Monsieur le président et membres du Comité, je vous remercie de m'avoir invité à comparaître aujourd'hui. En tant que légiste et conseiller parlementaire de la Chambre des communes, je suis heureux d'être ici pour pouvoir répondre à vos questions.
Je suis accompagné de Michel Bédard, légiste adjoint et conseiller parlementaire, Affaires juridiques.
J'espère que nos réponses aideront le Comité dans ses délibérations.
Comme vous le savez, le 26 octobre 2020, la Chambre des communes a adopté une motion demandant au Comité d'entreprendre une étude sur la situation d'urgence à laquelle font face les Canadiens à la lumière de la deuxième vague de la pandémie de COVID‑19 et a ordonné la production de documents de divers ministères et cabinets de ministres en lien avec cette étude.
L'ordre de la Chambre exigeait qu'avant leur dépôt à la Chambre et leur distribution au Comité, tous les documents soient examinés par mon bureau pour des questions de protection des renseignements personnels et de sécurité nationale. En outre, il était également indiqué que mon bureau examinerait des documents relatifs à la COVID‑19 provenant du groupe de travail sur les vaccins et de ses sous-comités afin d'y déceler toute information dont la divulgation aurait risqué de nuire à des négociations contractuelles ou autres entre le gouvernement et une tierce partie.
Dans son témoignage devant le Comité permanent des finances, le 24 novembre 2020, le greffier du Conseil privé, M. Ian Shugart, a indiqué que les documents nécessaires au respect de l'ordre de la Chambre pourraient représenter des millions de pages.
Le 27 novembre 2020, j'ai moi-même témoigné devant ce comité et j'ai confirmé que je consacrerais près de 100 % des ressources de mon bureau à l'examen des documents afin de respecter le délai de sept jours prévu dans l'ordre, ce qui nous aurait permis d'examiner jusqu'à 50 000 pages pendant cette période de sept jours. Le même jour, le Comité a adopté une ordonnance demandant à mon bureau d'établir l'ordre de priorité dans lequel nous examinerions les documents et confirmant que nous pourrions éventuellement obtenir une prolongation pour ce faire, en faisant rapport au Comité.
L'ordre précisait également que tous les documents devaient être remis au Comité dans les deux langues officielles. Il s'agit du deuxième rapport du Comité à la Chambre qui a été adopté le 4 décembre 2020.
Le 7 décembre 2020, mon bureau a reçu environ 5 000 documents totalisant près de 27 000 pages de divers ministères et cabinets ministériels, documents que nous avons examinés conformément à l'ordre de la Chambre et dans le délai prescrit de sept jours. Dans les lettres accompagnant les documents, le gouvernement avait indiqué que mon bureau pourrait s'attendre à recevoir d'autres lots de documents du gouvernement.
La majorité des documents fournis par le gouvernement étaient dans une seule langue officielle.
Dès que nous avons reçu les documents, j'ai écrit au greffier du Conseil privé pour lui demander de confirmer si le gouvernement avait l'intention de fournir des versions traduites des documents et, le cas échéant, quand nous pouvions nous attendre à les recevoir.
Dans sa réponse du 18 décembre 2020, M. Shugart a indiqué que, à son avis, à la suite du deuxième rapport du Comité, adopté par la Chambre le 4 décembre 2020, mon bureau était le mieux placé pour déterminer l'ordre et le contenu des travaux de traduction.
Le 22 décembre 2020, j'ai écrit à M. Shugart en indiquant que le gouvernement a l'obligation de produire les documents dans les deux langues officielles, conformément à l'article 8 de la Loi sur les langues officielles et à l'article 32(4) du Règlement, et que le deuxième rapport du Comité n'avait diminué en rien cette obligation.
J'ai ajouté que, pour éviter tout autre délai, mon bureau se chargerait exceptionnellement de relayer les séries de documents qu'il avait reçus jusqu'à ce jour au Bureau de la traduction, au nom du gouvernement, mais que, à l'avenir, nous nous attendions à ce que le gouvernement prenne des mesures pour s'assurer que la traduction de tout autre document produit serait effectuée en temps voulu, de manière à ce que nous recevions les documents dans les deux langues officielles en vue de leur dépôt à la Chambre et de leur renvoi au Comité une fois notre processus d'approbation terminé.
Le même jour, j'ai fait rapport de cet échange au Comité. Mon bureau a, par la suite, reçu d'autres documents du gouvernement. Le 3 février, j'ai donc écrit de nouveau à M. Shugart pour lui demander quand mon bureau pourrait s'attendre à recevoir les versions traduites des documents en question afin qu'ils puissent être déposés à la Chambre et remis au Comité.
Le 26 février, j'ai reçu une lettre de la sous-greffière du Conseil privé indiquant que les documents avaient été fournis dans la langue dans laquelle ils étaient disponibles dans les systèmes du gouvernement, cela pour les produire le plus rapidement possible. Par ailleurs, compte tenu du rôle de mon bureau dans la détermination de la priorité et de la séquence de contrôle et de distribution des documents, le gouvernement estimait que nous étions les mieux placés pour déterminer l'ordre dans lequel les documents devaient être traduits et pour obtenir des fonds supplémentaires du Bureau de régie interne de la Chambre des communes. La sous-greffière a également fait savoir que le gouvernement s'attendait à fournir mensuellement des documents en réponse à l'ordre de la Chambre.
Le 2 mars, j'ai fait rapport à ce comité à ce sujet et j'ai réitéré ma position selon laquelle le gouvernement était tenu de fournir des copies bilingues des documents. J'ai également demandé au Comité comment il souhaitait procéder pour la traduction des documents des quatrième et cinquième lots ainsi que des lots suivants produits par le gouvernement.
Jusqu'à maintenant, nous avons été en mesure de fournir 6 307 documents au Président pour qu'il les dépose à la Chambre.
Le 12 février, le Comité a adopté une motion ordonnant au président de demander si les ententes relatives aux sept vaccins commandés par le Canada avaient été fournies à mon bureau en réponse à l'ordre de la Chambre, et, le cas échéant, d'accorder la priorité à leur traduction afin que ces documents puissent être déposés à la Chambre et remis au Comité dans les plus brefs délais. La motion prévoyait également que, si ces ententes n'avaient pas encore été produites par le gouvernement, le Comité les réclame afin de les soumettre à un examen conforme aux paramètres établis dans la motion de la Chambre et que cet examen par le Comité se fasse à huis clos.
Le 25 février, le président du Comité a demandé si mon bureau avait reçu du gouvernement les ententes sur les vaccins, et j'ai confirmé que ce n'était pas le cas. Par la suite, le président a écrit au greffier du Conseil privé pour demander que le gouvernement fournisse ces ententes au Comité.
Enfin, le 4 juin, M. James Stott, sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques, de la planification et des communications à Services publics et Approvisionnement Canada, a informé le Comité que le gouvernement transmettait ses ententes sur les vaccins après avoir examiné les contrats en vertu des exigences strictes de la Loi sur l'accès à l'information et consulté les entreprises concernées, comme il se devait, pour assurer la protection appropriée de leurs renseignements. Il a précisé que le gouvernement avait appliqué les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels ou de tiers, de même que pour éviter de compromettre les ordres émis ou la position de négociation du Canada, compte tenu de l'évolution du marché.
Voilà qui termine cette trame factuelle. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.
Je vous remercie.
Mr. Chair, members of the committee, thank you for inviting me to appear today. As the House of Commons Law Clerk and Parliamentary Counsel, I am pleased to be here so that I can answer your questions.
With me is Michel Bédard, Deputy Law Clerk and Parliamentary Counsel, Legal Services.
I hope that our answers will assist the committee in your deliberations.
As you know, the House of Commons adopted a motion on October 26, 2020, that instructed this committee to undertake a study on the emergency situation facing Canadians in light of the second wave of the COVID-19 pandemic, and ordered the production of documents from various government departments and ministerial offices relating to this study.
The House's order required that before their tabling in the House and distribution to the committee, all documents be vetted by my office for matters of personal privacy information and national security, and for the category of documents relating to the COVID-19 vaccine task force and its subcommittees, that they be also vetted for information the disclosure of which could reasonably be expected to interfere with contractual or other negotiations between the government and a third party.
On November 24, 2020, the Clerk of the Privy Council, Mr. Ian Shugart, testified before the Standing Committee on Finance that the documents responsive to the House's order could constitute millions of pages.
On November 27, 2020, I appeared before this committee and confirmed that I would devote close to 100% of my office's resources to the review of the documents in order to meet the seven-day timeline provided in the order, and that we could review up to 50,000 pages during that seven-day period. The same day, this committee adopted an order asking my office to prioritize the order in which we vet the documents and confirming that we could obtain an extension of time to review them if necessary by reporting to the committee.
The order also stated that all documents were to be circulated to the committee in both official languages. This became the second report of the committee to the House, which was adopted on December 4, 2020.
On December 7, 2020, my office received approximately 5,000 documents totalling almost 27,000 pages from various government departments and ministerial offices, which we vetted in accordance with the House's order and within the seven-day time period prescribed. In the letters accompanying the documents, the government indicated that my office could expect to receive subsequent batches of documents from the government.
The majority of the documents provided by the government were only in one official language.
As soon as we received the documents, I wrote to the Clerk of the Privy Council to ask him whether the government intended to provide the translated versions of the documents and, if so, when we could expect to receive them.
In his reply of December 18, 2020, Mr. Shugart stated that, in his opinion, following the second report of this committee, adopted by the House on December 4, 2020, my office was best placed to determine the sequencing and content of translation.
On December 22, 2020, I responded to Mr. Shugart’s letter and indicated that the government has an obligation to produce documents in both official languages in accordance with section 8 of the Official Languages Act and consistent with Standing Order 32(4), and that the second report of this committee neither diminished nor removed this obligation.
I added that, to avoid any additional delay, my office would be taking the extraordinary step of providing the documents we have received to date to the Translation Bureau on behalf of the government, but that I expected that, moving forward, the government would take the necessary steps to translate the documents in a timely manner. This is so that we receive the documents in both official languages for tabling in the House and for referral to the committee, once our approval process is complete.
The same day, I reported on this exchange to the committee. My office subsequently received additional documents from the government, so on February 3, I wrote again to Mr. Shugart asking when my office could expect to receive translated versions of the documents so that they could be tabled in the House and distributed to the committee.
On February 26, I received correspondence from the deputy clerk of the Privy Council indicating that the documents were being provided in the language in which they were available in the government's systems to produce them as quickly as possible, and that, given my office's role in determining the priority and sequence for vetting and distribution of documents, the government's position was that we were best placed to determine the order in which documents should be translated and to access additional funding from the Board of Internal Economy of the House of Commons. The deputy clerk also advised that the government expected to provide documents in response to the House's order on a monthly basis.
On March 2, I reported to this committee on the issue and reiterated my position that it is the government's obligation to provide bilingual copies of the documents. I also sought instructions from the committee about how it wished to proceed with respect to the translation of the documents for the fourth, fifth and any subsequent batches produced by the government.
We have to date been able to provide 6,307 documents to the Speaker for tabling in the House.
On February 12, this committee adopted a motion instructing the chair to inquire as to whether the contracts for Canada's seven vaccine agreements had been provided to my office in response to the House's order, and if so, requesting that the translation be prioritized so that the agreements could be tabled in the House and distributed to the committee as soon as possible. The motion also provided that, if the agreements had not yet been produced by the government, the committee request that they be provided by the government to be vetted in accordance with the parameters set out in the House's motion, and this committee review them in camera.
On February 25, the chair of this committee inquired about whether my office had received the vaccine agreements from the government, and I confirmed that we had not. The chair subsequently wrote to the Clerk of the Privy Council requesting that the government provide the agreements to the committee.
Finally, On June 4, the assistant deputy minister of the policy, planning and communications branch of Public Services and Procurement Canada, Mr. James Stott, informed this committee that the government was providing its vaccine agreements after having examined the contracts “under the strict requirements of the Access to Information Act and consulted implicated companies as is required to ensure the appropriate safeguard of their information”, and that the government had applied the applicable exemptions “to protect third-party or personal information, as well as to avoid jeopardizing orders or compromising Canada's negotiating position given the volatility of the marketplace.”
That concludes this review of the facts. I will gladly answer your questions.
Thank you.