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Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2021-06-28 11:35
Je vous remercie, monsieur le président.
Je vous présente maintenant une demande d'exception d'un député. Ce député a soumis, en mars 2021, deux réclamations d'impression externe qui dépassait les limites de politique actuelle de 5000 exemplaires.
Vous vous souvenez qu'au printemps 2020, des mesures temporaires avaient été mises en place pour permettre aux députés d'utiliser des imprimeurs externes, en collaboration avec l'équipe de notre imprimerie, pour le courrier de circonscription dépassant 5 000 exemplaires. Ces mesures temporaires ont pris fin le 30 juin 2020, et depuis, les politiques habituelles s'appliquent et l'utilisation des installations d'impression de la Chambre pour le courrier de circonscription a repris.
Le député a utilisé les services de la Chambre pendant cette période, mais compte tenu de la politique du BRI en vigueur au moment où le député a engagé ces frais, en mars 2021, le député dans ce cas serait personnellement responsable des coûts d'impression pour tout ce qui dépassait 5 000 exemplaires.
Compte tenu de la situation actuelle, le député a demandé au BRI de faire une exception et de lui permettre de facturer le montant total à son BBD. Nous sommes ici pour demander l'avis du BRI sur cette question.
Je vous remercie.
Voir le profil de Pablo Rodriguez
Lib. (QC)
Oui, monsieur le président.
Je présume que, lorsque notre collègue a posé ces gestes, à l'époque, il connaissait les règles et les règlements énonçant ce qui était permis et ce qui ne l'était pas.
Ce qui m'inquiète, lorsque des demandes d'exception de la sorte sont faites, c'est qu'elles peuvent être utilisées par d'autres pour contrevenir à la règle. On pourrait finir par se dire qu'Untel a contrevenu aux règles, mais qu'il lui a suffi d'aller voir le Bureau de régie interne pour obtenir ce qu'il voulait.
Pour moi, les règles sont les règles, et on doit les respecter. C'est dommage, mais je ne vois aucune raison de faire une exception dans ce cas.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
J'abonde dans le sens de M. Rodriguez.
Il semble aussi y avoir de la confusion. Le document que nous avons sous les yeux indique que le député ne s'est pas fait saisir ses indemnités salariales. Or le député, dans sa lettre, dit qu'elles ont été saisies. J'aimerais avoir une clarification quant à cette petite confusion.
Je pense que tout le monde connaît les règles. L'encadrement de l'impression à l'interne et du nombre permis est assez clair. Pour l'instant, je ne suis pas nécessairement favorable à accorder cette exception, à moins que vous ayez d'autres arguments pour me convaincre.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je pourrais simplement donner des renseignements supplémentaires. Je comprends certains des commentaires qui ont déjà été faits voulant qu'il faut être vigilant quant aux exceptions et qu'il faut s'assurer qu'elles sont appropriées.
Pour aider les membres à prendre une décision, j'ajouterai que j'ai bien entendu discuté de la situation avec M. Vis. Si j'ai bien compris sa perspective, des échanges ont eu lieu avec les services d'impression et d'envois postaux, et son bureau a compris que les exceptions avaient été levées pour certains types d'envois. Je crois cependant que son bureau n'a pas compris que les exceptions pour les types d'envois que son personnel faisait avaient été levées. Il y a clairement eu un malentendu et probablement un petit problème de communication aussi. C'est grosso modo sa version des événements. J'ai cru bon vous la transmettre pour que les membres comprennent le contexte.
Je le répète, je comprends tout à fait que nous devons être prudents quand nous faisons une exception. Je voulais m'assurer que les membres connaissent également la perspective de M. Vis puisqu'elle les aidera peut-être à trancher.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Y a‑t‑il d'autres questions ou commentaires?
Si je me fie aux interventions, je crois comprendre que nous optons pour l'option 1, soit le statu quo où M. Vis doit assumer les coûts supplémentaires.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Merci.
Y a-t-il d'autres commentaires concernant l'élément no 2?
Dans ce cas, nous allons procéder à l'élément numéro no 3, c'est-à-dire les améliorations au programme des Services d’impression et d’expédition.
Nous allons maintenant passer à Mme Kletke.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2021-06-10 11:29
Je vous remercie, monsieur le Président.
Je suis ici aujourd'hui avec Mme Julie Allard, la directrice de la Prestation de services aux clients, pour faire le point sur les améliorations que nous sommes en train d'apporter aux Services d'impression et d'expédition.
Au cours de la dernière année, nous avons continuellement adapté les services d'impression et d'expédition aux besoins des députés. Le 28 janvier 2021, nous avons présenté aux membres du Bureau de régie interne un plan préliminaire concernant les améliorations que nous voulions étudier, et nous allons vous parler aujourd'hui des améliorations que nous avons faites ou que nous ferons à la suite de cette étude.
Dans notre étude, nous avons tenu compte des leçons que nous avons apprises à la suite des ajustements effectués au cours de la dernière année. Nous nous sommes concentrés sur les changements que nous pouvions apporter pour répondre aux besoins changeants des députés en matière de communication, d'après la rétroaction que vous nous avez faite. Après un examen minutieux, nous avons déterminé que deux changements seraient les plus susceptibles d'améliorer les services compte tenu des ressources et du budget actuels: réduire les délais de production en les faisant passer de 12 à 9 jours, et améliorer la capacité de réaction de l'équipe en cas d'imprévus.
Nous réduirons nos délais de production en apportant plusieurs changements. Depuis le début de la pandémie et jusqu'à nouvel ordre, les épreuves des envois collectifs sont produites numériquement. Ce changement nous permet de gagner une journée de travail complète en moyenne et nous fait économiser 10 000 $ par année. D'ici à l'automne 2021, nous aurons terminé de réaffecter les ressources au sein des Services d'impression et d'expédition pour fournir aux députés des services améliorés, c'est-à-dire offrir un service à la clientèle plus rapide et accroître nos capacités de planification, de vérification et de tirage d'épreuves.
Cet été, nous créerons une série de vidéos didactiques pour aider les employés des députés à préparer des demandes d'impression et à les soumettre. Nous commencerons par les cartes du temps des Fêtes à l'automne. Parmi les exemples de sujets sur lesquels porteront les vidéos, citons les allocations d'impression des députés et les différences entre les envois collectifs et le courrier de circonscription.
D'ici à l'automne 2021, nous modifierons les mécanismes de planification en vue de passer du modèle du « premier arrivé, premier servi » à une approche plus personnalisée. C'est-à-dire que nous tiendrons compte de l'emplacement de la circonscription — éloignée ou rurale par exemple — et des délais de livraison de Postes Canada afin d'établir l'ordre de priorité des demandes.
Toujours d'ici à l'automne 2021, nous assouplirons les délais de soumission pendant les périodes de pointe tout en respectant les mêmes délais de production et en gérant les coûts.
Enfin, à la suite de cette réunion, nous apporterons des modifications à deux formats qui exigent beaucoup de main-d'œuvre pour mieux les adapter à notre environnement de production, tout en continuant de satisfaire les besoins des clients. Le détail de ces modifications figure en annexe des documents que vous avez reçus. Dans le cadre de notre stratégie de mise en œuvre, nous contacterons chacun des députés qui utilisent actuellement ces formats pour leur expliquer les modifications qui y seront apportées.
La réduction des délais moyens de production internes actuels nous permettra aussi d'assurer une utilisation efficiente et efficace de l'équipement et des ressources internes, une qualité constante à un coût raisonnable et des services équitables pour tous les députés.
La deuxième amélioration fait intervenir la mise en place d'ententes-cadres en collaboration avec Postes Canada d'ici à l'automne 2021 avec des imprimeries de l'Ouest, du Centre, de l'Est et du Nord du Canada. Ces ententes garantiront que des produits uniformes et d'une grande qualité sont livrés rapidement grâce à la production interne et au recours à des fournisseurs externes préapprouvés en période de pointe lorsque les ressources internes ne sont pas suffisantes.
Les fournisseurs externes fournissent des services au prix courant, ils ont l'équipement nécessaire pour fournir les services voulus et sont situés à proximité d'un centre de distribution de Postes Canada en mesure de recevoir les documents.
La mise en œuvre de ces changements n'aura aucune incidence sur les budgets, les règlements et les politiques. Nous continuerons de surveiller les temps moyens de production. Nous vérifierons notamment le nombre de jours que prend chaque étape de la production, le délai de réponse aux clients, le coût des services d'impression internes et externes et la rétroaction des clients, afin de nous assurer que nos améliorations produisent les effets attendus, à savoir ceux dont nous vous avons parlé aujourd'hui.
C'est avec plaisir que nous répondrons maintenant à vos questions, si vous souhaitez nous en poser.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Merci.
Vous voudrez bien m'excuser, mais j'ai plusieurs questions à poser sur lesquelles on s'interroge souvent au sein de mon caucus. Je demande à tous mes collègues de m'en excuser d'avance. Je vais essayer d'être aussi bref que possible.
Ma première question porte sur un cas que j'ai soulevé et qui est en partie à l'origine de la demande de rapport présentée aujourd'hui. Je vous remercie des efforts que vous avez déployés pour essayer de trouver des moyens d'améliorer certains services et de réaliser des économies. C'est très apprécié.
Il s'agit d'un collègue qui s'est assuré de respecter toutes les consignes et de franchir toutes les étapes nécessaires dans les délais pour un envoi de fin d'année, qu'il a soumis sur le tôt par acquit de conscience. Il s'agissait de cartes de Noël, si je me souviens bien. Eh bien, elles sont arrivées à destination tellement à l'avance, qu'elles ont perdu toute leur raison d'être en plus de créer des problèmes.
Je me demande si ces changements — j'attire votre attention sur deux ou trois choses que vous avez mentionnées, comme une approche plus personnalisée des délais de livraison et une plus grande flexibilité en matière de présentation — s'appliqueraient dans ce cas. Je pense que c'est l'un des défis. Ce dont nous parlons ici, c'est de trouver le moyen de faire en sorte que les députés puissent demander que le produit soit livré dès qu'il est prêt ou à une date de leur choix, etc.
Est‑ce là où vous voulez en venir avec des approches personnalisées et une plus grande flexibilité ou est‑ce qu'il y a autre chose?
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2021-06-10 11:36
C'est exactement là où nous voulons en venir, monsieur Richards, et je vous remercie de votre question.
Cette approche plus personnalisée, que nous mettrons également en œuvre simultanément, donnera plus de flexibilité aux délais de présentation. Nous espérons également améliorer nos communications à ce sujet et les rendre plus adaptées.
Je pense qu'ensemble, ces trois éléments permettront de régler le cas précis que vous avez soulevé.
Merci.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Parfait. C'est très bien.
Il m'est déjà arrivé, moi aussi, que le temps d'expédition varie autour de la moyenne. L'envoi peut arriver à destination un peu plus tôt ou un peu plus tard que prévu, suivant le cas.
Disons qu'un député veut que l'envoi arrive à destination le 15 novembre. On lui donnera l'une de ces réponses: ce n'est pas possible compte tenu des délais; c'est un peu tôt et l'envoi arrivera avant le 15; les destinataires le recevront le 15 exactement; nous visons le 15, mais il pourrait y avoir un peu de retard, si ce n'est pas possible.
Est‑ce là la flexibilité dont nous parlons ici? Les députés pourraient préciser la date de réception souhaitée pour ensuite discuter si c'est faisable ou non?
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2021-06-10 11:37
C'est exactement cela, la flexibilité.
Madame Allard, voulez-vous préciser?
Julie Allard
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Julie Allard
2021-06-10 11:37
Oui, merci.
Bien que nous n'ayons aucun contrôle sur la partie qui correspond à Postes Canada, nous allons certainement offrir cette flexibilité.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Parfait. Excellent. Je suis heureux de l'entendre.
J'ai deux ou trois autres choses à dire. Je vais soulever la question de l'élimination des épreuves papier. J'en ai entendu parler par d'autres aussi, mais c'est un problème que j'ai eu personnellement. Quand je conçois mon dépliant, je cherche bien sûr à faire bonne impression aux gens dès le premier coup d'œil. C'est un élément assez important de l'envoi.
Il m'est cependant arrivé de constater que la façon dont nous avions convenu de plier la carte ou le dépliant n'a pas été respectée lors de l'envoi, et ce malgré l'épreuve papier fournie. Or, en dépit de cela, je crains que l'absence d'une telle épreuve risque d'aggraver le problème. Je comprends l'idée sous-jacente et que vous souhaitiez améliorer l'efficacité, mais je crois fermement que vous devriez au moins laisser le choix aux gens. Je sais quant à moi que je veux toujours voir une épreuve papier pour m'assurer que les plis sont là où il faut. Je ne vois pas comment on pourrait faire autrement, alors je pense que vous devriez au moins laisser le choix aux députés. L'épreuve sur papier n'a pas besoin d'être une exigence absolue à soumettre à chaque fois, mais si un député souhaite l'avoir, je trouve qu'il faudrait continuer à la lui fournir.
Seriez-vous prêts à l'envisager?
Julie Allard
Voir le profil de Julie Allard
Julie Allard
2021-06-10 11:38
Oui.
Merci, monsieur Richards. Absolument, l'option sera toujours là. Il n'y aura pas d'épreuve papier par défaut, mais vous pourrez toujours la solliciter si vous voulez. Cette option sera toujours disponible.
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