Appuyer les objectifs stratégiques
L'Aperçu stratégique pour la 39e législature,
publié en 2006, présente quatre objectifs stratégiques de
l'Administration de la Chambre des communes qui
traduisent sa vision, ses valeurs et son mandat et qui
encadrent ses activités à l'appui des députés.
Les objectifs stratégiques de l'Administration de la
Chambre sont les suivants :
1. appuyer le rôle changeant des députés et de
l'institution;
2. améliorer les services permanents aux députés et
soutenir l'institution;
3. favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des
institutions législatives;
4. appliquer dans un contexte parlementaire les normes de
gouvernance du secteur public les plus rigoureuses.
La présente section du Rapport aux Canadiens
décrit les grandes réalisations de l'Administration de la
Chambre en 2007-2008 à l'appui de ces objectifs et dresse
aussi la liste de ses principaux engagements pour
2008-2009.
1. Appuyer le rôle changeant des
députés et de l'institution
La démocratie parlementaire canadienne ne cesse d'évoluer
en fonction de nouveaux défis. L'Administration de la
Chambre des communes appuie les efforts déployés par tous
les députés pour relever ces défis, en leur fournissant
des moyens novateurs pour accéder à l'information
parlementaire et en facilitant l'évolution des usages et
des règles parlementaires.
L'Aperçu stratégique est préparé au début de chaque
législature et décrit aux députés l'orientation
stratégique et les principaux engagements de
l'Administration de la Chambre pour la durée de la
législature en fonction de leurs besoins. La plus
récente version de l'Aperçu stratégique est disponible
sur le site Web du Parlement du Canada (www.parl.gc.ca).
Faciliter l'évolution des usages et des règles
parlementaires
Seuls quelques légers changements ont été apportés au
Règlement de la Chambre au cours de la dernière
année, mais beaucoup d'événements inhabituels ont eu une
profonde incidence sur les précédents et les usages.
Jusqu'à ce que les documents de référence sur la
procédure puissent être mis à jours, le personnel de la
procédure à l'Administration se tient prêt à informer les
députés et leur bureau des options possibles en matière
de procédure pour arriver à leurs fins. Les consultations
ont un but strictement informatif; la planification
stratégique n'est pas du ressort de l'Administration, qui
se doit d'être neutre, mais relève plutôt des conseillers
et des attachés de recherche des partis politiques.
Améliorer l'accès à l'information parlementaire pour les
députés
Les administrations du Sénat, de la Chambre des communes
et de la Bibliothèque du Parlement continuent de suivre
les principes d'une vision et d'une stratégie communes à
long terme afin d'améliorer les services d'information
parlementaire à l'échelle du Parlement. Au cours de
l'année à venir, le Groupe de travail sur la gestion de
l'information parlementaire, qui représente les trois
institutions, continuera l'élaboration d'un modèle de
gestion qui définit les rôles et les responsabilités afin
que tous les participants puissent collaborer
efficacement.
L'Administration de la Chambre veille à ce que les
députés aient accès aux outils de gestion de
l'information dont ils ont besoin dans leur travail. En
2007-2008, les députés ont commencé à pouvoir accéder sur
demande aux versions télévisée et audio des
délibérations, par le biais du service ParlVU. Le service
« Aujourd'hui à la Chambre » offre aussi des
renseignements en ligne sur les activités quotidiennes à
la Chambre des communes, et les députés peuvent
dorénavant examiner les ébauches de transcription des
délibérations (les « bleus »), à partir de leur
assistant numérique personnel.
La deuxième étape du projet Smart Book est en cours;
Smart Book est un logiciel permettant de publier des
documents en versions papier et électronique et
d'améliorer l'acheminement des documents aux Affaires
internationales et interparlementaires. Il servira aussi
à gérer et à publier les articles du Compendium de la
procédure de la Chambre des communes, facilitant la mise
à jour de cette importante ressource en ligne.
Le réseau de la Cité parlementaire a été mis à niveau
récemment dans la plupart des édifices afin d'offrir une
plate-forme plus fiable et gérable pour la prestation de
services d'information. En 2008-2009, l'Administration de
la Chambre terminera, à l'intention des députés, la mise
en œuvre d'un environnement de stockage de l'information
sûr, fiable et centralisé. De plus, l'amélioration des
services de réseau dans les bureaux de circonscription
des députés est en cours afin d'offrir des services de
communication plus rapides et souples.
2. Améliorer les services
permanents aux députés et soutenir l'institution
PROFIL RAYONNEMENT
Conférence de l'Organisation pour la sécurité et la
coopération en Europe (OSCE)
En 2008, le Parlement du Canada poursuivra une longue
tradition en se faisant l'hôte de conférences
parlementaires dans différentes régions du pays. Du 18
au 21 septembre, Toronto accueillera 250 délégués de 56
États membres de l'OSCE. Cette conférence sera
l'occasion pour les parlementaires du monde entier de
réfléchir aux défis que doivent relever les membres de
l'OSCE.
L'Administration de la Chambre a mis en œuvre une série
d'initiatives pour améliorer les pratiques de gestion et
de planification, ainsi que mettre à niveau les services
et les installations technologiques afin que les députés
et les employés puissent servir les Canadiens plus
efficacement.
Améliorer l'utilisation et l'application des technologies
de l'information
Il a été possible, en investissant dans les services
technologiques, d'améliorer les systèmes qu'utilise la
Chambre des communes pour gérer les finances et les
ressources humaines afin que la gestion de l'information
et la prestation des services soient plus efficaces.
Cette année, l'Administration de la Chambre a terminé la
mise à niveau du Système de gestion des ressources
humaines, afin qu'il soit plus facile pour les députés de
conserver et de gérer les renseignements dans ce domaine.
De plus, un Programme de gestion de la qualité des
données en ressources humaines est en voie d'être adopté
afin de mettre en place des contrôles, des normes et des
processus pour fournir aux clients de meilleurs
renseignements. Les formulaires électroniques
qu'utilisent les députés pour déclarer leurs frais de
déplacement, engager des employés et effectuer d'autres
opérations dans le cadre de leur travail ont été modifiés
afin d'en faciliter l'utilisation.
Un projet pilote sera lancé en 2008-2009 pour permettre
aux députés de faire l'acquisition de fournitures de
bureau par voie électronique à partir de leur bureau de
circonscription et d'obtenir une mise à jour automatique
de leur budget. La mise à niveau du Système de gestion
financière et du Programme de gestion de la qualité des
données en ressources humaines se poursuivra. Un
programme de gestion de la qualité des données
financières sera aussi mis en application en 2008-2009.
Améliorer le processus de production de rapports de
comité
En collaboration avec ses partenaires de la Bibliothèque
du Parlement et du Bureau de la traduction de Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada,
l'Administration de la Chambre a revu et peaufiné le
processus de production des rapports de comité. Ce projet
a aidé à rationaliser le processus décisionnel, à mieux
coordonner le suivi des rapports et à respecter les
délais de production.
Gérer le Programme d'orientation des députés et des
préparatifs électoraux
Le Programme d'orientation des députés et des préparatifs
électoraux permet de fournir à temps et de façon
coordonnée aux députés les renseignements et les services
administratifs, financiers et procéduraux dont ils ont
besoin avant, pendant et après les élections générales et
les élections partielles. Forte des enseignements tirés
des élections précédentes, l'Administration de la Chambre
est en train de mettre en œuvre un mode de gestion plus
rigoureux et structuré et d'améliorer les services aux
nouveaux députés. Le Programme a récemment été intégré au
secrétariat du Bureau de régie interne.
Améliorations du site Web des comités
Des améliorations ont été apportées au site Web des
comités dans la foulée de l'approche adoptée pour le
service « Aujourd'hui à la Chambre ». Les
améliorations respectent les normes d'accessibilité,
permettent de normaliser les sites et d'en faciliter
l'entretien, et assurent un meilleur accès à
l'information sur les activités, les membres et les
témoins des comités.
Édifices de la Cité parlementaire en rénovation.
Photo : © Chambre des communes /
Bernard Thibodeau
Guide à l'intention des occupants du fauteuil et des
greffiers au Bureau
L'Administration a préparé une nouvelle édition du guide
à l'intention des occupants du fauteuil. Ce document, qui
devrait être imprimé en 2008 et qui s'intitule Conseils
pratiques : Guide pour les occupants du
fauteuil, sera disponible dans un format abrégé afin
que les présidents de séance puissent le consulter
rapidement lorsqu'ils dirigent les débats à la Chambre.
Rénovations à la Cité parlementaire
L'Administration de la Chambre poursuit ses efforts afin
de respecter les principaux objectifs de la vision et du
plan à long terme (VPLT) pour la Cité parlementaire. Le
plan vise à faire en sorte que les députés soient
installés dans des locaux répondant aux exigences d'un
lieu de travail moderne, ainsi qu'à réduire l'incidence
des rénovations sur les activités et les services
parlementaires. De plus, le plan (VPLT) respecte le
cachet historique et la beauté des édifices et des
terrains du Parlement, assure leur conservation et les
prépare à répondre aux besoins futurs. Il suppose une
étroite collaboration avec Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada, puisque le Parlement est
locataire des édifices de la Cité et de la colline.
La planification des importants travaux de remise en état
de l'édifice de l'Ouest continue, avec la restauration
des tours sud-est et nord. Les travaux de rénovation
d'autres immeubles se poursuivent afin d'héberger
temporairement les bureaux des parlementaires et les
salles de comité, qui doivent quitter l'édifice de
l'Ouest pour la durée des travaux de remise en état.
Planification de la continuité des opérations
La planification continue a pour objectif de faire en
sorte que la Chambre et les comités puissent poursuivre
leurs activités essentielles s'il advenait qu'une
situation d'urgence oblige la Chambre des communes à
déménager. Les services essentiels de tous les secteurs
de la Chambre des communes ont été recensés.
Appuyer la sécurité parlementaire
Pour appuyer les activités de sensibilisation à la
sécurité dans la Cité parlementaire, l'Administration de
la Chambre a publié des documents et donné des exposés
sur les conseils pratiques et les protocoles en matière
de sécurité. Ces renseignements sont intégrés aux
pratiques de sécurité de la Chambre des communes et sont
régulièrement évalués.
Le partenariat parlementaire entre les représentants de
la sécurité du Sénat, de la Chambre des communes et de la
GRC assure une orientation stratégique qui respecte la
vision et le plan à long terme de la Cité, tout en
assurant au quotidien de bonnes pratiques en la matière.
3. Favoriser la compréhension et
appuyer l'avancement des institutions législatives
Élargir la compréhension du Parlement
Pour qu'un plus large éventail de clients, dont les
médias et les organismes professionnels et
universitaires, comprenne les rouages du Parlement,
l'Administration de la Chambre a entrepris de préparer la
deuxième édition de La procédure et les usages de la
Chambre des communes, une étude exhaustive des
règles et des précédents en procédure à la Chambre des
communes. La nouvelle édition, qui devrait paraître en
2009, tiendra compte des changements au Règlement et aux
pratiques de la Chambre des communes qui se sont produits
depuis la publication de la première édition en 2000.
Offrir des occasions d'apprentissage
L'Administration de la Chambre continue d'offrir des
séances de formation en procédure parlementaire à divers
clients, dont les députés et leur personnel. Une version
intensive et approfondie de cette formation est aussi
dispensée aux nouveaux cadres de l'Administration de la
Chambre. De concert avec le Sénat et l'École de la
fonction publique du Canada, l'Administration de la
Chambre donne des séances de formation qui expliquent les
fonctions et les règles du Parlement aux fonctionnaires
fédéraux.
4. Appliquer dans un contexte
parlementaire les normes de gouvernance du secteur public
les plus rigoureuses
Dans la foulée des efforts déployés pour garantir
l'imputabilité et la transparence envers la population
canadienne, la Chambre des communes met en œuvre une
gamme de processus de gestion et de pratiques exemplaires
favorisant la gestion responsable des ressources.
Mise en œuvre du modèle de dirigeant principal des
finances
Visit the Parliament of Canada Web site at www.parl.gc.ca
to learn more about the legislative process and the
activities of the House of Commons.
Étant donné le regain d'intérêt suscité par la saine
gestion financière dans les secteurs public et privé, les
Services financiers de l'Administration de la Chambre ont
entrepris de mettre en œuvre le modèle de dirigeant
principal des finances (DPF). L'adoption de ce modèle
permettra de mettre en place les personnes et
l'infrastructure nécessaires pour offrir le meilleur
service possible aux députés. Ainsi, le modèle du DPF
permettra de :
-
• mener des stratégies financières efficaces par le
truchement de systèmes modernes, de contrôles internes
et de pratiques exemplaires;
-
• générer une information financière intégrée de grande
qualité;
-
• mesurer le rendement et cerner les secteurs à
améliorer;
-
• tirer parti de la technologie pour réduire l'activité
transactionnelle.
PROFIL RAYONNEMENT
Partenaires pour une Colline vert
Aux yeux de la population canadienne, la protection de
l'environnement est une valeur essentielle, et le
Parlement est heureux de faire sa part. Grâce à un
programme appelé Partenaires pour une Colline verte,
mis sur pied en 2004, le Sénat, la Chambre des communes
et la Bibliothèque du Parlement conjuguent leurs
efforts pour assurer une bonne gestion environnementale
de la Cité parlementaire. Le programme témoigne de leur
engagement à préserver et à améliorer l'environnement
de la Colline parlementaire par la mise en pratique des
« 4R » de la protection
environnementale : réduire, réutiliser, recycler
et repenser. Il vise aussi à sensibiliser la population
au sujet de l'importance de la préservation et de la
protection de l'environnement, qui comprend la Cité
parlementaire. Le programme vise tous les édifices de
la Cité parlementaire où travaillent plus de 4 000
personnes, notamment les parlementaires et leur
personnel, les employés de l'Administration du Sénat,
de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du
Parlement, et le grand public.
L'Administration de la Chambre est en train de mettre en
application un cadre intégré de planification des
investissements. Le cadre s'ajoute au processus de
planification pour faire en sorte que les investissements
soient effectués de façon stratégique, en tenant compte
des besoins, des coûts, des risques, des sources de
financement, des possibilités d'investissement et des
résultats recherchés. En 2007-2008, la Chambre des
communes a lancé son premier cycle officiel de
planification intégrée des investissements, avec la
préparation de son plan quinquennal d'investissement
(2009-2013).
Pour ce qui est des rapports financiers, une entreprise
extérieure continue d'effectuer la vérification des états
financiers de l'Administration de la Chambre. Un rapport
de vérification sans réserve a été publié en 2007. Afin
de respecter l'objectif du modèle de DPF de créer des
conditions propices à la production de renseignements
financiers de grande qualité, plusieurs examens
d'assurance de la qualité ont été réalisés, notamment des
examens financiers et après-paiement.
Dans le cadre du plan pluriannuel des politiques qui
oriente l'examen et l'élaboration des politiques,
l'Administration de la Chambre a examiné les exigences et
les limites en matière de délégation de pouvoirs et les
règles régissant les cadeaux officiels, ainsi que la
politique touchant l'encaissement, le contrôle et le
dépôt d'espèces. Elle est aussi en train de revoir la
politique sur l'approvisionnement afin de limiter les
coûts et les risques associés au processus
d'approvisionnement.
D'autres activités sont prévues en 2008-2009 dans le
cadre du plan pluriannuel des politiques. Une politique
de gestion des biens sera élaborée afin d'établir un
cadre de déclaration et de responsabilisation favorisant
le rendement optimal des biens. De plus, des guides de
politiques et de gestion financières à l'intention des
comités, des associations parlementaires et des échanges
parlementaires seront examinés, ainsi que des politiques
régissant la récupération des biens et des privilèges
avant le départ d'un employé.
Maintenir l'efficacité et la modernité des effectifs
L'Administration de la Chambre poursuit la planification
et la mise en œuvre de certaines activités pour continuer
d'être un employeur compétitif, doté d'un effectif
dynamique. Plusieurs initiatives ont été lancées afin de
relever les défis grandissants que présente la gestion
des ressources humaines, notamment des mesures pour
attirer des nouveaux employés et appuyer l'effectif
actuel par des séances de formation et de leadership. Ces
mesures feront en sorte que les employés de
l'Administration auront les compétences nécessaires pour
répondre aux besoins des députés aujourd'hui et à
l'avenir.
Pleins feux sur le potentiel des employés : la
gestion des talents
Des profils de compétences ont été élaborés pour rendre
compte des habiletés nécessaires pour les postes de
gestionnaire, de superviseur, de professeur de langues et
d'administrateur à l'Administration de la Chambre. Ces
profils sont fondés sur les renseignements recueillis
lors de groupes de discussion et d'entrevues menées
auprès des titulaires de postes et leurs superviseurs. De
plus, des spécialistes en ressources humaines ont
appliqué des outils d'évaluation axés sur les
compétences, mené des évaluations des besoins en matière
d'apprentissage et préparé des plans d'apprentissage
individuels et collectifs dans divers secteurs
administratifs.
L'an prochain, l'élaboration d'un programme de leadership
correspondant aux profils de compétences établis sera
entreprise afin que tous les employés puissent mettre à
profit leurs talents et contribuer au succès de
l'organisation. Un programme structuré de planification
de la relève permettra aussi le transfert des
connaissances et de la mémoire institutionnelle de
l'organisation pour qu'elle puisse continuer à fournir
des services et des renseignements de qualité aux
députés.
Pleins feux sur les besoins des clients : la
prestation de services
Comme le bassin des meilleurs talents ne cesse de
diminuer, des programmes innovateurs ont été élaborés
afin d'attirer de nouveaux employés. Le recrutement s'est
notamment effectué dans les foires de l'emploi et par
l'affichage d'offres d'emploi sur le site Web du
Parlement du Canada, afin de rejoindre un plus grand
nombre de candidats éventuels et de s'adapter à la
culture de la nouvelle génération.
De nouveaux projets ont été réalisés en santé et sécurité
au travail : élaboration d'un plan de réponse
organisationnelle en cas de pandémie; mise en œuvre
d'évaluations de risques pour la santé afin d'aider les
employés à mieux concilier leur travail et leur vie
personnelle; établissement d'un système intégré de
gestion des conflits afin de favoriser un milieu de
travail où les différends peuvent être résolus de façon
constructive.
Pleins feux sur les besoins de l'institution :
l'intendance
La Chambre des communes aspire à devenir un environnement
de choix. Des consultations ont eu lieu sur l'élaboration
d'une politique des ressources humaines, afin d'examiner
et de rationaliser les principaux processus opérationnels
et de rendre compte efficacement du rendement. Un rapport
institutionnel sur l'équité en matière d'emploi, déposé
auprès du Bureau de régie interne, définit les
initiatives stratégiques qui permettront à l'organisation
d'adapter ses priorités afin que la Chambre des communes
recrute et conserve un nombre proportionnel de
représentants des quatre groupes désignés pour atteindre
l'équité en matière d'emploi. On mettra au point de
nouveaux rapports sur la gestion des ressources humaines
à l'Administration de la Chambre afin de fournir des
données exactes et à jour pour prendre les meilleures
décisions possible.
Assurer la facilité d'accès aux ressources d'information
La Chambre des communes a créé un bureau central des
dossiers et a terminé un inventaire et un examen des
renseignements imprimés courants ou archivés. Cet examen
a aussi donné lieu à l'élaboration et à la mise en œuvre
d'une structure de classification harmonisée au système
de classification par sujet de la Chambre des communes,
ainsi qu'à l'établissement de calendriers de conservation
et d'élimination.
Gestion de l'environnement
SAVIEZ-VOUS QUE …
Depuis la Confédération, 12 Greffiers ont servi la
Chambre des communes du Canada. Audrey O'Brien, la
Greffière actuelle, est la première femme à occuper ce
poste.
Les Partenaires pour une Colline verte continueront de
promouvoir de nouveaux programmes et projets afin
d'améliorer la gestion de l'environnement sur la colline
du Parlement, notamment : examiner l'utilisation des
produits chimiques; promouvoir auprès des employés le
programme des laissez-passer de transport en commun;
étendre les programmes de recyclage afin de réduire la
quantité de déchets envoyés au dépotoir. Une évaluation
des programmes de gestion de l'environnement en 2007-2008
a montré que la Chambre a réussi à détourner 83 %
des déchets des sites d'enfouissement. De plus, des
critères écologiques stricts ont été intégrés au
processus d'appel d'offres pour l'achat de peinture.
Carte de la colline du Parlement
1 La Tour de la Paix
2 Entrée principale de l'édifice du
Centre
3 La Bibliothèque du Parlement
4 L'édifice de l'Ouest
5 L'édifice de l'Est
6 La Flamme du centenaire
Graphique : Bibliothèque du Parlement / Barb Wood