Merci, monsieur le président.
J'écoute tout le monde depuis pratiquement trois heures. Nous sommes devant un problème dont il vaut la peine de prendre le temps de parler, parce qu'il existe depuis des années. C'est un problème de base.
Je vais attendre que mes collègues m'écoutent, parce que c'est pour eux que je parle présentement. J'aimerais que nous puissions avoir un échange, parce que cela va peut-être aider à trouver une solution, espérons-le.
Quand j'ai été élu pour la première fois, en 2006, le Bureau de régie interne et les services de la Chambre des communes n'offraient pas de logiciel pour nous aider dans la gestion des dossiers de nos concitoyens à nos bureaux de circonscription. C'est un problème de base. Ces services n'existent toujours pas aujourd'hui, 15 ans plus tard, et c'est probablement ce qui a causé le problème que nous connaissons aujourd'hui. Des firmes ont conçu des logiciels à la demande de députés, tous partis confondus. Garder une mémoire vive, c'est vraiment problématique quand nous travaillons avec 90 000 citoyens de notre circonscription. Au début, pendant quelques années, nous pouvons tenir des registres sur papier, mais faire de la recherche devient un travail très fastidieux. Souvent, les personnes reviennent nous voir, et il est plus facile de donner un service adéquat à nos concitoyens lorsque nous avons des logiciels destinés à ce genre de gestion de dossiers.
Toujours est-il qu'il est difficile de démystifier tout cela et de comprendre comment une même firme peut fournir à un parti politique à la fois un logiciel non partisan, comme nous l'a expliqué Mme Shanahan, et un logiciel utilisé à des fins partisanes. On a beaucoup insisté sur le fait qu'il y avait des pare-feu pour garder les deux bases de données complètement séparées. Franchement, je l'espère, parce que nous nous devons vraiment de mettre à part les informations recueillies auprès des citoyens de notre circonscription pour leur donner des services. Ces données sont pratiquement toutes inutiles pour les activités partisanes d'un parti. Dans le fond, les données que les partis veulent obtenir dans le cadre de leurs activités partisanes, ce sont les numéros de téléphone qu'ils ne sont pas capables de trouver sur Canada 411 et les adresses courriel. Pour ce qui est des adresses, Élections Canada nous les donne. Les partis se livrent toujours à une chasse aux adresses courriel et aux numéros de téléphone cellulaire. C'est à qui en obtiendra le plus grand nombre. On ne se le cachera pas, ici. Le nerf de la guerre pour entrer en contact avec nos concitoyens, c'est aller les voir ou leur téléphoner. Le problème, c'est que de moins en moins de citoyens, au Canada, ont des lignes terrestres. Alors, nous avons tous le même problème. Nous voulons tous avoir leurs numéros de téléphone cellulaire pour entrer en contact avec eux. Il n'y a pas de cachotteries là.
Or, il y a une compagnie américaine dans le portrait. Pourquoi? Il y a peut-être une raison sous-jacente que personne ne connaît. Je vous donne un indice: au Canada, il n'y a pas d’annuaire téléphonique pour les numéros de téléphone cellulaire, mais il y en a un aux États‑Unis pour toute l'Amérique du Nord. Je ne sais pas si vous savez lire entre les lignes. Il est illégal d'avoir les numéros de téléphone cellulaire des citoyens canadiens, mais les Américains sont capables d'avoir les numéros de téléphone cellulaire de tous les Canadiens. C'est bizarre.
Peut-être un jour pourrions-nous chercher à savoir pourquoi nous avons le droit d'avoir les numéros de téléphone résidentiel, mais pas les numéros de téléphone cellulaire. Seulement 20 % des Canadiens ont uniquement une ligne fixe. Tout le monde abandonne sa ligne fixe pour se procurer des téléphones cellulaires. Un jour, nous ne serons même plus capables de faire notre travail de politiciens pendant une campagne électorale.
Il faut arrêter de se mettre la tête dans le sable et de faire l'autruche. Au Canada, nous avons présentement un problème en ce qui concerne les téléphones cellulaires. Nous cherchons, par tous les moyens légaux possibles, à parvenir à une solution. En fait, il existe une façon légale: si la personne veut nous donner son numéro de cellulaire, nous le prenons. S'il y a consentement, c'est légal. Par contre, il n'y a pas 90 % des Canadiens qui veulent donner leur numéro de téléphone cellulaire à un parti politique. Nous n'obtiendrons donc pas ces numéros, à moins de recourir à des stratagèmes qui coûtent cher aux partis politiques et qui se trouvent à la frontière de la légalité.
Présentement, il est illégal pour un parti politique d'avoir une base de données comportant les numéros de téléphone cellulaire de tous les Canadiens, peu importe le parti dont il s'agit.
On fait une chasse aux sorcières et tout le monde se garroche sur cela, alors que nous avons tous le même problème: nous ne sommes plus capables d'entrer en contact avec les citoyens de notre circonscription. C'est bien beau faire du porte-à-porte, mais, si les gens n'ouvrent pas leur porte ou ne veulent pas nous donner leur numéro de téléphone cellulaire, nous ne serons pas capables de les appeler, puisqu'ils n'ont plus de ligne téléphonique résidentielle.
À la campagne, c'est un peu moins problématique. Dans les villes, par contre, la situation est pire. La quantité de gens qui n'ont plus de ligne téléphonique résidentielle est énorme. Vous comptez tous des villes dans vos circonscriptions. Savez-vous combien de vos concitoyens ont des téléphones cellulaires? Entre 90 et 95 % des citoyens ont des téléphones cellulaires, tandis que 20 % ont une ligne téléphonique résidentielle.
Pour ce qui est des lignes terrestres, on peut obtenir légalement les numéros de téléphone sur Canada 411, ainsi que les noms et les adresses des citoyens.
Cela nous ramène à l'idée d'un logiciel utilisé à des fins non partisanes. Un tel logiciel devrait être fourni par le Bureau de régie interne et compris dans les services aux députés, et ce devrait être le même logiciel pour tous les députés, peu importe le parti. Ce serait la seule façon de garder l'indépendance entre un parti et ses députés. Si les députés avaient un logiciel fourni par la Chambre pour la gestion des dossiers des concitoyens, il y aurait sûrement un pare-feu suffisamment efficace pour protéger les informations dans le logiciel. Si un parti demande à une firme de concevoir un logiciel pour aider ses députés dans la gestion de leurs dossiers de citoyens, c'est sûr qu'il sera tentant d'obtenir, du même coup, les numéros de téléphone cellulaire et les adresses courriel. Pour ce qui est du reste des données, les partis n’en ont pas besoin et n'en veulent pas. Voilà la réalité.
Nous pouvons bien nous lancer de la boue. J'ai des petits-enfants et, si je leur mets des bottes et qu'il y a une flaque d'eau, ils iront jouer dans l'eau et ils finiront par se salir. Nous faisons exactement comme des enfants qui jouent dans une flaque d'eau. Nous allons tous jouer dans la même flaque d'eau et nous en sortirons tous sales jusqu'au cou. À la fin, nous ne serons pas plus avancés et nous ne serons pas plus capables de faire notre travail. Aux yeux des Canadiens, nous n'aurons pas l'air intelligents.
J'ai un petit doute quant à votre proposition de soumettre la question directement au Bureau de régie interne, tout simplement parce qu'elle va mourir là. Nous ne réglerons pas le problème, nous n'allons que retarder le moment où nous le réglerons, dans l'éventualité d'une élection. D'une façon ou d'une autre, il y aura une élection d'ici deux ans, il ne faut pas se le cacher. Or, le problème ne sera toujours pas réglé d'ici deux ans ni au cours des quatre années suivantes.
Alors, prenons le temps d'en parler à la réunion d'aujourd'hui du Comité. Plusieurs députés ont dit que, si l'on veut avoir un logiciel, il faut des pare-feu. Je suis d'accord là-dessus. Du point de vue de l'éthique, si nous voulons protéger les députés, il faut des pare-feu. Par contre, aucun logiciel ne pourra rester hermétique s'il est géré par un parti, peu importe le parti. Si les cinq partis ont cinq logiciels différents, nous ne serons pas plus avancés.
Si nous avions une recommandation à faire, d'après moi, ce serait de faire une étude sur ces logiciels et demander que la Chambre en fournisse un aux députés pour la gestion des dossiers de leurs concitoyens. Quant aux activités partisanes, les partis s'organiseront de leur côté. Les activités partisanes des partis nous touchent un peu, mais ce n'est pas nécessairement à nous, les députés, qu'en revient la responsabilité.
Par contre, la confidentialité des renseignements qui se trouvent dans le logiciel pour la gestion des dossiers des citoyens, c'est notre responsabilité. Nous signons une procuration. Chaque fois qu'un citoyen permet à un député de travailler sur son dossier et de faire de la recherche en son nom, peu importe dans quel ministère, c'est une procuration qu'il a donnée au député, et non au parti.
C'est pour cette raison qu'on dit souvent que, lorsqu'un député perd ses élections, les dossiers des citoyens sont tous vidés. C'est parce que la procuration n'a pas été donnée au nouveau député, après une élection. Elle a été donnée au député qui était en place. La procuration est à son nom à lui et, pour cette raison, le député peut faire l'objet de poursuites n'importe quand. Si un citoyen n'est pas heureux de ce qui s'est passé et qu'il y a une fuite d'information, c'est la responsabilité du député.
C'est pour cette raison que tout un chacun, ici, devrait faire attention. Nous avons des devoirs vis-à-vis de nos concitoyens. En vertu de la loi, nous avons des devoirs et des responsabilités.
Ce n'est donc pas en nous garrochant la balle comme nous le faisons maintenant que nous trouverons une solution.
Malheureusement, en 15 ans, la Chambre ne nous a peut-être pas fourni tous les outils nécessaires. Cela dit, il y a eu une grande évolution sur le plan informatique. En 2006, tout était fait sur papier. On commençait à utiliser plus d'outils informatiques. Maintenant, nous avons beaucoup de services informatiques de la Chambre, mais nous n'avons jamais eu de logiciel pour la gestion des dossiers des citoyens. Il est difficile pour la Chambre d'en créer un. C'est vraiment compliqué. Il est facile pour la Chambre de faire de la gestion administrative, parce que c'est son domaine, mais la gestion des dossiers des citoyens, c'est une autre paire de manches. Ce sont des systèmes qui sont élaborés dans les bureaux de députés. Certains ont eu la chance de travailler avec les mêmes employés pendant 10 ou 15 ans, alors ceux-ci sont au courant de tous les cas et de toutes les situations qui peuvent arriver.
Je vous donne des exemples. Le simple fait de retirer de la liste des citoyens le nom des personnes décédées, c'est tout un exercice. Il y a moyen de le faire plus rapidement, maintenant. Auparavant, j'avais un employé qui travaillait 12 heures par semaine pour faire cette tâche. Par la suite, nous avons trouvé une façon de le faire en 15 minutes, grâce à l'informatique. Pour ce qui est de la gestion du programme de cartes de Noël, cela prenait deux mois en 2006, tandis qu'aujourd'hui nous le faisons à peu près en deux heures.
De bons logiciels existent aujourd'hui pour faire ce genre de travail. Les outils se sont améliorés au fil du temps. Or, ce n'est pas la Chambre des communes qui a conçu ces logiciels, mais bien des firmes indépendantes, à la demande de certains députés qui voulaient faire gagner du temps à leurs employés. Quand une personne consacre deux mois de travail uniquement au programme de cartes de Noël pour savoir à qui les envoyer, c'est dur sur le moral. L'année d'après, si la personne doit refaire ce travail, parfois elle choisira de quitter son emploi, plutôt que de refaire ce travail. On ne se le cachera pas, ce n'est pas une tâche intéressante.
Pour gérer nos employés à long terme, nous devons leur donner des outils pour rendre leur travail agréable. C'est notre responsabilité, si nous voulons garder longtemps les bons employés. Quand nous avons de bons employés, nous pouvons donner un meilleur service aux citoyens de notre circonscription. Si un député a un grand roulement à son bureau et change d'employés tous les ans, il doit toujours recommencer. Je pense notamment à la formation du personnel. Il faut entre un et deux ans pour bien former une personne qui sera dévouée à son travail, qui connaîtra tous les programmes et qui sera au courant des situations. Le travail se fait beaucoup plus vite lorsque la personne connaît bien les tâches à faire. Elle peut donc aider davantage les citoyens. Un employé peut régler jusqu'à 90 % des cas dans la journée même, lorsqu'ils ne sont pas trop compliqués. Pour les cas plus compliqués, il faut plus de temps. Cela devient de plus en plus facile en fonction de l'expérience.
Pour garder les bons employés, il faut leur donner des outils. À cet égard, nous pouvons travailler tous ensemble à la recherche de solutions, ou bien nous pouvons faire preuve de partisanerie et jouer à des jeux politiques pour savoir qui va salir l'autre le plus jusqu'à la prochaine élection. Fondamentalement, je suis député pour aider les citoyens de ma circonscription. Pour les aider et leur donner un bon service, je dois fournir des outils à mes employés, des outils bien à nous. Cela me fait plaisir de vous en parler, mais, à un moment donné, l'expérience a sa place.
La grande question dans tout cela, c'est que la mémoire collective d'un bureau se garde...
Thank you, Mr. Chair.
I've been listening to everyone for about three hours. We are dealing with an issue that is worth taking the time to discuss, since it has existed for years. It is a fundamental problem.
I will wait until I know my colleagues are listening, because it's for them that I'm speaking right now. I would like us to be able to have a discussion, because hopefully that might lead to a solution.
When I was first elected in 2006, the Board of Internal Economy and House of Commons services did not provide software to help us manage our constituents' case files in our riding offices. This is a fundamental problem. We still don't have those services today, 15 years later, and that's probably at the root of the problem we're facing now. Firms have designed software at the request of MPs from all parties. Keeping a living register is a real problem when we work with 90,000 citizens in our riding. At first, for a few years, we can keep paper records, but doing research becomes a very tedious job. People often come back to see us, and it is easier to provide adequate services to our constituents when we have software designed for this kind of case management.
It is still difficult to unravel all of this and understand how the same firm can provide a political party with both non-partisan software, as Mrs. Shanahan told us, and software used for partisan purposes. There was much emphasis on the fact that there were firewalls to keep the two databases completely separate. Frankly, I hope so, because we really do owe it to ourselves to keep a wall around the information we collect from our constituents for the purpose of providing them services. Virtually all of that data is useless for a party's partisan activities. Essentially, the information that parties want for their partisan activities are phone numbers they can't find on Canada 411 and email addresses. As for the addresses, Elections Canada gives them to us. The parties are always hunting for email addresses and cellphone numbers. It's a race to see who can get more of them. There's no hiding it here. The key to getting in touch with our constituents is to visit them or call them. The problem is that fewer and fewer Canadians have land lines. Therefore, we all have the same problem. We all want to have their cellphone numbers to get in touch with them. There's nothing secret about this.
However, there is an American company in the picture. Why? There may be an underlying reason no one knows about. I will give you a clue: In Canada there is no phone book listing cellphone numbers, but there is one in the United States that covers all of North America. I'm not sure whether you can connect the dots. It is illegal to have Canadians' cellphone numbers, but the Americans can access the cellphone numbers of all Canadians. That's very odd.
Perhaps someday we can try to find out why we are entitled to have residential phone numbers, but not cellphone numbers. Only 20% of Canadians have solely a land line. Everyone is giving up their land lines for cellphones. One day we won't even be able to do our job as politicians during an election campaign.
We have to stop burying our heads in the sand like ostriches. Right now, in Canada, we have a problem with cellphones. We are trying to find a solution by all legal means possible. There is actually a legal way: If the person wants to provide their cellphone number, we will take it. If there is consent, it's legal. However, 90% of Canadians do not want to give their cellphone number to a political party, so we're not going to get those numbers, unless we engage in barely legal schemes that are costly for the parties.
It is currently illegal for a political party to have a database listing the cellphone numbers of all Canadians, regardless of which party we're talking about.
There is a witch hunt going on and everyone is jumping in on it, when we all have the same problem: We are no longer able to contact our constituents. It's all well and good to go door to door, but if people don't open their doors or don't want to give us their cellphone numbers, we will not be able to call them, since they no longer have residential phone lines.
This is a bit less of a problem in rural areas. In cities, however, the situation is worse. There is a huge number of people who no longer have residential phone lines. You all have cities in your ridings. Do you know how many of your constituents have cellphones? Between 90% and 95% of citizens have cellphones, while 20% have a residential phone line.
Numbers for residential land lines are available on Canada 411, as are Canadians' names and addresses, so we can obtain them legally.
That brings us back to the idea of software that can be used for partisan purposes. This software should be provided by the Board of Internal Economy as part of the services offered to members of Parliament, and it should be the same for all MPs, regardless of party. That would be the only way we could guarantee independence between a party and its MPs. If members had software provided by the House to manage their constituents' case files, there would certainly be a firewall effective enough to protect the data in the software. If a party asked a company to design a software package to help its MPs manage their constituents' case files, it would surely be tempted to collect, at the same time, the cellphone numbers and email addresses of those people. As for the rest of the information, the parties don't need it or want it. Those are the facts.
We can throw mud at each other all we want. I have grandchildren, and if I help them put on their boots and there is a puddle, they will go play in the water and end up getting all dirty. We are doing exactly what children do when they play in a mud puddle. We will all play in the same puddle and end up getting soiled up to our necks. In the end, we will not be any further ahead or better able to do our jobs. We won't look all that smart to Canadians.
I have some doubts about your proposal to take this directly to the Board of Internal Economy, simply because it will die there. We are not going to fix the problem, we will only delay fixing it, should there be an election. One way or another, there will be an election in two years, let's face it. However, the problem still won't be resolved in two years or in the following four years.
Let's then take the time to talk about it at today's committee meeting. Several members have said that if we want to have software, we need firewalls. I agree with that. From an ethical standpoint, if we want to protect members of Parliament, we need firewalls. However, no software is going to be airtight if it's run by one party, no matter which party. If the five parties have five different software packages, we will be no further ahead.
In my view, if we were to make a recommendation, it would be to conduct a study on this kind of software package and ask that the House provide one to members of Parliament so they could manage their constituents' case records. As for partisan activities, the parties will take care of that themselves. The parties' partisan activities affect us to some extent, but they are not necessarily our responsibility as members of Parliament.
However, the confidentiality of the information contained in the software to manage constituents' cases is certainly our responsibility. We are acting on their behalf. Every time a citizen allows an MP to work on their case and do research on their behalf, regardless of the department involved, they are giving their consent, their proxy, to the member of Parliament, not the party.
This is why it is often said that, when an MP loses an election, the constituents' case files are all cleared. That's because the proxy was not given to the new MP, after the election. It was given to the sitting MP. The proxy is in the sitting member's name, and because of this, they can be sued at any time. If a constituent is not happy with something that happened and there is a leak of information, that is the MP's responsibility.
That's why each and everyone of us here should be careful. We have duties towards our constituents. We have duties and responsibilities under the law.
We therefore won't find a solution by passing the buck, as we are doing now.
Unfortunately, in 15 years, perhaps the House has not provided us with all the tools we need. That said, much progress has been made on the IT front. In 2006, everything was done on paper. We were just starting to use more IT tools. Now, the House provides us with a lot of IT services, but we never had a software package for managing our constituents' case files. It is hard for the House to create one. It's really complicated. It is easy enough for the House to do administrative management, because that's what they do, but managing constituents' case files is a different story. These systems are developed in MPs' offices. Some members have been lucky enough to work with the same staffers for 10 or 15 years, so they are aware of all the cases and all the situations that may arise.
I'll give you some examples. Simply removing the names of people who have died from the constituent list is quite a task. There are ways to do it faster now, but I used to have a staffer who worked 12 hours a week just to do that. We then found a way to do it in 15 minutes, thanks to computers. Managing the Christmas card program used to take two months in 2006, whereas today we can do it in about two hours.
Good software programs exist today to do this kind of work. The tools have improved over time. The House of Commons is not the one who designed these software programs. It was independent firms at the request of some MPs who wanted to save their employees time. When someone spends two months of their time at work on Christmas cards and figuring out who to send them to, it is hard on morale. Sometimes people will choose to leave their job the next year rather than having to do all that work again. There is no denying that it is not an interesting task.
To manage our employees in the long term, we need to give them tools to make their work enjoyable. It is our responsibility if we want to keep good employees for a long time. When we have good employees, we can provide better services to our constituents. If a member has high employee turnover at their office and changes employees every year, then they need to keep starting over. I am thinking about training staff. It takes one to two years to properly train a person who will be dedicated to their work, who will be familiar with all the programs and who will be aware of situations. The work gets done much more quickly when the person is familiar with the tasks they need to do and they can then better help people. An employee can resolve up to 90% of cases in one day when they are not too complicated. More complicated cases take more time. It gets easier with experience.
To keep good employees, we need to give them tools. In that regard, we can all work together to find solutions or we can be partisan and play political games to see who can undermine each other the most until the next election. Essentially, I am an MP to help the people in my riding. To help them and give them good service, I need to provide my employees with tools, tools of our own. I am happy to tell you about them, but at a certain point it comes down to experience.
The important issue here is maintaining corporate memory—