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PACC Rapport du Comité

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Armoiries parlementaires

CHAMBRE DES COMMUNES
CANADA

Introduction
Observations and Recommandations
Conclusion

Conformément à l’alinéa 108(3)e) du Règlement, le Comité permanent des comptes publics a l’honneur de présenter son

VINGT-TROISIÈME RAPPORT

Après avoir examiné le chapitre 20 du Rapport de décembre 1998 du vérificateur général du Canada (La préparation à l’an 2000 : Les systèmes essentiels à la mission de l’administration fédérale), le Comité permanent des comptes publics a convenu de présenter ce qui suit :

INTRODUCTION

Les Canadiens sont de plus conscients des risques et des défis que pose le problème du passage à l’an 2000. On s’attend à ce que ce problème, aussi appelé le bogue du millénaire, puisse gravement perturber le fonctionnement des systèmes électroniques à puces de certains ordinateurs et microprocesseurs le 1er janvier 2000.

En tant que plus grosse entité sociale au Canada, l’administration fédérale possède un grand nombre de systèmes qui risquent d’être touchés par le problème du passage à l’an 2000. Le gouvernement compte sur ces systèmes pour offrir un vaste éventail de services vitaux aux Canadiens et pour appuyer ses opérations internes. Il est donc urgent de corriger ou de remplacer les systèmes non adaptés avant le 1er janvier 2000. Collectivement, l’effort nécessaire pour déterminer quels systèmes sont défectueux, les corriger et les remplacer et mettre au point un plan d’urgence pour les systèmes non adaptés est complexe, fastidieux et très coûteux.

Le Comité s’est vivement intéressé à l’état de préparation du gouvernement fédéral au passage à l’an 2000 depuis que le vérificateur général a soulevé la question pour la première fois dans le chapitre 12 de son Rapport d’avril 1997 (Les technologies de l’information — La préparation à l’an 2000), déposé en octobre 1997. Le Comité a tenu plusieurs réunions sur cette question et publié un rapport dont les recommandations visaient à renforcer les capacités de l’administration fédérale à régler ce problème.

Dans son Rapport de décembre 1998, le vérificateur général a présenté les résultats d’une vérification axée sur l’état de préparation des systèmes essentiels à la mission de l’administration fédérale, ou des systèmes qui, selon la définition du gouvernement, appuient les services ou fonctions assurés par un ministère ou un organisme fédéral ayant une incidence directe sur la santé, la sécurité, la protection ou le bien-être économique des résidents canadiens ou de leur environnement, et dont la perte ou l’interruption, même pour une brève période, est considérée comme un risque inacceptable.

En raison de la nature importante des services qui dépendent de ces systèmes et de l’intérêt soutenu du Comité à l’égard de la préparation à l’an 2000 du gouvernement fédéral, le Comité a rencontré le 9 février 1999 M. Denis Desautels, FCA, vérificateur général du Canada et les membres de son personnel afin de discuter des résultats de sa vérification. Mme Linda Lizotte-MacPherson, dirigeante principale de l’information, M. Guy McKenzie, secrétaire adjoint, Bureau du projet de l’an 2000, M. Jim Bimson, directeur général, Préparation ministérielle, Bureau du projet de l’an 2000, et M. Richard B. Fadden, secrétaire adjoint, Secteur des opérations gouvernementales, ont comparu au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor.

OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS

Dans sa déclaration liminaire et tout au long de son témoignage, le vérificateur général a souligné le fait que le gouvernement avait réalisé d’importants progrès depuis sa dernière vérification. À titre d’exemple, il a mentionné que le gouvernement avait réagi favorablement aux observations et aux recommandations contenues dans sa vérification de 1997. (1535) Les ministères et organismes ont maintenant accordé une priorité très élevée à cette question et dans l’ensemble, le rythme des travaux d’adaptation au passage à l’an 2000 s’est accéléré. Il a également indiqué que des progrès avaient été réalisés au niveau des systèmes essentiels à la mission du gouvernement (EMG), qui ont fait l’objet de sa récente vérification. Vers la fin de sa déclaration, le vérificateur général a indiqué que lui-même et le personnel de son bureau faisaient preuve d’un « optimisme prudent », mais qu’ils « restent prudents parce que des retards et des problèmes imprévus peuvent survenir et qu’il peut être difficile de terminer à temps les derniers 10 p. 100 des travaux. » (1545)

La dirigeante principale de l’information (DPI) a fait le point sur les données de juin 1998 qui avaient servi de base au plus récent examen effectué par le vérificateur général. Ces renseignements confirmaient que les progrès se poursuivent et que le rythme des travaux s’est accéléré. À tire d’exemple, la DPI a indiqué qu’en janvier 1999, l'ensemble des fonctions EMG étaient prêtes à 84 p.100, soit 34 p. 100 de plus que lorsque le vérificateur général a fait son dernier examen de l'état de préparation du gouvernement fédéral en 1998. Elle a précisé que certaines fonctions clés, tels la Sécurité de la vieillesse, l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada et les systèmes de contrôle frontaliers sont maintenant compatibles avec l’an 2000. (1545) Les ministères et organismes EMG ont également réalisé des progrès en élaborant des plans d’urgence pour les fonctions qui pourraient ne pas être prêtes à temps. Mme Lizotte-MacPherson a également décrit les mesures prises par le gouvernement fédéral pour communiquer l’information sur l’état de préparation à l’an 2000 de l’administration fédérale.

Le Comité est heureux des progrès réalisés à ce chapitre, mais à l’instar du vérificateur général, il fait preuve d’un optimisme prudent. Bien que les travaux avancent, il serait prématuré, sans preuve à l’appui, de conclure que le problème a été réglé. Il est évident que le vérificateur général, le Bureau du projet de l’an 2000 du Secrétariat du Conseil du Trésor, les parlementaires et les Canadiens doivent continuer à surveiller la situation de près. Pour ce faire, et pour éviter toute spéculation non fondée, tous les intéressés doivent disposer de renseignements exacts, opportuns et détaillés.

Dans son premier rapport sur cette question, le Comité a demandé que l’on améliore la communication de l’information au Parlement concernant l’état de préparation de l’administration fédérale à l’an 2000. Depuis, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à communiquer ces renseignements sur son site web et a récemment entrepris de mettre à jour l’information relative aux ministères et organismes EMG. Il a également commencé à produire, en janvier 1999, un rapport mensuel sur l’état de préparation du gouvernement qui englobe tous les ministères et organismes EMG. Ces mesures, qui comprennent le formatage de l’information et la fréquence d’établissement des rapports, vont toutes dans la bonne direction.

Néanmoins, le Comité croit fermement qu’on peut davantage améliorer le contenu de l’information qui est communiquée. Par exemple, l’information sur l’avancement des travaux réalisés par les ministères et organismes EMG est exprimée sous forme de trois pourcentages. Deux d’entre eux indiquent le pourcentage des travaux réalisés par un ministère donné dans deux domaines : la technologie de l’information et les systèmes intégrés. Le troisième pourcentage représente alors le taux global d’avancement des travaux du ministère. Il convient de noter que la communication des données sur les systèmes intégrés répond à une recommandation du Rapport de décembre du vérificateur général et qu’elle représente une amélioration importante.

Bien que ces données soient utiles, elles représentent un agrégat ou « cumul » des autres pourcentages indiquant les travaux réalisés sur les systèmes, qui appuient les 48 fonctions assurées par les ministères et organismes EMG. Dans les cas où un ministère n’assure qu’une seule fonction EMG, les progrès réels peuvent être déterminés de manière facile et rapide. Cependant, certains ministères assurent jusqu’à cinq fonctions. Dans ce cas, il est impossible de déterminer le degré de progrès réalisé pour rendre chaque fonction compatible.

Dans son témoignage, Mme Nancy Cheng du Bureau du vérificateur général a observé que dans le rapport d’étape, « il n’est pas question des fonctions essentielles à la mission, ce qui serait peut-être plus utile pour vous (le Comité) faire comprendre quelles fonctions sont bien avancées et lesquelles sont peut-être en retard. » (1625) Le Comité note que le Secrétariat du Conseil du Trésor possède cette information. Mme Lizotte-MacPherson a indiqué que les ministères présentent un rapport des progrès réalisés pour chaque système et que le Secrétariat du Conseil du Trésor les regroupe ensuite pour obtenir un résultat global pour le ministère. (1630) M. Jim Bimson a reconnu que le Secrétariat dispose de renseignements par fonction. (1630)

Les pourcentages maintenant utilisés pour rendre compte des travaux effectués ne permettent pas par ailleurs de parfaitement comprendre les progrès actuels réalisés. Afin de mesurer l’avancement des travaux, le Secrétariat du Conseil du Trésor utilise une méthode établie par le Groupe Gartner. Cette méthode répartit les travaux réalisés en sept étapes : sensibilisation; répertoriage; détermination de l’envergure du projet; analyse et conception; réparation; essais et mise en oeuvre. La réalisation de ces étapes exige divers degrés d’effort. Il est universellement reconnu, par exemple, que les essais, qui représentent la phase la plus importante comptent pour 45 p. 100 de l’effort total. En outre, comme l’a fait remarquer la DPI, il « sera probablement très difficile de terminer à temps les derniers 10 p. 100 des travaux ». (1630) Par conséquent, le regroupement de ces données ne permet pas de bien voir ce qui reste à faire ou ce qui a déjà été fait.

Dans son premier rapport présenté au Comité, qui indiquait l’état de préparation du gouvernement à l’an 2000, à l’automne 1997, le Secrétariat du Conseil du Trésor a fourni des renseignements sur les progrès réalisés à l’égard de chacune des sept étapes pour tous les ministères EMG. Il l’a fait de nouveau (bien qu’un peu tardivement) lorsqu’il a présenté un rapport d’étape sur l’état de préparation du gouvernement en septembre 1998. Dans son rapport de décembre 1998, cependant, le Secrétariat a laissé tomber cette pratique et est passé aux pourcentages cumulatifs. Ce changement, il convient de le noter, s’est fait sans consulter le Comité et sans explication.

Dans sa conclusion, le vérificateur général a indiqué « qu’on peut toujours fournir plus de renseignements et les fournir d’une autre façon ». Il a ajouté « qu’il conviendrait peut-être de fournir plus d’information... sur les véritables fonctions par rapport à une agrégation par ministère. » (1720) Le Comité est d’avis qu’il importe de fournir plus d’information détaillée au niveau des fonctions essentielles à la mission du gouvernement et il recommande donc :

Recommandation 1

Qu’à compter de mars 1999, lorsque le Secrétariat du Conseil du Trésor rend compte de l’état de préparation à l’an 2000 des ministères et organismes dont les fonctions sont essentielles à la mission de l’administration fédérale, il fasse état des progrès réalisés dans chacune des sept étapes établies par le Groupe Gartner pour chacune des 48 fonctions essentielles à la mission de l’administration fédérale.

Il existe un autre moyen d’améliorer l’information présentée dans ces rapports mensuels d’avancement des travaux. Dans son témoignage, le vérificateur général a noté que la surveillance centrale ne porte pas sur l’état de préparation des systèmes qui sont essentiels à la mission des ministères et organismes de façon à leur permettre de continuer de s’acquitter de leur mandat. (1540) Il a souligné l’importance de contrôler les mini-systèmes essentiels, en donnant l’exemple du système téléphonique de son propre Bureau, que l’on croyait au départ conforme à l’an 2000, mais qui s’est révélé ne pas l’être. Il a maintenant été réparé. (1620)

Dans son témoignage, M. Guy McKenzie a indiqué que les ministères réparent actuellement les systèmes essentiels à leur mission et que le Bureau de projet est sur le point d’établir un système de rapport trimestriel à ce sujet. (1655) M. Jim Bimson a ajouté que le Bureau de projet aurait bientôt des données sur les systèmes essentiels à la mission du ministère et qu’il commencerait à procéder à un examen mensuel de ces systèmes. Il a indiqué en outre qu’on donnerait la priorité à ces systèmes au fur et à mesure qu’ils deviennent pleinement conformes à l’an 2000. (1655) Le Comité accueille favorablement ces mesures et recommande donc :

Recommandation 2

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor travaille de concert avec les ministères et organismes afin de déterminer les systèmes essentiels à leur mission; qu’il commence à surveiller mensuellement l’état de préparation de ces systèmes, et qu’il rende compte des progrès réalisés par chaque ministère à l’égard de chacune des étapes établies par le Groupe Gartner, à compter du rapport d’avancement mensuel d’avril 1999.

Dans ses efforts visant à informer les Canadiens, le Secrétariat du Conseil du Trésor semble avoir négligé le rôle important que jouent les parlementaires en communiquant de l’information sur le gouvernement à leurs électeurs. Le Comité note qu’en décembre 1998, le président du Conseil du Trésor a remis à tous les parlementaires une trousse d’information sur l’an 2000. Il note également que la DPI s’est engagé à fournir au Comité des rapports mensuels sur l’avancement des travaux. Ces mesures représentent une réponse adéquate aux besoins d’information des parlementaires, mais il faut faire davantage. Par conséquent, le Comité recommande donc :

Recommandation 3

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor élabore et mette immédiatement en oeuvre une stratégie de communication visant particulièrement à informer tous les parlementaires, au moins une fois par mois, sur l’état de préparation à l’an 2000 du gouvernement fédéral.

Le Comité recommande en outre :

Recommandation 4

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor nomme immédiatement, au sein de son Bureau du projet de l’an 2000, quelqu’un qui serait chargé d’informer les parlementaires et de répondre à leurs questions sur l’état de préparation du gouvernement fédéral.

CONCLUSION

L’année 1999 marque une période cruciale à l’approche du 1er janvier 2000. Il y a encore beaucoup à accomplir dans le peu de temps qui reste avant cette échéance inévitable pour faire en sorte que les systèmes qui assurent la prestation des services offerts par le gouvernement puissent continuer à fonctionner au cours du nouveau siècle.

Plutôt que de chercher à rassurer les gens sur les progrès réalisés jusqu’ici, les personnes responsables doivent redoubler d’efforts et éviter les dangers de la complaisance. Elles doivent également s’attaquer à la tâche délicate mais nécessaire de veiller à ce que les Canadiens et les Canadiennes obtiennent des renseignements exacts, opportuns et complets sur l’état de préparation du gouvernement fédéral à l’an 2000. L’atteinte de cet objectif repose, entre autres, sur une véritable obligation de rendre des comptes accompagnée d’un degré adéquat de transparence. De son côté, le Comité continuera de surveiller les progrès réalisés et d’insister pour que des améliorations soient apportées, au besoin.

Le Comité croit que l’adoption de ses recommandations aidera les Canadiens et les parlementaires à comprendre les défis qui se posent et à être tout à fait prêts à entrer dans le nouveau millénaire.

En vertu de l’article 109 du Règlement, le Comité demande au gouvernement de déposer une réponse globale au présent rapport.

Un exemplaire des Procès-verbaux (réunions nos 52 et 54) est déposé.

Respectueusement soumis,

Le président,

JOHN WILLIAMS