Merci, monsieur le président.
Je vous remercie de nous donner l'occasion de discuter avec vous du rapport que le vérificateur général a déposé au printemps 2015 et qui est intitulé « Les rapports exigés des organisations fédérales ».
Je suis accompagnée des responsables de l'audit, soit le directeur principal, John Affleck, et le directeur, Colin Meredith.
Cet audit a porté sur les exigences récurrentes en matière de rapports établies par le Conseil du Trésor, la Commission de la fonction publique du Canada et la législation. Nous avons effectué cette mission en réponse aux préoccupations qui existent depuis longtemps au sujet du fardeau que les exigences en matière de rapports imposent aux ministères et aux organismes fédéraux ainsi qu'aux sociétés d'État.
L'objectif général était de déterminer si certaines exigences imposées aux organisations fédérales avaient contribué avec efficience à la reddition de comptes et à la transparence, et si elles avaient généré de l'information utilisée dans la prise de décisions portant sur l'élaboration de politiques et la gestion de programmes. Dans l'ensemble, nous avons constaté que les rapports qui visent à soutenir la reddition de comptes et la transparence étaient utilisés à ces fins.
Nous avons aussi constaté que les organismes centraux avaient établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports que nous avons sélectionnées, et qu'ils avaient fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à les respecter.
Cependant, en ce qui a trait à l'efficience des rapports exigés, nous avons constaté que ni le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ni la Commission de la fonction publique du Canada n'avaient déterminé ce qu'il en coûte en efforts et en argent pour se conformer aux exigences que nous avons examinées. À notre avis, le fait de savoir ce qu'il en coûte en efforts et en argent pour satisfaire aux exigences en matière de rapports permettrait d'obtenir une meilleure appréciation des ressources que les organisations fédérales doivent y consacrer et de pouvoir faire en sorte d'adapter les exigences en conséquence.
De plus, nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor n'avait pas tenu un répertoire et un calendrier des 60 exigences récurrentes en matière de rapports découlant de ses politiques, directives et normes. Cette information pourrait, d'une part, aider le secrétariat à se pencher sur le fardeau qu'imposent les exigences et, d'autre part, aider les organisations à produire les rapports exigés de manière efficiente.
Le secrétariat a adapté, dans certains cas, les exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations à l'étape de la définition des exigences et lors d'examens subséquents. Cependant, nous avons constaté que la plupart des exigences s'appliquaient de la même manière à toutes les organisations, peu importe leur taille et leur mandat. Par exemple, la Commission canadienne des affaires polaires, une petite organisation qui comptait 11 employés, devait présenter 25 rapports annuels ou trimestriels.
Nous avons remarqué que l'efficience et l'utilité des rapports financiers trimestriels pourraient être améliorées pour mieux appuyer la reddition de comptes au Parlement. Nous n'avons recensé qu'un seul utilisateur régulier des informations présentées dans ces rapports, à savoir le Bureau du directeur parlementaire du budget. Ce dernier les utilisait pour préparer, en cours d'exercice, les évaluations des dépenses destinées aux parlementaires.
Des huit rapports que nous avons examinés, six visaient à assurer la reddition de comptes et la transparence. Nous avons observé que des organisations fédérales préparaient ces rapports. Cependant, elles ne préparaient pas les deux autres dont le but était de soutenir la prise de décisions internes.
Nous avons remarqué que 20 % des plans ministériels d'investissement n'avaient pas été préparés comme il se doit. Nous avons aussi constaté qu'environ la moitié des plans de sécurité ministériels qui devaient être produits au plus tard en juin 2012 n'étaient pas terminés au moment de notre audit. L'objectif des plans de sécurité ministériels est de contribuer à la prise de décisions internes en donnant une vue complète des exigences en matière de sécurité des organisations fédérales.
De plus, nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor n'avait pas profité de la possibilité d'utiliser l'information contenue dans les plans de sécurité ministériels. Par exemple, bien qu'il ait examiné les plans reçus et les ait utilisés pour appuyer son examen des politiques, il n'a pas utilisé l'information contenue dans ces rapports pour mettre en évidence des problèmes de sécurité de vaste portée au sein du gouvernement.
Dans le rapport, nous avons formulé six recommandations en vue d'améliorer l'efficience et l'utilité des rapports exigés. Le secrétariat et la commission ont accepté nos recommandations.
Ainsi se termine, monsieur le président, ma déclaration préliminaire. C'est avec plaisir que nous répondrons aux questions des membres du comité.
Je vous remercie.
Thank you, Mr. Chair.
Thank you for this opportunity to discuss “Report 2, Required Reporting by Federal Organizations” of the Spring 2015 Reports of the Auditor General of Canada.
Joining me at the table are John Affleck, principal, and Colin Meredith, director, who were responsible for the audit.
This audit focused on recurring reporting requirements set out by the Treasury Board, by the Public Service Commission of Canada, and by statute. We undertook this audit to respond to long-standing concerns about the burden these reporting requirements create for federal departments, federal agencies, and crown corporations.
The overall objective of the audit was to determine whether selected reporting requirements for federal organizations efficiently support accountability and transparency, and generate information used for decision making in policy development and program management. Overall, we found that reporting intended to support accountability and transparency was serving its intended purposes.
We also found that clear purposes and timelines had been established for the selected reporting requirements, and that central agencies had provided guidance and support to help federal organizations meet them.
However, with respect to the efficiency of required reporting, we found that neither the Treasury Board of Canada Secretariat nor the Public Service Commission of Canada had determined the level of effort or costs involved in meeting the requirements we examined. ln our view, determining level of effort and costs would lead to a greater understanding of the resource implications of these requirements, and would allow them to be adjusted accordingly.
Furthermore, we found that the secretariat has not maintained a comprehensive inventory and schedule of the 60 recurring reporting requirements stemming from its policies, directives, and standards. Such a tool would both help the secretariat address the burden of Treasury Board reporting requirements and help reporting organizations efficiently prepare the required reports.
The secretariat made some accommodations for the sizes and mandates of reporting organizations when reporting requirements were first established and during subsequent reviews. However, we found that most Treasury Board reporting requirements applied equally to all organizations regardless of their size or mandate. For example, the Canadian Polar Commission, a small organization with 11 staff members, was required to prepare 25 annual or quarterly reports.
We noted that the efficiency and value of quarterly financial reports could be improved to better support accountability to Parliament. We identified only one routine use of the information in quarterly financial reports. The Office of the Parliamentary Budget Officer used the information in preparing assessments of in-year spending for parliamentarians.
Six of the eight reports that we examined were intended to support accountability and transparency. We observed that federal organizations were preparing these six reports. However, they were not meeting the remaining two reporting requirements, which were intended to support their internal decision-making.
We noted that 20% of departmental investment plans had not been completed as required. We also found that about half of the departmental security plans that were due by June 2012 had not been finalized at the time of our audit. A departmental security plan is intended to support internal decision-making by providing an integrated view of an organization's security requirements.
In addition, we found that the secretariat did not take full advantage of the opportunity to use the information in the departmental security plans. For example, although the secretariat reviewed the plans it received and used them to support its policy review, it did not use the information to identify broader government security issues.
In the report, we made six recommendations aimed at improving the efficiency and usefulness of required reporting. The secretariat and the commission have agreed with our recommendations.
Mr. Chair, this concludes my opening remarks. We would be pleased to answer questions that this committee may have.
Thank you.