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Rien ne vaut une
ÉCHÉANCE

Nous sommes le 2 mai 2011. Les résultats du scrutin sont connus et, déjà, le temps presse. L’Administration de la Chambre sait que le Parlement siégera de nouveau sous peu, et elle s’affaire déjà à mettre en place tout ce dont les 111 députés nouvellement élus auront besoin pour commencer à servir leurs électeurs. Toutefois, ce n’est que le 16 mai qu’on apprend la date d’ouverture de la nouvelle législature, soit le 2 juin. Jamais, depuis 1988, on n’avait vu une période aussi courte entre une élection et l’ouverture d’une nouvelle législature.

PRÊTE DÈS LE PREMIER JOUR

Seulement quelques heures après l’annonce des résultats du scrutin, le personnel de l’Administration de la Chambre a commencé à communiquer avec les nouveaux députés, amorçant ainsi les processus qui les aideraient à assumer rapidement et efficacement leurs fonctions sur la Colline du Parlement. L’une des premières tâches consistait à s’occuper de l’aspect « organisationnel » du processus. Le 2 mai, l’Administration de la Chambre a ouvert un Centre d’orientation, qui se voulait un guichet central où les députés pouvaient obtenir des conseils administratifs et avoir accès à un lieu de travail temporaire jusqu’à ce qu’ils puissent disposer de leurs nouveaux bureaux.

À LA RENCONTRE DES DÉPUTÉS

Au cours des premières semaines suivant leur arrivée sur la Colline du Parlement, les nouveaux députés ont chacun reçu le soutien d’un agent de liaison. Presque immédiatement, ces agents ont commencé à transmettre aux députés des renseignements importants sur les processus en place, organisant des réunions individuelles entre les députés et les représentants des six secteurs administratifs de l’Administration de la Chambre. Ces réunions – 489 au total – ont permis de régler les détails administratifs de base, notamment sur le plan de la rémunération et de la configuration des comptes de courriel et des appareils mobiles.

En plus de la fonction d’agent de liaison, un nouveau rôle a été ajouté en 2011. En effet, des employés de l’Administration de la Chambre se sont portés volontaires pour servir d’agents de transition; à ce titre, ils ont aidé les députés qui n’ont pas été réélus en leur transmettant l’information nécessaire, en coordonnant des réunions et en facilitant les déménagements. Aussi, pour la première fois, une trousse d’information intégrée a été produite à l’intention des députés qui quittaient la Chambre. Cette nouvelle façon d’aborder la transition a permis de réaliser des gains de rendement; en effet, dans les deux semaines qui ont suivi l’élection générale, plus de 90 réunions entre les députés sortants et le personnel de l’Administration de la Chambre ont eu lieu.

Une approche non partisane

Le 19 mai, les députés et leur conjoint ou partenaire ont assisté à une séance d’orientation administrative non partisane sur la Colline du Parlement. La séance visait à présenter les obligations financières et juridiques des députés, notamment sur le plan de la dotation et de la gestion budgétaire. Des députés réélus des trois partis officiellement reconnus ont fait part de leurs expériences et de leurs points de vue, et la greffière de la Chambre des communes s’est adressée aux participants. Un élément clé de l’approche de l’Administration de la Chambre consistait à transmettre « juste-à-temps » l’information aux députés, soit au moment le plus propice aux tâches qui les attendaient.

Les postes d’agent de liaison et d’agent de transition sont occupés volontairement par des employés dévoués de l’Administration de la Chambre; étant donné que certaines activités parlementaires courantes cessent pendant une élection, il n’est pas nécessaire de recourir à des ressources supplémentaires pour remplir ces rôles importants. »

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