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Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
La séance est ouverte. Bienvenue.
Je vous souhaite la bienvenue à la sixième réunion du Bureau de régie interne.
Je vous remercie de votre présence dans notre espace virtuel aujourd'hui. Comme vous le savez, notre réunion se tient par vidéoconférence et est télévisée. Des gens nous regardent. Je suis certain qu'ils sont rivés à leur écran. Nous les saluons tous.
Nous allons commencer aujourd'hui par le procès-verbal de notre réunion précédente. Est-ce que tout le monde l'accepte? Avez-vous des commentaires ou un point à soulever?
Nous allons accepter le procès-verbal et poursuivre.
Deuxièmement, y a-t-il des affaires découlant des réunions précédentes? D'accord.
En troisième lieu, il y a la ratification de décisions urgentes. Tous les membres du Comité ont signé ces trois points au cours des dernières semaines.
Le premier point vise les communications avec les électeurs pendant la situation liée à la COVID-19. Êtes-vous toujours d'accord avec cela? Nous pouvons le ratifier? Bon, voilà un de fait.
Le deuxième point vise les mesures de précaution de la Chambre des communes pendant la situation liée à la COVID-19. Êtes-vous toujours d'accord avec cela? Alors nous continuons.
Le troisième point vise les bureaux de circonscription et les dépenses liées à la prévention de la COVID-19 au travail. Êtes-vous d'accord avec cela également?
Oui, monsieur Strahl.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Excusez-moi, j'aimerais revenir en arrière un instant — nous avons passé les points rapidement —, parce que je ne crois pas avoir accepté, par ma signature, le point sur les communications avec les électeurs. Nous sommes allés rapidement, et j'essaie de vous suivre avec mon iPhone. J'ai une question au sujet de cette partie de l'ordre du jour.
Je crois que les services d'impression et de courrier ont repris aujourd'hui. Selon la politique précédente, nous pouvions imprimer des documents dans nos circonscriptions jusqu'au 30 juin. Je voulais seulement m'assurer que c'était toujours le cas. Je ne sais pas si c'est permis pour tous les documents. Est-ce qu'il s'agit uniquement des communications associées à la COVID-19? Est-ce qu'on interprète la politique de manière très stricte?
Je sais que bon nombre de nos collègues voudront aller de l'avant, mais je veux seulement m'assurer que les mesures ne soient pas trop restrictives en ce qui a trait à l'impression des documents dans nos circonscriptions. Je crois que nous pourrions éliminer les retards en permettant une certaine souplesse à cet égard. J'aimerais qu'on m'explique comment cette disposition est interprétée.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Je vais céder la parole à Mme Rebekah Kletke. Elle pourra peut-être répondre à la question.
Allez-y, madame Kletke.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2020-06-01 15:09
L'objectif de notre exposé d'aujourd'hui est de présenter une mise à jour sur l'initiative des communications avec les électeurs pendant la situation liée à la COVID-19, et de demander une prolongation des modifications relatives à la politique connexe. De plus, nous parlerons de certains changements que nous avons apportés aux services offerts aux députés.
Pour répondre à votre question, rapidement, monsieur Strahl, en ce qui a trait au contenu de l'initiative actuelle qui permet aux députés d'imprimer des documents à l'externe, à l'heure actuelle, nous révisons le contenu des documents pour veiller à ce qu'il soit associé à la COVID-19. Toutefois, nous n'appliquons pas un pourcentage strict sur le contenu en vue de l'approbation à des fins d'impression externe.
Dans le cadre de la mise en œuvre du programme de communication avec les électeurs, nous avons pu répondre aux besoins de 150 députés. En fait, cette semaine, nous avons reçu 200 demandes, qui en sont à diverses étapes de production. Ces 150 demandes à elles seules ont généré plus de 1 300 courriels avec des fournisseurs externes et les députés, et beaucoup d'échanges sur des questions administratives. En moyenne, on comptait 12 jours entre la présentation d'une demande et la livraison du produit aux fournisseurs externes à des fins de distribution par Postes Canada, ce qui correspond aux délais associés à nos propres services d'impression et de courrier.
Le programme est associé à plusieurs autres défis. Pour revenir à votre point, monsieur Strahl, nous croyons que les besoins en matière de contenu et pour d'autres services, comme les enveloppes et la papeterie, augmenteront. La disponibilité de Postes Canada s'est avérée un défi, tout comme la disponibilité des fournisseurs externes dans certaines régions du pays. Les défis sont expliqués en détail dans la présentation que vous avez reçue la semaine dernière.
Même si nous avons été en mesure de trouver des solutions à certains de ces défis, nous avons tout de même décidé de rouvrir les services d'impression et de courrier pour répondre aux besoins des députés. Nous allons ouvrir selon un format restreint afin de continuer d'accélérer les délais de production et de distribution des documents.
De plus, en limitant le format, l'Administration de la Chambre pourra gérer le nombre d'employés en vue de respecter les protocoles de distanciation physique sur le plancher de notre installation de production. La santé et la sécurité de nos employés sont au cœur de cette décision. D'autres services comme le traitement des enveloppes et la papeterie personnalisée seront également offerts aux députés. Le programme approuvé par le Bureau le 17 avril continuera d'être offert aux députés, afin qu'ils puissent communiquer des messages associés à la COVID-19 par l'entremise de fournisseurs de services externes, jusqu'à la date préalablement approuvée par le Bureau.
Nous vous demandons aujourd'hui si vous souhaitez prolonger l'application des changements apportés à la politique en ce qui a trait à l'intégration des logos et aux messages sur la COVID-19 provenant des organisations communautaires locales, gouvernementales ou à but non lucratif qui sont pertinents pour les électeurs ou qui encouragent les dons aux organismes de charité canadiens enregistrés, selon un format imprimé, pour le reste de l'exercice financier, qu'il s'agisse d'une impression interne ou externe.
Nous avons hâte d'élargir l'offre de services d'impression pour répondre aux besoins évolutifs des députés en matière de communication, et je serai heureuse de répondre à vos questions.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Avez-vous des questions?
Madame DeBellefeuille, vous avez la parole.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Je vous remercie, monsieur le président.
En fait, je veux m'assurer de bien comprendre ce dont il est question. Vous proposez de prolonger, jusqu'à la fin de l'année financière, soit jusqu'en mars 2021, la suspension des règlements et de la politique qui devait prendre fin le 30 juin.
Vous proposez également que les députés puissent communiquer l'information liée à la COVID-19 au moyen de publicités pour les banques alimentaires ou solliciter des dons qui ont un lien avec la COVID-19. Cela dit, pourrons-nous aussi communiquer du contenu qui n'est pas en lien avec la COVID-19 dans les prochains envois parlementaires?
Avant la suspension de la Chambre, plusieurs députés avaient déjà envoyé des cartes professionnelles ou du papier à lettres au service d'impression. Le travail du service d'impression va-t-il reprendre là où il en était ou les demandes en lien avec d'autres aspects du Service d'impression seront-elles carrément mises de côté?
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Madame Kletke, vous avez la parole.
Rebekah Kletke
Voir le profil de Rebekah Kletke
Rebekah Kletke
2020-06-01 15:15
En bref, je réponds oui aux deux questions.
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
En bref, si les députés ont mis des travaux en attente, qui ont été retardés à cause de la suspension, ces travaux vont reprendre. Ai-je bien compris?
Voir le profil de Claude DeBellefeuille
BQ (QC)
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
C'est très bien. Y a-t-il d'autres questions?
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Je suis désolé, monsieur Rota, je suis allé trop vite. J'aurais dû attendre qu'on se rende au point no 4. Je remercie Mme Kletke pour son exposé.
Nous prolongeons la politique jusqu'en mars 2021, mais est-ce que l'exemption relative à l'impression à l'externe sera prolongée jusqu'au 30 juin uniquement? Est-ce cela qui est convenu?
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Parfait. Lorsque j'ai entendu Mme Kletke, je n'étais pas certain qu'elle vous répondait directement, mais elle a abordé ce point, qui faisait partie du prochain exposé, alors tout s'est bien déroulé.
Y a-t-il d'autres questions ou commentaires? Sommes-nous tous d'accord?
Nous allons donc poursuivre.
Nous passons à l'application à la Chambre des communes des exigences en matière de divulgation proactive de la Loi sur l'accès à l'information. Nos présentateurs seront Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; et José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances.
Monsieur Paquette, vous pouvez commencer.
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-06-01 15:16
Merci, monsieur le président.
Si vous voulez me suivre dans mon exposé — je sais que la documentation sur ce sujet est très volumineuse —, j'utiliserai la présentation courte pour vous parler des points principaux. Elle s'intitule « Application des exigences en matière de divulgation proactive ». Vous disposez aussi des maquettes qui vous montrent comment l'information apparaîtra lorsque nous pourrons procéder à la publication en vue de répondre aux exigences de la Loi. Aujourd'hui, je vais me centrer sur les points qui ont trait aux renseignements qui seront publiés, et non sur leur format ou sur leur aspect et leur convivialité.
Je ne passerai pas beaucoup de temps sur la deuxième page de la présentation. Elle présente des renseignements généraux et vous donne un aperçu de l'évolution de la divulgation publique à la Chambre des communes au cours des 20 dernières années. Bien sûr, je suis ici aujourd'hui pour vous parler de la dernière étape, puisqu'en 2020 aura lieu la première divulgation conformément au projet de loi C-58.
La diapositive 3 montre certains des changements pour les députés en ce qui a trait aux renseignements qui seront divulgués. Ainsi, nous divulguerons maintenant tous les frais de déplacement payés au moyen des fonds de la Chambre. Pour les députés, cela signifiera la divulgation détaillée des déplacements couverts par le budget de bureau des députés, et non seulement les déplacements pour lesquels on a recours au système de points de voyage. En ce qui a trait à l'accueil, aucun changement n'est apporté aux renseignements qui seront divulgués pour répondre aux exigences du projet de loi.
En ce qui a trait aux contrats, la colonne sur les ressources fournies par la Chambre ne sera plus incluse dans le sommaire trimestriel des dépenses des députés. Toutes les dépenses contractuelles pour lesquelles le député est l'autorité contractante seront divulguées. Dans le cas présent, cela signifie que toutes les dépenses engagées qui ne seraient pas divulguées au titre des frais de déplacement et d'accueil seront assujetties à une divulgation détaillée dans cette catégorie en particulier. Ces dépenses seront divulguées de façon trimestrielle, mais ne seront pas cumulatives, contrairement à ce qui était fait dans le passé, et seront toujours publiées dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
À la diapositive 4, Changements pour les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre, il n'y aura aucun changement relatif à l'information divulguée en matière de déplacements et d'accueil. En ce qui a trait aux contrats, ce sera similaire, en ce sens que toutes les dépenses qui ne sont pas divulguées dans les catégories des déplacements, de l'accueil et des salaires seront divulguées dans cette catégorie et aussi de façon trimestrielle, dans les 90 jours suivant la fin du trimestre.
Les changements les plus importants auront trait à l'Administration de la Chambre. Vous pouvez les voir à la diapositive 5. La divulgation se fera maintenant pour toutes les catégories. En ce qui a trait aux frais de déplacement et d'accueil, la divulgation visera tous les déplacements et tous les frais d'accueil pour tous les employés de la Chambre, selon une liste détaillée. Les contrats d'une valeur de plus de 10 000 $ devront être divulgués, de même que les commandes subséquentes aux offres à commandes de plus de 10 000 $ au cours de la période visée par le rapport.
Encore une fois, les dépenses seront divulguées tous les trois mois, mais la publication se fera dans les 60 jours suivant la fin du trimestre, et non dans les 90 jours comme avant. C'est un peu plus rapide.
La diapositive 6 montre les changements pour la diplomatie parlementaire et pour les comités. Pour répondre aux exigences de la Loi pour ce groupe, nous apportons des changements aux rapports actuels. La diplomatie parlementaire maintiendra ses rapports actuels, auxquels s'ajouteront des rapports sur les délégations, sur les frais d'accueil et les dépenses de fonctionnement, et sur les conférences. Ces rapports seront publiés sur le site Web de la diplomatie parlementaire dans les 60 jours suivant la fin du trimestre également. Concernant les comités, le Comité de liaison a adopté deux propositions. La première vise la modification du rapport actuel sur les dépenses afin de ventiler les dépenses d'accueil. Un nouveau rapport détaillé sur les frais de déplacement sera également ajouté. Les deux rapports seront publiés sur le site Web des comités.
Pour ce groupe également, la Direction des affaires internationales et interparlementaires a demandé une ressource supplémentaire en vue de répondre aux exigences de la Loi, et à ce que le financement couvre au moins 70 % du coût associé à cette ressource.
De plus, la Loi sur l'accès à l'information prévoit deux exceptions à la divulgation proactive: la sécurité et le privilège parlementaire. C'est le Président de la Chambre qui a l'autorité de décider et l'Administration communiquera à tous en temps et lieu le processus et les critères régissant ces exceptions. Nous ferons aussi une analyse de tous les contrats en vigueur de la Chambre pour déterminer l'application de ces exceptions, s'il y a lieu.
En conclusion, l'Administration a modifié ses outils et pratiques pour répondre aux exigences de la Loi et nous avons un plan de communication et de formation qui est prêt à être déployé pour mettre ces modifications en œuvre.
À cette fin, nous sommes ici aujourd'hui pour recommander au Bureau de régie interne qu'il approuve les recommandations présentées dans la soumission. Plus précisément, nous lui demandons d'approuver l'approche proposée, les modifications aux rapports de divulgation, les modifications nécessaires aux règlements administratifs relatifs aux députés, les modifications au Manuel des allocations et des services aux députés, et le financement couvrant l'équivalent de 70 % d'un employé temps plein.
Nous sommes prêts à répondre à vos questions. Merci.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Y a-t-il des questions ou des commentaires?
Nous allons entendre M. Strahl, puis Mme Bergen.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Premièrement, monsieur Paquette, pouvez-vous nous confirmer que toutes vos propositions visent des exigences de la Loi? Est-ce qu'une certaine souplesse est permise ou est-ce que la porte s'est fermée lorsque le projet de loi a reçu la sanction royale?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-06-01 15:23
Nous travaillons avec les conseillers juridiques pour veiller à divulguer uniquement les renseignements exigés par la Loi. C'est pourquoi certains renseignements, comme les ressources fournies par la Chambre, ne sont pas requis et ne figureront pas dans les listes détaillées, mais nous avons poussé l'interprétation à l'extrême. Nous avons travaillé avec tous les membres de l'organisation pour veiller à répondre aux exigences, sans les dépasser.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
Pouvez-vous nous confirmer que l'exigence relative aux dépenses pour les voyageurs désignés est séparée de...? C'est intéressant de voir que l'exigence en matière de divulgation de l'Administration de la Chambre est un montant cumulatif — c'est ce que j'ai compris d'après votre exposé —, un montant global. Est-ce bien cela ou est-ce qu'on pourra lire « M. Paquette a effectué les déplacements suivants »?
Daniel Paquette
Voir le profil de Daniel Paquette
Daniel Paquette
2020-06-01 15:24
On pourra lire que M. Paquette a fait un tel déplacement, oui. La divulgation sera détaillée pour tous les employés. C'est différent de ce qu'on verra pour le reste de la fonction publique, où la divulgation vise l'ensemble des employés et non seulement les cadres supérieurs.
Voir le profil de Mark Strahl
PCC (BC)
D'accord. Cela me préoccupe, et j'ai soulevé ce point auparavant. Si nous sommes assujettis à la Loi, alors... Je ne voterai probablement pas en faveur de cela.
J'ai du mal à accepter que la divulgation puisse cibler nos familles. Nous l'avons vu au cours des dernières élections: les députés et leurs voyageurs désignés ont été ciblés et exploités à des fins partisanes. Pour être honnête, je ne sais pas si nous pouvons étudier la question dans le cadre de la présente réunion. Il faudra peut-être tenir une discussion plus importante à ce sujet.
Je crains que cette mesure qui vise à jeter la lumière sur les activités des députés ne décourage en fait les députés de profiter de certaines occasions de voir leur famille. Nous voulons tous, y compris le premier ministre, que ce lieu soit plus attirant pour les familles, pour les jeunes professionnels qui souhaitent participer au processus politique, mais nous les éviscérons avec nos règles en matière de divulgation. Les gens ne voudront tout simplement plus voyager parce qu'ils sauront que leurs opposants politiques les prendront pour cible.
Je sais que nous sommes assujettis à la Loi et que nous devons faire ce qui est exigé de nous. Il faudrait songer à discuter des conséquences imprévues qui puniront les gens qui ont une famille — les jeunes familles surtout — et qui les décourageront de voyager pour garder leur famille unie, ou qui les décourageront tout simplement de présenter leur candidature.
Je vais en rester là. Je ne sais pas si nous pouvons aborder cette question aujourd'hui, mais j'aimerais que nous en discutions plus tard.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Je crois que M. Dufresne souhaite répondre à M. Strahl.
Allez-y, monsieur Dufresne.
Philippe Dufresne
Voir le profil de Philippe Dufresne
Philippe Dufresne
2020-06-01 15:27
J'ajouterais que nous avons examiné la loi. En matière de divulgation proactive, la portée de la loi est large, et il y a des exceptions concernant les dépenses de l'Administration de la Chambre pour la Cité parlementaire, comme cela a été indiqué: le Président peut invoquer le privilège parlementaire ou la sécurité.
Nous examinerons l'application de cette disposition. Nous exercerons une surveillance continue pour déterminer s'il y a des conséquences imprévues. C'est un aspect qui peut être examiné, surveillé et possiblement corrigé. À ce stade, il s'agit de l'interprétation des exigences sous leur forme actuelle.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
Est-ce que cela va, monsieur Strahl? Bien.
Nous passons à Mme Bergen, suivie de Mme DeBellefeuille.
Allez-y, madame Bergen.
Voir le profil de Candice Bergen
PCC (MB)
Merci beaucoup, monsieur le président.
Ma première question fait suite à cette réponse. Je partais du principe que la divulgation proactive était obligatoire en vertu de la loi, et que cela ne prêtait pas nécessairement à interprétation. Si c'est le cas, alors je dirais... car je suis tout à fait d'accord avec les arguments avancés par mon collègue, M. Strahl.
Au lieu d'attendre de voir s'il y a des conséquences imprévues, je suggère que nous en discutions ici, ainsi que de toute autre conséquence, et qu'on essaie de corriger cela maintenant. Si tout est défini dans les moindres détails dans la loi, alors nous n'avons pas le choix. Je suppose que vous pouvez toujours élire un gouvernement conservateur pour qu'on la modifie encore une fois. Je préférerais qu'on tente de régler cela maintenant pour en faire la meilleure mesure législative possible, pour que la loi soit respectée et qu'on divulgue ce qui doit être divulgué, mais sans les conséquences possibles dont nous avons parlé.
Mon autre question porte sur le fait que ces décisions relèvent du Président. Est-ce prévu par la loi? Je me demande comment le Président en arriverait à une décision. Serait-ce à la demande d'un député? Quel est le processus? Est-il prévu dans la loi? Comment le Président déterminerait-il ce qui n'a pas à faire l'objet d'une divulgation?
Philippe Dufresne
Voir le profil de Philippe Dufresne
Philippe Dufresne
2020-06-01 15:29
Je pense que votre question comporte deux parties.
Premièrement, le cadre proposé correspond, à notre avis, à ce qui est requis selon le libellé actuel de la loi. Actuellement, le Président peut faire des exceptions dans des cas précis liés au privilège parlementaire et à la sécurité. Concernant le processus d'application en soi, les députés qui constateront des problèmes pourront les porter à l'attention du Président.
Le pouvoir du Président de prendre cette décision est explicitement énoncé dans la loi, et s'il prend une telle décision pour une question de privilège, les informations ne seront pas divulguées. Cette décision sera sans appel, que ce soit devant les tribunaux ou devant le commissaire à l'information.
Quant à l'exception liée aux questions de sécurité, elle concerne la divulgation d'informations pour l'Administration de la Chambre et la Cité parlementaire, et nécessite une consultation avec le SPP.
En outre, d'autres détails seront fournis concernant la documentation, les gabarits, etc. Toutefois, ces deux exceptions spécifiques existent et peuvent être invoquées par les députés individuellement, et c'est quelque chose que nous examinerons.
Voir le profil de Anthony Rota
Lib. (ON)
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