Merci beaucoup, monsieur le Président.
En juillet, le Parlement du Canada a tenu la 30e session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE à Vancouver. Des délégués de 49 pays étaient présents pour examiner et adopter des résolutions sur une variété de sujets, comme la guerre de la Russie contre l'Ukraine, la migration, la pollution par le plastique et l'intelligence artificielle.
Bien que la conférence elle-même ait été un succès, plusieurs facteurs ont contribué au dépassement du budget total approuvé par le Bureau et de son équivalent au Sénat. Je tiens à souligner qu'il s'agit d'un fait très inhabituel, puisque les conférences que nous organisons sont toujours offertes dans les limites du financement accordé. En effet, le taux habituel d'utilisation du budget pour les conférences est d'environ 80 %, et les excédents sont retournés au Trésor. La session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE a rencontré quelques problèmes uniques et sans précédent qui ont entraîné un déficit important dans le budget de la conférence.
Comme c'est le cas pour toute conférence organisée par le Parlement, nous avions l'obligation de réserver des blocs de chambres pour les participants dans divers hôtels situés à proximité du lieu de rencontre. Pour conserver ces chambres, l'Administration de la Chambre a signé des contrats avec cinq hôtels, leur garantissant un certain niveau de revenus. Comme c'est souvent le cas pour les réservations de cette envergure, les contrats prévoyaient certaines pénalités pour indemniser les hôtels si un certain niveau d'utilisation des chambres n'était pas atteint. La responsabilité de ces frais d'hébergement est transférée aux participants à la conférence au fur et à mesure qu'ils réservent leur chambre.
Le budget de chaque conférence que nous présentons comprend un montant pour les pénalités d'attrition, qui se situe généralement entre 15 000 $ et 20 000 $, au cas où les seuils d'occupation convenus ne seraient pas atteints. Dans ce cas-ci, les pénalités d'attrition étaient bien supérieures aux montants habituels. C'est en partie en raison du fait que la participation à la conférence était plus faible que prévu, mais aussi parce que de nombreux délégués ont choisi de loger dans d'autres hôtels plus éloignés.
Au chapitre de la participation, en nous appuyant sur les sessions antérieures, nous avons signé avec le secrétariat de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE une entente prévoyant que nous prenions des dispositions pour 700 participants, mais seulement 365 délégués ont assisté à la session avec 163 autres personnes, pour un total de 528. C'est déjà 25 % de moins que ce à quoi nous nous attendions.
En outre, environ le tiers des participants ont décidé de rester dans d'autres hôtels situés à une certaine distance du centre des congrès et non dans les hôtels avec lesquels nous avions négocié en vue de la conférence. C'est un phénomène que nous n'avons jamais vu auparavant. Peut-être que cela pourrait s'expliquer par le fait que d'autres parlements ressentent des pressions semblables à celles qui s'exercent sur nos propres associations, qui font qu'on tente d'étirer davantage les budgets limités compte tenu de l'augmentation des frais de déplacement. Cela peut être particulièrement vrai dans le cas des délégations à l'Assemblée parlementaire de l'OSCE, pour lesquelles le voyage à Vancouver est beaucoup plus long qu'il ne le serait normalement pour cette conférence, qui se tient habituellement en Europe.
Notre expérience de l'accueil de la Conférence parlementaire du Commonwealth à Halifax en août 2022, où la participation avait été plus élevée que prévu et où les blocs de chambres d'hôtel s'étaient complètement vendus, nous avait amenés à croire que la participation aux conférences était revenue au niveau d'avant la pandémie. Or, cela ne s'est pas avéré pour la session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE. Par conséquent, le Parlement n'a pas été en mesure d'atteindre le seuil contractuel d'occupation des hôtels dans quatre des cinq cas.
Bien que nous ayons pu prendre un certain nombre de mesures pour réduire notre responsabilité globale — ces mesures sont expliquées dans votre note d'information —, les pénalités combinées dans ces hôtels étaient de 1 400 nuitées, d'une valeur de 596 000 $.
Par dessus le marché, les coûts liés au soutien technique et audiovisuel au Centre des congrès de Vancouver étaient plus élevés que prévu. Comme on l'a déjà souligné pour les budgets des conférences, la consolidation de l'industrie a entraîné une augmentation des coûts liés au soutien des événements pour toutes les conférences. C'est le deuxième facteur qui a contribué au coût élevé de la session annuelle.
Il y a toutefois eu des économies dans d'autres parties du budget, notamment dans des catégories importantes comme les salaires, les repas et les frais d'accueil. Ces économies n'étaient toutefois pas suffisamment importantes pour éliminer le niveau particulièrement élevé des pénalités d'attrition et les coûts supplémentaires liés à l'audiovisuel. La conférence s'est donc terminée avec un déficit de 649 000 $, que nous prévoyons être en mesure d'éponger à même les fonds existants. Comme dans tous les budgets interparlementaires, la Chambre des communes est responsable de 70 % des budgets, et le Sénat, de 30 %.
Je tiens à souligner que mon équipe, moi-même et nos partenaires admettons la gravité de ces dépassements de coûts. Je tiens à rassurer le Bureau de régie interne que des mesures sont prises pour éviter d'accuser des déficits importants à l'avenir lorsque le Parlement du Canada tiendra des conférences. Même si notre marge de manœuvre pour négocier des contrats plus favorables avec les grandes chaînes hôtelières dans les marchés populaires durant les périodes de pointe de l'année est peut-être un peu limitée, nous travaillons en étroite collaboration avec notre personnel de gestion du matériel et des contrats pour trouver les domaines où des améliorations peuvent être apportées.
Nous sommes également beaucoup plus prudents dans nos projections de participation aux conférences, compte tenu des expériences très différentes que nous avons connues au cours des deux dernières que nous avons accueillies.
Bien que nous choisissions toujours un éventail d'hôtels de divers niveaux à offrir aux délégués, nous serons plus sensibles au fait que de nombreux participants peuvent faire passer le coût avant la commodité dans leur sélection.
Je vous remercie de m'avoir donné l'occasion d'expliquer ces circonstances.
Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions.