Merci, monsieur le président.
J'aimerais souligner que nous sommes réunis sur le territoire non cédé de la nation anishinabe algonquine.
En ma qualité de sous-ministre des Services publics et de l'Approvisionnement, je suis ici en compagnie de mon équipe pour poursuivre l'importante discussion au sujet du rapport de la vérificatrice générale sur le développement de l'application ArriveCAN.
Je suis accompagnée aujourd'hui de Dominic Laporte, sous-ministre adjoint à la Direction générale des programmes de l'approvisionnement, et de Catherine Poulin, sous-ministre adjointe à la Direction générale de la surveillance.
Pendant la pandémie, mon ministère a joué un rôle déterminant en assurant la continuité des activités du gouvernement du Canada et en apportant un soutien important aux provinces et aux territoires. Nous sommes particulièrement fiers de notre rôle dans l'achat urgent de fournitures essentielles et de vaccins vitaux. Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, a fait partie de deux grands audits depuis la pandémie, l'un portant sur l'achat d'équipement de protection individuelle et l'autre sur l'achat de vaccins. Ces audits ont permis de constater que, dans l'ensemble, les contrôles et le processus d'approvisionnement fonctionnaient comme ils le devaient.
Toutefois, dans le cas d'ArriveCAN, la vérificatrice générale et l'ombudsman de l'approvisionnement ont tous deux relevé des domaines où nous devons resserrer notre surveillance, notamment en ce qui concerne la documentation et nos processus d'acquisition des services de consultants en technologies de l'information.
Nous acceptons ces recommandations dans leur intégralité et nous avons déjà mis en place des mesures de gestion pour renforcer nos processus.
En ce moment, nous nous employons à améliorer et à renforcer davantage nos processus, surtout en ce qui concerne l'acquisition de services de TI, et nous travaillons en ce sens depuis l'automne.
Les mesures que nous avons prises consistent notamment à: améliorer les exigences des évaluations pour veiller à ce que les ressources proposées soient dûment qualifiées; exiger plus de transparence de la part des fournisseurs concernant leurs prix et le recours aux sous-traitants; améliorer la documentation utilisée lors de l'attribution des contrats et des autorisations de tâches; clarifier les exigences relatives aux travaux et les activités, et préciser les activités et les projets faisant appel à des fournisseurs. De plus, mon ministère met à jour ses directives afin d'aider les autres ministères et organismes à mener leurs processus d'approvisionnement de manière responsable lorsqu'ils utilisent nos instruments d'achat en vertu de leurs propres autorisations. Enfin, SPAC prend aussi des mesures pour qu'un cadre supérieur soit chargé de l'assurance de la qualité et du renforcement de la documentation au sein du ministère.
Fondamentalement, pour améliorer l'acquisition des services de TI, nous devons veiller à ce que ces processus soient clairs et transparents, et que les rôles, les responsabilités et les règles soient compris, respectés et observés. Nous devons entre autres travailler en étroite collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les ministères et les organismes clients afin que ces processus d'approvisionnement soient menés dans le respect des principes d'équité, d'ouverture et de transparence.
À cet égard, la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor et le Guide des approvisionnements de SPAC présentent la répartition des rôles et des responsabilités. Par exemple, les ministères — qui sont nos clients — ont la responsabilité de fournir une justification lorsqu'ils utilisent un processus d'approvisionnement non concurrentiel.
Dans le cas des approvisionnements liés à ArriveCAN, l'évaluation de la vérificatrice générale a révélé que SPAC a effectivement joué un rôle de remise en question auprès de l'ASFC, et qu'il a proposé d'autres approches plutôt que de recourir à des processus non concurrentiels, par exemple de mener des processus concurrentiels plus courts ou de raccourcir la durée des contrats dans le cas d'approches non concurrentielles. Dans le contexte de la situation d'urgence provoquée par la pandémie, SPAC et ses conseillers juridiques ont estimé que la justification fournie par l'ASFC pour son approche était suffisante et répondait aux critères d'utilisation en cas d'urgence.
En ce qui concerne le manque de transparence dans la prise de décisions, nous sommes déterminés à résoudre le problème à la source, à renforcer les pratiques de gestion des documents et à poursuivre le déploiement de nos solutions d'achats électroniques afin que la prise de décision soit transparente et que les Canadiens et les parlementaires puissent retrouver confiance dans l'administration des activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral. Les nouvelles mesures que nous avons mises en place ont déjà permis de résoudre une grande partie de ces problèmes. Nous continuons de prendre des mesures pour renforcer l'acquisition de services de TI.
En terminant, je sais que les médias et les comités parlementaires ont soulevé de nombreuses préoccupations en ce qui concerne l'approvisionnement fédéral et l'intégrité du système. Nous partageons ces préoccupations et nous travaillons activement à l'amélioration du système d'approvisionnement, tout en menant les enquêtes nécessaires s'il y a lieu.
Le domaine de l'approvisionnement présente, par sa nature, un niveau élevé de risques liés aux conflits d'intérêts. C'est pourquoi le gouvernement exige de tous ses fournisseurs, de tous leurs sous-traitants et de tous les employés qu'ils agissent dans le respect de la loi et de manière responsable en répondant, au minimum, aux attentes et aux obligations énoncées dans le Code de conduite pour l'approvisionnement. Pour les fonctionnaires fédéraux, ces attentes et obligations sont présentées dans le Code de valeurs et d'éthique du secteur public. Ces codes exigent entre autres que tous les employés déclarent les conflits d'intérêts, le cas échéant.
Ces codes constituent des fondements et des principes directeurs importants pour le travail effectué dans le domaine de l'approvisionnement. Il est de la plus haute importance de veiller au respect de ces codes.
Nos mesures contribueront à renforcer le respect des codes, à améliorer la façon dont nous faisons affaire avec les entreprises et à mieux protéger l'intégrité du système d'approvisionnement.
Merci.
Thank you, Mr. Chair.
I would like to acknowledge that we are meeting on the unceded territory of the Anishinabe Algonquin nation.
As the deputy minister of Public Services and Procurement Canada, my team and I are here to continue the important discussion about the Auditor General's report into the development of the ArriveCAN application.
I'm joined today by Dominic Laporte, assistant deputy minister for procurement, and Catherine Poulin, assistant deputy minister for departmental oversight.
During the pandemic, my department played a key role in keeping the work of the Government of Canada going as well as providing key support to provinces and territories. We are particularly proud of our role with regard to the urgent procurement of critical supplies and life-saving vaccines. PSPC has been part of two large audits since the pandemic, one related to the procurement of personal protective equipment and the other to the procurement of vaccines. These audits found, in general, that the controls and the procurement process worked as they should.
In the case of ArriveCAN, both the Auditor General and the procurement ombud have identified areas where we need to strengthen our oversight, notably related to documentation and to our procurement processes of IT consultants.
We accept these recommendations in full and have already put management actions in place to strengthen our processes.
Right now, we are focused on improving and further strengthening our processes, especially when it comes to IT procurement. We have been working since the fall to do just that.
Actions we’ve taken to date include improving evaluation requirements to ensure that resources are appropriately qualified; requiring increased transparency from suppliers around their price and use of subcontractors; improving documentation when awarding contracts and issuing task authorizations; and clarifying work requirements and activities, specifying which activities and which projects are worked on by contractors. In addition, my department is updating its guidance to aid other departments and agencies in procuring responsibly when using our procurement instruments under their own authorities. Finally, PSPC is also taking measures to appoint a senior executive who will be responsible for quality assurance and strengthening documentation within PSPC.
Fundamentally, improving IT procurement requires us to ensure that those processes are clear and transparent and that the roles, responsibilities and rules are understood, respected and adhered to. This includes working closely with the Treasury Board Secretariat and client departments and agencies to ensure that procurements are undertaken in a manner that respects the principles of fairness, openness and transparency.
In this regard, both the Treasury Board directive on the management of procurement and PSPC's supply manual stipulate the division of roles and responsibilities. For example, departments—our clients—are responsible for providing a justification for using non-competitive procurements.
In the case of procurements related to ArriveCAN, the Auditor General’s evaluation found that PSPC effectively provided a challenge function to the CBSA and proposed various alternatives to using non-competitive processes, such as running shorter competitive processes or shorter contract periods in the case of the non-competitive approaches. Within the context of the emergency situation brought on by the pandemic, PSPC and our legal counsel found that the justification provided by the CBSA for their approach was sufficient and met the criteria for emergency use.
When it comes to a lack of transparency around decision-making, we are committed to addressing the root causes, strengthening document management practices and continuing the deployment of our electronic procurement solutions so that transparency in decision-making is ensured and Canadians and parliamentarians can have renewed confidence in the administration of federal procurement activities. New measures that we’ve put in place have already addressed a number of these areas. We continue to take action to further strengthen the procurement of IT services.
In closing, I know that there have been many concerns raised in the media and in parliamentary committees regarding federal procurement and the integrity of the system. We share those concerns and are actively working to improve the procurement system as well as undertaking required investigations where warranted.
The domain of procurement is one that inherently has higher levels of risks associated with conflicts of interest. That is why the government requires all of its suppliers, their subcontractors and all employees to operate lawfully and in a responsible manner by, at a minimum, meeting the expectations and obligations set out in the Code of Conduct for Procurement. For federal public servants, those expectations and obligations are outlined in the Code of Values and Ethics. Among other things, these codes require that all employees declare conflicts of interest, where applicable.
These codes provide important underpinnings and guiding principles for the work that is done in procurement. Ensuring respect and adherence to these codes is of the utmost importance.
Our actions will help reinforce the adherence to the codes, improve the way we do business with companies and further safeguard the integrity of the procurement system.
Thank you.