La Chambre des communes: Rapport aux Canadiens 2015

Rapport aux Canadiens 2015

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Examen du rendement

Objectif stratégique 1

Appuyer les besoins changeants des députés et de l’institution en :

améliorant l’accessibilité à des renseignements à jour sur la procédure et les règles parlementaires
améliorant l’accès des députés et des Canadiens à l’information parlementaire

Projets

Aider les comités à faire un meilleur usage des outils technologiques à leur disposition

En septembre 2014, un projet pilote a été réalisé auprès de six comités permanents pour évaluer la possibilité d’offrir aux membres des comités un accès électronique sécuritaire et en temps opportun à la documentation de leur comité (y compris sur leurs appareils mobiles) dans le but de réduire la quantité de documents imprimés pour les réunions. Le projet pilote est en cours et vise maintenant l’ensemble des comités de la Chambre des communes.

Publier une troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes

Dans une institution aussi dynamique que la Chambre des communes, l’usage parlementaire évolue constamment. La deuxième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes, qui documente la procédure parlementaire canadienne depuis la Confédération, a été publiée en 2009. Depuis, un certain nombre de nouveaux usages et de précédents ont été établis. Il est donc nécessaire, une fois de plus, de préparer une édition révisée. Jusqu’à présent, neuf chapitres ont été rédigés; trois ont franchi l’étape de la révision par les pairs et attendent la révision de la gestion.

Explorer la possibilité de mettre au point une version électronique des publications sur la procédure

Un groupe de travail a été formé pour établir les lignes directrices et les normes relatives à la préparation des versions électroniques de publications telles que La procédure et les usages de la Chambre des communes. Une demande de renseignements sur les pratiques exemplaires en matière de livres électroniques a été envoyée aux membres de l’industrie en mars 2015. Parallèlement, les Services de l’information travaillent à établir des normes avec le concours d’un expert externe. L’équipe du projet prévoit avoir défini les normes à temps pour la préparation de la demande de proposition concernant la troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes; elle amorcera ensuite un projet de livre électronique qui compile les décisions clés de l’ancien Président, Peter Milliken.

Offrir aux Canadiens un meilleur accès à l’information parlementaire

Un certain nombre de projets visant à donner aux Canadiens un meilleur accès aux renseignements concernant les députés et les activités de la Chambre sont maintenant terminés ou en voie de l’être. Par exemple, le site Web d’information sur les députés est en cours de révision afin d’offrir aux visiteurs une meilleure expérience d’utilisation. L’information est consolidée et présentée dans une interface simplifiée, modernisée et accessible depuis un vaste éventail d’appareils. En outre, le site Web du Parlement du Canada (parl.gc.ca) a été mis à jour de façon à inclure de nouvelles caractéristiques, comme la capacité de filtrer les interventions par député, ou encore la possibilité de consulter un plan d’attribution des sièges interactif qui aidera les utilisateurs à voir la disposition des députés à la Chambre des communes. Enfin, le portail ParlVU permet désormais aux utilisateurs de sélectionner, de télécharger et d’adapter des vidéoclips des activités de la Chambre.

Améliorer le processus de production des rapports sur les activités et les dépenses

À la suite d’un examen approfondi réalisé au printemps 2014, des améliorations ont été apportées pour rehausser le processus de vérification des données et faire en sorte que le rapport Dépenses et activités des comités soit produit dans de meilleurs délais.

Moderniser le site Web des comités

Le site Web des Comités est en cours de révision dans le but de le moderniser et de l’améliorer, notamment en y ajoutant du contenu accessible depuis un appareil mobile et en le mettant à jour de façon à y publier des renseignements pertinents pour les Canadiens. Le projet, amorcé à l’automne 2014, se déroulera en deux phases : la première conduira au lancement d’un site renouvelé à l’automne 2015 (en conjonction avec l’ouverture de la 42^e législature); la seconde phase, prévue au printemps 2016, permettra d’apporter d’autres améliorations au site Web.

Objectif stratégique 2

Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l’institution en :

faisant progresser la Vision et le plan à long terme qui prévoient la remise en état des édifices patrimoniaux et de leurs terrains, et la construction d’autres installations parlementaires
maintenant la souplesse de notre infrastructure technologique
renforçant la protection de l’institution

Projets

Remettre en état les édifices patrimoniaux de la Cité parlementaire

Dans le cadre de la vision et du plan à long terme, la préparation et l’examen des normes de construction concernant la remise en état de l’édifice de l’Ouest, de l’édifice Sir-John-A.-Macdonald (auparavant l’édifice de la Banque de Montréal) et de l’édifice Wellington se poursuivent afin d’assurer la mise en œuvre du projet. En raison des événements du 22 octobre 2014, on s’attend à ce que des dispositifs de sécurité supplémentaires soient exigés dans les édifices de l’Ouest et Wellington. Les travaux dans l’édifice Sir-John-A.-Macdonald sont presque terminés; ce dernier devrait être prêt à être emménagé à l’automne 2015.

Les édifices de l’Ouest et Wellington abriteront les fonctions de l’édifice du Centre au cours des travaux de rénovation de ce dernier. Ils accueilleront temporairement la Chambre, des salles de comités et des bureaux parlementaires. L’édifice Sir-John-A.-Macdonald accueillera de façon permanente les événements parlementaires spéciaux qui se tenaient auparavant à l’édifice de l’Ouest.

En ce qui concerne la remise en état de l’édifice du Centre, la phase initiale de planification se poursuit en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

L’Administration de la Chambre continue de jouer un rôle de premier plan pour la planification, la conception et la mise en place des services de technologie de l’information et de l’infrastructure dans l’ensemble de la Cité parlementaire.

Mettre en œuvre la stratégie qui permettra d’accueillir 30 députés supplémentaires

En prévision de l’augmentation du nombre de députés, qui passera de 308 à 338 aux prochaines élections fédérales, les travaux se sont poursuivis en 2014 pour agrandir les installations de la Chambre et préparer les bureaux des nouveaux députés. Les bureaux sont maintenant prêts à accueillir les nouveaux locataires; la Chambre sera prête en 2015.

Préparer et mettre en œuvre une politique globale de sécurité à la Chambre des communes

À l’issue de son examen de l’Administration de la Chambre en 2012, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a conclu que les procédures et les objectifs relatifs aux opérations de sécurité ne sont pas regroupés sous une seule et même politique globale de sécurité. En réponse aux recommandations du BVG, l’Administration de la Chambre a créé une nouvelle politique de sécurité qui regroupe les différentes politiques et lignes directrices existantes (gouvernance, contrôle, accès, formation, sécurité matérielle, classification des documents, etc.) sous une politique globale unique. Cette politique fait présentement l’objet d’un examen donnant suite à la motion sur la sécurité intégrée au Parlement, qui a été adoptée au Sénat et à la Chambre des communes en février 2015. La nouvelle politique permettra d’orienter les opérations de sécurité, d’officialiser les rôles et les responsabilités, de clarifier les pouvoirs et les attentes et de définir clairement les rapports entre les différents partenaires et intervenants.

Objectif stratégique 3

Favoriser la compréhension des institutions législatives et appuyer leur avancement en :

offrant davantage d’occasions d’apprentissage aux parlementaires et aux hauts fonctionnaires des assemblées législatives du Canada et de l’étranger
sensibilisant le public à la Chambre des communes et en préservant l’indépendance et les traditions de celle-ci

Projets

Organiser et tenir des conférences d’associations parlementaires internationales dont fait partie le Parlement du Canada

La 40^e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie s’est tenue à Ottawa en juillet 2014. Hormis la participation de centaines de délégués représentant diverses assemblées parlementaires de la Francophonie, la conférence a également pu compter sur la participation de Son Excellence Abdou Diouf, secrétaire général de la Francophonie, et de la très honorable Michaëlle Jean, ancienne gouverneure générale du Canada, qui a succédé à M. Diouf en janvier 2015. En outre, le Parlement du Canada a organisé et accueilli la 11^e Conférence des parlementaires de la région arctique qui s’est déroulée à Whitehorse en septembre 2014.

Programme d’études des hauts fonctionnaires parlementaires (PEHFP)

Le Programme d’études des hauts fonctionnaires parlementaires (PEHFP) offre aux hauts fonctionnaires d’assemblées législatives étrangères l’occasion de se familiariser avec le fonctionnement du Parlement du Canada et, en retour, de réfléchir sur leurs propres pratiques procédurales et administratives. Organisé par la Chambre des communes en partenariat avec le Sénat et la Bibliothèque du Parlement, le programme a été offert à trois reprises au cours de l’exercice 2014-2015.

Le PEHFP a tenu son tout premier programme condensé d’une semaine, du 12 au 16 mai 2014. Cette formule vise surtout les greffiers, les secrétaires généraux et d’autres hauts fonctionnaires qui ne seraient pas en mesure de participer à un programme de deux semaines. Étant donné la réussite de ce premier programme condensé, d’autres seront offerts ultérieurement.

Deux programmes complets ont également été offerts. Le premier, destiné aux francophones, s’est tenu du 29 septembre au 9 octobre 2014; le second, destiné aux anglophones, s’est déroulé du 16 au 26 février 2015.

Objectif stratégique 4

Appliquer les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses dans un contexte parlementaire en :

renforçant la gouvernance pour optimiser l’utilisation des ressources publiques
améliorant le recrutement de personnes de talent ainsi que la mobilisation, la relève et la conservation du personnel
consolidant les pratiques de gestion environnementale
favorisant une approche intégrée de la gestion de l’information

Projets

Faire en sorte que les frais de déplacement et d’accueil des députés soient divulgués de manière transparente

Dans le cadre de ses efforts soutenus pour accroître la transparence, le Bureau de régie interne a approuvé des mesures visant à améliorer la divulgation des frais de déplacement et d’accueil des députés. Ces mesures sont entrées en vigueur le 1^er juillet 2014. Préparé en fonction de ces nouvelles lignes directrices, le Rapport de dépenses des députés, qui inclut désormais un rapport détaillé sur les points de déplacement ainsi qu’un rapport détaillé sur les frais d’accueil, a été publié sur le site Web du Parlement du Canada pour la première fois en décembre 2014. Ces dépenses continueront d’être divulguées tous les trimestres.

Réaliser un sondage sur la mobilisation des employés

La mobilisation des employés – c’est-à-dire la mesure dans laquelle les employés s’investissent dans leur travail et ont à cœur leur organisation – est étroitement liée à la productivité et à la réussite en milieu de travail. En 2014, l’Administration de la Chambre a réalisé un sondage sur la mobilisation de ses employés. Les premières observations indiquent que ces derniers croient que leur organisation possède un objectif clair, une direction efficace et une forte culture du service. L’Administration de la Chambre s’appuie maintenant sur les résultats du sondage pour établir des plans d’action permettant de cerner les aspects à améliorer et de maintenir les bonnes pratiques actuelles.

Offrir un milieu de travail sécuritaire et respectueux

Dans le cadre de son exercice normal de révision des politiques, l’Administration de la Chambre a approuvé une politique révisée de prévention du harcèlement et de résolution des plaintes. La nouvelle politique, qui repose sur les pratiques exemplaires de l’industrie, fait la distinction entre les processus officiels et informels et prévoit la participation directe du dirigeant principal des ressources humaines dans tous les processus de plaintes officielles. Désormais, le personnel des députés et des bureaux de recherche possède lui aussi sa propre politique sur la prévention du harcèlement qui applique les principes de la politique observée à l’Administration de la Chambre. En outre, le personnel des députés et des bureaux de recherche ont maintenant accès à des services informels de résolution des conflits et de prévention du harcèlement. Ces services visent à accroître la sensibilisation et à mettre fin de façon proactive et constructive à des situations de harcèlement dès leurs premières manifestations.

Uniformiser le matériel de bureau de la Chambre

Des appareils multifonctions, qui permettent de photocopier, d’imprimer, de numériser et de télécopier des documents, ont été installés dans les bureaux des députés de la Cité parlementaire en 2013-2014, puis dans l’ensemble de l’Administration de la Chambre en 2014-2015. Ces appareils aideront à réduire les coûts, à accroître l’efficience et à réduire l’empreinte environnementale globale de la Chambre.

Renouveler le système de gestion financière

En 2014, l’Administration de la Chambre a lancé un projet de renouvellement de son système de gestion financière, qui englobe les processus administratifs et la structure de reddition de compte afférents. Ce renouvellement vise à améliorer l’accès aux renseignements intégrés de nature financière et relatifs à l’approvisionnement et à la gestion des actifs afin de faciliter la prise de décisions et de garantir une gestion financière solide des ressources publiques. Le nouveau système devrait être mis en place en 2016.

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