Le greffier de la Chambre des communes est nommé par le gouverneur en conseil aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique même si ni lui, ni le personnel de la Chambre des communes ne font, à strictement parler, partie de la fonction publique fédérale. Aux termes de la Loi sur le Parlement du Canada , le greffier doit prêter le serment d’allégeance devant le Président de la Chambre.
En 2001, la Chambre a accueilli favorablement une recommandation formulée dans le Premier rapport du Comité spécial sur la modernisation et l’amélioration de la procédure à la Chambre des communes, qui prévoyait l’examen en comité de toute nomination proposée au poste de greffier de la Chambre des communes et la ratification subséquente de cette nomination par un vote à la Chambre.
En conséquence de cette recommandation, le Règlement a été modifié pour que le nom du candidat que le gouvernement a l’intention de nommer au poste de greffier de la Chambre soit renvoyé au Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre, qui peut alors examiner cette nomination pendant au plus trente jours et faire rapport de son opinion à la Chambre.
Par la suite, une motion ratifiant la nomination est inscrite aux Affaires courantes de la Chambre en vue de sa mise aux voix sans débat ni amendement.
Cette procédure a été utilisée pour la première fois en 2005, lorsque la nomination proposée de Mme Audrey O’Brien a été examinée et recommandée par le Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre , puis ratifiée par la Chambre.