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Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2021-03-25 11:36
Merci, monsieur le Président.
C'est avec plaisir que je vous présente une soumission visant à obtenir l'approbation du Bureau de régie interne dans le but de modifier certains règlements et certaines politiques. À la suite d'une demande formulée par un député, l'Administration de la Chambre a examiné les politiques du Bureau concernant la distribution des envois collectifs et du courrier de circonscription aux électeurs résidant à l'étranger. Le Règlement administratif relatif aux députés prévoit actuellement que les envois collectifs et le courrier de circonscription ne peuvent être distribués que dans la circonscription du député.
Le fait de limiter la mise à la poste des envois postaux et du courrier de circonscription aux seules personnes vivant dans la circonscription du député veut dire que les électeurs de la circonscription qui vivent à l'extérieur du Canada ne les reçoivent pas. Le nom des électeurs qui vivent à l'extérieur du Canada et qui se sont inscrits auprès d'Élections Canada paraît sur le registre international des électeurs, lequel est remis une fois par année aux députés par le directeur général des élections. Ainsi, 167 392 électeurs figuraient sur le registre international des électeurs à l'issue des élections générales tenues en octobre 2019.
Reconnaissant le besoin des députés de communiquer avec tous leurs électeurs, y compris les militaires et d'autres Canadiens vivant à l'extérieur du Canada, l'Administration de la Chambre propose des mises à jour aux politiques du Bureau visant les envois postaux et le courrier de circonscription.
Premièrement, l'Administration de la Chambre propose que la politique visant les envois postaux soit modifiée afin de permettre aux députés d'envoyer ces documents à titre de courrier adressé à leurs électeurs vivant à l'extérieur du Canada lorsque ceux-ci paraissent sur le registre international des électeurs fourni par le directeur général des élections. Le coût des exemplaires supplémentaires serait toujours imputé au budget du bureau des députés, tout comme le coût des enveloppes et de l'affranchissement international.
Deuxièmement, l'Administration de la Chambre propose que la politique visant le courrier de circonscription soit modifiée afin de permettre aux députés d'envoyer une partie de leur allocation de circonscription originale à titre de courrier adressé aux électeurs vivant à l'extérieur du Canada dont les noms figurent sur le registre international des électeurs. Le coût des enveloppes et de l'affranchissement international du courrier de circonscription envoyé aux électeurs vivant à l'extérieur du Canada serait imputé au budget de bureau des députés.
Ces recommandations, si elles sont approuvées, permettront aux députés d'utiliser les envois collectifs et le courriel de circonscription pour communiquer avec tous leurs électeurs, y compris ceux qui vivent à l'extérieur du Canada.
Cela conclut ma présentation. Je serai heureuse de répondre à vos questions.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je vous remercie de votre exposé, et je suis bien content que l'on en parle. Je crois que c'est une question importante. Je vais poser une question et faire une suggestion.
Je me demande si la proposition fait le tour de la question du personnel militaire et de leurs personnes à charge. Je présume que vous avez compris le personnel militaire en poste à l'extérieur du Canada. Voilà une première question. Qu'en est-il cependant des militaires en poste ici au Canada, mais dans une base qui se trouve à l'extérieur de leur circonscription? Je me demande si la proposition couvre cette éventualité.
Ma suggestion est la suivante. Aux points 1 et 2, vous avez parlé d'ajouter le courrier adressé, les envois postaux et le courrier de circonscription dans le cas des électeurs vivant à l'extérieur du Canada. C'est la façon dont vous l'avez présenté. Pourrions-nous parler des « électeurs vivant à l'extérieur de la circonscription » ou quelque chose de semblable? Sinon, on viserait le personnel militaire et leurs personnes à charge qui sont en poste à l'extérieur du Canada, mais je ne suis pas sûr que ceux qui sont en poste dans une base au Canada située à l'extérieur de la circonscription sont compris. Je veux être sûr que ces gens-là sont visés également. Il est important que tout notre personnel militaire puisse recevoir des envois de leurs députés.
Ma suggestion permet-elle de viser tous ces gens, ou pensez-vous que votre proposition le fait déjà?
Michel Patrice
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Michel Patrice
2021-03-25 11:41
Merci, monsieur Richards.
Vous avez tout à fait raison. La proposition actuelle porte sur les Canadiens qui vivent à l'étranger, mais pas les électeurs qui vivent à l'extérieur de leur circonscription. Pour couvrir ce type de lecteurs, il faudrait modifier la proposition. Si le Bureau le souhaite, nous pourrions certainement apporter le changement à la proposition afin de couvrir les Canadiens qui vivent à l'extérieur de leur circonscription, que ce soit au pays ou à l'étranger.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Pensez-vous que ma proposition couvrirait tous ces gens-là, ou avez-vous une autre suggestion?
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2021-03-25 11:42
Il faudrait examiner le libellé afin d'être sûr qu'il traduit bien ce que vous avez proposé, mais il existe d'autres catégories d'électeurs. À titre d'exemple, les étudiants inscrits dans une circonscription, mais qui étudient dans une autre...
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Oui, c'est vrai. J'aimerais bien que ces gens-là soient couverts également. Je propose, si les autres députés sont prêts à considérer la possibilité, d'inclure ces gens également. À mon avis, c'est important.
J'ai une autre question, mais je vais baisser ma main pour l'instant, monsieur le Président, et la lever plus tard pour que nous puissions en discuter. Elle porte sur l'impression et l'expédition, mais je crois qu'il vaut mieux discuter de la question dont nous sommes saisis d'abord. Je lèverai ma main plus tard.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Merci, monsieur le président.
J'ai bien compris la proposition, mais je ne peux pas donner mon appui en ce moment à mon collègue M. Richards. Il me manque des informations pour avoir une analyse globale. Pour l'instant, je serais en faveur d'adopter la soumission qui est sous nos yeux et de réfléchir à cette proposition à la prochaine réunion.
J'aurais d'autres questions, mais peut-être ne sont-elles pas à propos dans le cadre de la présente réunion. J'aimerais comprendre toutes les incidences de cette proposition avant de l'ajouter. Ce n'est pas que je m'y oppose, mais j'aimerais avoir plus d'analyses et de recommandations de la part de l'Administration de la Chambre avant de trancher sur cette question.
Voir le profil de Ginette Petitpas Taylor
Lib. (NB)
Merci, monsieur le Président.
Tout comme l'intervenant précédent, je n'allais pas en parler, mais justement, je me demande comment nous pourrions viser les étudiants de nos circonscriptions qui vivent ailleurs, ou encore le personnel militaire en poste dans une base située à l'extérieur de la circonscription.
En ce qui concerne la proposition dont nous sommes saisis, il y a un registre en place, le registre international. Comment pourrions-nous couvrir les gens qui vivent à l'extérieur de leur circonscription s'ils ne se sont pas inscrits dans une circonscription donnée? J'aimerais en savoir plus.
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2021-03-25 11:44
D'après ce que je comprends, ce serait les renseignements... Nous ne fournissons pas les listes, mais les renseignements seraient compris dans les listes que reçoivent les députés aux termes de la Loi électorale du Canada. Nous pourrions chercher à savoir quel type de renseignements sont fournis dans ces listes. Dans le cas des gens qui vivent à l'étranger, vous recevez une adresse postale, mais il se peut que ce soit la même chose pour d'autres électeurs. Il faudrait mieux comprendre ce qui est dans les listes fournies aux députés à titre confidentiel.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Si tout le monde s'est exprimé sur cette proposition particulière, j'aimerais passer à un autre sujet. Je crois que c'est le cas.
J'ai un dernier commentaire, cependant. J'ai entendu vos préoccupations quant à la façon de couvrir tous ces gens. Si j'ai bien compris la proposition, je crois qu'il y a une façon. Il faudrait faire les envois à partir des renseignements dont nous disposons sur les électeurs.
Si les députés sont d'accord, nous pouvons demander aux intervenants de revenir avec une proposition qui permet de couvrir les gens vivant au Canada. Tant qu'il existe la volonté de trouver une façon de couvrir ces gens de façon satisfaisante, nous l'approuverons. Si nous sommes d'accord, c'est la voie que je préconise, car il faut trouver une façon. Tant que la volonté est là... Si les intervenants peuvent nous revenir avec une proposition raisonnable, nous l'approuverons. Cela me conviendrait.
J'ai une autre question. Je ne me souviens plus de la réunion, mais j'avais soulevé la question des normes en matière de service pour ce qui est de l'impression et de l'expédition. Je sais que l'on devait nous revenir avec des suggestions pour améliorer les services. Tout récemment, des membres de mon caucus m'ont parlé de leurs préoccupations quant aux retards, et ainsi de suite, donc c'est évident qu'il y a matière à amélioration.
Je me demandais ce qu'il en était et quand nous pourrions nous attendre à recevoir des suggestions. Pouvez-vous nous fournir une mise à jour sur le travail qui se fait pour améliorer les normes? Serait-il possible de revenir au Bureau avec des suggestions?
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2021-03-25 11:48
Bien sûr.
Notre retour est déjà prévu. Nous figurons à l'ordre du jour de la réunion du mois de mai, et nous vous présenterons les analyses qui auront été effectuées, conformément à la proposition faite lors de la dernière réunion. Nous reviendrons en mai.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Est-ce qu'il y a d'autres commentaires ou questions?
Passons au numéro 3, les propositions d’amélioration au programme des services d’impression et d'expédition. La parole est à Mme Rebekah Kletke, dirigeante principale des opérations.
Madame Kletke, nous vous écoutons.
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2021-01-28 11:30
Merci, monsieur le président.
Mesdames et messieurs les membres du Bureau, comme vous le savez, l’environnement opérationnel actuel résultant de la pandémie a obligé l’administration de la Chambre à s’adapter et à trouver des solutions pour que les députés et leurs équipes puissent continuer à exercer leurs fonctions parlementaires. C’est le cas, par exemple, en ce qui a trait aux services d’impression et d'expédition.
Le 17 avril 2020, le Bureau a donné son approbation pour que, du 17 avril ou 30 juillet 2020, les députés soient autorisés à fournir à leurs électeurs de l'information concernant la COVID-19 au moyen des services d'impression externe, les coûts étant imputés au budget central de l'administration de la Chambre.
Un rapport distribué aux membres du Bureau le 14 décembre 2020 faisait état de la façon dont l’accès aux fournisseurs externes a fonctionné le printemps dernier. Ce rapport a montré que les coûts de l’initiative étaient plus élevés que les prix équivalents internes, que la qualité du service variait d’un endroit à l’autre à l'échelle du pays et que les délais de production externe étaient les mêmes ou plus longs que les délais de production interne.
Je suis ici aujourd’hui avec un mémoire demandant au Bureau de formuler des directives au sujet d'initiatives susceptibles d'améliorer les services d’impression et d’expédition offerts aux députés. Les améliorations proposées sont conformes à la discussion qui a eu lieu lors de la réunion précédente du Bureau et aux commentaires que nous avons reçus au cours de cette période difficile. En gardant ces objectifs à l’esprit, l’administration de la Chambre recommande que nous examinions les aspects suivants, tels que définis par le Bureau de régie interne, afin de cerner les changements qui pourraient être apportés à nos services d’impression et d’expédition.
Nous examinerions les processus et les outils internes afin de définir les mesures qu'il faudra prendre pour réduire le délai moyen de production interne actuel, qui est de 12 jours. Nous examinerions la possibilité de mettre en place des accords-cadres avec diverses imprimeries à l'échelle du Canada, en consultation avec Postes Canada, afin d’améliorer les délais de production interne en les complémentant d'une capacité de recherche externe pendant les périodes de pointe, et nous examinerions également la possibilité d'accéder à des services externes plus diversifiés par le biais des mécanismes existants, en nous appuyant sur les enseignements tirés du printemps 2020.
Notre objectif est de faire approuver, au printemps prochain, une analyse exhaustive et des propositions qui s'hamonisent aux priorités fixées par le Bureau.
Je serai heureuse de répondre à vos questions et je me ferai un plaisir de prendre en note toute amélioration que vous proposerez.
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je suppose que c’est plutôt un commentaire.
J’ai entendu dire que vous allez revenir avec une proposition, ce qui est très bien. Je pense que c’est formidable. Un certain nombre de députés du caucus m’ont fait part des problèmes qu’ils ont eus. Une chose que je tiens cependant à préciser quant à l'élaboration de propositions, c’est que, bien que certains problèmes se soient manifestés en ce qui a trait au temps requis pour faire imprimer des choses, je ne sais pas si cela devrait être le point de focalisation des efforts déployés pour l'amélioration des services.
Les députés à qui j'ai parlé ont davantage insisté sur le manque de certitude entourant les délais de production. Je comprends qu’il y a des fluctuations et qu'il est important d’y remédier. J’aime la suggestion que vous faites concernant la possibilité d’avoir des accords avec des fournisseurs extérieurs lors des périodes plus occupées... De toute évidence, la période juste avant Noël serait un exemple de cela. Je crois que c’est une excellente idée.
Mais les autres problèmes qui ont été rapportés, dans le même ordre d’idées, concernent plutôt le manque d'uniformité. Il y a eu des situations où l’on disait aux gens que quelque chose devait sortir pour une certaine date. Il faut l’avoir en... Je vais choisir quelques dates au hasard. Disons qu’on leur dit que pour assurer une sortie à la mi-décembre, il faut que le travail soit soumis avant la fin d’octobre. Le député vise une diffusion à la mi-décembre, mais il s'avère que les choses sont en avance et que la diffusion se fait à la mi-novembre. Sauf que, dans cet exemple, il ne s'agit pas d'un message qu'il est approprié de diffuser à cette date.
Il s’agit de travailler avec les députés pour veiller à ce que le service soit fourni comme prévu. Cela signifie qu’il faut s’assurer que le calendrier de production est dûment respecté afin d'éviter que le député se retrouve à diffuser maintenant quelque chose qu'il n’est plus approprié de diffuser. De la même façon, il pourrait se retrouver à envoyer quelque chose à un moment inapproprié parce que trop tôt, la production ayant pris de l'avance sur les délais convenus.
Il s’agit de travailler avec le député pour s’assurer qu’on lui donne des dates pour la mise en production et la sortie de son document, et que ces dates sont respectées. Cela peut signifier qu'il faudra accélérer le processus ou, dans certains cas, garder le produit fini en réserve durant quelques semaines parce qu’il a été produit avant la date prévue. Il s’agit en fait de respecter ces délais de service.
Je vais vous donner un autre exemple similaire, et il s'agit d'un exemple qui me concerne personnellement. Il m’est arrivé de demander certains plis sur un produit. Je suis même allé jusqu’à demander que les plis fassent partie des épreuves. Or, ils sortent toujours avec un pli différent de ce que j'avais demandé.
Ce sont des normes de service qui ne sont pas liées à la durée d’impression, mais c’est une attente du client, et le député, je pense, devrait être considéré comme le client. S’il demande un certain pli sur un produit, ou s’il demande une certaine date de sortie du produit, nous devrions chercher à lui donner satisfaction. Il faut que cela soit clair.
Ce sont quelques-uns des problèmes dont j'ai discuté au sein de mon caucus. J’aime certaines des suggestions que vous faites, mais pour que les choses soient claires, il s’agit de trouver des moyens d’améliorer ces normes de service et de viser un modèle qui soit davantage axé sur le service à la clientèle.
Je suis ravi de vous voir revenir là-dessus et du fait que vous vous penchiez sur les moyens d’apporter des améliorations.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2021-01-28 11:37
Merci beaucoup de vos observations, monsieur Richards.
Il est certain que les trois points que nous présentons aujourd’hui vont demander certains investissements.
Suite à vos observations concernant le processus de planification, nous avons commencé en décembre dernier à surveiller notre plan pour les Fêtes et la période de pointe, en nous interrogeant sur les modifications qu'il y aurait lieu d'apporter à notre planification pour remédier très précisément à certains des problèmes que vous avez soulevés. Nous y travaillons déjà. Il s’agit de changements qui toucheront nos processus internes. L’équipe a de très bonnes idées à cet égard ainsi que sur la façon d'apporter plus de souplesse à la planification et une clarté accrue quant à la date de sortie des produits.
Nous allons assurément tenir compte de vos autres observations, et nous travaillerons à l'interne pour répondre à vos attentes.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
Merci beaucoup, monsieur le président.
Le document contient quelques suggestions louables. Selon ma propre expérience avec les fournisseurs externes et les fournisseurs locaux, ce qui a fait la différence et ce qui a fait que nous avons pu sortir les choses plus rapidement — pendant une pandémie, bien sûr, il est essentiel que je puisse transmettre l'information aux gens de ma circonscription —, c’est le délai d'expédition des envois postaux en provenance d’Ottawa.
Nous avons du personnel très doué à Ottawa. Ces gens font un travail formidable au centre d’impression, mais souvent, il faut compter deux semaines pour acheminer les produits d’Ottawa à New Westminster—Burnaby. Pour ce qui est des fournisseurs externes, dans notre cas, même s’il est juste de souligner qu’ils peuvent ne pas être aussi efficaces et ne pas comprendre les processus de Postes Canada aussi bien que le personnel d’Ottawa, la réalité est que, une fois que le produit est effectivement laissé au bureau de poste, le délai de livraison est d’un ou deux jours et non d'une ou deux semaines.
Il faut en tenir compte. Nous avons un vaste territoire, et les délais d'expédition ajoutent de la complexité aux envois qui sont liés à des événements particuliers. Le fait de pouvoir se servir de fournisseurs locaux pour certains types d'envois a son importance.
Je suis d’accord avec l'idée de renforcer l’équipe d’impression à Ottawa. Il ne fait aucun doute que cela permettra d'accélérer les choses pour le bien de nos concitoyens, mais je pense aussi que les fournisseurs locaux ont leur place. Dans le cas d’un député de la Colombie-Britannique, cela signifie un temps d'exécution global plus court, et ce, même si l'impression demande deux fois plus de temps, attendu que l'expédition et la livraison dans la circonscription comptent pour 10 % du temps.
Je voulais vous faire part de ces observations, car ce sont des choses dont il faudra aussi tenir compte lorsque nous examinerons la proposition globale qui sera soumise au Bureau de régie interne.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2021-01-28 11:40
Merci, monsieur Julian.
Nous vous remercions de vos observations et nous en tiendrons compte. Comme je l'ai dit après l'intervention de M. Richards, nous envisageons également d’ajuster nos pratiques de planification de manière à ce que cette dernière ne se fasse plus selon le principe du « premier entré, premier sorti », mais qu'elle tienne compte de l’emplacement des circonscriptions. Dans cette optique, les besoins des circonscriptions éloignées d’Ottawa pourraient être traités plus tôt que plus tard afin de réduire, espérons-le, la durée du processus.
Nous en tiendrons certainement compte. Merci de vos observations.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Bonjour, madame Kletke.
D'abord, je veux quand même saluer le fait que vous avez, dans votre service, donné à deux de vos gestionnaires le mandat de consulter les whips de tous les caucus sur ce qui pourrait être amélioré et ainsi faire une collecte de données auprès de l'ensemble des partis reconnus à la Chambre.
Je veux vous en remercier parce que cet exercice me montre que vous avez à cœur d'améliorer votre service et de mieux servir les députés à la Chambre des communes. Je vous remercie également du fait que j'ai senti qu'on m'avait écoutée; je sais que certaines recommandations ou améliorations souhaitées ont été retenues et même appréciées par les deux gestionnaires que j'ai rencontrés, la semaine passée. Je vous remercie donc grandement de cette bonne pratique, que d'autres services auraient intérêt à retenir.
Je suis entièrement d'accord sur votre recommandation. Je ne sais pas si c'est le fait que nous soyons près d'Ottawa, mais nous avons remarqué que la norme de service de 12 jours était souvent devancée. Nous avons une moyenne d'environ neuf jours. Nous sommes assez satisfaits des délais. Bien sûr, nous aimerions les réduire de douze à neuf ou même entre cinq et neuf, comme vous nous le proposez. À l'ère des réseaux sociaux, on souhaite souvent communiquer rapidement avec nos concitoyens relativement à des situations ou à des activités ou même à l'information liée à la pandémie. Tout se passe rapidement aujourd'hui. Je pense que, tout en conservant sa qualité, sa rigueur et son professionnalisme, notre service d'impression doit faire du mieux qu'il peut pour réduire ses délais tout au long de son processus, de la soumission aux maquettes, jusqu'à la production et à l'envoi postal chez les citoyens.
Je veux vous remercier parce que je suis certaine que vos propositions et celles que vous allez nous faire au printemps vont nous satisfaire étant donné que vous avez bien compris toute l'importance pour les députés de communiquer une information de qualité [problèmes techniques] et qui répond au besoin de faire des communications plus urgentes.
Je remarque aussi que vous avez apporté une attention particulière aux publications de 5 000 exemplaires et moins, qui ne sont peut-être pas utilisées de façon optimale. Les députés auraient peut-être avantage à mieux le connaître ce genre de publication puisqu'il s'agit d'un processus beaucoup plus court. Si vous l'ouvriez aux commerces locaux, nous pourrions peut-être utiliser davantage cet outil parlementaire pour nos publications plus urgentes, outil qui est peut-être sous-utilisé, du moins par mon caucus.
Je vous remercie donc encore une fois, et je donne mon accord à la recommandation que vous nous avez soumise aujourd'hui.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Y a-t-il d'autres commentaires?
Sommes-nous d’accord pour aller de l’avant avec la recommandation présentée dans le rapport?
Des députés: D'accord.
L’hon. Anthony Rota: Nous allons suspendre temporairement la séance, le temps de passer à huis clos. Cela ne devrait pas prendre plus que quelques minutes. Si vous n'y voyez pas d'objection, je demanderais à tout le monde de rester à son poste pendant que nous faisons le nécessaire pour passer à huis clos.
[La séance se poursuit à huis clos.]
Voir le profil de Blake Richards
PCC (AB)
Je veux juste aborder un point.
Après le dernier exposé, mon collègue, M. Deltell, s'est informé de l'impression et des envois postaux. J'ai reçu quelques plaintes, si je peux m'exprimer ainsi, des membres de mon caucus au sujet des limites de capacité. Il faut plus de temps pour que les envois soient effectués, ce qui fait en sorte que les électeurs ne reçoivent pas l'information en temps opportun. Lorsque les gens la reçoivent, les nouvelles sont passées date, si je peux dire.
J'aimerais savoir si, dans le contexte de la pandémie, vous pourriez nous soumettre une proposition, en mode prioritaire, que nous pourrions examiner pour renouveler la mesure temporaire permettant d'utiliser des services d'impression externes. J'ai reçu beaucoup de commentaires très positifs à ce sujet, et je pense que beaucoup de députés trouvaient cela très utile dans la situation actuelle. Nous devrions examiner la possibilité de renouveler cette mesure.
Pourriez-vous nous soumettre une proposition sur la façon de le faire?
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2020-12-03 12:25
J'ai entendu les mêmes échos que vous à ce sujet. Je peux vous assurer que nous allons vous soumettre rapidement une proposition pour remédier au problème.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Je vous remercie, monsieur le Président.
Messieurs, je vous remercie de vos présentations.
Avez-vous fait une évaluation des coûts moyens associés à la production d'envois collectifs par des députés faits à partir des services d'impression de la Chambre des communes par rapport à ceux faits par des imprimeurs locaux?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-12-03 12:27
Une analyse est en cours. Je vais laisser Mme Kletke vous en parler. Je sais que l'évaluation devrait être transmise aux membres du Bureau de régie interne dans les semaines à venir.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2020-12-03 12:27
Je vous remercie, monsieur Paquette.
Nous venons de terminer cette analyse. Nous vous enverrons les résultats de l'évaluation dès que possible au cours de la semaine prochaine, comme l'a dit M. Paquette.
Pour ce qui est de la comparaison des services utilisés, les services d'impression de la Chambre ont traité 87 demandes d'envois, tandis que les fournisseurs externes en ont traité 269.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
J'aimerais poser une question.
Est-ce que l'analyse comprendra des indications quant aux délais de production tant pour les imprimeries du secteur privé que pour les services d'impression du gouvernement?
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2020-12-03 12:28
Je vous remercie beaucoup de la question.
L'analyse porte sur trois éléments. Nous avons inclus la comparaison des coûts et des délais de production ainsi que d'autres informations relativement aux niveaux de services partout au Canada. Nous avons observé qu'il y avait effectivement différents niveaux de services en fonction des régions.
Voir le profil de Peter Julian
NPD (BC)
J'aimerais savoir à quelle date nous recevrons ce rapport.
Nous devrons bien sûr procéder à d'autres envois au début de l'année prochaine. Compte tenu du fait que nous subissons encore la deuxième vague de la pandémie de la COVID-19, cela pourrait faire une différence de savoir si nos bureaux peuvent faire appel à des imprimeries locales.
Si nous ne recevons le rapport que dans quelques mois, nous perdrons cette occasion de faire des envois à nos concitoyens.
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2020-12-03 12:30
Je vous remercie beaucoup, monsieur le Président.
Notre intention est de vous faire parvenir les résultats de l'analyse dans les semaines à venir.
En raison des préoccupations exprimées et de la question de M. Richards, nous avons aussi l'intention de faire parvenir aux membres du Bureau une soumission écrite concernant la décision à prendre relativement à l'accès aux services d'impression externes, et ce, aussi rapidement que possible.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Monsieur le Président, je voudrais d'abord féliciter les employés des services d'impression, parce qu'ils respectent leurs normes. Chaque bureau de député est bien informé de tout le processus. Du début de celui-ci jusqu'à la mise à la poste de leurs envois, des normes sont appliquées, entre autres concernant le nombre de jours ou de semaines.
Malgré la pandémie, j'ai utilisé au maximum mon budget lié aux envois collectifs. Or, les services d'impression n'ont pas dérogé une seule fois à leurs normes. Il est important de le savoir. Une partie de la responsabilité liée au respect des délais incombe aux équipes, dans les circonscriptions ou sur la Colline, qui créent le contenu des envois. Ces personnes sont tenues de respecter les échéances. On parle d'un délai de trois semaines entre le début du processus et la mise à la poste. Ce n'est peut-être pas assez rapide pour certains, mais il reste que les normes établies sont respectées. Je tiens à le souligner.
Pour ce qui est de l'avantage de faire appel à un imprimeur local, c'est d'abord le fait de soutenir une entreprise locale. Déjà là, c'est positif. On a aussi le contrôle sur le processus, sur le nombre de jours. Cela varie localement, mais il est vrai que c'est inégal partout au Québec et, j'imagine, au Canada. Chez nous, j'obtiens en moins de cinq jours 46 000 copies d'un envoi collectif dont la qualité est la même que celle du service d'impression de la Chambre. Les délais sont plus courts.
J'ai hâte de voir l'analyse. Il y a toujours une petite réticence lorsqu'on parle de privatiser les services d'impression. Que va-t-il advenir des employés si ce travail est confié à des entreprises de nos circonscriptions? Le fait de faire appel aux services d'impression nous garantit une uniformité quant à la qualité. Il y a des formats et des normes graphiques à respecter, et il y a toute la question des normes en matière d'envoi. Parce que ces normes sont appliquées, tous les députés sont traités sur un pied d'égalité. Le fait que les 338 députés entrent et sortent par la même porte et que tout le monde soit traité de façon égale est un aspect dont je me soucie.
L'offre deservices dans le secteur privé est excellente dans certaines régions et elle l'est moins dans d'autres régions. Dans ce cas, va-t-on créer un système à deux vitesses? Il se peut que certains députés venant de régions urbaines aient accès à des services plus intéressants dans le secteur privé que dans le secteur public et que d'autres députés aient moins de latitude et qu'ils doivent passent par le goulot d'étranglement des services d'impression de la Chambre.
J'ai hâte de lire votre analyse. Ce sont des questions qui me préoccupent. Elles demandent une décision juste et équitable, mais elles doivent surtout tenir compte de la capacité de payer des contribuables. Au bout du compte, j'aimerais savoir sil'impression de nos publications dans le secteur privé va coûter plus cher aux contribuables ou si le prix demandé par les services d'impression de la Chambre sera intéressant pour l'ensemble des contribuables.
Considérant les prochains débats que nous tiendrons prochainement, je voulais en quelque sorte donner le ton.
Voir le profil de Gérard Deltell
PCC (QC)
Il est tout à fait juste et pertinent de rappeler que les travaux effectués ici, à la Chambre des communes, par ses propres services d'impression, respectent toujours l'ensemble des exigences mentionnées à juste titre par Mme DeBellefeuille. La qualité n'a jamais été sacrifiée. Elle a toujours été au rendez-vous.
Si un bon nombre de députés font affaire avec des entreprises locales, cela va libérer du temps pour celles et ceux qui préféreront utiliser les services de la Chambre. On pourrait donc faire des gains pour ce qui est du temps. Sivous faites cette proposition, il serait peut-être intéressant desavoir de quelle proportion des députés il va s'agir — 50 % ou 20 %, par exemple. Pourrait-on estimer le temps qui serait gagné sur le plan de la production? Pourrait-on passer de trois semaines à deux semaines, à une semaine, à huit jours? Je lance la question. Ce serait une bonne chose, que votre évaluation donne une réponse à cette question.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Monsieur le président, je n'étais pas sûr si ce point concerne le procès-verbal ou les affaires.
Lors de la dernière séance, j'ai posé une question quand nous prenions une décision au sujet d'une exception relative aux coûts d'impression. J'ai demandé quelle aurait été la différence des frais de poste pour M. Waugh s'il s'était prévalu du taux préférentiel de la Chambre au lieu de poster l'envoi lui-même. Je me demande si on a trouvé cette information et si on pourrait nous la communiquer.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Oui, je m'en souviens.
Qui serait capable de fournir une réponse détaillée à ce sujet?
Monsieur Patrice, vous avez la parole.
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2020-07-10 13:10
L'information a été envoyée. Je cherche seulement à la trouver maintenant.
Madame Kletke, j'ignore si vous avez en main l'information que nous cherchons.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2020-07-10 13:10
Je vais la trouver et la présenter.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Nous allons poursuivre, si cela convient à tous. Quand ils trouveront l'information, nous interromprons ce que nous faisons pour qu'ils nous la présentent.
Cela vous convient-il, monsieur Strahl?
Michel Patrice
Voir le profil de Michel Patrice
Michel Patrice
2020-07-10 14:14
Merci, monsieur le président.
Nous avons trouvé l'information. Le coût de l'envoi postal pour le député était alors de 6 590 $ au tarif qui lui était facturé. S'il avait été facturé au tarif de gros préférentiel, il aurait été de 177 $. La différence était de 6 400 $, essentiellement.
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PCC (BC)
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Lib. (ON)
Y a-t-il d'autres observations à ce sujet?
Tout le monde a eu l'occasion de digérer cette déclaration? Vous pouvez parler maintenant? D'accord. Très bien.
Nous allons maintenant aborder le cinquième point, soit la prolongation des dérogations temporaires liées à la publicité et aux frais de service Internet.
Monsieur Paquette, vous avez la parole.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:15
Très bien, monsieur le président.
À sa réunion en avril, le Bureau a approuvé des mesures temporaires pour inclure des renseignements détaillés supplémentaires dans la publicité entourant des organismes locaux, communautaires, gouvernementaux et à but non lucratif qui pourraient intéresser leurs électeurs en ce qui concerne les questions liées à la COVID, et pour pouvoir solliciter des dons pour les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés, également en rapport avec les programmes liés à la COVID. Cette décision prévoyait également la possibilité pour les membres de rembourser les frais de service Internet à leurs employés qui télétravaillent désormais. Cette décision avait une date d'expiration au 30 juin. Compte tenu des difficultés persistantes entourant la COVID, l'Administration propose que le Bureau approuve la prolongation de ces mesures temporaires jusqu'à la fin de l'exercice financier.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
J'appuie l'idée. J'aimerais peut-être que le personnel revienne. L'une des dispositions ici que nous ne prolongeons pas, c'est la capacité de faire l'impression dans nos circonscriptions, de faire appel aux services d'impression locaux. J'aimerais voir un rapport sur le recours à ces services et les différences de coûts. J'ai personnellement produit deux bulletins parlementaires durant cette période, tous deux imprimés localement, ce qui a aidé une entreprise locale en difficulté, avec qui j'ai eu une excellente interaction. J'ai également entendu parler d'un certain nombre de mes collègues qui ont beaucoup aimé cet arrangement. J'aimerais avoir une idée de la façon dont cela s'est passé, peut-être pour une prochaine réunion.
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Lib. (ON)
D'accord, très bien.
Je reçois juste un message ici selon lequel ce n'est pas un problème. Le rapport sera envoyé.
Je vais peut-être m'en remettre à M. Patrice. Quel serait le délai pour la publication de ce rapport?
Michel Patrice
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Michel Patrice
2020-07-10 14:18
Je pense qu'il serait bénéfique pour le Bureau de le faire en deux étapes, alors nous enverrons un rapport, à la lumière des renseignements qui pourraient être soulevés dans les prochaines semaines, et nous pourrions participer à la réunion du Bureau pour tenir les discussions et les échanges.
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NPD (BC)
Merci, monsieur le président.
Je suis d'accord avec M. Strahl.
Pour ce qui est de l'impression dans la circonscription, normalement, puisque nous sommes de l'autre côté des Rocheuses, à 5 000 kilomètres d'Ottawa, les documents imprimés mettent des semaines à arriver en Colombie-Britannique. Avec l'impression locale, ils atterrissent sur le seuil de la porte des citoyens à New Westminster-Burnaby cinq jours après avoir été imprimés. C'est cinq jours, alors qu'il faut souvent un mois. Je serais intéressé de voir ce rapport également, car il ne fait aucun doute, pour ceux d'entre nous qui sont loin d'Ottawa, que cela fait une énorme différence pour permettre à nos concitoyens d'obtenir des renseignements en temps voulu, et des renseignements au sujet de la COVID-19 qui sont extrêmement importants.
Je suis tout à fait d'accord pour renouveler cela, et je suggère même de l'élargir aux services d'impression. Ce qui m'inquiète, c'est que nous prévoyons ces dépenses dans le Budget de bureau des députés. Là encore, par exemple, le coût de l'accès à Internet n'est pas le même dans toutes les circonscriptions du pays. Dans une circonscription urbaine comme la mienne, ce sera beaucoup moins cher que dans une circonscription rurale ou nordique. Il me semble, par souci d'équité, pour que tous les députés soient traités de la même manière, qu'il serait beaucoup plus logique d'inclure ces coûts dans le budget central que de demander aux députés de les assumer. Autrement dit, les députés de certaines régions du pays devront payer plus cher et utiliser plus de fonds de leur budget de bureau, ce qui signifie qu'ils auront moins de ressources pour servir leurs électeurs.
Je tenais à le signaler pour que le Bureau puisse se pencher là-dessus. Nous pourrons également savoir si l'Administration s'opposerait à ce que ces coûts liés à Internet soient absorbés de manière centralisée.
Daniel Paquette
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Daniel Paquette
2020-07-10 14:20
Oui. Je pense qu'une partie de la discussion et de la décision d'inclure cette dépense dans le Budget de bureau des députés était que lorsque nous avons établi la possibilité de faire payer la connexion Internet à leurs employés, c'était une façon de le faire savoir, d'avoir cette permission et de ne pas avoir beaucoup de directives et de paramètres.
Nous savons qu'il existe différents fortaits de services Internet qui offrent différentes vitesses et capacités de données. En intégrant ces dépenses dans le Budget de bureau des députés, nous avons donné la responsabilité aux députés de s'assurer que ce qui leur est facturé est adapté à leurs besoins. Si nous devions inclure ces dépenses dans le budget central — et, étant donné les circonstances actuelles, je ne peux pas dire que j'aurais des objections —, nous devrions établir les paramètres et les faire approuver par le Bureau pour nous assurer que c'est bien ce que nous acceptons que l'on facture pour le budget central.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
D'accord. Y a-t-il d'autres questions?
Approuvons-nous cette proposition? Convient-elle à tout le monde?
Je vois que oui.
Nous attendons ce rapport dans quelques semaines.
Nous sommes au point 6, « Rapport annuel sur la politique de la Chambre des communes sur la prévention et le traitement du harcèlement pour 2019-2020 ».
Madame Daigle, vous avez la parole.
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PCC (BC)
Excusez-moi, j'aimerais revenir en arrière un instant — nous avons passé les points rapidement —, parce que je ne crois pas avoir accepté, par ma signature, le point sur les communications avec les électeurs. Nous sommes allés rapidement, et j'essaie de vous suivre avec mon iPhone. J'ai une question au sujet de cette partie de l'ordre du jour.
Je crois que les services d'impression et de courrier ont repris aujourd'hui. Selon la politique précédente, nous pouvions imprimer des documents dans nos circonscriptions jusqu'au 30 juin. Je voulais seulement m'assurer que c'était toujours le cas. Je ne sais pas si c'est permis pour tous les documents. Est-ce qu'il s'agit uniquement des communications associées à la COVID-19? Est-ce qu'on interprète la politique de manière très stricte?
Je sais que bon nombre de nos collègues voudront aller de l'avant, mais je veux seulement m'assurer que les mesures ne soient pas trop restrictives en ce qui a trait à l'impression des documents dans nos circonscriptions. Je crois que nous pourrions éliminer les retards en permettant une certaine souplesse à cet égard. J'aimerais qu'on m'explique comment cette disposition est interprétée.
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2020-06-01 15:09
L'objectif de notre exposé d'aujourd'hui est de présenter une mise à jour sur l'initiative des communications avec les électeurs pendant la situation liée à la COVID-19, et de demander une prolongation des modifications relatives à la politique connexe. De plus, nous parlerons de certains changements que nous avons apportés aux services offerts aux députés.
Pour répondre à votre question, rapidement, monsieur Strahl, en ce qui a trait au contenu de l'initiative actuelle qui permet aux députés d'imprimer des documents à l'externe, à l'heure actuelle, nous révisons le contenu des documents pour veiller à ce qu'il soit associé à la COVID-19. Toutefois, nous n'appliquons pas un pourcentage strict sur le contenu en vue de l'approbation à des fins d'impression externe.
Dans le cadre de la mise en œuvre du programme de communication avec les électeurs, nous avons pu répondre aux besoins de 150 députés. En fait, cette semaine, nous avons reçu 200 demandes, qui en sont à diverses étapes de production. Ces 150 demandes à elles seules ont généré plus de 1 300 courriels avec des fournisseurs externes et les députés, et beaucoup d'échanges sur des questions administratives. En moyenne, on comptait 12 jours entre la présentation d'une demande et la livraison du produit aux fournisseurs externes à des fins de distribution par Postes Canada, ce qui correspond aux délais associés à nos propres services d'impression et de courrier.
Le programme est associé à plusieurs autres défis. Pour revenir à votre point, monsieur Strahl, nous croyons que les besoins en matière de contenu et pour d'autres services, comme les enveloppes et la papeterie, augmenteront. La disponibilité de Postes Canada s'est avérée un défi, tout comme la disponibilité des fournisseurs externes dans certaines régions du pays. Les défis sont expliqués en détail dans la présentation que vous avez reçue la semaine dernière.
Même si nous avons été en mesure de trouver des solutions à certains de ces défis, nous avons tout de même décidé de rouvrir les services d'impression et de courrier pour répondre aux besoins des députés. Nous allons ouvrir selon un format restreint afin de continuer d'accélérer les délais de production et de distribution des documents.
De plus, en limitant le format, l'Administration de la Chambre pourra gérer le nombre d'employés en vue de respecter les protocoles de distanciation physique sur le plancher de notre installation de production. La santé et la sécurité de nos employés sont au cœur de cette décision. D'autres services comme le traitement des enveloppes et la papeterie personnalisée seront également offerts aux députés. Le programme approuvé par le Bureau le 17 avril continuera d'être offert aux députés, afin qu'ils puissent communiquer des messages associés à la COVID-19 par l'entremise de fournisseurs de services externes, jusqu'à la date préalablement approuvée par le Bureau.
Nous vous demandons aujourd'hui si vous souhaitez prolonger l'application des changements apportés à la politique en ce qui a trait à l'intégration des logos et aux messages sur la COVID-19 provenant des organisations communautaires locales, gouvernementales ou à but non lucratif qui sont pertinents pour les électeurs ou qui encouragent les dons aux organismes de charité canadiens enregistrés, selon un format imprimé, pour le reste de l'exercice financier, qu'il s'agisse d'une impression interne ou externe.
Nous avons hâte d'élargir l'offre de services d'impression pour répondre aux besoins évolutifs des députés en matière de communication, et je serai heureuse de répondre à vos questions.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Je vous remercie, monsieur le président.
En fait, je veux m'assurer de bien comprendre ce dont il est question. Vous proposez de prolonger, jusqu'à la fin de l'année financière, soit jusqu'en mars 2021, la suspension des règlements et de la politique qui devait prendre fin le 30 juin.
Vous proposez également que les députés puissent communiquer l'information liée à la COVID-19 au moyen de publicités pour les banques alimentaires ou solliciter des dons qui ont un lien avec la COVID-19. Cela dit, pourrons-nous aussi communiquer du contenu qui n'est pas en lien avec la COVID-19 dans les prochains envois parlementaires?
Avant la suspension de la Chambre, plusieurs députés avaient déjà envoyé des cartes professionnelles ou du papier à lettres au service d'impression. Le travail du service d'impression va-t-il reprendre là où il en était ou les demandes en lien avec d'autres aspects du Service d'impression seront-elles carrément mises de côté?
Rebekah Kletke
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Rebekah Kletke
2020-06-01 15:15
En bref, je réponds oui aux deux questions.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
En bref, si les députés ont mis des travaux en attente, qui ont été retardés à cause de la suspension, ces travaux vont reprendre. Ai-je bien compris?
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Je suis désolé, monsieur Rota, je suis allé trop vite. J'aurais dû attendre qu'on se rende au point no 4. Je remercie Mme Kletke pour son exposé.
Nous prolongeons la politique jusqu'en mars 2021, mais est-ce que l'exemption relative à l'impression à l'externe sera prolongée jusqu'au 30 juin uniquement? Est-ce cela qui est convenu?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-06-01 16:02
Merci, monsieur le président.
Je suis ici pour vous présenter une demande d'exception relative à la demande de remboursement des dépenses engagées par un député pour des services d'impression externes. Vous y trouverez un résumé des dates et des faits en l'espèce.
La demande de remboursement des dépenses pour des services d'impression externes dépasse la limite des 5 000 copies prévue actuellement dans la politique applicable aux députés. Le député a engagé ces dépenses pendant la période qui a suivi la fermeture des services d'impression internes, mais avant que le Bureau n'ait approuvé les mesures provisoires qui s'appliquent pendant la pandémie de COVID.
La politique dicte que toutes les impressions de plus de 5 000 copies similaires doivent se faire depuis nos services d'impression internes pour assurer la conformité et surtout, l'accès aux tarifs postaux préférentiels. Elle dicte également que le député est personnellement responsable de toute quantité dépassant les limites autorisées.
Étant donné la situation actuelle, le député demande au Bureau de régie interne de considérer une dérogation aux pratiques existantes. L'Administration a proposé deux options dans la soumission. La première option serait de maintenir les pratiques courantes et que le député soit personnellement responsable du montant excédentaire. La deuxième option serait de permettre une dérogation exceptionnelle et que le montant excédentaire soit porté au budget du bureau du député.
Nous demandons l'orientation du Bureau de régie interne à ce sujet.
Voir le profil de Mark Holland
Lib. (ON)
Merci beaucoup, monsieur le Président.
Ce n'est pas une question, mais un commentaire.
Il y a beaucoup de demandes de gens qui font des erreurs, et il est très rare que je recommande à un député de présenter une telle demande de remboursement.
Je suis conscient qu'en temps normal, aucune demande ne serait présentée pour cela, mais je me suis rendu compte, après en avoir parlé avec M. Blois, que c'est une erreur de bonne foi qui a été commise pendant qu'on attendait de l'information sur la COVID-19. Nous avons modifié la politique quelques semaines plus tard, et dans ce cas-ci, le député propose de facturer...
Voir le profil de Mark Holland
Lib. (ON)
J'allais seulement dire que le député reconnaît qu'il a commis une erreur. Je crois simplement qu'il l'a faite de bonne foi. Il cherchait à communiquer sur la COVID-19, et je sais que beaucoup de députés ont ressenti beaucoup d'anxiété. La politique sur les services d'impression externes a été changée quelques semaines plus tard.
Le député ne propose pas que la dépense soit imputée au budget central de la Chambre des communes, mais plutôt qu'elle soit imputée à son propre budget de bureau. Comme elle serait imputée à son propre budget et que cette erreur semble avoir été faite innocemment, pour en avoir discuté avec lui, j'aimerais demander au Bureau de régie interne d'approuver la demande de soutien.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Je vous remercie, monsieur le président.
Ma question s'adresse à M. Paquette.
Est-ce que, parmi les députés qui ont fait cette erreur par mégarde, plusieurs assument la dépense sans avoir fait de demande d'exception au Bureau de régie interne?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-06-01 16:07
Je suis actuellement au courant d'un seul cas, mais qui n'a pas du tout la même ampleur. On parle seulement de quelques centaines de dollars. Cela n'a pas la même ampleur que celle de la situation dont nous parlons.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Rapidement, je comprends que la dépense en question sera imputée au budget de bureau du député. Il ne m'aura pas fallu travailler très fort pour comprendre qu'il y a eu beaucoup de va-et-vient du personnel du bureau de M. Brison, donc je ne sais pas trop. Je suis en politique depuis longtemps, j'ai été membre du personnel avant d'être député, et ce n'était jamais possible de faire ce qu'il a fait, sans l'approbation des SIE en tout cas.
C'était un mois avant que la politique ne soit modifiée, mais apparemment, il y avait suffisamment de contenu sur la COVID pour que ce soit autorisé. Les dépenses d'impression se situaient-elles dans la fourchette acceptable? Je sais que la question a été soulevée dans le document précédent. Les frais imposés par certains fournisseurs externes étaient bien trop élevés, et les SIE ont dû soit refuser des demandes soit négocier. La fourchette de prix était-elle acceptable?
Je n'ai jamais entendu parler de députés ayant imprimé et posté des choses de leur propre chef autrement qu'au juste prix négocié ou au tarif applicable au courrier publicitaire sans adresse. À quoi sont attribuables les coûts supplémentaires, parce que le député a outrepassé les termes du contrat pour le courrier publicitaire sans adresse que la Chambre des communes a conclu avec Postes Canada?
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