Je vous remercie pour cette très belle présentation, monsieur le président. Bonjour à tous.
Mesdames et messieurs les députés, bonjour. Je salue aussi les invités d'honneur qui sont ici pour suivre des députés pendant la journée.
Je suis accompagnée aujourd'hui de Mark Watters, le dirigeant principal des finances de la Chambre des communes, et par deux personnes qui ont déployé beaucoup d'efforts pour me faire paraître plus intelligente que je ne le suis, c'est-à-dire Suzanne Verville, la directrice du personnel, et Kori Ghergari, de la direction des communications corporatives.
Ce matin, je suis très heureuse d'être ici pour discuter du rôle du Bureau de régie interne. Puisque je suis greffière de la Chambre, je suis aussi secrétaire du Bureau de régie interne. Je tiens à vous dire d'emblée que je suis ici en ma qualité de greffière et de secrétaire du bureau, mais je ne m'exprime pas au nom du président actuel de la Chambre, M. Scheer, ni d'anciens présidents, ni du Bureau de régie interne ou de ses membres. Je suis ici en tant que greffière, qui est le poste que j'occupe depuis plus de huit ans. Cela fait plus de 33 ans que je travaille au Parlement, et, en m'entendant dire cela, certains d'entre vous se diront peut-être que je suis ici pour défendre le statu quo, mais ce n'est pas vraiment le cas, et vous vous en rendrez compte en écoutant mes propos.
J'ai porté beaucoup d'attention au libellé de l'ordre de renvoi que vous avez reçu et j'ai remarqué que, dans la toute première phrase, on parle de transparence et de reddition de comptes complètes. Ces termes semblaient un bon point de départ à la discussion de ce matin.
En premier lieu, je vais examiner les mesures actuelles concernant la divulgation ainsi que notre présence sur le Web — et je dis « notre » en parlant de l'administration de la Chambre et du Bureau de régie interne.
Je crois qu'il est important de comprendre qu'au cours des discussions parfois assez enflammées des dernières semaines et même des derniers mois, on a créé une certaine confusion à propos de l'information qui est divulguée ou qui ne l'est pas. J'ai appris au cours de mes 33 années de service au Parlement qu'il faut tout prendre avec un grain de sel. Je crois qu'il sera utile ce matin d'examiner comment le bureau a abordé toute la question de la divulgation, particulièrement au cours des 40e et 41e législatures.
J'aimerais d'abord vous expliquer quel type d'information le public peut trouver dans le site Web du Parlement du Canada s'il cherche des renseignements sur le Bureau de régie interne.
Si vous recherchez le terme « Bureau de régie interne »,
vous arrivez immédiatement à la page d'accueil du site Web du Parlement, parl.gc.ca. La section du Bureau est également accessible depuis la page d'accueil du site Web du Parlement du Canada. Il y a un accès permanent sous « Chambre des communes ». Dans la rubrique « Quoi de neuf? », vous trouverez de nouveaux renseignements, notamment des déclarations et des avis aux médias. Dans la trousse d'information que vous avez reçue, vous trouverez des copies de ce que je vous présente ainsi que des copies de certaines déclarations qui ont été diffusées par le Bureau. Tout cela se trouve sur le Web.
Dans la section « Au sujet du Bureau de régie interne », vous trouverez au début des renseignements d'introduction concernant le rôle du Bureau de régie interne, y compris des renseignements sur son fondement législatif dans la Loi sur le Parlement du Canada et de l'information au sujet de sa composition. Il importe de savoir que le Bureau se compose du Président de la Chambre, qui en assure la présidence, de deux membres du Conseil privé, qui sont nommés par le gouvernement, du chef de l'opposition ou son représentant, et de députés en nombre suffisant pour qu'il y ait globalement autant de représentants du gouvernement que de l'opposition, sans compter, bien entendu, le Président de la Chambre.
Actuellement, le Bureau est composé du leader du gouvernement en Chambre, le ministre Van Loan, du whip en chef du gouvernement, le ministre Duncan, de l'honorable Rob Merrifield,
du leader à la Chambre de l'opposition officielle, M. Cullen; de la whip de l'opposition officielle, Mme Turmel; et de la whip du Parti libéral, Mme Foote.
Lors de sa réunion du 3 juin 2013, le Bureau de régie interne a décidé de diffuser ses procès-verbaux sur le site parl.gc.ca, en remontant jusqu'au début de la 41e législature. Les procès-verbaux continueront d'être déposés à la Chambre, selon une pratique qui existe depuis la 34e législature.
Le Bureau se réunit bien entendu à huis clos, comme cela se fait depuis toujours, environ toutes les deux semaines quand la Chambre siège. Les réunions se tiennent donc à huis clos, et le Bureau fonctionne de manière consensuelle. Par conséquent, les procès-verbaux ne font pas état de tout ce qui s'est dit; ils sont simplement des comptes rendus des décisions. Il arrive souvent que le Bureau étudie des questions confidentielles, qui portent notamment sur des éléments juridiques, les relations de travail et la sécurité.
Le moment précis où les procès-verbaux sont déposés et diffusés peut varier, car cela dépend de l'horaire des réunions du Bureau. Il fut un temps où, s'il y avait par exemple trois réunions du Bureau — appelons-les A, B et C — , le procès-verbal de la réunion A devait être approuvé à la réunion B, puis, à la réunion C, il devait être approuvé pour le dépôt. Je suis heureuse de pouvoir vous annoncer qu'hier, le Bureau a accepté de mettre fin à cette façon de faire très prudente. Dorénavant, le procès-verbal de la réunion A sera approuvé à la réunion B et il sera ensuite prêt à être diffusé. Il ne sera pas nécessaire d'attendre à la troisième réunion, ce qui pourrait signifier une autre période d'attente de deux semaines.
Cependant, selon les sujets étudiés, certains procès-verbaux sont déposés en même temps que d'autres documents, tels que les Comptes publics du Canada ou le Budget principal des dépenses, que tout le monde connaît bien. Le Bureau a examiné hier le Budget principal des dépenses et il a pris certaines décisions. Le procès-verbal de cette réunion ne sera toutefois pas diffusé tant que le président du Conseil du Trésor n'aura pas déposé le Budget principal des dépenses à la Chambre au mois d'avril.
Il y a certaines caractéristiques propres aux procès-verbaux. Il existe un index par sujet qui est offert afin de faciliter l'accès à l'information ainsi que des hyperliens dans les procès-verbaux qui mènent à de l'information utile sur les nombreux sujets dont il est question.
J'aimerais maintenant parler des règlements administratifs du Bureau. Comme vous le savez, la Loi sur le Parlement du Canada porte notamment sur le Bureau de régie interne, et c'est cette mesure législative qui lui confère son pouvoir de prendre des règlements administratifs.
Ce sont les règlements promulgués par le Bureau de régie interne qui forment la base de toutes les décisions de la Chambre des communes, en tant qu'institution, en matière de régie interne et de gouvernance, de façon générale.
C'est sur les règlements administratifs que repose la gouvernance de la Chambre. Ils sous-tendent les politiques et les lignes directrices concernant les ressources auxquelles les députés ont accès dans l'exercice de leurs fonctions parlementaires et ils m'accordent à moi, la greffière, qui relève du Président de la Chambre, le pouvoir de mettre à exécution les directives du Bureau par l'entremise de l'administration de la Chambre.
Les quatre règlements administratifs sont le Règlement relatif aux députés, qui visiblement, concerne les députés et définit, entre autres choses, les fonctions parlementaires, etc.; le Règlement relatif aux comités, qui précise les modalités du financement et du fonctionnement des comités; le Règlement sur la gouvernance et l'administration, qui, essentiellement, pour moi et l'administration, constitue le règlement important qui nous délègue une partie du pouvoir du Bureau, pour agir en son nom dans l'exécution de ses directives; enfin, les Règles de procédures du Bureau de régie interne, qui sont essentiellement les ordres permanents qu'il a établis pour lui-même sur sa façon d'agir. Ces règlements sont contraignants pour les députés et ils ont préséance sur tout manuel administratif ou toute décision de politique générale.
Ces règlements datent de 1993. Jusqu'en 2010, on les a révisés selon les nécessités du moment. En 2010, cependant, le Bureau de régie interne a acquiescé à une recommandation préconisant leur examen approfondi, pour leur actualisation et leur refonte. Le Bureau a approuvé les règlements révisés le 21 novembre et le 5 décembre 2011. Ils sont entrés en vigueur le 1er avril 2012. Le lendemain, ils étaient publiés sur le site Web du Parlement du Canada.
Le document dont, d'après moi, la divulgation et la présence sur le Web attire le plus l'attention est le Rapport de dépenses des députés. Mais je tiens aussi à signaler, parce que peu de gens le savent, que les états financiers vérifiés de la Chambre des communes et deux documents de planification administrative sont également accessibles en ligne.
Le Bureau de régie interne croit fermement qu'un audit annuel externe des états financiers constitue une composante clé de saines pratiques de gestion. Une fois de plus, l'audit des états financiers de la Chambre des communes pour 2011-2012 a donné lieu à un rapport d'audit sans réserve. Le vérificateur est d'avis que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière et des résultats des opérations de la Chambre des communes. Le travail du vérificateur comprend le recueil des preuves concernant les montants et les divulgations inscrites dans les états financiers et l'évaluation des risques d'erreurs, de fraude ou d'anomalies.
Le vérificateur a aussi évalué la pertinence des politiques comptables choisies ainsi que les prévisions faites par les gestionnaires. Les états financiers vérifiés de l'exercice 2012-2013 et le Rapport aux Canadiens 2013 seront diffusés en ligne un peu plus tard, quand le Bureau aura pu les étudier. Le Bureau a approuvé le rapport à sa réunion d'hier, et ce devrait ensuite être le tour de la vérification des états financiers.
Il y a une page
qui consiste en une foire aux questions, et c'est un point auquel on a beaucoup songé. Une autre section porte sur les médias. Cela permet au Bureau de régie interne de diffuser de temps à autre des déclarations ou des communiqués, notamment sur le site Web.
Les avis aux médias et les déclarations du Bureau sont donc aussi offerts en ligne, de même que la réponse à des questions fréquemment posées, une foire aux questions, sur divers sujets.
Le Bureau de régie interne a désigné deux porte-parole qui se chargent de l'interaction avec les médias. Ces porte-parole travaillent étroitement avec la directrice des communications du bureau du Président, Mme Heather Bradley. Les deux porte-parole sont la whip du NPD, Nycole Turmel, et le whip en chef du gouvernement, l'honorable John Duncan.
Les deux porte-parole du Bureau de régie interne sont le ministre Duncan et Mme Turmel. Encore une fois, vous constaterez l'équilibre maintenu par le Bureau dans ses communications. Il s'exprime d'une seule voix. Ces porte-parole répondent aux questions posées au cours de la période des questions, par exemple, et ils répondent aussi aux questions des médias, en collaboration, comme j'ai dit plus tôt, avec la directrice des communications du Président de la Chambre, Heather Bradley.
Revenons maintenant au Rapport de dépenses des députés, qui, récemment, a soulevé beaucoup de discussions dans le public et à la Chambre. Conformément au Règlement administratif relatif aux députés, le Président de la Chambre des communes, au nom du Bureau de régie interne, doit s'assurer de la publication des rapports des dépenses des députés sur le site Web du Parlement du Canada. Ces rapports y sont publiés depuis 2001-2002, et vous verrez, sur la diapo, que jusqu'en 2008-2009, ils sont en format PDF. Voyons le rapport de 2001-2002, et, pour ceux d'entre vous qui peuvent être déçus par le degré actuel de divulgation, consolez-vous en constatant tout le chemin parcouru depuis! Le rapport de 2001, qui, je m'en souviens, a suscité beaucoup de controverse, à l'époque, laisse beaucoup plus sur sa faim que le rapport actuel. On y trouve un certain nombre de rubriques, mais très peu d'explications. Il y en a deux pages, au début de cette version. Aucune interactivité; impossible de choisir des noms, des régions, rien de la sorte.
Depuis 2009-2010, le Bureau a acquiescé à une recommandation visant à apporter de nombreuses améliorations à la présentation des rapports de chaque député, à présenter les données en tableaux plus faciles à comprendre et à fournir des explications plus détaillées sur chacun des aspects du rapport. Chaque livraison du rapport a donné lieu à des améliorations continues.
Ce ne serait pas une réunion de comité si je ne vous annonçais pas que, malheureusement, nous avons un petit pépin technique. L'ordinateur nous permettant de visionner la version française ne peut accéder à Internet, pour des raisons qui m'échappent. Il va donc peut-être y avoir une non-concordance entre ce qu'on va voir en anglais et ce qu'on va voir dans l'autre ordinateur, pendant que nous tentons d'accéder à Internet. Je m'en excuse. Nous avons répété cette procédure hier, mais c'était malheureusement dans une autre pièce. Nous saurons donc comment faire mieux la prochaine fois. Voilà.
Je vais vous glisser un mot pour vous décrire, à la James Thurber, mon rapport avec la technologie. Vous allez donc comprendre que je viens de loin.
Revenons aux RDD, les rapports de dépenses des députés. Voyons le sommaire ainsi que les rapports par député de 2012-2013. Vous verrez que, au début, il est assez longuement question de ce à quoi les députés ont droit — les allocations et services — sous différentes rubriques, pour mieux faire comprendre de quoi il s'agit au lecteur, parce que, bien sûr, l'ensemble de ces droits est limité. Un député ne peut rien demander de plus au Bureau après le début de l'exercice budgétaire s'il constate qu'il a géré les ressources qui lui ont été accordées comme une cigale plutôt que comme une fourmi.
On trouve une introduction complète aux ressources mises à la disposition des députés, puis, bien sûr, les rapports individuels et le sommaire des rapports. Un outil de génération de rapports permet de sélectionner un seul député ou un groupe de députés par le nom, la circonscription, la province ou le territoire et le parti, puis de grouper cet ensemble pour les besoins, peut-être, de la comparaison. Une fonction permet aussi de lire la description de la catégorie de dépenses dans le rapport en ligne.
En novembre 2011, le Bureau a décidé d'affiner le détail des divulgations en affichant chaque type de frais de déplacement sur une ligne distincte. Quatre types de voyageurs sont autorisés à utiliser les ressources: le député lui-même, le voyageur désigné, la personne désignée par le député, qui, habituellement, est un conjoint ou un partenaire, bien que, parfois, ce puisse être un parent ou un frère ou une soeur; une personne à charge; et, bien sûr, un employé. Avec chaque type de frais de déplacement, on indique aussi le nombre de points utilisés de déplacement (régulier, spécial et à destination des États-Unis). Un point pour déplacement régulier correspond essentiellement à un aller-retour entre Ottawa et la circonscription: un demi-point pour l'aller et autant pour le retour. Sur 64 points, 25 vont aux déplacements spéciaux. Ils permettent au député de se déplacer entre sa circonscription et toute autre destination au Canada; quatre points peuvent servir aux déplacements vers les États-Unis, mais seulement à Washington ou à New York, où se trouve le siège des Nations Unies.
Une autre modification dans le rapport de 2012-2013 permet la séparation des frais de résidence secondaire des frais d'hébergement et des indemnités journalières.
Comme j'ai dit plus tôt, au sujet du format des textes, nous avons commencé en 2000-2001 par le format PDF, qui comportait, pour l'impression, une commande automatique pour les explications détaillées. Désormais, l'impression inclura l'explication de chaque colonne et catégorie de dépenses, et le format XML du rapport de 2012-2013 permet l'analyse des données du rapport dans un tableur.
Le 23 octobre 2013, le Bureau de régie interne a publié une déclaration sur les mesures qu'il allait prendre pour améliorer davantage les rapports. Auparavant, les contrats de service et les employés à temps plein étaient regroupés sous la rubrique « employés ». Désormais, on ventilera les totaux selon les contrats et les services des employés. Il y aura une rubrique pour les salaires des employés et les contrats de service.
De même, on distinguera les frais d'hébergement des députés des indemnités journalières. Actuellement, ces frais sont regroupés sur la même ligne.
De même aussi, on ventilera les frais d'accueil par sous-catégorie. Ce sont habituellement les barbecues d'été, les parties hivernales de patinage — ce genre d'événements —, les cadeaux protocolaires et les réunions.
La divulgation des points pour déplacements spéciaux donnera lieu à plus de détails, parce que les points pour déplacements réguliers, comme je l'ai dit, concernent essentiellement les déplacements entre la circonscription et Ottawa. Les points pour déplacements spéciaux sont différents. Ils concernent les déplacements vers une autre destination. On divulguera donc les détails de l'utilisation de ces points. On pourra connaître le nom du voyageur, sa destination, ses dates de départ et de retour, le motif et le coût total du déplacement. Comme j'ai dit, 25 points sont réservés aux déplacements spéciaux. On peut en utiliser quatre, au maximum, pour aller aux États-Unis. Les autres vont aux déplacements au Canada.
À ce sujet, que le comité prenne du bon côté le petit avertissement que je lui donne de ne pas trop rapprocher les frais de déplacement des députés et ceux des ministres. Je crains parfois, beaucoup, en fait, que la comparaison ne soit boiteuse. Le cabinet d'un ministre, bien naturellement, considère que les déplacements englobent tel nombre de voyages distincts. Chaque fois, il s'agit d'aller quelque part en compagnie d'un nombre variable de personnes. Le ministre se déplace pour une raison particulière: se rendre à tel endroit et en revenir. Il sera hébergé dans des hôtels. Il faudra se transporter. Cela fait un beau petit forfait.
Ici, à la Chambre, nous n'avons pas tendance à assimiler les députés à des voyageurs; nous les voyons se déplacer, essentiellement entre la circonscription et Ottawa. Quand ils se rendent dans leur circonscription, ils vont chez eux. Ce n'est donc pas de l'hébergement. Quand ils en reviennent, ils logent dans un endroit prévu à cette fin à Ottawa, habituellement dans un appartement. C'est rarement un hôtel, dont la note, à long terme, peut être très salée. C'est là, donc, que la comparaison devient boiteuse.
Il faut aussi préciser que les députés qui sont à Ottawa, à la Chambre, reçoivent des indemnités journalières, parce qu'ils sont en situation de déplacement. La comparaison n'est donc pas infaillible. Il est vrai, cependant, que les députés peuvent être accompagnés d'une personne désignée, de personnes à charge ou d'employés. Ce sont des renseignements divulgués dans les RDD.
La bonne nouvelle, aujourd'hui — je ne veux pas couper l'herbe sous le pied du Bureau, mais j'ai vérifié auprès de lui, hier, et il m'a autorisé à vous le dire —, c'est que deux documents supplémentaires seront accessibles. Il s'agit en fait de documents publics qui seront publiés prochainement. Le manuel d'Allocations et services aux députés est public depuis longtemps. Les journalistes, par exemple, pouvaient le consulter en bibliothèque, et on pouvait aussi s'adresser à la directrice des communications du bureau du Président de la Chambre pour obtenir, en réponse aux questions, des bribes rassemblées patiemment par collage. Mais ces renseignements seront publiés sur le Web, ainsi que le registre public des voyageurs désignés. On pourra les consulter.
Je vous remercie de votre indulgence. Beaucoup d'entre vous savent très bien ce qui est publié sur le Web et ce qui y est divulgué. J'ai pensé que ces précisions vous seraient utiles, parce que j'ai été troublé par des propos que j'ai entendus de la bouche de personnes particulièrement mal informées sur ce qui était déjà accessible.
Passons maintenant à la question de gouvernance. D'après moi, c'est dans cette notion que gît celle de responsabilisation.
Vous pouvez voir ici le schéma du système parlementaire canadien.
Aux fins de notre discussion d'aujourd'hui, nous parlerons de la Chambre des communes en tant qu'organisme législatif, des 308 députés qui y siègent et de l'administration de la Chambre. Je vais bientôt me pencher sur ces trois aspects.
Si nous définissons la Chambre comme l'institution démocratique qui se trouve au coeur du système parlementaire canadien, certaines constatations s'imposent. Elle est indépendante. Son indépendance est garantie par le privilège parlementaire.
Elle compte 308 députés, bientôt 338. C'est la Chambre des communes, collectivement, qui est l'institution.
Les députés sont indépendants les uns des autres et de la Chambre elle-même. Bien sûr, la plupart d'entre eux appartiennent à un caucus. Le caucus possède ses propres méthodes internes de fonctionnement et il appuie ses membres. Mais, pour nous, dans l'administration, chaque député est considéré comme un individu élu par des Canadiens pour appuyer ses électeurs, les représenter. En conséquence, nous accordons à ce député, à cet individu, tout l'appui nécessaire à son travail de parlementaire.
La Chambre des communes est indépendante du gouvernement. Pour que ce principe signifie quelque chose, elle s'autoréglemente, bien sûr. Encore une fois, nous observons que les lois et les politiques du gouvernement du Canada — par exemple la Loi sur la gestion des finances publiques ou les lignes directrices du Conseil du Trésor — ne s'appliquent pas à la Chambre.
Ensuite, prise hors contexte, cette vérité peut mener à des malentendus. Je ne veux pas dire que c'est le règne de l'anarchie. Je veux dire que le Bureau de régie interne, puisant son autorité législative dans la Loi sur le Parlement du Canada, trace essentiellement le cadre à l'intérieur duquel la Chambre des communes accomplit son travail.
Il y a notamment la Loi sur la gestion des finances publiques, qui ne s'applique pas à nous, mais nous nous conformons aux règles de saine gestion habituelles. Comme je l'ai déjà mentionné, pour la comptabilité ou la vérification des états financiers, nous suivons les principes qui s'imposent pour la gestion des ressources publiques.
De même, la Chambre des communes met au point et en oeuvre ses propres politiques et lignes directrices à l'appui d'une gestion efficace des ressources publiques. Par exemple, la partie III du Code canadien du travail ne s'applique littéralement pas à la Chambre des communes, mais nous nous faisons un point d'honneur de faire en sorte que notre direction des ressources humaines se dote, en consultation avec les syndicats, de politiques de santé et de sécurité aussi robustes, sinon plus, que les dispositions du code lui-même.
Ultimement, la Chambre des communes doit rendre des comptes à la population du Canada, bien sûr, parce que tout le monde doit maintenant se soumettre à la règle des élections générales à date fixe et que c'est là où l'on récolte ce que l'on sème de par son sens de la responsabilité.
Je ne parlerai pas beaucoup de l'organe législatif que constitue la Chambre, parce que ce n'est pas vraiment le coeur de notre discussion ce matin, sauf pour dire que c'est la Chambre qui gouverne ici, bien sûr. C'est la Chambre qui détermine le Règlement régissant le déroulement de nos délibérations.
Le Président, qui est élu par vote secret de tous les députés, préside aux séances et rend les décisions sur les renvois au Règlement et les questions de privilège. Pour sa part, votre propre comité de la procédure et des affaires de la Chambre a le mandat permanent de se pencher sur le Règlement et bien sûr, de se pencher sur ce type de questions, qui sont au coeur même de l'Administration de la Chambre.
Le cadre juridique de la Chambre, en tant qu'organe législatif, s'inscrit dans le respect du droit et de la coutume parlementaires, bien sûr, notamment des dispositions applicables de la Constitution et du droit du privilège parlementaire. Ensuite, il y a bien entendu la Loi sur le Parlement du Canada elle-même, qui est considérée comme un texte constitutionnel et qui régit les activités du Parlement, les privilèges et les pouvoirs de la Chambre des communes et du Sénat, de même que de la Bibliothèque du Parlement et de l'administration des deux chambres et de la Bibliothèque.
C'est dans leurs rapports avec la Chambre comme organe législatif que le Président et la greffière sont responsables des questions de procédure. Je reviendrai là-dessus tout à l'heure.
L'aspect de la gouvernance qui nous intéresse ce matin, d'après moi, est la structure de gouvernance qui s'applique aux 308 députés qui constituent la Chambre des communes en tant qu'organe législatif et que collectivité, leur travail, l'exécution de leurs fonctions parlementaires dans leurs circonscriptions, au sein des comités ou d'associations, en caucus et dans leurs bureaux, et celles qui s'appliquent à l'Administration de la Chambre, c'est-à-dire à la bureaucratie qui appuie les députés dans leurs fonctions parlementaires.
Comme je l'ai déjà mentionné, c'est la Loi sur le Parlement du Canada qui confère au bureau ce pouvoir de gouvernance. Le bureau établit les règlements administratifs, et ce sont les règlements administratifs qui régissent l'utilisation des ressources parlementaires mises à la disposition des députés.
Les décisions du Bureau de régie interne sont définitives, et le Manuel des allocations et services aux députés regroupe toutes les politiques approuvées par le bureau et que je dois exécuter, en tant que chef de l'administration et des gens avec qui je travaille.
Il y a dans votre trousse d'information un aperçu de l'histoire du bureau.
C'est la Direction des recherches pour le Bureau qui a préparé cet aperçu pour nous. Je vais vous épargner le compte rendu de toute cette histoire, mais je veux tout de même mentionner certaines dates pour souligner que la notion de régie interne remonte à 1868.
Il y avait, en 1868, l'Acte concernant l'Économie intérieure de la Chambre des communes. La responsabilité de l'économie intérieure était déléguée au Président de la Chambre et à quatre commissaires, qui étaient tous membres du Conseil privé et députés.
En 1886, cette loi a été intégrée à une autre, qu'on appelait l'Acte concernant la Chambre des communes, à titre de section sur l'économie intérieure. En gros, cette loi est demeurée inchangée pendant 86 ans.
Dans les années 1960 et 1970, diverses études ont été réalisées sur l'organisation de la Chambre des communes. En 1964-1965, il y a eu un Comité spécial de la procédure et de l'organisation. Dans les années 1970, on s'inquiétait beaucoup du fait que seuls les ministres pouvaient être nommés commissaires et que les députés n'avaient pas leur mot à dire. En 1974, le Comité permanent des privilèges et des élections a également effectué une étude à ce propos.
En 1979, en novembre, le rapport du vérificateur général, qui avait été préparé à la demande du Président de la Chambre de l'époque, a décrit des lacunes importantes, pour ne pas dire des failles importantes dans la structure administrative de la Chambre et le mode de gouvernance applicable à la gestion des ressources publiques.
Une multitude de changements s'en est suivie, qui a créé une bureaucratie inspirée fortement de la façon dont la fonction publique était organisée à l'époque. Pendant une courte période, il y a eu ce qu'on a appelé un « administrateur », qui était apparemment responsable de l'administration de la Chambre. Cela a créé beaucoup de confusion, comme vous pouvez l'imaginer, puisqu'il y avait à la fois un greffier, un administrateur et un sergent d'armes, qui étaient un peu comme des co-sous-ministres. Ils n'étaient pas aussi en symbiose que la Trinité. Je peux vous le dire, puisque j'étais alors chef de cabinet du greffier.
En 1984, le Comité spécial sur la réforme de la Chambre des communes a été créé. À sa tête, le député d'expérience, James McGrath. Bien vite, on s'est mis à l'appeler le Comité McGrath. En gros, il a entrepris une série d'études ambitieuses sur les principes de procédure régissant la Chambre et les fondements de la gestion de la Chambre et de ses comités. Il a déposé trois rapports, qui ont tous donné lieu à des réponses du gouvernement, mais aucun n'a été adopté.
En même temps, je crois qu'il importe de souligner que le Comité McGrath était véritablement la pierre angulaire intellectuelle du développement de la Chambre pour en faire l'institution que nous connaissons aujourd'hui. Par exemple, c'est de là que vient le mode d'élection par vote secret du Président, indépendamment de la ligne de parti, entre autres, le concept des affaires émanant des députés, ce genre d'idées. Ce fut un exercice extrêmement créatif, qui a été le véritable point de départ de la structure dans laquelle nous évoluons aujourd'hui.
En 1985, le Parlement a adopté la Loi sur le Parlement du Canada, qui regroupait trois lois: la Loi sur la Chambre des communes, la Loi sur le Sénat et la Loi sur la Bibliothèque du Parlement. Elle a remplacé les commissaires par un Bureau de régie interne présidé par le Président de la Chambre et composé également du vice-président, de deux membres du Conseil privé, du chef de l'opposition ou de son délégué et de deux autres députés de l'opposition, dont au moins un de l'opposition officielle. Cette nouvelle structure visait à donner voix au chapitre à tous les députés et à assurer l'équité des voix dans la représentation du gouvernement et de l'opposition.
En 1986, le Parlement a adopté la Loi sur les relations de travail au Parlement, qui désigne le Bureau de régie interne employeur officiel des quelque... je pense que nous sommes à peu près 1 800 employés, si nous comptons les employés à temps partiel. Le bureau est donc l'employeur officiel du personnel de la Chambre des communes, dont les services relèvent de moi. Il établit les conditions de travail des employés non syndiqués, de même que le mandat de négociation des conventions collectives avec les syndicats.
En 1989, un autre comité spécial a été créé, et sa présidence a été confiée au vice-président, Marcel Danis.
Ce comité s'est aussi penché sur la façon dont le Bureau de régie interne était constitué.
En 1991, le projet de loi C-79, Loi modifiant la Loi sur le Parlement du Canada, donnait au Bureau de régie interne le pouvoir d'encadrer la façon dont les députés dépensent leurs budgets et utilisent les ressources parlementaires.
Il faut bien comprendre que ce sont les modifications apportées à la Loi sur le Parlement du Canada en 1991 qui ont donné au Bureau de régie interne le pouvoir d'établir un règlement administratif régissant les dépenses budgétaires des députés et leur façon d'utiliser les ressources parlementaires. Par exemple, les dépenses liées aux frais de déplacement sont effectuées à partir d'un fonds central de la Chambre des communes.
C'est également en vertu de ce projet de loi que le greffier de la Chambre des communes est devenu officiellement secrétaire du Bureau de régie interne.
C'est à ce moment que le règlement administratif du Bureau a été rédigé. Il a reçu approbation à la fin mars 1993 et a été déposé à la Chambre pour la première fois le 19 avril 1993.
En 1997, comme vous vous en rappelez peut-être, les partis d'opposition se sont mis à proliférer à la Chambre, et pour régir la composition du Bureau en conséquence, étant donné le grand nombre de partis d'opposition, le projet de loi C-79, Loi modifiant la Loi sur le Parlement du Canada, est venu modifier la composition du Bureau, selon une formule tenant compte de la configuration future des partis, mais qui maintiendrait le principe très important de l'égalité dans la représentation du gouvernement et de l'opposition.
Si vous vous intéressez particulièrement à l'histoire du bureau, vous en trouverez un bref historique préparé par la Direction des recherches pour le bureau, dans votre trousse d'information. Il y a également un article fort utile que j'ai trouvé et qui a été écrit par deux analystes de la Bibliothèque du Parlement, très expérimentés à la Chambre des communes. Je crois que James Robertson a déjà été analyste pour ce comité. C'est lui et Margaret Young qui sont les auteurs de cet article paru dans le numéro d'hiver de la Revue parlementaire canadienne, 1991-1992. Vous y trouverez une bonne explication des circonstances entourant la création du bureau.
Je suis consciente que ce genre d'histoire peut sembler assez pénible à lire, mais il y a des circonstances et des influences particulières qui expliquent pourquoi nous en sommes là où nous en sommes aujourd'hui, et il me semble important de comprendre que la création du bureau repose sur une réflexion longue et approfondie, tout comme les améliorations qui y ont été apportées au fil du temps.
C'est le bureau — on en parle dans les journaux et les médias — qui donne aux députés les indemnités, les allocations et les services nécessaires à l'exercice de leurs fonctions parlementaires, lesquels sont énoncés en détail dans le Manuel des allocations et services aux députés.
Le grand principe qui sous-tend l'approche de l'administration et encadre mon travail de greffière de la Chambre, est que chaque député est directement responsable de l'usage qu'il fait des ressources parlementaires nécessaires au fonctionnement de ses bureaux et à l'exercice des fonctions parlementaires que l'élection lui confère. De cette obligation faite à chaque député de rendre des comptes découlent l'indépendance et la souplesse dont il bénéficie dans la gestion des budgets, des allocations et des services qui lui sont fournis à l'appui de ses fonctions.
Ainsi, vous verrez que le « Règlement administratif relatif aux députés », comme son nom l'indique, dresse une liste exhaustive de définitions et établit le cadre dans lequel les députés travaillent. Il accorde énormément d'indépendance aux députés, parce que le principe fondamental ici, c'est qu'il revient au député lui-même de juger de la façon dont il servira sa constitution. Les députés ont donc besoin de cette liberté pour établir leurs priorités et déterminer de quels outils ils ont besoin pour les atteindre.
Comme je l'ai déjà mentionné, il incombe à chaque parti politique de décider des modalités du soutien qu'il apporte à ses députés, mais de notre point de vue, chaque député est une entité indépendante.
Chaque député est l'employeur officiel de toutes les personnes membres de son personnel et de ses employés à contrat, parce que c'est le député qui établit les conditions d'emploi du personnel et qui décide des résultats attendus et de la valeur des contrats qu'il signe. C'est le député lui-même qui décide de l'endroit où les employés travaillent, en circonscription ou sur la Colline, et de leurs responsabilités. Le député décide aussi du nombre de bureaux de circonscription qu'il doit louer, de l'endroit où ils sont situés et de leur dotation en personnel. Enfin, il revient à chaque député de décider des modalités de ses relations avec sa circonscription et de ses communications avec ses commettants.
En général, ces décisions fondamentales déterminent la façon dont le député répartira son budget. Après engagement du personnel et location des locaux à bureaux, une bonne partie du budget du bureau du député, le fameux BBD, se trouve engagée. Le BBD est alloué au député pour l'exercice financier, et chaque député est personnellement responsable de toutes les dépenses engagées au-delà de ces allocations.
Les dépenses sont traitées par les Services des finances (Mark pourra vous en parler un peu plus dans un instant) et sont inscrites aux rapports de dépenses des députés, si bien que chaque dollar dépensé du budget d'un député est déclaré. Ces dépenses sont ensuite inscrites aux Comptes publics du Canada.
Mais le bureau a un rôle plus vaste encore que celui, central, de gérer les ressources attribuées aux députés. Il examine et approuve les prévisions budgétaires annuelles de la Chambre, c'est-à-dire le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses. Il approuve et contrôle les budgets des comités de la Chambre et des Affaires internationales et interparlementaires. L'enveloppe réservée pour ce comité est confiée au Comité de liaison, qui la répartit au fur et à mesure que les comités permanents et les comités mixtes permanents lui présentent des requêtes.
De même, le Conseil interparlementaire mixte, dont la présidence est assumée par le président du comité sénatorial de la régie interne et le vice-président de la Chambre, est établi pour gérer l'enveloppe budgétaire attribuée aux associations interparlementaires.
Comme je l'ai déjà mentionné, le bureau est l'employeur officiel du personnel de la Chambre des communes et à ce titre, il se conforme à la Loi sur les relations de travail au Parlement. Il approuve les échelles de rémunération des employés non syndiqués et nous autorise à négocier le renouvellement des conventions collectives des employés syndiqués et ratifie ces conventions.
Il y a environ 1 800 employés en ce moment, représentés et non représentés, et les syndicats. Il y a sept unités de négociation et quatre agents négociateurs.
Bien entendu, le bureau régit la sécurité des locaux de la Chambre des communes. En matière de sécurité, par exemple, pour la vision et le plan à long terme pour les rénovations dans la Cité parlementaire, le bureau travaille en partenariat avec son équivalent au Sénat pour ce qui est de la gestion et de la sécurité des locaux.
Je vous ai parlé un peu du cadre qui s'applique aux 308 députés. J'aimerais vous glisser quelques mots sur le cadre qui s'applique à l'administration. Vous avez remarqué l'existence du « Règlement administratif relatif aux députés », qui régit les allocations et les services mis à la disposition de chaque député. Il existe aussi le «Règlement administratif sur la gouvernance et l'administration », qui délègue au Président de la Chambre et à la greffière le pouvoir de superviser l'administration, qui est responsable à son tour d'exécuter les directives du bureau à différents égards.
Vous pouvez voir dans la structure de gouvernance de l'organigramme que vous avez sous les yeux que le Bureau de régie interne se trouve au niveau décisionnel supérieur en matière de budgets et de politiques. Il revient ensuite au Président de la Chambre de les appliquer, il se compare un peu à un ministre dans un ministère, et je suis l'équivalent de sa sous-ministre à la Chambre des communes. Il y a deux personnes dans mon bureau qui relèvent directement de moi: la directrice de l'audit interne, ainsi que Suzanne Verville, ma chef de cabinet et directrice des communications.
À la dernière ligne, vous voyez les noms de six hauts fonctionnaires, qui sont les chefs de service. Ils relèvent de moi, dans l'exercice de leurs différentes responsabilités, et nous composons ensemble le Groupe de gestion de la greffière. Je préside les rencontres avec ces six personnes. Il y a d'abord le sous-greffier, qui est responsable des services de la procédure. Le sergent d'armes est responsable de la sécurité et de l'état physique de l'édifice et pour cette raison évidente, il s'occupe des rénovations avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il y a ensuite le légiste et conseiller parlementaire, qui nous fournit des conseils juridiques en plus de diriger les services législatifs chargés de la rédaction des projets de loi d'initiative parlementaire et des amendements aux projets de loi du gouvernement. Il y a ensuite les trois dirigeants principaux qu'on trouverait dans n'importe quelle organisation: le dirigeant principal de l'information, qui s'occupe du réseau de la Cité et de toute notre technologie; le dirigeant principal des finances, Mark Watters, qui m'accompagne aujourd'hui; de même que le dirigeant principal des ressources humaines, Pierre Parent, qui s'occupe de la dotation et de toutes les politiques liées aux ressources humaines.
J'ai mentionné que le Président de la Chambre et moi avions des fonctions distinctes. Il y a en fait le rôle et la fonction parlementaires, la partie du travail qui vient avec l'uniforme, que je porte aujourd'hui parce que nous serons présents à la Chambre cet après-midi pour la période de questions. Il y a ensuite le rôle et la fonction administratifs que nous exerçons, et c'est bien sûr cette partie qui vous intéresse ce matin. Le Président de la Chambre assure la présidence du Bureau de régie interne, et j'en assume le secrétariat. Il supervise l'administration, que je dirige, et il comparaît devant votre comité pour défendre les budgets des dépenses. Il vous arrive de discuter avec lui de l'étude du Budget principal des dépenses et des Budgets supplémentaires des dépenses.
Le travail se divise donc de la même façon pour moi. Il fut un temps où le greffier de la Chambre consacrait la plupart de son temps à la procédure, mais je consacre aujourd'hui l'essentiel de mon temps (je dirais 85 %) à des questions administratives. Je suis très bien appuyée par les six chefs des services administratifs spécialistes de leurs domaines respectifs, mais je trouve particulièrement utile que la greffière assume le secrétariat du bureau puisqu'il s'agit de la personne responsable de l'administration en général. De plus, je pense que les besoins d'une assemblée législative diffèrent des besoins observables dans toute autre formation du secteur public (une agence, une société d'État, un ministère). Ils diffèrent à tout le moins beaucoup des besoins observables en entreprise.
Dans le cadre de mon rôle au sein du Groupe de gestion de la greffière (GGG), je relève directement du Président de la Chambre et je le rencontre régulièrement pour discuter de différentes questions. C'est moi qui assume la présidence de ce groupe qui réunit les six chefs de service au bas de l'organigramme. La chef de cabinet, Suzanne Verville, et la directrice de la vérification, Jennifer Wall, assistent à nos réunions en tant qu'observatrices. Nous formulons des recommandations au Président et au BRI concernant l'administration de la Chambre.
Le GGG est chargé d'établir les orientations stratégiques, les priorités et les résultats attendus pour l'administration de la Chambre des communes. Il doit aussi veiller à ce que nous disposions des ressources financières, matérielles et humaines nécessaires pour nous acquitter de notre mandat, lequel consiste à appuyer les députés dans leurs fonctions parlementaires ainsi qu'à soutenir la Chambre dans son rôle législatif. Le GGG établit en outre l'orientation à suivre pour l'élaboration des politiques nécessaires à notre propre réglementation à l'interne. Nous devons aussi bien sûr voir au respect des politiques et des directives approuvées.
Ainsi, à titre d'exemple, la vérification de gestion menée par le vérificateur général il y a environ deux ans — je ne sais plus trop quand exactement, car il lui a fallu deux années, plutôt qu'une seule — a porté sur les structures et les systèmes que nous avions en place pour garantir le respect des directives du Bureau de régie interne. Les vérificateurs ont jugé la situation satisfaisante. Ils ont bien formulé quelques recommandations auxquelles nous nous sommes empressés de donner suite, mais ce fut essentiellement pour nous un exercice fort utile.
Je viens de vous dire que c'est le GGG qui établit les orientations stratégiques pour l'administration; il serait bon que j'apporte une petite précision dans ce contexte. Étant donné que les députés se succèdent à la faveur d'élections générales assez fréquentes — et le Canada a d'ailleurs l'un des taux de roulement les plus élevés à ce chapitre parmi les pays du Commonwealth — il est inévitable que la responsabilité du maintien de la mémoire institutionnelle repose davantage sur la branche administrative que ce serait le cas dans d'autres circonstances. Nombreux sont les employés de la Chambre qui y font carrière pendant très longtemps, plutôt que d'être simplement de passage. J'estime donc en ma qualité de greffière, et en sachant que mes prédécesseurs étaient du même avis, que nous assumons la responsabilité très particulière de devoir sauvegarder la culture de l'institution en même temps que son indépendance, et de veiller à ce que non seulement nous appliquions les normes les plus rigoureuses en matière de gouvernance publique, comme nous l'indiquons dans ce quatrième objectif dans le contexte parlementaire actuel, mais aussi à ce que nous soyons prêts à nous adapter à l'évolution des besoins parce que chaque législature est différente.
Ainsi, la législature actuelle est plus diversifiée et plus jeune que la plupart de celles qui l'ont précédée, et nous devons être prêts à composer avec les différents défis que cela peut occasionner. Nous nous targuons d'ailleurs de bien y parvenir. Nous faisons montre d'une grande souplesse en étant disposés à apporter les changements qui s'imposent pour répondre aux besoins.
Nous nous employons également à améliorer les services permanents qui sont offerts, notamment pour ce qui est des communications avec les citoyens et avec les commettants. Maintenant que tout un chacun peut utiliser les sites Web et différents types d'approches, nous apportons un soin particulier aux outils que nous mettons à la disposition des députés.
Enfin, nous souhaitons favoriser une meilleure compréhension des institutions législatives et appuyer leur avancement. À cet égard, il est fréquent que d'autres gouvernements nous demandent de les accueillir ici pour voir la façon dont nous faisons les choses. Ainsi, des représentants du Royaume-Uni sont venus étudier notre mode d'organisation. Nous recevons de nombreux visiteurs du Commonwealth et il y a un programme d'étude en cours pour les hauts fonctionnaires du Parlement.
de la Francophonie qui sont là non seulement pour partager leurs expériences de gouvernance dans leurs institutions législatives, mais aussi pour apprendre la façon dont on relève les défis. Une des choses les plus impressionnantes qui ressortent de ces échanges et de ces études est la grande similitude des défis auxquels est confrontée une administration, que ce soit au Parlement wallon de Belgique, au Kenya, au Sénégal, au Nunavut, en Colombie-Britannique, au Québec ou ici, au Canada. Il y a un contexte particulier en raison de la géographie et de la culture, mais les défis sont essentiellement les mêmes. Cela nous fascine.
C'est ainsi que je vois le rôle du Bureau de régie interne.
Je cède la parole à mon collègue et ami Mark G. Watters,
qui est le dirigeant principal des finances. Je reprendrai ensuite la parole pour une brève conclusion, après quoi nous serons heureux de répondre à vos questions.
Je dois vous dire que Mark est un fonctionnaire de carrière que je considère comme notre champion de la renaissance en matière financière. C'est avec une vaste expérience qu'il nous est arrivé de
du ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration, il y a deux ans.
Il a travaillé auparavant au sein d'une agence gouvernementale, le Conseil des arts du Canada, ainsi qu'à
l'Alliance de la fonction publique du Canada.
Il a aussi travaillé au Bureau du vérificateur général. Son bagage d'expérience est vraiment phénoménal. Il va aborder avec vous les autres aspects de votre étude.