Rapport sur les résultats
Depuis le début de la pandémie de COVID-19, l’Administration de la Chambre s’est adaptée à un nouvel environnement, tout en continuant à se concentrer sur sa mission d’appuyer le travail parlementaire des députés en se portant au-devant de leurs besoins par une prestation de services fluides, personnalisés et de qualité. Il aurait été impossible de prévoir les événements survenus au cours de l’exercice 2020-2021; toutefois, notre plan stratégique actuel, lancé en 2019, a continué de guider nos actions et nos réalisations tout au long de l’année.
Les priorités de l’Administration de la Chambre
Le Plan stratégique 2019–2022 s’articule autour de quatre grandes priorités. Celles-ci nous servent de feuille de route organisationnelle et guident les efforts collectifs que nous déployons en tant que membres d’une seule et même Chambre afin d’offrir des services exceptionnels aux députés.
L’amélioration de l’expérience client et l’excellence opérationnelle
L’Administration de la Chambre s’efforce d’être un chef de file en matière d’excellence du service offert, et ce, afin d’appuyer les députés et leur personnel dans leurs fonctions parlementaires — sur la Colline, dans les bureaux de circonscription et à l’étranger.
Des services intégrés et fluides
L’Administration de la Chambre offre une vaste gamme de services aux députés et à leur personnel afin de les aider à s’acquitter de leurs différentes fonctions. Nous veillons en tout temps à simplifier l’accès aux services afin de faciliter leur travail.
Un personnel habilité et mobilisé
Les gens que nous employons sont dévoués et professionnels. Notre but consiste à habiliter et à motiver nos employés à offrir des services exceptionnels. Pour ce faire, nous mettons en place les conditions propices à une culture d’innovation et de créativité qui mobilise nos employés aux aptitudes variées à tous les niveaux hiérarchiques. Cela favorise l’émergence de nouvelles idées qui nous permettent de mieux servir les députés et leur personnel.
Le renouvellement des espaces physiques et des services connexes
La Cité parlementaire est le siège de notre démocratie ainsi que le lieu où s’effectue une bonne partie du travail des députés et de leur personnel. Le programme de réhabilitation actuel, qui s’échelonne sur plusieurs décennies et qui est mis en œuvre en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada, nous donne l’occasion de rénover et de moderniser le cadre de travail physique et virtuel afin de répondre aux besoins des parlementaires.
Faits marquants de 2020-2021
L’année dernière a sans aucun doute mis notre plan stratégique à l’épreuve, mais nous avons progressé sur plusieurs fronts clés et trouvé des solutions créatives pour permettre à l’Administration de la Chambre de continuer à offrir des services exceptionnels aux députés et à leur personnel, tout en assurant la continuité des activités et la santé et la sécurité des employés.
- Nouvelles formes de soutien aux délibérations durant la pandémie
- Accroissement de la transparence et de l’obligation de rendre compte
- Soutien à la santé et à la sécurité en milieu de travail
- Renforcement des services de sécurité pour les députés
- Adaptation des services de restauration
- Recrutement, intégration et formation à distance
- Inclusion à la Chambre
- Succès de la toute première Campagne de charité en milieu de travail virtuelle
- Avancement des travaux de réhabilitation de l’édifice du Parlement
- Gestion minutieuse du mobilier et des biens
L’amélioration de l’expérience client et l’excellence opérationnelle
Nouvelles formes de soutien aux délibérations durant la pandémie
Toutes les équipes de l’Administration de la Chambre ont travaillé en collaboration pour faciliter la participation aux délibérations de la Chambre et de ses comités. Les délibérations hybrides ou virtuelles nécessitent des mesures de soutien différentes de celles appliquées dans les délibérations en personne. Les employés de l’Administration ont rapidement adopté de nouvelles façons de faire en réponse aux besoins technologiques des députés, tout en s’adaptant aux considérations d’ordre procédural et en respectant les normes de diffusion de la Chambre. Des experts en technologies numériques ont optimisé les flux vidéo et audio, tandis que d’autres ont fourni une assistance technique aux participants avant et pendant chaque réunion. Ces équipes ont également uni leurs forces avec le personnel des Services de la procédure pour créer un système de vote électronique sécurisé.
En coulisse : la création d’un système de vote électronique
À la suite d’une décision prise à l’unanimité par la Chambre en septembre 2020, l’Administration a été chargée de concevoir une application de vote à distance. Une solution a été développée et ensuite mise à l’essai au cours des semaines et des mois qui ont suivi. Des simulations et des démonstrations à petite échelle avec le Président, des leaders à la Chambre, des whips et des membres de leur personnel ont eu lieu au cours de l’automne et jusqu’en décembre. Au cours de ces démonstrations, les participants ont pu suivre les étapes du processus de vote en ligne, poser des questions et donner leur avis. Pour assurer l’état de préparation du système, les employés de l’Administration de la Chambre ont également procédé à des essais de routine, une pratique courante lorsqu’on met au point de nouvelles fonctionnalités pour les députés.
À la suite de l’adoption, en janvier 2021, de la motion visant à prolonger les délibérations virtuelles jusqu’en juin 2021, la Chambre a réalisé des simulations de vote hybride les 1er et 16 février 2021, et tous les députés ont été invités à y participer. Le 25 février 2021, les quatre partis reconnus ont dit être satisfaits du nouveau système, qui était dorénavant prêt à être utilisé. Le 8 mars, la Chambre a procédé au premier vote à l’aide de cette nouvelle application, qui vient faciliter la tâche des députés qui votent à distance.
La stratégie d’utilisation de la technologie de l’Administration pour faciliter les travaux parlementaires est en constante évolution. Nous continuerons à anticiper les besoins des députés et à y répondre en adaptant nos services en conséquence.
Accroissement de la transparence et de l’obligation de rendre compte
Le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence, est entré en vigueur en juin 2020. Il prévoit la publication proactive des données financières concernant le Sénat, la Chambre des communes et d’autres entités parlementaires. Des rapports sont désormais publiés et accessibles au public pour rendre compte des dépenses engagées par les députés, les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre relativement aux déplacements, à l’accueil et aux contrats. En outre, des rapports des dépenses encourues par l’Administration de la Chambre pour les déplacements des employés, l’accueil et les contrats de plus de 10 000 $ sont désormais rendus publics. La page Rapports et divulgation du site Web de la Chambre des communes a été remaniée pour présenter l’information de manière plus conviviale.
Soutien à la santé et à la sécurité en milieu de travail
Depuis l’entrée en vigueur du projet de loi C-65, un certain nombre d’initiatives en matière de santé et de sécurité ont été mises en place pour appuyer notre engagement à assurer un milieu de travail sécuritaire. Ce projet de loi est venu modifier la Loi sur les relations de travail au Parlement afin d’assujettir les employeurs et les employés du Parlement, y compris ceux de l’Administration de la Chambre, aux exigences en matière de santé et de sécurité de la partie II du Code canadien du travail (le Code). Nous avons élaboré des outils et une formation pour aider les députés à mieux comprendre les nouvelles obligations en matière de santé et de sécurité prévues par le Code. Nous avons également créé et tenu des séances de formation sur la nouvelle Politique de prévention du harcèlement et de la violence.
Des services intégrés et fluides
Renforcement des services de sécurité pour les députés
Cette année, la Chambre des communes a renforcé les mesures de sécurité sur la Colline et ailleurs en réponse aux préoccupations exprimées par les députés. Une série d’initiatives a été approuvée par le Bureau de régie interne à l’automne 2020, notamment des évaluations personnalisées et des recommandations en vue de renforcer la sécurité dans les résidences des députés. D’autres outils de sécurité seront mis en œuvre au cours de la prochaine année.
Soucieuse d’aider les députés à exercer leurs activités dans un environnement sûr, l’Administration de la Chambre a adapté son mode de prestation de conseils et de communication en matière de sécurité en tirant parti des outils technologiques comme des vidéos didactiques, des balados et des séances de formation en ligne adaptées à la réalité parlementaire. Les sujets abordés sont les suivants :
- pratiques exemplaires en matière de sécurité pour les bureaux de circonscription;
- plan de préparation aux situations d’urgence et plan de continuité des activités dans les bureaux de circonscription;
- sécurité et prévention des incendies.
Adaptation des services de restauration
Comme les activités des installations de restauration de la Chambre des communes ont été réduites cette année, nos équipes ont cherché de nouveaux moyens créatifs d’offrir des services. Elles ont préparé divers produits comme du miel récolté dans les ruches de la Cité parlementaire et des conserves saisonnières. Les employés ont également passé en revue les stocks de nourriture chaque semaine et ont fait don à la Mission d’Ottawa des denrées qui seraient périmées avant de pouvoir être consommées.
Le saviez-vous?
Depuis deux ans, la Chambre des communes élève plus de 50 000 abeilles dans ses installations de production alimentaire. Lancer un tel projet d’apiculture urbaine permet non seulement de souligner l’importance des abeilles dans notre écosystème, mais aussi de les protéger. Dans les premières années de ce projet, entre 30 et 35 kg de miel de fleurs sauvages ont été récoltés. Au printemps 2021, nous pourrions avoir jusqu’à 120 000 abeilles!
Un personnel habilité et mobilisé
Recrutement, intégration et formation à distance
Tout au long de l’année, l’Administration de la Chambre a pu offrir des formations virtuelles continues aux députés en s’appuyant sur les outils et le contenu en ligne créés pour le Programme d’orientation des députés lors de l’élection générale de 2019. Le fait que nous venions tout juste de renouveler nos programmes a facilité la transition vers des cours offerts uniquement en ligne. La nouveauté cette année, c’est que les députés élus lors d’élections partielles ont été intégrés de façon virtuelle. Nous avons également lancé un programme d’intégration virtuel pour le personnel des députés et continué à élaborer et à améliorer nos programmes de transition pour les députés qui quittent la vie parlementaire.
Cette « réalité à distance » imprévue a été l’occasion pour l’Administration de la Chambre d’adapter et de convertir ses propres programmes et pratiques en ressources humaines. Ainsi, nous pouvons maintenant favoriser le recrutement virtuel de nouveaux employés et offrir des programmes novateurs de développement du leadership et des formations en ligne pour les employés actuels.
Inclusion à la Chambre
L’Administration de la Chambre s’efforce sans cesse d’améliorer son milieu de travail en faisant progresser les principes de diversité, d’équité et d’inclusion afin d’attirer, de mobiliser et de maintenir en poste un effectif qualifié et dynamique. Une étape importante a été franchie cette année grâce à la création du Sous-comité de lutte contre le racisme, un sous-groupe du Conseil de la diversité mis sur pied il y a trois ans. Composé de volontaires de toute l’Administration, le sous-comité favorise et encourage la diversité, l’inclusion et l’alliance inclusive, en plus d’examiner et de cerner des façons de lutter contre le racisme sous toutes ses formes. Les membres du sous-comité proposent des mesures et recensent des outils et des ressources pour appuyer ces efforts et sensibiliser l’ensemble de l’Administration de la Chambre au moyen d’activités comme des réunions virtuelles et des événements organisés pour le Mois de l’histoire des Noirs.
Succès de la toute première Campagne de charité en milieu de travail virtuelle
Cette année, la Campagne annuelle de charité en milieu de travail a peut-être pris une autre forme, mais notre engagement à donner au suivant est resté fort, surtout que de nombreux membres de notre communauté ont été touchés par la pandémie. Des nouveautés ont été mises en place en appui aux événements et aux activités en ligne pour permettre aux collègues de rester connectés et mobilisés tout au long de l’année, notamment une toute nouvelle page Web de campagne et des méthodes de don en ligne sûres et sécurisées. Les résultats ont été remarquables : une somme de 142 426 $ a été recueillie pour soutenir Centraide Ottawa, Centraide Outaouais, HealthPartners et d’autres organismes de bienfaisance canadiens.
Le renouvellement des espaces physiques et des services connexes
Avancement des travaux de réhabilitation de l’édifice du Parlement
Dans le cadre du projet de grande envergure visant à réhabiliter l’édifice du Parlement, un groupe de travail de députés issus de tous les partis reconnus a été créé pour donner une orientation stratégique, soutenir la prise de décision, résoudre les problèmes et communiquer de l’information afin que la réhabilitation réponde aux besoins des futures législatures. Une collaboration régulière et suivie avec ce groupe de travail, établi en juillet 2020, assure une visibilité, valorise le travail accompli et permet de soumettre des recommandations à faire approuver par le Bureau de régie interne.
Cette année, le groupe de travail a proposé des options de conception pour l’entrée principale du Centre d’accueil du Parlement ainsi que pour d’autres endroits clés comme les antichambres et les tribunes.
Gestion minutieuse du mobilier et des biens
L’Administration de la Chambre continue de travailler à la mise en œuvre d’une approche plus intégrée de la gestion du mobilier et des biens dans la Cité parlementaire, dans le but d’assurer une prise de décision judicieuse et une utilisation efficace des ressources, de l’achat d’un article à son utilisation, son entreposage et son élimination. Cette année, nous avons clarifié les rôles et les responsabilités et centralisé la gestion du mobilier et la responsabilité de l’entreposage dans un seul secteur d’activité. Il s’agit d’une autre étape vers un modèle de prestation de services plus intégré qui appuie notre objectif d’améliorer continuellement l’expérience client et d’unifier notre approche globale de la gestion des biens.
