplacement et d'accueil seront assujetties à une divulgation détaillée dans cette catégorie en particulier. Ces dépenses seront divulguées de façon trimestrielle, mais ne seront pas cumulatives, contrairement à ce qui était fait dans le passé, et seront toujours publiées dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
À la diapositive 4, Changements pour les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre, il n'y aura aucun changement relatif à l'information divulguée en matière de déplacements et d'accueil. En ce qui a trait aux contrats, ce sera similaire, en ce sens que toutes les dépenses qui ne sont pas divulguées dans les catégories des déplacements, de l'accueil et des salaires seront divulguées dans cette catégorie et aussi de façon trimestrielle, dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
Les changements les plus importants auront trait à l'Administration de la Chambre. Vous pouvez les voir à la diapositive 5. La divulgation se fera maintenant pour toutes les catégories. En ce qui a trait aux frais de déplacement et d'accueil, la divulgation visera tous les déplacements et tous les frais d'accueil pour tous les employés de la Chambre, selon une liste détaillée. Les contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ devront être divulgués, de même que les commandes subséquentes aux offres à commandes de plus de 10 000 $ au cours de la période visée par le rapport.
Encore une fois, les dépenses seront divulguées tous les trois mois, mais la publication se fera dans les 60 jours suivant la fin du trimestre, et non dans les 90 jours comme avant. C'est un peu plus rapide.
La diapositive 6 montre les changements pour la diplomatie parlementaire et pour les comités. Pour répondre aux exigences de la Loi pour ce groupe, nous apportons des changements aux rapports actuels. La diplomatie parlementaire maintiendra ses rapports actuels, auxquels s'ajouteront des rapports sur les délégations, sur les frais d'accueil et les dépenses de fonctionnement, et sur les conférences. Ces rapports seront publiés sur le site Web de la diplomatie parlementaire dans les 60 jours suivant la fin du trimestre également. Concernant les comités, le Comité de liaison a adopté deux propositions. La première vise la modification du rapport actuel sur les dépenses afin de ventiler les dépenses d'accueil. Un nouveau rapport détaillé sur les frais de déplacement sera également ajouté. Les deux rapports seront publiés sur le site Web des comités.
Pour ce groupe également, la Direction des affaires internationales et interparlementaires a demandé une ressource supplémentaire en vue de répondre aux exigences de la Loi, et à ce que le financement couvre au moins 70 % du coût associé à cette ressource.
De plus, la Loi sur l'accès à l'information prévoit deux exceptions à la divulgation proactive: la sécurité et le privilège parlementaire. C'est le Président de la Chambre qui a l'autorité de décider et l'Administration communiquera à tous en temps et lieu le processus et les critères régissant ces exceptions. Nous ferons aussi une analyse de tous les contrats en vigueur de la Chambre pour déterminer l'application de ces exceptions, s'il y a lieu.
En conclusion, l'Administration a modifié ses outils et pratiques pour répondre aux exigences de la Loi et nous avons un plan de communication et de formation qui est prêt à être déployé pour mettre ces modifications en œuvre.
À cette fin, nous sommes ici aujourd'hui pour recommander au Bureau de régie interne qu'il approuve les recommandations présentées dans la soumission. Plus précisément, nous lui demandons d'approuver l'approche proposée, les modifications aux rapports de divulgation, les modifications nécessaires aux règlements administratifs relatifs aux députés, les modifications au Manuel des allocations et des services aux députés, et le financement couvrant l'équivalent de 70 % d'un employé temps plein.
Nous sommes prêts à répondre à vos questions. Merci.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:23
Nous travaillons avec les conseillers juridiques pour veiller à divulguer uniquement les renseignements exigés par la Loi. C'est pourquoi certains renseignements, comme les ressources fournies par la Chambre, ne sont pas requis et ne figureront pas dans les listes détaillées, mais nous avons poussé l'interprétation à l'extrême. Nous avons travaillé avec tous les membres de l'organisation pour veiller à répondre aux exigences, sans les dépasser.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:24
On pourra lire que M. Paquette a fait un tel déplacement, oui. La divulgation sera détaillée pour tous les employés. C'est différent de ce qu'on verra pour le reste de la fonction publique, où la divulgation vise l'ensemble des employés et non seulement les cadres supérieurs.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:32
Je vous remercie.
La plateforme du portail pour les députés sera ajustée afin de s'assurer d'obtenir toute l'information nécessaire pour la divulgation. En ce qui concerne le processus papier pour les agents supérieurs, nous n'avons pas prévu de changements immédiats, mais nous sommes en train d'étudier cela.
Compte tenu de ce qui se passe dernièrement, il faut mettre à jour nos processus afin de mieux recueillir les informations et de les soumettre de façon électronique. J'ai déjà des rencontres avec les équipes qui s'occupent des processus d'affaires afin de réaliser un projet, dans un avenir assez proche, visant à mettre à jour nos pratiques pour diminuer le fardeau administratif des députés. Nous y travaillons et c'est certainement sur notre radar.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 15:34
Le plan de communication est prêt. Toutes les plateformes disponibles. Nous pouvons rencontrer les caucus en groupe ou en ligne. Des documents contenant des instructions seront envoyés. Des vidéos ont même été préparées. Toutes les options possibles ont été prises en considération pour s'adapter aux besoins et aux préférences des députés.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:02
Merci, monsieur le président.
Je suis ici pour vous présenter une demande d'exception relative à la demande de remboursement des dépenses engagées par un député pour des services d'impression externes. Vous y trouverez un résumé des dates et des faits en l'espèce.
La demande de remboursement des dépenses pour des services d'impression externes dépasse la limite des 5 000 copies prévue actuellement dans la politique applicable aux députés. Le député a engagé ces dépenses pendant la période qui a suivi la fermeture des services d'impression internes, mais avant que le Bureau n'ait approuvé les mesures provisoires qui s'appliquent pendant la pandémie de COVID.
La politique dicte que toutes les impressions de plus de 5 000 copies similaires doivent se faire depuis nos services d'impression internes pour assurer la conformité et surtout, l'accès aux tarifs postaux préférentiels. Elle dicte également que le député est personnellement responsable de toute quantité dépassant les limites autorisées.
Étant donné la situation actuelle, le député demande au Bureau de régie interne de considérer une dérogation aux pratiques existantes. L'Administration a proposé deux options dans la soumission. La première option serait de maintenir les pratiques courantes et que le député soit personnellement responsable du montant excédentaire. La deuxième option serait de permettre une dérogation exceptionnelle et que le montant excédentaire soit porté au budget du bureau du député.
Nous demandons l'orientation du Bureau de régie interne à ce sujet.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:07
Je suis actuellement au courant d'un seul cas, mais qui n'a pas du tout la même ampleur. On parle seulement de quelques centaines de dollars. Cela n'a pas la même ampleur que celle de la situation dont nous parlons.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:10
Le député a respecté les exigences. Il y avait du contenu relatif à la COVID-19 dans le document. L'impression elle-même se situait dans les paramètres raisonnables, et le coût de l'impression, bien qu'il soit légèrement plus élevé que d'ordinaire, n'était pas excessif.
La plus grande partie des frais est attribuable aux frais postaux, parce que si j'ai bien compris, c'est l'imprimeur qui a communiqué avec Postes Canada et a obtenu le tarif normal pour les envois en nombre, sans rabais institutionnel. Le personnel de Postes Canada ne savait pas qu'il s'agissait d'un envoi pour un député, donc il n'a fait mention d'aucun des avantages prévus, d'où la plus grande partie des coûts supplémentaires. Ils sont attribuables aux frais de poste, parce que c'est une tierce partie qui a posté le document pour lui.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-06-01 16:12
Je ne connais pas la différence exacte entre ce qu'il en aurait coûté si nous avions traité nous-mêmes la demande et ce qu'il lui en a coûté pour le faire de son propre chef.
La limite de 5 000 ne s'applique qu'aux imprimés. Il doit y avoir une différence de plus de 50 % si l'on veut en imprimer plus de 5 000. À partir de là, il n'y a pas beaucoup de détails dans nos lignes directrices sur les limites à l'utilisation du courrier postal pour les colis et ce genre de choses. Ce n'est pas dans nos paramètres. Ceux-ci se limitent aux copies imprimées.
Je ne peux pas vous dire précisément quel en aurait été le coût pour nous, aujourd'hui. Nous pourrions probablement faire le calcul pour vous après la réunion.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:22
Merci, monsieur le président.
Je suis ici pour vous présenter le troisième rapport financier trimestriel pour l'année 2019-2020.
La première diapositive que nous vous présentons démontre les différents rapports préparés par l'Administration dans lesquels on retrouve des données financières. Ces rapports sont tous présentés ici aux membres du Bureau de régie interne au cours d'une année. Tous ces rapports contribuent à l'appui d'une surveillance efficace de l'utilisation des fonds publics.
Le troisième rapport trimestriel compare les données financières cumulatives de l'exercice en cours jusqu'à la fin du troisième trimestre et les données financières de la même période de l'exercice précédent. Le rapport est établi conformément à la méthode de comptabilité axée sur les dépenses, comme l'exigent les Comptes publics du Canada. Les autorités approuvées comprennent le budget principal et le budget supplémentaire de la Chambre, qui ont été approuvés ici, par le Bureau.
En date du 31 décembre, les autorisations approuvées pour 2019-2020 correspondent à une somme de 520,7 millions de dollars. Cela représente une diminution de 2,2 millions de dollars ou de 0,4 % par rapport à l'année précédente.
Les changements les plus importants ont trait à une réduction de 9,3 millions de dollars pour les régimes de retraite des députés. Cette réduction est compensée par une hausse de 3,4 millions de dollars et de 1,5 million de dollars pour les augmentations liées au coût de la vie pour les députés, les agents supérieurs de la Chambre et l'Administration. Il y a aussi une augmentation de 1,4 million de dollars pour les rapports de fonds et de 0,6 million de dollars pour les investissements importants.
À la fin du troisième trimestre de 2019-2020, les dépenses s'établissaient à 350,4 millions de dollars, en comparaison aux 348,1 millions de dollars pour la même période pendant l'exercice précédent. Cela représente une augmentation de 2,3 millions de dollars ou de 0,7 %.
Les dépenses sont également présentées par type de coût. L'augmentation la plus importante, au troisième trimestre, par rapport à la même période de l'exercice précédent, concerne les ordinateurs, le mobilier de bureau et les accessoires. C'est une augmentation de 4,7 millions de dollars, due aux investissements associés à la vision et au plan à long terme ainsi qu'aux investissements relatifs à la gestion des ordinateurs dans les circonscriptions et à notre infrastructure de TI.
De plus, les dépenses liées aux salaires et aux avantages sociaux de 2019-2020 ont augmenté lors du troisième trimestre. Ces augmentations sont principalement attribuées à l'embauche d'employés supplémentaires et à l'appui des diverses initiatives, telles que l'informatique gérée au nom des circonscriptions, l'équipe des services consultatifs aux députés en tant qu'employeurs ainsi que les différentes préparations des activités reliées à l'élection générale.
De plus, l'augmentation des dépenses liées aux réparations et à l'entretien est principalement attribuable aux coûts liés à la vision du plan à long terme et de l'entretien de notre infrastructure de TI. Également, il y a eu une diminution des dépenses de transport et de télécommunications pour cette période, par rapport à celles de l'année précédente, qui étaient surtout reliées aux diminutions des déplacements durant l'année d'une élection générale.
Enfin, le rapport compare l'utilisation de nos autorisations entre 2019-2020 et 2018-2019. En date du 31 décembre, on observe une augmentation légère de 0,7 %.
Il est important de mentionner que la Chambre fait la promotion d'une utilisation efficace des ressources et s'efforce constamment de réduire les demandes de financement supplémentaire à chaque fois que c'est possible. Après les élections générales de cette année, nous surveillons de près les diverses facettes des répercussions financières de ce qui s'est fait et nous prenons nos décisions de financement en conséquence, tout au long de l'exercice.
Monsieur le président, j'ai terminé mon exposé.
Je peux maintenant répondre aux questions des députés.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Le niveau de la contribution de l'employeur pour le régime de retraite des députés est basé sur une évaluation actuarielle que nous recevons des agences centrales. C'est donc une diminution entre les deux années de cette contribution.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Grosso modo, ce sont les augmentations du coût de la vie. Il y a aussi une augmentation des ressources pour certains de nos projets.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Je n'ai pas les chiffres exacts, mais plusieurs étaient impliqués dans les différents programmes de transition. Quelques employés ont donné un coup de main dans les bureaux de comtés en ce qui a trait aux différents ordinateurs. Il a fallu augmenter nos ressources à cet égard.
La plus grande partie de l'augmentation est attribuable à la nouvelle équipe de soutien aux députés en tant qu'employeurs en ce qui a trait aux ressources humaines.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:26
Exactement.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-02-27 12:27
Ce sera dans le poste des transports. Je n'ai pas plus de détails sous les yeux, je ne sais pas quelle est la proportion que les chiffres reflètent. Nous veillerons à donner aux députés une explication du changement de politique.
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