HUMA Rapport du Comité

INTRODUCTION

Le 16 février 2004, Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a introduit quatre directives nationales conçues pour satisfaire aux plus hautes normes de transparence, de responsabilisation, d'équité, de gestion et d'administration des programmes d'emploi financés par RHDCC.

Les intervenants qui offrent ces programmes d'emploi spécifiques en Ontario (où le gouvernement est responsable de la prestation) ainsi que les provinces ayant des ententes sur le développement du marché du travail (EDMT) en régime de cogestion ont été affectés lourdement pas les changements. Des organisations de la Colombie-Britannique et de l'Ontario en particulier ont été touchées défavorablement par les changements et, plus particulièrement, par l'introduction de l'appel de propositions (AP), ce qui semble particulièrement le cas des organisations qui offrent des services d'aide à l'emploi (SAE).

À la lumière des préoccupations exprimées par ces groupes à la ministre des RHDC et à d'autres parlementaires, le Comité permanent des ressources humaines, du développement des compétences, du développement social et de la condition des personnes handicapées (HUMA) a examiné la mise en œuvre et l'incidence des nouvelles directives, et a déposé un rapport le 18 mai 2005.

Le Comité permanent HUMA a formulé 20 recommandations. Les questions soulevées dans le rapport portent sur la mise en œuvre des quatre directives nationales concernant l'exécution de programmes d'aide à l'emploi (PAE) spécifiés et plus particulièrement la directive sur le processus d'appel de propositions (PAP). Les PAE touchés par les directives sont les Services d'aide à l'emploi (SAE), les Partenariats du marché du travail (à l'exclusion des ententes avec les conseils sectoriels), Objectif carrière, Connexion compétences et les ententes avec les coordonnateurs communautaires. D'autres questions soulevées, non associées exclusivement au PAP, concernent le fardeau administratif, la durée des ententes de financement, le rendement axé sur les résultats et la direction et le personnel de RHDCC. Le Comité a également indiqué que RHDCC n'a pas consulté de manière significative le secteur bénévole sur la mise en œuvre de ses nouvelles directives et le processus d'AP et a entendu des témoignages à l'effet que RHDCC n'a pas tenu compte de l'Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole.

Dans sa réponse, le gouvernement reconnaît le secteur bénévole comme un partenaire clé dans l'atteinte de meilleurs résultats sociaux pour les Canadiens et Canadiennes en offrant des programmes équitables, transparents, sensibles et responsables d'une manière uniforme et intégrée. Il est évident que le gouvernement à lui seul ne peut pas faciliter l'entière participation des Canadiens et Canadiennes dans la collectivité et le marché du travail. Pour assurer le succès, il doit s'associer au secteur bénévole d'une manière significative et respecter le travail du secteur. Le gouvernement démontre dans sa réponse qu'il s'est engagé envers cette relation et à rétablir la confiance. Il évolue dans une culture où les intervenants peuvent se concentrer sur le facteur le plus important : le meilleur service possible aux Canadiens et Canadiennes.

Le gouvernement et le secteur bénévole ont établi conjointement un groupe de travail qui est coprésidé par Heather McGregor, directrice générale du YWCA du Grand Toronto, Maryantonett Flumian, sous-ministre de Service Canada, et l'honorable Peter Adams, secrétaire parlementaire de la ministre des RHDC et ministre responsable du renouveau démocratique. Voilà une démonstration manifeste de l'engagement du gouvernement à travailler conjointement pour régler les problèmes. Le travail initial de ce groupe mettra l'accent sur la détermination des changements immédiats qui réduiront le fardeau administratif imposé aux organisations. Il présentera son rapport dans un mois. De plus, des solutions coopératives à plus long terme seront examinées.

Le gouvernement réaffirme son engagement à être sensible aux besoins des Canadiens par l'établissement de Service Canada (ServCan). Cette réponse offre également une possibilité d'améliorer la prestation des services dans le contexte global de ServCan. Les objectifs de ServCan sont d'offrir un service transparent axé sur le citoyen, de rehausser l'intégrité des programmes, de travailler en collaboration et en réseau, et de démontrer la responsabilisation du gouvernement. ServCan établira des relations coopératives grâce à un dialogue constant avec le secteur bénévole pour rendre les services plus accessibles aux citoyens et aux collectivités tout en réduisant le fardeau administratif et en obtenant ainsi de meilleurs résultats pour les citoyens. Par ServCan, le gouvernement rejoindra les intervenants pour élever la sensibilisation, améliorer le service et atteindre de meilleurs résultats sociaux pour les Canadiens et Canadiennes. ServCan s'engage à faire participer les intervenants à l'amélioration du processus de planification et à la recherche de solutions aux problèmes de fardeau administratif grâce à des consultations constantes au niveau national, régional et local. De plus, ServCan travaillera avec les autres ministères en vue d'améliorer continuellement le service en partageant les pratiques exemplaires et les leçons apprises. Le renforcement des partenariats avec le secteur bénévole et les autres intervenants est une priorité pour Service Canada.

CONSULTATION AVEC LES INTERVENANTS

Au cours des derniers mois, plusieurs consultations ont eu lieu avec le secteur bénévole et autres intervenants. En mars 2005, les représentants de RHDCC ont rencontré ceux de groupes de coordination du secteur bénévole national afin de mieux comprendre les préoccupations exprimées par leurs membres et établir la meilleure approche pour entreprendre les consultations avec le secteur.

Le 6 avril 2005 à Toronto, Centraide et le gouvernement ont organisé conjointement une réunion de représentants du YMCA, de la Marche des dix sous de l'Ontario, d'ACCES, de Community Micro Skills, de COSTI, de job Start, de Jobs Vision Success (anciennement Jewish Vocational Services), de la Marche des dix sous de l'Ontario, des Senior Link, de Skills for Change, de Wood Green Community Services, du YMCA, du YWCA, et du Business Development Centre de la ville de Toronto. Les organismes représentaient une composition de ceux qui ont obtenu du financement par le PAP et ceux qui n'en ont pas obtenu.

Le 27 mai 2005, le gouvernement a présidé une réunion avec des groupes de coordination de l'Ontario, notamment l'Ontario Council of Agencies Serving Immigrants, le Réseau ontarien des organismes pour le développement de l'employabilité, l'Association ontarienne des centres de consultation pour l'embauche des jeunes, Commitment to Employment and Training for Women et l'Association des collèges d'arts appliqués et de technologie de l'Ontario pour discuter des plans et des priorités de l'année à venir.

Le 17 juin 2005 à Vancouver, le gouvernement a rencontré des organismes du secteur bénévole, du secteur privé et du secteur public (Bowman Employment Services, Douglas College, Mission Community Skills Centre, MOSAIC, l'Association of Service Providers for Employability and Career Training, Myert Corps. Inc., North Vancouver Continuing Education, Sante Services Ltd., la United Chinese Community Enrichment Services Society, la BC Society of Training for Health and Employment Opportunities et le YMCA).

En général, les intervenants ont approuvé l'objectif qui consiste à offrir des programmes de subventions et de contributions relatifs à l'emploi qui assurent un équilibre entre la satisfaction des attentes des Canadiens et Canadiennes par rapport à l'excellence des services et le renforcement de la responsabilisation. Ils sont d'accord pour dire que l'approche adoptée à l'égard de la prise de décisions en matière de financement dans le cadre du PAP doit être transparente et équitable et assurer la responsabilisation. Les préoccupations concernaient la manière de mettre l'approche en place. Les délais accordés pour soumettre une demande étaient trop courts, et les organismes voulaient savoir déjà lorsqu'ils préparaient leur demande le nombre de points attribué pour chaque critère ainsi que la pondération des points. Les intervenants ont appuyé les trois premières améliorations apportées au PAP et ont apprécié de pouvoir participer à l'élaboration d'autres améliorations. Voici ces trois premières améliorations : laisser plus de temps aux demandeurs pour préparer et soumettre leur demande (d'un minimum de 10 jours ouvrables à 30 jours civils), fournir une grille d'évaluation détaillée présentant les notes et le poids de chaque critère de sélection, et prolonger le délai du PAP de 90 jours à 120 jours (au besoin).

Voici d'autres suggestions formulées par les organismes : transmettre à l'avance l'information sur les AP prévus pour l'année, dont les dates de lancement prévues, donner plus d'importance à l'expérience que les organismes ont déjà acquise dans le domaine de l'exécution de projets et aux résultats qu'ils ont obtenus, fournir des réponses claires aux questions posées durant la période de présentation des demandes de manière à ce que tout le monde ait accès à l'information, mettre en place des méthodes normalisées pour offrir aux promoteurs des séances de rétroaction à la fin du processus d'appel, simplifier la négociation des ententes et réduire au minimum le nombre d'AP lancés en juillet et en août (quoique les organismes pourraient mieux se préparer aux appels lancés durant cette période si l'information sur les appels prévus leur était accessible à l'avance). Comme nous l'avons indiqué ci-dessous, certaines des mesures suggérées ont déjà été adoptées et d'autres sont en cours de mise en œuvre.

Nous avons tenu un grand nombre de consultations auprès des intervenants au fil des ans. Par exemple, durant les consultations de 2001 concernant la Stratégie emploi jeunesse, la question de l'AP a initialement fait l'objet de discussions avec des organismes tels que YMCA Canada, les Grands frères et Grandes sœurs du Canada, l'Institut national canadien pour les aveugles, les Clubs garçons et filles du Canada, les Jeunes entreprises du Canada, Avantage Carrière, Circuit Carrière, l'Ontario Association of Youth Employment Centres, Bénévoles Canada, la NYSA, NEEDS, l'Association canadienne de production de film et télévision et le Conseil des ressources humaines du secteur culturel. Les organismes ont alors indiqué qu'un tel processus serait acceptable.

Les organisations touchées défavorablement par les décisions sur le financement dans le cadre de l'AP et par le fardeau administratif ont exprimé leur inquiétude au sujet du processus créant un climat de concurrence dans le secteur bénévole. Toutefois, les intervenants ont exprimé leur appui à un processus transparent, juste, sensible et responsable pour prendre les décisions de financement tel que conçu dans les directives. Cependant, dans le cadre de la stratégie d'engagement de Service Canada, le gouvernement est ouvert à la consultation des intervenants pour explorer d'autres moyens de réaliser ces objectifs et d'améliorer davantage le processus d'attribution des ententes de subvention et de contribution.

Nous continuerons de consulter les intervenants de toutes les tailles et de tous les secteurs jusqu'à l'automne. Service Canada a travaillé et continuera de travailler avec Développement social Canada, ministère responsable de la mise en œuvre de l'Accord conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire et des deux Codes de bonnes pratiques de financement et pour le dialogue sur les politiques au sein du gouvernement du Canada, et agit comme interlocuteur fédéral entre le secteur à but non lucratif et bénévole et les ministères et organismes fédéraux dont les mandats touchent directement le secteur bénévole.

ACTIONS DU GOUVERNEMENT CONCERNANT LA RÉTROACTION DES CONSULTATIONS

Le gouvernement a déjà pris des mesures suite aux suggestions directes des intervenants. Trois améliorations au PAP sont susmentionnées. De plus, les améliorations suivantes sont mises en œuvre : une grille d'évaluation modifiée qui donne plus de poids à l'expérience antérieure de prestation de programmes qui compte dorénavant davantage dans l'évaluation, les AP planifiés pour l'année seront affichés pour offrir aux organismes un préavis et les aider à planifier, et des séances d'information régulières au PAP seront offertes aux intervenants. Des formulaires de demande des programmes d'emploi ont été affichés sur Internet dans un format PDF remplissable pour permettre aux demandeurs de remplir le formulaire de demande par voie électronique plutôt que de l'écrire sur papier. De plus, une approche de rétroaction standardisée pour tous les demandeurs est mise en place. Les promoteurs existants qui ne réussissent pas au PAP sont informés personnellement par téléphone, appel suivi d'une lettre. Tous les demandeurs sont informés par écrit et peuvent obtenir une séance de rétroaction pour discuter des points forts et des points faibles de leur proposition, ce qui les aide à mieux se préparer pour de futurs AP. Ils obtiennent également une copie de leur grille d'évaluation montrant les notes accordées par le processus d'évaluation. On continuera à entreprendre des consultations avec les intervenants concernant ces améliorations et d'autres activités.

D'après les conseils d'un groupe sélect et les réactions des intervenants, de nouvelles approches administratives ont été essayées en partenariat avec les intervenants pour réduire le fardeau administratif et régler le problème de la micro-gestion financière excessive ressenti par les organisations. Les approches essayées sont des mesures concrètes pour considérer les diverses méthodologies pour établir une formule de financement juste des dépenses administratives et de remboursement des coûts d'après un certain nombre de possibilités : coût indirect du projet (p. ex. taux fixe pour les frais généraux), activité basée sur le coût et paiement basé sur les résultats. Ces pratiques de financement visent à soutenir une approche axée sur la réalisation des objectifs et des résultats, et assurer la responsabilisation des fonds publics.

En plus des séances de rétroaction aux demandeurs, il faut un mécanisme permettant aux organisations d'exprimer leurs préoccupations et leurs plaintes sur les processus liés aux subventions et contributions (S&C). Reconnaissant cette nécessité, un conseiller en impartialité interne sera nommé. Ce poste relèvera directement de la sous-ministre de Service Canada et sera responsable de s'assurer que les pratiques associées à l'administration des S&C sont mises en œuvre de façon juste, ouverte et transparente. Ce conseiller sera complété par le bureau de la satisfaction du client de Service Canada.

OPINIONS DISSIDENTES

Le NPD a formulé un certain nombre de recommandations dont bon nombre sont abordées dans cette réponse. De plus, le NPD a prétendu que les témoins qui ont soulevé des questions concernant les directives ont été intimidés et ont perdu des fonds par suite de leur témoignage devant le Comité.

L'évaluation des propositions des organismes qui allaient se présenter devant le Comité n'a pas été influencée par leur comparution devant le Comité. La fonction publique est liée par le Code de valeurs et d'éthique, qui s'inscrit dans les conditions d'emploi de tous les fonctionnaires et qui oriente ceux-ci dans leurs activités et comportements professionnels. Il convient de noter que certains témoins ont présenté leurs excuses après avoir témoigné devant le Comité. Ces mots d'excuse ont été consignés au compte rendu. L'un d'entre eux visait à corriger la fausse impression que le témoin avait laissé selon laquelle des fonctionnaires l'avaient personnellement intimidé. Par la suite, le témoin a indiqué par écrit que c'est le processus de mise en œuvre des directives qui est intimidant, et c'est pourquoi les organismes croyaient qu'il y avait un risque pour leurs programmes. Le témoin a déclaré qu'il a été heureux de travailler avec les fonctionnaires en question pour trouver des solutions. Un autre témoin qui a présenté des excuses a indiqué qu'il s'est laissé emporté par l'émotion et a manqué de professionnalisme devant le Comité.

Les opinions dissidentes du Bloc Québécois laissent entendre que le gouvernement empiète dans le champ de compétences des provinces.

Les programmes qui font l'objet d'une entente sur le marché du travail dont la responsabilité est transférée au Québec ne sont pas touchés par le PAP. Le processus ne s'applique pas aux programmes dont la responsabilité est transférée aux provinces et territoires dans le cadre des EDMT appliqués en régime de dévolution.

CONCLUSION

Le gouvernement comprend qu'il doit favoriser davantage l'engagement des intervenants et des collectivités et il reconnaît que la vitesse à laquelle les directives nationales ont été mises en place a nui à sa relation avec les organismes du secteur bénévole et communautaire, ainsi que les intervenants. Le gouvernement s'engage à améliorer cette relation, à mieux informer les organismes et à faciliter le respect des exigences, en collaboration avec les organismes. Il voit donc d'un bon œil cette occasion de répondre aux recommandations et désire en profiter pour déclarer aux membres du Comité et aux organismes que le renforcement de ses partenariats avec les intervenants est une priorité. L'engagement du gouvernement envers la transformation du service par l'établissement de Service Canada est un autre exemple concret de son désir d'être sensible aux besoins des citoyens et de mieux se relier aux collectivités.

Les organismes du secteur bénévole et communautaire, du secteur public et du secteur privé ont tous appuyé les efforts du gouvernement à aider les chômeurs à trouver un emploi. Lorsque l'on compare le nombre de projets dans la région du grand Toronto avant et après l'AP, en date de mars 2005, on constate que la répartition des projets n'a pas changé (62). Le nombre de projets du secteur bénévole est demeuré presque stable, mais il y a eu des changements parmi les fournisseurs de services. En effet, on a observé des changements du nombre de projets du secteur privé et du secteur public : le secteur privé est passé de 1 à 4, avec une diminution pour le secteur public.

Le gouvernement est engagé à atteindre de meilleurs résultats sociaux en offrant des programmes administrés et gérés de façon responsable, équitable, transparente et efficace et d'une manière intégrée. Ainsi, il peut vraiment faciliter la pleine participation à part entière des Canadiens et Canadiennes et des Canadiennes dans la collectivité et en milieu de travail. Les directives nationales ont été établies pour appuyer ces objectifs. L'engagement et la consultation avec les organismes sont une condition préalable pour s'assurer de réaliser les objectifs et promouvoir la sensibilisation et le travail en collaboration pour répondre aux besoins des citoyens. Un aspect important de ces consultations sera d'explorer les solutions de rechange possibles à un PAP qui respecterait l'attribution des fonds des contribuables d'une manière équitable, objective et transparente.

La ministre de RHDC et ministre responsable de Service Canada fera rapport au Comité permanent à l'automne concernant les résultats du groupe de travail quant à la réduction du fardeau administratif ainsi que les consultations associées aux suggestions pour un meilleur processus pour les ententes de subventions et contributions.

RECOMMANDATION 1

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada mène des consultations rigoureuses auprès des grands comme des petits organismes et établisse une stratégie compréhensive de communication pour tous les éléments de l'Initiative de spécialisation et de concentration.

Quatre directives nationales ont été mises en œuvre à l'appui des objectifs visant de meilleurs résultats sociaux et un processus de subventions et contributions qui soit transparent, équitable, sensible et responsable.

Le gouvernement reconnaît avoir mis en place trop rapidement les nouvelles directives et ne pas avoir pu entreprendre des consultations sérieuses avec des intervenants avant de mettre en œuvre les directives. Toutefois, reconnaissant que des améliorations aux directives étaient nécessaires et que la contribution et l'expérience des intervenants seraient essentielles à cette fin, le gouvernement a consulté depuis l'introduction des directives et pris des mesures d'après la rétroaction obtenue. Ces consultations ont eu lieu avec des organismes nationaux, des groupes de coordination et de nombreux bénéficiaires de contribution dans le cadre d'une stratégie d'engagement et de consultation. Les consultations avec les intervenants, grands et petits, sont très importantes et le processus de consultation se poursuit. En outre, on a élaboré un plan de communication détaillé afin de définir le cadre régissant le processus de consultation.

Compte tenu des recommandations exprimées directement par les intervenants, les améliorations qui pouvaient être apportées rapidement et qui pouvaient bénéficier à tous les demandeurs ont été instaurées le 29 mars 2005. Les trois améliorations suivantes ont été apportées au PAP : accorder plus de temps aux demandeurs pour préparer et présenter leur proposition (d'un minimum de 10 jours ouvrables à 30 jours civils); fournir une grille d'évaluation détaillée comprenant les notes attribuées selon chacun des critères de sélection et la pondération de chacun des critères; faire passer de 90 à 120 jours l'échéancier prévu pour mener à terme un AP (si nécessaire). Depuis, d'autres mesures ont également été prises : la grille d'évaluation des propositions a été modifiée, donnant plus de poids à l'expérience antérieure de la prestation de programmes, qui compte dorénavant beaucoup plus dans l'évaluation globale, les AP planifiés pour l'année seront affichés pour offrir aux organisations un préavis et les aider à planifier, et des séances d'information régulières sur les AP seront offertes aux intervenants. De plus, une approche de rétroaction standardisée a été mise en place pour tous les demandeurs. Les promoteurs existants qui ne réussissent pas un PAP sont informés personnellement par téléphone, appel suivi d'une lettre. Tous les demandeurs sont informés par écrit et peuvent obtenir une séance de rétroaction pour discuter des points forts et des points faibles de leur proposition, ce qui les aide à mieux se préparer pour les futurs AP. Ils obtiennent également une copie de leur grille d'évaluation montrant les notes accordées par le processus d'évaluation.

L'engagement et la consultation sont une condition préalable pour réaliser les objectifs, promouvoir la sensibilisation et faciliter les responsabilités. Service Canada travaille en étroite collaboration avec Développement social Canada qui assure le leadership avec les ministères et organismes fédéraux pour intégrer l'Accord conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire et les deux Codes de bonnes pratiques de financement et de dialogue stratégique et pour le dialogue sur les politiques comme moyen de faire affaire avec le secteur à but non lucratif et bénévole. Le gouvernement veut renforcer le partenariat et la collaboration avec le secteur bénévole et les autres intervenants. Par l'entremise de Service Canada, le gouvernement rejoindra les intervenants pour élever la sensibilisation et établir de meilleurs liens avec le service et assurer l'impartialité. Service Canada engagera les intervenants à améliorer le processus et à rechercher des solutions aux problèmes de fardeau administratif grâce à des consultations se poursuivant au niveau national, régional et local. Le renforcement du partenariat avec le secteur bénévole et autres intervenants est une priorité.

RECOMMANDATION 2

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada donne à tous les organismes qui fournissent des Services d'aide à l'emploi des renseignements utiles sur les directives de novembre 2004 touchant cette initiative. Comme l'exige la loi, les Services d'aide à l'emploi sont accessibles à tous les chômeurs, peu importe leurs liens actuels ou passés avec le régime d'assurance-emploi.

Les modalités du programme des SAE sont accessibles au public sur le site Web de RHDCC. Les directives des SAE sont accessibles sur le site intranet de RHDCC pour assurer l'application uniforme par le personnel de tout le pays. Le site Web offre également au personnel des outils comme les « points à faire valoir aux promoteurs » et une feuille d'information sur les directives des SAE qui peuvent être utilisés comme moyen de communications.

Tous les chômeurs Canadiens et Canadiennes peuvent bénéficier des SAE. Grâce à cette mesure de soutien, des organismes reçoivent des fonds pour offrir des services aux chômeurs du pays qui sont à la recherche d'un emploi. Les activités faisant partie de cette mesure sont les suivantes : évaluation des besoins, counselling d'emploi, aide à la recherche d'emploi et à la rédaction de curriculum vitae, gestion de cas et orientation vers d'autres ressources communautaires. Les SAE peuvent cibler des groupes de clients précis, selon ce qui a été prévu lors de la planification communautaire. Cependant, il est réitéré dans les directives que les SAE sont des interventions à court terme – et qu'ils doivent servir à combler les besoins des bénéficiaires en matière d'emploi et les aider à surmonter les obstacles à l'emploi auxquels ils sont confrontés. Comme l'indique le Rapport du Comité, certains témoins ont affirmé que les directives du gouvernement sur les SAE restreignaient l'accès aux services en exigeant des clients qu'ils soient des « participants assurés », or, il n'en est rien. De fait, l'alinéa 60(4)a) de la Loi sur l'assurance-emploi stipule clairement que la Commission doit offrir un service national de placement à tous les chômeurs canadiens et canadiennes, et ceci, en accordant des fonds aux organismes qui fournissent des SAE.

Le Ministère continuera de communiquer de l'information et des mises à jour sur les SAE aux organismes.

RECOMMANDATION 3

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada se conforme au Code de bonnes pratiques pour le dialogue sur les politiques et au Code de bonnes pratiques de financement, qui s'appuient tous deux sur l'accord conclu en décembre 2001 entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire.

Le gouvernement entend améliorer les liens qu'il entretient avec le secteur bénévole et communautaire dans le but de mieux servir les Canadiens et Canadiennes, et il continuera de diffuser de l'information au sujet de l'Accord conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire. Grâce à la mise en œuvre de Service Canada, le gouvernement renforcera son engagement envers cet accord en tenant des ateliers conjoints entre les groupes régionaux et communautaires afin de favoriser le dialogue.

Dans la réponse, le gouvernement reconnaît avoir mis en place trop rapidement les nouvelles directives et ne pas avoir pu réellement mettre en évidence la contribution des promoteurs et ne pas s'être entièrement conformé au Code de bonnes pratiques de financement et au Code de dialogue stratégique.

Le gouvernement mise sur les conclusions des consultations déjà menées et des mesures ayant été prises pour renforcer sa collaboration avec le secteur bénévole et communautaire ainsi qu'avec les autres organismes participant à l'exécution des programmes d'emploi. À cet effet, le gouvernement a mis au point une stratégie d'engagement et de consultation de même qu'un plan de communications, dans le but de définir un cadre qui régira les consultations à l'automne. Service Canada travaille de concert avec Développement social Canada, qui assure le leadership avec les ministères et organismes fédéraux pour intégrer l'Accord conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire et les deux Codes de bonnes pratiques de financement et pour le dialogue sur les politiques comme moyen d'agir avec le secteur bénévole et communautaire.

RECOMMANDATION 4

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada communique au public une information à jour et accessible sur les projets financés et les organismes qui versent les fonds.

Un certain nombre de témoins nous ont informés du fait qu'il est difficile de trouver de l'information à jour concernant les projets financés, notamment les SAE.

La liste des subventions et contributions par programme sera rendue accessible sur les sites Web ministériels. Le Secrétariat du Conseil du Trésor dirige actuellement une initiative qui donnera lieu à l'affichage trimestriel sur chaque site Web ministériel de toutes les subventions et contributions d'une valeur de 10 000 $ ou plus. Le premier rapport sera disponible d'ici le 31 janvier 2006. De plus, des données sur les dépenses annuelles en subventions et contributions de plus de 100 000 $ sont disponibles dans les Comptes publics du Canada.

Dans le cadre de l'initiative Service Canada, on cherchera des moyens d'accroître l'accessibilité de l'information sur les programmes et de la rendre publique plus rapidement. Par ailleurs, après les AP et une fois les ententes conclues avec les signataires après les AP, on affichera le nom de l'organisme sur le site Web.

Le gouvernement reconnaît que l'information pourrait être diffusée plus rapidement au public et que l'accès à l'information pourrait être amélioré. En ce sens, conformément au processus de planification au niveau local, une liste des AP à venir sera affichée sur le site Web du gouvernement.

RECOMMANDATION 5

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada suspende son PAP jusqu'à ce qu'il ait mené des consultations sérieuses auprès des organismes communautaires en vue de fixer un délai convenable pour la préparation et la présentation des propositions. Le Ministère, qui alloue actuellement un délai de 30 jours pour l'élaboration et la soumission d'une proposition, devra tenir compte des points de vue exprimés par les organismes pendant les consultations avant de prendre une décision finale. Au besoin, il prolongera le financement des fournisseurs de services actuels jusqu'à ce qu'un délai de réponse plus acceptable soit établi.

La suspension du PAP entraverait la capacité du gouvernement d'assurer le meilleur service aux chômeurs et pourrait, dans certains cas, entraîner une interruption du service à la clientèle. De plus, cette mesure causerait une instabilité et entraînerait des augmentations non voulues du fardeau administratif pour les organismes. C'est pourquoi le gouvernement ne peut pas appuyer la suspension du PAP. Toutefois, le gouvernement s'est engagé à poursuivre ses efforts pour améliorer le PAP et continue les consultations en cours avec les promoteurs pour obtenir leurs réactions et leurs conseils. Le gouvernement est ouvert et s'engage à consulter les intervenants pour explorer d'autres moyens de réaliser les objectifs d'un processus équitable, transparent, sensible et responsable pour l'attribution des ententes de subvention et de contribution.

Tant l'instabilité causée par la prolongation répétée à court terme des ententes de financement que les délais eux-mêmes prévus dans le processus sont des sources de préoccupation pour les intervenants. On a indiqué que la prolongation des ententes oblige les promoteurs à assumer un énorme fardeau administratif. En effet, bien souvent, les organismes perdent des employés compétents et chevronnés ou doivent prendre de nouveaux arrangements pour la location des bureaux. Par ailleurs, cela crée une certaine confusion dans la collectivité. La prolongation des ententes actuelles s'est faite au terme de négociations et tient compte du délai prévu du lancement de nouveaux AP. Si le processus devait être suspendu, il faudrait prolonger à nouveau les ententes des organismes et, dans certains cas, en conclure de nouvelles.

Tel qu'indiqué dans la réponse à la recommandation 1, et compte tenu des recommandations formulées directement par les intervenants, depuis le 29 mars 2005, plus de temps est accordé aux demandeurs. Pendant les consultations en cours, on cherchera à obtenir des suggestions au sujet des améliorations pouvant être réalisées et on vérifiera si les améliorations apportées jusqu'ici satisferont les intervenants.

RECOMMANDATION 6

Le Comité recommande qu'à la reprise du PAP, Ressources humaines et Développement des compétences Canada fasse le nécessaire pour étaler les dates d'ouverture et évite de lancer les appels pendant l'été, car les organismes ont alors plus de difficulté à y répondre.

Le Ministère fera le nécessaire pour effectuer sa planification opérationnelle de sorte que les dates de lancement des AP soient étalées le plus possible. Dans certains cas, cela ne sera cependant pas possible. En revanche, le Ministère diffusera à l'avance l'information sur les AP prévus dans l'année, y compris les dates de lancement, ce qui permettra aux organismes de se préparer à l'avance. On s'est déjà penché sur l'impact qu'avait le fait de lancer des AP pendant l'été, et le Ministère mettra tout en œuvre pour lancer le moins d'AP possible pendant cette période. Toutefois, les analyses démontrent qu'il est nécessaire de faire des AP pendant l'été pour maintenir le service aux clients. Le Ministère s'emploiera à communiquer les informations requises afin de faciliter les choses pour les organismes.

RECOMMANDATION 7

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada, avec la collaboration des tiers fournisseurs de services, mettre au point des formulaires et des logiciels uniformes et faciles à utiliser pour simplifier le travail des organismes qui présentent une demande de financement à la suite d'un appel de propositions et pour faciliter la communication des exigences financières et des résultats de programme. Cette recommandation est conforme au Code de bonnes pratiques de financement, qui s'appuie sur l'accord conclu en décembre 2001 entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire.

Le gouvernement reconnaît les préoccupations soulevées et travaille à mettre au point une solution davantage conviviale pour le déroulement des transactions entre les organismes et le gouvernement.

Récemment, les formulaires de demande des programmes d'emploi ont été affichés sur Internet dans un format PDF remplissable, ce qui permet aux demandeurs de remplir le formulaire par voie électronique plutôt que sur papier.

Dans le cadre de l'initiative Service Canada, on travaille à divers niveaux pour simplifier et améliorer le processus de demande aux programmes et pour mettre au point un moyen par lequel le gouvernement fédéral, les fournisseurs de services tiers et les citoyens pourront effectuer des transactions en ligne, ou par voie électronique. Les intervenants pourront participer à la conception de ce moyen de communication amélioré.

RECOMMANDATION 8

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada aide les organismes des petites collectivités à s'outiller pour offrir les services d'aide à l'emploi nécessaires. Ce faisant, le Ministère devrait accorder un soutien spécial aux organismes qui conçoivent des moyens innovateurs de répondre aux besoins locaux en matière d'emploi et de développement des compétences.

La planification communautaire fait partie intégrante des programmes d'emploi de RHDCC et de l'objectif de Service Canada d'offrir des services et des programmes conçus en ayant à l'esprit les besoins des citoyens et des collectivités, lesquels revêtent une importance particulière dans les régions rurales du pays. La planification communautaire rassemble les principaux intervenants de tous les secteurs de la collectivité. Grâce à cette approche de collaboration, les intervenants examinent et évaluent les besoins en matière d'emploi, cernent les lacunes, fixent les priorités et établissent les objectifs afin de répondre aux besoins de la collectivité locale. Dans les régions où la capacité organisationnelle est insuffisante pour répondre aux besoins d'emploi et de programmes disponibles. En outre, le personnel de Service Canada travaillera avec les collectivités pour offrir des séances d'information sur les programmes du gouvernement du Canada qui sont pertinents, notamment des séances sur la préparation des propositions.

RECOMMANDATION 9

Le Comité recommande que, lorsqu'un organisme ne réussit pas à faire renouveler une entente de contribution ou à obtenir une nouvelle entente, Ressources humaines et Développement des compétences Canada fournisse à ce dernier, dans un délai de 14 jours, un compte rendu complet et détaillé des raisons qui ont motivé sa décision.

Dans le cadre de l'initiative Service Canada, les normes de service établies préciseront les délais à l'intérieur desquels le Ministère devra indiquer aux organismes si leur demande a été approuvée ou non. En outre, le Ministère fournira aux organismes, en temps opportun, un compte rendu des raisons ayant motivé la décision au sujet de leur proposition, afin que les organismes puissent mieux se préparer en vue du prochain AP. À la suite de l'uniformisation du mécanisme de rétroaction, les promoteurs actuels qui ne réussissent pas un PAP sont informés personnellement par téléphone, appel suivi d'une lettre. Tous les demandeurs sont informés par écrit et peuvent obtenir une séance de rétroaction pour discuter des points forts et des points faibles de leur proposition, ce qui les aide à mieux se préparer pour les futurs AP. Ils obtiennent également une copie de leur grille d'évaluation montrant les notes accordées par le processus d'évaluation. Ces normes seront discutées dans le cadre de la stratégie d'engagement et du processus de consultation en cours avec les intervenants.

En plus des séances de rétroaction aux demandeurs, il faut un mécanisme permettant aux organisations d'exprimer leurs préoccupations et leurs plaintes sur les processus liés aux subventions et contributions (S&C). Reconnaissant cette nécessité, un conseiller en impartialité interne sera nommé. Ce poste relèvera directement de la sous-ministre de Service Canada et sera responsable de s'assurer que les pratiques associées à l'administration des S&C sont mises en œuvre de façon juste, ouverte et transparente. Ce conseiller sera complété par le bureau de la satisfaction du client de Service Canada.

RECOMMANDATION 10

Le Comité recommande que le processus d'appel de propositions s'applique uniquement aux projets individuels de 500 000 $ et plus.

Le gouvernement a donné son accord au sujet de cette recommandation; l'AP s'applique généralement uniquement aux ententes dont la valeur est élevée, soit de 500 000 $ et plus. Toutefois, il faudra permettre des exceptions. Une de ces exceptions serait dans les collectivités où l'on a utilisé une approche comme le PAP pour un certain temps pour attribuer des ententes avec une valeur de moins de ou de plus de 500 000 $. Dans tous les cas, la communication avec la collectivité et les intervenants sera essentielle quant à cette décision.

RECOMMANDATIONS 11 AND 12

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada fournisse à tous les organismes qui répondent à un appel de propositions une description détaillée des critères de sélection précisant la note maximale associée à chacun. Ce document devrait aussi expliquer la pondération des notes.

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada mène des consultations sérieuses auprès d'organismes qui offrent des programmes de contribution en son nom, en vue de revoir les critères en fonction desquels il évalue les participants à son processus d'appel de propositions. Les critères de sélection devraient accorder du poids aux organismes qui peuvent démontrer leur capacité à offrir des programmes de haute qualité axés sur les résultats. Lorsqu'il y a lieu, la capacité à servir une clientèle qui présente des besoins particuliers devrait aussi être récompensée. Conformément à la recommandation 5, le processus d'appel de propositions devrait être suspendu durant l'examen des critères de sélection jusqu'à ce que la nouvelle grille d'évaluation entre en vigueur. Entre-temps, les ententes en cours devraient être prolongées.

Le gouvernement a réagi promptement aux préoccupations soulevées directement par les organismes et le Comité relativement aux organismes qui veulent recevoir les critères de sélection. Depuis le 29 mars 2005, les organismes reçoivent dans la trousse de demande une grille d'évaluation qui comprend les notes et la pondération accordées à chaque critère d'évaluation des propositions.

Les intervenants ont indiqué que les critères de sélection n'accordent pas assez de valeur à l'expérience de l'organisme. Une grille d'évaluation modifiée provisoire qui accorde plus de poids à l'expérience de la prestation de programmes qui compte dorénavant beaucoup plus dans l'évaluation globale est mise en œuvre. De plus, une approche de rétroaction standardisée a été mise en place pour tous les demandeurs. Les promoteurs existants qui ne réussissent pas un PAP sont informés personnellement par téléphone, appel suivi d'une lettre. Tous les demandeurs sont informés par écrit et peuvent obtenir une séance de rétroaction pour discuter des points forts et des points faibles de leur proposition, ce qui les aide à mieux se préparer pour les futurs AP. Ils obtiennent également une copie de leur grille d'évaluation montrant les notes accordées par le processus d'évaluation. Ces améliorations et d'autres seront examinés avec les intervenants dans le cadre du processus de consultation en cours.

Pour les raisons énoncées dans la réponse à la recommandation 5 ci-dessus, le gouvernement ne peut pas appuyer la suspension du PAP.

RECOMMANDATION 13

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada établisse, en consultation avec des organismes des secteurs bénévole et privé, des normes quant au délai de réponse l'obligeant à répondre aux participants au processus d'appel de propositions et à négocier les ententes de contribution avec les candidats retenus dans une période de temps définie. Ces délais doivent être mutuellement convenus entre toutes les parties et être inférieurs aux délais actuels. La performance du Ministère à cet égard devrait figurer dans le Rapport sur le rendement annuel de Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Dans le cadre de l'initiative Service Canada, diverses normes de service sont en train d'être élaborées, conformément à la réponse à la recommandation 9 ci-dessus. Ce sujet sera abordé plus en profondeur dans le cadre du processus de consultation avec les intervenants.

Entre-temps, l'engagement consiste à s'assurer que le PAP est mené à bien dans un délai de 120 jours commençant à la date de clôture de l'AP et se terminant à la signature de l'entente de contribution. Cependant, l'objectif consiste à terminer le processus le plus rapidement possible. L'expérience acquise a permis de constater que bien souvent, il n'était pas possible de compléter en 90 jours l'ensemble du PAP (de la publication de l'invitation à soumissionner jusqu'à la négociation d'une entente); ainsi, il a fallu prolonger à court terme les ententes.

RECOMMANDATIONS 14 AND 15

Le Comité recommande qu'à moins de circonstances exceptionnelles, il n'y ait pas plus d'une vérification tous les 12 mois. Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada adopte une approche davantage axée sur le risque pour la vérification des ententes de contribution, surtout celles de 500 000 $ et moins.

Pendant les audiences du Comité, diverses personnes se sont dites préoccupées par la directive de programme voulant que les organismes fassent l'objet d'une ou plusieurs vérifications pour chaque projet de plus de 350 000 $. Les témoins qui ont comparu devant le Comité, de même que certains membres du Comité, appuient l'objet des vérifications, mais ils croient qu'une approche davantage axée sur le risque devrait être employée et que le système actuel permettant de déterminer le nombre de vérifications est excessif. Les organismes ont indiqué qu'ils étaient déjà, pour la plupart, assujettis à des vérifications annuelles (par exemple pour maintenir leur statut d'organisme sans but lucratif) et que ces vérifications de projet distinctes étaient excessives et coûteuses et constituaient un gaspillage des fonds publics.

Le gouvernement comprend que la nécessité d'effectuer des vérifications jusqu'à deux fois par année peut représenter, dans certains cas, un fardeau pour les ressources humaines, financières et administratives des organismes du secteur bénévole et communautaire. Il explore un nombre d'options possibles incluant l'augmentation du seuil obligatoire ainsi que la réduction du nombre de vérifications requises. Il y aura une consultation auprès des intervenants concernant ces options.

RECOMMANDATION 16

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada passe sans tarder à des ententes de financement de trois ans avec les promoteurs de projets, sous réserve du respect de leurs conditions et notamment d'un rendement satisfaisant.

Le gouvernement est d'accord avec cette recommandation et conclura des ententes de contribution pluriannuelles. Toutefois, en Ontario, la question de la durée d'une entente dépendra du résultat des discussions avec la province par rapport à la conclusion d'une EDMT.

RECOMMANDATION 17

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada soit autorisé à prolonger de trois ans les ententes de contribution pluriannuelles des fournisseurs de services qui ont rempli toutes les conditions de leur entente, y compris les objectifs de rendement, sans passer par le processus d'appel de propositions.

Le gouvernement n'appuie pas le renouvellement des ententes pluriannuelles sans avoir recours au processus d'appel de propositions, car dans de nombreux cas, cela empêcherait d'autres organismes d'offrir des services d'emploi et d'avoir accès au financement fédéral pendant une période de six ans, durée considérée trop longue. Le gouvernement reconnaît la nécessité de soutenir les organismes et les collectivités dans la transition lorsque les fournisseurs de services changent.

RECOMMANDATION 18

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada instaure des mécanismes efficaces de responsabilisation axés sur les résultats ainsi qu'un cadre d'évaluation pour les programmes liés aux prestations d'emploi et aux mesures de soutien. Les mesures de responsabilisation axées sur les résultats doivent être élaborées en collaboration avec les promoteurs de projets et devenir une partie importante du cadre de responsabilisation du Ministère. Ressources humaines et Développement des compétences Canada devrait procéder à une évaluation quinquennal sommative des prestations d'emploi et des mesures de soutien.

Conformément aux modalités du programme, les mesures suivantes sont en ce moment en place :

Responsabilisation :

Les programmes liés aux prestations d'emploi et mesures de soutien (PEMS) sont réalisés selon un cadre de responsabilisation qui exige l'établissement d'objectifs annuels et la présentation de rapports sur trois indicateurs clés à court terme : les retours au travail (c'est-à-dire les clients qui obtiennent du travail à la suite d'une intervention dans le cadre des PEMS), les prestations non payées (c'est-à-dire les prestations d'assurance emploi (A.-E.) non payées parce que le client a repris le travail avant la fin de la période de prestations) et les clients servis. Ces résultats sont communiqués à la Chambre des Communes chaque année dans le Rapport de contrôle et d'évaluation de l'assurance-emploi et le Rapport ministériel sur le rendement.

La Stratégie emploi jeunesse (SEJ) est assujettie à un cadre de gestion axé sur les résultats qui expose les stratégies de mesure continue du rendement, d'évaluation et de présentation de rapports. Le cadre de responsabilisation de la Stratégie emploi jeunesse comprend des mesures du rendement pour les clients qui occupent un emploi, les clients qui retournent à l'école et les clients servis. Une nouvelle mesure du rendement a été mise en place cette année, soit le nombre de clients qui occupent un emploi par rapport aux plans d'action menés à bien. Cette nouvelle mesure fournira un contexte et une perspective supplémentaires pour l'indicateur existant touchant les clients qui occupent un emploi. Des progrès importants ont été marqués au cours de la dernière année pour ce qui est d'offrir des renseignements supplémentaires aux gestionnaires afin de les aider dans la gestion axée sur les résultats. Ces renseignements comprennent de nouveaux rapports sur les demandes, les ententes, les participants, les interventions, les plans d'action, les fonds mis à contribution et les budgets (dépenses et engagements). Désormais, les gestionnaires sont mieux outillés pour atteindre des résultats optimaux.

Évaluations :

Les EDMT comportent des dispositions quinquennales relatives aux évaluations sommatives, qui ont lieu tous les cinq ans, et elles sont conçues et gérées par des comités conjoints fédéraux-provinciaux-territoriaux. C'est le cas pour l'ensemble des provinces et territoires, sauf le Québec; la province est la seule responsable de l'évaluation sommative des PEMS. Quant à l'Ontario, son évaluation est effectuée par le gouvernement fédéral. Trois évaluations sommatives ont été réalisées jusqu'à maintenant, soit celles de la Colombie-Britannique, du Québec, et de Terre-Neuve-et-Labrador. D'autres évaluations sont en cours au Nunavut, en Alberta et en Ontario, et d'autres devraient être entreprises au cours des exercices financiers 2005-2006 et 2006-2007.

Le cadre de gestion axé sur les résultats de la Stratégie emploi jeunesse comprend une stratégie d'évaluation de haut niveau qui met l'accent sur des objectifs communs semblables pour tous les programmes de la SEJ et correspondant aux résultats souhaités établis, conformément au modèle logique de la SEJ. Un cadre d'évaluation détaillé est en cours d'élaboration avec le comité d'évaluation interministérielle. À ce jour, il y a eu une évaluation formative de la SEJ, dont la version préliminaire circule en ce moment aux fins d'approbation par les autres ministères. Une évaluation sommative générale sera effectuée par RHDCC pour 2006 afin d'orienter le renouvellement et/ou la modification des modalités de la SEJ. L'évaluation sommative portera sur la pertinence continue de la SEJ, sa rentabilité ainsi que sa réussite globale quant à l'atteinte des résultats souhaités, et elle étudiera en profondeur les répercussions et effets de la SEJ sur les participants et la possibilité d'élargir sa portée à d'autres participants.

Ce sujet sera abordé plus en profondeur dans le cadre du processus de consultation.

RECOMMANDATION 19

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada fournisse aux promoteurs de projets une assistance, y compris de la formation et des fonds, pour amasser les données nécessaires à l'évaluation et à la communication des résultats attribuables à la contribution du Ministère.

Ce point est pour le moment abordé dans les détails de l'AP et l'entente de contribution signée avec le promoteur. Les coûts négociés tiennent compte du soutien administratif requis pour saisir les données exigées par le Ministère et, en conséquence, ce point est déjà abordé, tel que recommandé par le Comité. De plus, une formation est donnée sur l'utilisation de Contact IV, le système utilisé pour saisir et transférer des données spécifiques et rendre compte des résultats de projets particuliers.

RECOMMANDATION 20

Le Comité recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada mettre à la disposition de ses employés les ressources nécessaires pour leur permettre de fournir un service stable, cohérent et de haute qualité aux promoteurs de tiers projets. Un personnel suffisant et compétent est essentiel pour améliorer l'administration, la gestion et la responsabilisation des programmes de contribution de Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Les fonctionnaires sont la pierre angulaire des relations entre le gouvernement et le promoteur. Pendant les audiences, divers témoins ont indiqué au Comité que la mise en œuvre des quatre directives a eu un effet préjudiciable sur les fonctionnaires et qu'il est possible que ceux-ci n'aient pas été suffisamment formés pour appliquer les exigences des directives. Fondamentalement, le Comité a indiqué au gouvernement que dans le but d'offrir un service stable, cohérent et de haute qualité aux promoteurs de projets, les fonctionnaires doivent avoir les capacités et les compétences requises pour traiter efficacement avec ces gens.

Le rôle joué par l'agent de projet est essentiel pour assurer une bonne gestion des ententes de subventions et contributions. Pour cette raison, une politique d'apprentissage est en place; ainsi, on reconnaît que l'apprentissage est l'un des éléments clés du changement, des progrès et de l'excellence en matière de service.

Une stratégie nationale de formation a été mise en place pour cerner les besoins du personnel en matière de formation opérationnelle et voir à ce que les cours élaborés et offerts correspondent à ces besoins. Diverses autres initiatives ont également été entreprises pour renforcer la capacité de formation, par exemple :

• la mise en place de l'initiative de certification en formation nationale pour disposer d'un bassin de formateurs qualifiés qui animeront les cours;
• la création de postes de coordonnateurs de la formation nationale pour voir à ce que la fonction de formation soit stratégique et appuie les buts et les objectifs organisationnels, et le rôle du personnel de première ligne dans l'appui du dialogue constant avec les divers intervenants de la collectivité;
• la réalisation d'une analyse approfondie pour voir à ce que les cours existants correspondent aux priorités et aux objectifs organisationnels; et
• l'utilisation d'Internet pour les cours afin d'offrir un horaire opportun et une plus grande souplesse.

Le gouvernement demeure déterminé à mettre en place une culture de l'apprentissage continu assurant le partage des responsabilités liées à l'apprentissage entre les gestionnaires et les employés.