Les mesures relatives aux secteurs d’affaires et aux services de la Chambre des communes doivent être mises en œuvre de façon à perturber le moins possible le travail des parlementaires. Cela exige une approche globale impliquant un nouveau modèle de gestion, un usage clairement défini des édifices et un étalement logique des rénovations.
La Cité parlementaire abrite trois institutions distinctes, mais complémentaires : le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement. Chacune est autonome et chargée de fonctions parlementaires différentes, et dotée de sa propre administration. Les travaux menés jusqu’ici en vue de la rénovation des édifices du Parlement ont donné lieu à une belle collaboration entre elles. En effet, on a réussi à trouver l’équilibre entre l’autonomie et la collaboration. Et l’élaboration d’un plan global à long terme est une occasion unique de poursuivre sur cette lancée.
Le modèle de gestion ci-après propose une approche visant à maximiser les possibilités. Il est conçu pour appuyer le rôle de la Chambre des communes en tant que client averti et compétent et pour répondre à ses besoins par une planification et des étapes de transition, pour de nombreuses années à venir.
Étant donné que les projets futurs sont interreliés, il faut de toute urgence un plan global à long terme et à jour pour la Cité parlementaire108.Rapport du vérificateur général, 1998
Depuis 30 ans, de nombreux projets ont été proposés pour conserver ou aménager divers éléments de la Cité parlementaire. Toutefois, peu d’entre eux se sont concrétisés. Des approches ponctuelles et limitées en matière de rénovation et de développement n’ont pas toujours su satisfaire aux exigences des intéressés et ont souvent privilégié les besoins d’une seule institution, voire d’un seul édifice.
Forte de l’expérience des efforts antérieurs, la Chambre propose un modèle pour l’ensemble de la Cité parlementaire : axé sur des objectifs, guidé par le client et fondé sur un processus décisionnel novateur et un financement à long terme spécifique. L’initiative de la technologie de l’information menée à l’échelle de la Cité, sous la direction de la Chambre, avec le soutien et les conseils contractuels de TPSGC, a été une première dans la Cité, de laquelle on peut s’inspirer.
L’aménagement à long terme des édifices du Parlement doit être une œuvre d’ensemble et s’appliquer à l’échelle de la Cité parlementaire. Il convient d’intégrer dans tous les principaux aspects des rénovations les besoins du Sénat, de la Chambre et de la Bibliothèque. Comme dans tout système, un changement dans un domaine ou un élément aura des répercussions sur les autres.
Les institutions parlementaires, TPSGC et le Conseil du Trésor doivent œuvrer dans le cadre d’une approche systémique globale dont les résultats, les répercussions et les avantages sont clairs et durables.
La signature, en décembre 1997, par Travaux publics, le Sénat, la Bibliothèque du Parlement et la Chambre des communes, de la Charte du Programme de la technologie de l’information pour la Cité parlementaire constitue une première étape109.Rapport du vérificateur général, 1998
L’aménagement à long terme des édifices du Parlement exige une approche centrée sur le client pour la planification et la mise en œuvre. La Chambre a l’expertise et les connaissances lui permettant d’agir en client averti dans la planification et la mise en œuvre du plan à long terme.
Depuis cinq ans, le Sénat et la Bibliothèque du Parlement ont créé des liens de collaboration dans d’importantes initiatives de développement. En particulier, la Chambre a coordonné deux projets à l’échelle de la Cité — sécurité et technologie de l’information — avec l’entière collaboration du Sénat et de la Bibliothèque ainsi que l’aval et le soutien de TPSGC.
Le nouveau modèle doit également inclure une nouvelle stratégie de financement assortie d’une forte responsabilisation. Les fonds provenant d’une « enveloppe détaillée » réservée s’inscriront dans un calendrier de 15 ans suivi d’un examen intégral de l’enveloppe comportant des échéanciers spécifiques, pour assurer la concrétisation du projet. Le succès du plan d’ensemble en dépend. On s’assurera ainsi que le plan d’ensemble est adopté et mis en œuvre à la suite de l’approbation du financement global, tout en prévoyant des fonds distincts pour des projets spécifiques. Cette approche offre un mécanisme intégré de responsabilisation, une modification du profil des fonds et la possibilité d’accélérer ou de retarder certains éléments de la rénovation à mesure que le programme évolue.
Le principal élément organisationnel qui définit l’utilisation des édifices est l’endroit où se déroulent les activités clés du Parlement — Chambre, comités, caucus et bureaux des députés — dans le contexte d’une Cité parlementaire clairement définie et sécuritaire.
Le jumelage des besoins de la Chambre avec ses édifices et installations débouchera sur l’usage suivant des édifices (voir Tableau L) :
Une approche comportant « un programme de temporarisation » assorti de dates de début et de fin de travaux, d’échéances et de l’obligation de faire rapport fréquemment, renforcera la responsabilisation et fera en sorte que l’ensemble du plan d’aménagement et de rénovation se réalise dans les paramètres du budget total approuvé.
Les fonctions d’administration et de recherche des partis seront regroupées dans les locaux existants appartenant à l’État.
L’immeuble du 747, chemin Belfast continuera d’abriter divers services : poste, distribution, impression, gestion du matériel et photomécanique. L’édifice du 45, boulevard Sacré-Cœur continuera de servir à l’entreposage de documents.
Une planification efficace de la transition sera cruciale pour le succès de la rénovation de la Cité parlementaire. Il est de la plus haute importance que les travaux du Parlement soient perturbés le moins possible par la nouvelle formule d’aménagement à long terme des locaux et des voies de circulation de la Cité.
L’étalement des activités de rénovation vise à :
Les mesures concrètes devront être mises en œuvre de façon à déboucher directement sur l’utilisation souhaitée des édifices. Pour assurer la réalisation des priorités, la Chambre des communes a élaboré un scénario assorti d’un étalement global des rénovations, fondé sur des lignes directrices de transition, tant à court qu’à moyen terme. Un plan de mise en œuvre détaillé, établi avant le début des projets, comporterait un plan de construction par étapes et les activités qui seraient menées de front, conformément à l’étalement global indiqué ci-après.
Le scénario reflète les priorités les plus urgentes d’un point de vue fonctionnel, ainsi que l’étalement le plus logique d’un point de vue matériel. On trouvera plus de détails sur la nature et le nombre de déménagements requis ainsi que sur les diverses étapes aux tableaux M et N à la fin de cette section.
Au cours des rénovations, les bureaux des députés seront normalisés et des systèmes de soutien et de services à l’échelle de la Cité seront assurés par l’intégration de l’infrastructure de sécurité et de technologie de l’information et une meilleure circulation.