La Chambre des communes: Rapport aux Canadiens 2014

Rapport aux Canadiens 2014

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Examen du rendement

Objectif stratégique 1

Appuyer les besoins changeants des députés et de l’institution en :

améliorant l’accessibilité à des renseignements à jour sur la procédure et les règles parlementaires
améliorant l’accès des députés et des Canadiens à l’information parlementaire

Projets

Colliger les principales décisions relatives aux points de procédure rendues par le Président Milliken et ses confrères qui occupent le Fauteuil

Les délibérations de la Chambre des communes sont régies par un vaste ensemble de règles et d’usages qui ne figurent pas tous dans le Règlement de la Chambre. Les décisions que rend le Président de la Chambre contribuent à étayer les délibérations futures en donnant du poids à une jurisprudence établie ou en interprétant un usage dans un contexte inédit. Les décisions les plus importantes de chacun des Présidents sont réunies en recueil à la fin de leur mandat depuis les années 1970.

Le recueil des décisions de l'ancien Président de la Chambre, Peter Milliken, a été officiellement déposé à la Chambre des communes le 2 février 2014.

Améliorer les versions en ligne des Débats et des Témoignages

Les Débats de la Chambre des communes (aussi appelés hansard) sont la transcription corrigée des délibérations de la Chambre des communes. Disponibles dans les deux langues officielles le lendemain après que la Chambre a siégé, ils sont produits directement à partir d’un enregistrement sonore des délibérations et des renseignements fournis par le personnel présent à la Chambre.

Les Témoignages sont le rapport corrigé des délibérations des comités. On y trouve des remarques formulées par les membres des comités et par les témoins. Les Témoignages ne sont publiés que lorsque les réunions ou certaines parties d'une réunion sont publiques.

En 2013-2014, de nouveaux outils ont été ajoutés pour aider les utilisateurs à explorer les versions en ligne de chaque publication, dont des flux RSS (Rich Site Summary) et un menu déroulant qui permet de filtrer le contenu par membre du comité, témoin et sujet discuté. Il est également possible de consulter les sujets par ordre alphabétique, par nombre d'occurrences et par ordre des travaux.

Publier la troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes

Dans une institution aussi dynamique que la Chambre des communes, l’usage parlementaire évolue constamment. La seconde édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes, qui documente la procédure parlementaire canadienne depuis la Confédération, a été publiée en 2009. Depuis, un certain nombre de nouveaux usages et de précédents ont été établis, rendant ainsi nécessaire, une fois de plus, la préparation d’une édition révisée.

La mise à jour de la plupart des chapitres est en cours. La troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes devrait être achevée et publiée en 2017-2018.

Offrir un accès mobile sécurisé aux documents des comités

À l’automne 2013, un projet pilote a été réalisé dans deux comités permanents pour évaluer s’il est possible d'offrir aux membres des comités un accès sécurisé et en temps utile aux documents des comités sur leur appareil mobile afin de réduire le recours au matériel imprimé lors des réunions et de donner aux membres la possibilité de se préparer en vue d'une réunion en tout lieu et en tout temps.

À la suite des résultats prometteurs du projet pilote, le programme a été étendu à quatre autres comités permanents ainsi qu'au Comité de liaison. Un second projet pilote auquel participeront les mêmes comités sera réalisé en septembre 2014, après quoi des recommandations définitives seront présentées au Comité de liaison.

Améliorer la gestion et la communication de l'information parlementaire

L’Administration de la Chambre des communes, le Sénat et la Bibliothèque du Parlement ont continué d’explorer comment ils pourraient améliorer la création, la gestion, la diffusion et la conservation de l’information parlementaire. Plus particulièrement, des mesures ont été prises en vue de créer un groupe de travail parlementaire qui passera en revue les normes et les lignes directrices en matière de publication, et qui normalisera l’aspect et la convivialité de tous les sites Web parlementaires.

Objectif stratégique 2

Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l’institution en :

faisant progresser la vision et le plan à long terme qui prévoient la remise en état des édifices patrimoniaux et de leurs terrains et la construction d'autres installations parlementaires
maintenant la souplesse de notre infrastructure technologique
renforçant la protection de l’institution

Projets

Remettre en état les édifices patrimoniaux de la Cité parlementaire

Dans le cadre des travaux liés à la vision et au plan à long terme, la préparation et l’examen des normes de construction concernant la remise en état de l’édifice de l’Ouest, de l’édifice Sir‑John‑A.‑Macdonald (auparavant l’édifice de la Banque de Montréal) et de l’édifice Wellington se sont poursuivis afin d’assurer la réussite de la mise en œuvre du projet.

Les édifices de l’Ouest et Wellington accueilleront les fonctions de l’édifice du Centre pendant les rénovations; en effet, ils hébergeront temporairement la Chambre, des salles de comité et des bureaux parlementaires. L’édifice Sir‑John‑A.‑Macdonald accueillera de façon permanente les événements parlementaires spéciaux qui se tenaient auparavant à l’édifice de l’Ouest.

À mesure que les travaux progressent, des plans d’occupation ont été élaborés pour l’édifice Sir‑John‑A.‑Macdonald et l’édifice Wellington afin d’y faciliter l’emménagement en avril 2015 et en septembre 2016, respectivement.

La planification de la remise en état de l’édifice du Centre est elle aussi en cours et s’est amorcée avec la préparation d’un énoncé des exigences fonctionnelles.

Mettre au point une stratégie pour accueillir 30 députés additionnels

Le nombre de députés passera de 308 à 338 lors des prochaines élections fédérales. Pour cette raison, une stratégie pour accueillir ce surcroît de députés à la Chambre est en cours d’élaboration, et des mesures ont été prises pour mettre en place la stratégie d’aménagement des bureaux des députés. Des recherches ont également été réalisées pour évaluer l’incidence de l’arrivée de ces députés sur les services offerts par l’Administration de la Chambre.

Créer un nouveau programme de gestion de la continuité des opérations

Dans le cadre de la création du nouveau programme de gestion de la continuité des opérations de la Chambre, tous les secteurs administratifs ont soumis une analyse des répercussions sur les opérations. Toutes ces analyses ont fait l'objet d'un examen préliminaire. La liste définitive des fonctions prioritaires sera transmise à la greffière en septembre 2014.

Objectif stratégique 3

Favoriser la compréhension des institutions législatives et appuyer leur avancement en :

offrant davantage d’occasions d’apprentissage aux parlementaires et aux hauts fonctionnaires des assemblées législatives du Canada et de l’étranger
sensibilisant le public à la Chambre des communes et en préservant l’indépendance et les traditions de celle-ci

Projets

Accueillir les conférences des associations parlementaires nationales et internationales

Le Parlement du Canada a accueilli trois conférences d’importance en 2014. Pour la période visée par le présent rapport, notons la 31^e Conférence des présidents d’assemblée du Canada, qui s’est déroulée à Ottawa du 30 janvier au 2 février 2014 et à laquelle ont pris part les présidents des assemblées fédérales, provinciales et territoriales pour discuter de questions d’intérêt commun et examiner les pratiques exemplaires.

En outre, au cours de la même période, des préparatifs ont eu lieu en vue d’accueillir la 40^e Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie, en juillet, à Ottawa, et la 11^e Conférence des parlementaires de la région arctique, en septembre, à Whitehorse. Ces préparatifs englobaient la tenue de vastes consultations avec les secrétariats internationaux concernés, la visite des lieux, l’élaboration des programmes des rencontres, la conclusion des contrats et la création de sites Web.

Objectif stratégique 4

Appliquer les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses dans un contexte parlementaire en :

renforçant la gouvernance pour optimiser l’utilisation des ressources publiques
améliorant le recrutement de personnes de talent ainsi que la mobilisation, la relève et la conservation du personnel
consolidant les pratiques de gestion environnementale
favorisant une approche intégrée de la gestion de l’information

Projets

Simplifier le processus de remboursement pour les témoins des comités

Le 22 octobre 2013, à la suite d'un projet pilote qui s’est déroulé au printemps 2013, de nouvelles procédures concernant la confirmation des témoins et les demandes de remboursement ont été officiellement adoptées pour l’ensemble des comités. Les nouvelles procédures incluent des outils comme des modèles de courriel, des formulaires et des lignes directrices visant à réduire le nombre de modifications apportées à une demande (l’un des principaux facteurs de retard).

Les nouveaux formulaires et processus continueront d’être examinés et modifiés au besoin.

Harmoniser les services d’impression et d’expédition

L’harmonisation des services d’impression et d’expédition de la Cité parlementaire a été achevée en 2013-2014. La dernière phase du projet, qui consistait à fermer le comptoir des Services d’impression dans l’édifice de la Justice, s’est conclue en juin 2013. À l’édifice du Centre, le comptoir modifié des Services d’impression est pleinement opérationnel depuis septembre 2013.

Offrir des technologies de pointe aux députés et à l’Administration de la Chambre

Des appareils multifonctions, dotés de fonctions de photocopie, d’impression, de balayage et de télécopie, ont été installés dans les bureaux des députés situés dans la Cité parlementaire. Pour ce qui est de l’Administration de la Chambre, l’installation sera terminée au moment où les contrats de location des photocopieurs actuels viendront à terme.

Le fait d’offrir des technologies de pointe aux utilisateurs permettra de réduire les coûts, d’accroître l’efficience et de diminuer l’empreinte écologique globale de la Chambre.

Améliorer les méthodes de recherche de l’Administration de la Chambre

Dans le cadre d’un processus de normalisation, de regroupement et de documentation des méthodes et des outils de recherche sur la procédure utilisés à l’Administration de la Chambre, un inventaire des fonds de recherche a permis de relever des dédoublements et des possibilités de regroupement.

En 2013-2014, une analyse du contenu des fichiers de recherche a été réalisée et une initiative de classeurs électroniques a été lancée. L’élaboration de normes pour les futurs classeurs de recherche électronique et de stratégies de gestion de l’information pour les classeurs existants se poursuivra au cours de la prochaine année.

Améliorer les systèmes de gestion des ressources humaines

Le projet de définition et de mise en place d'un processus de dotation mis à jour pour la Chambre des communes est en cours. Un autre projet, visant à identifier, à sélectionner et à déployer un nouveau système de suivi des candidats et de gestion de l'acquisition de talents, a été amorcé en 2013-2014.

Accroître la présence du Programme des pages dans les médias sociaux

Chaque année, dans le cadre du Programme des pages, 40 étudiants sont choisis dans les écoles secondaires et les cégeps du pays pour travailler à la Chambre des communes. L’an dernier, dans le cadre de la campagne annuelle de recrutement, une page Facebook a été mise en place pour le Programme des pages, une première pour l’Administration de la Chambre.

La page Facebook facilite la transmission d’information et de photos pour renseigner les candidats sur le Programme des pages et le processus de recrutement. De plus, elle permet de joindre un plus vaste auditoire que si l’on recourait uniquement aux méthodes de recrutement classiques et de communiquer davantage avec les candidats potentiels.

Accroître la transparence et la responsabilisation à l’égard des dépenses des députés

Le Bureau de régie interne tient à mieux faire comprendre aux Canadiens son rôle et les dépenses de la Chambre des communes et des députés. Dans cette optique, il a pris un certain nombre de mesures pour, d’une part, offrir au public des renseignements supplémentaires, notamment en publiant sur parl.gc.ca le Manuel des allocations et des services aux députés, le Registre public des voyageurs désignés et les procès-verbaux de toutes ses réunions et, d’autre part, améliorer la publication des dépenses des députés en communiquant des détails supplémentaires sur les frais de déplacement et d'accueil. En outre, à compter de 2014-2015, le Rapport de dépenses des députés sera publié tous les trimestres.

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