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L'Administration de la Chambre a défini quatre
objectifs stratégiques qui traduisent sa vision,
ses valeurs et son mandat. Ces objectifs l'orientent
dans ses efforts et l'ont guidée au cours
des 39e et 40e législatures.
La présente section du Rapport aux Canadiens décrit les réalisations de l'Administration de la Chambre en 2008-2009 à l'appui de ces objectifs et énonce ses principaux engagements pour 2009-2010.
Le personnel de l'Administration modifie le Règlement de la Chambre conformément aux instructions des députés et met ensuite à jour les documents de référence sur la procédure qui guident les députés dans leur travail à la Chambre et en comité. Le Compendium de la procédure de la Chambre des communes est régulièrement mis à jour pour suivre l'évolution des pratiques et usages en cours. De plus, un greffier se tient constamment à la disposition des députés, de leur personnel et de la population pour répondre à des questions sur la procédure.
Par suite des élections de l'automne 2008, le personnel de l'Administration a mis à jour les publications destinées aux nouveaux députés et aux députés réélus. Il a aussi répondu aux demandes de renseignements téléphoniques sur la procédure adressées par des députés, des membres de leur personnel et des citoyens.
Le réseau informatique de la Cité parlementaire a été mis à niveau dans les édifices pour rendre plus fiable et gérable la plate-forme qui sert à fournir les services d'information. En 2008-2009, l'Administration de la Chambre a terminé la mise en place d'un environnement de stockage de l'information sûr, fiable et centralisé. Elle a également renouvelé les services de réseau dans les bureaux de circonscription des députés afin d'assurer des communications rapides et souples.
En 2008-2009, l'Administration de la Chambre a fini d'installer l'environnement bureautique sur la nouvelle plate-forme, projet qui s'inscrit dans un programme permanent de gestion du cycle de vie des logiciels et du matériel. Ces outils permettront à l'Administration de tirer pleinement parti des technologies de pointe pour répondre aux besoins en constante évolution de ses clients et de l'institution.
En 2008-2009, l'Administration de la Chambre a fait en sorte que les députés et les citoyens puissent entendre en direct et sur demande toutes les séances publiques des comités. ParlVU est un portail Internet qui permet à la population canadienne et aux médias d'entendre et de voir les délibérations du Parlement en direct et sur demande dans les deux langues officielles. Grâce aux investissements faits dans l'infrastructure des technologies de l'information et de la diffusion de la Chambre des communes, le média enrichi (c.-à-d. qui inclut des technologies de pointe comme la vidéo en continu) peut être adapté, assorti de liens contextuels vers des textes publiés et fourni sur demande. Par ses calendriers parlementaires qui servent de portails virtuels ou ses bandes vidéo qui racontent une histoire, ParlVU offre un service d'information utile aux Canadiens.
L'Administration de la Chambre implantera de nouveaux services qui faciliteront l'accès des députés à l'information parlementaire. Les transcriptions des délibérations pourront être consultées sur ParlVU pour fournir un contexte.
Au cours de l'exercice, l'Administration de la Chambre a lancé un nouveau service qui donne plus facilement accès aux votes des députés. Le site Web du Parlement du Canada présente maintenant de l'information par vote, par projet de loi, par parti politique ou par député.
Tout juste avant la fin de la 39e législature, l'Administration de la Chambre a amélioré la section du site Web consacrée aux comités, facilitant ainsi l'accès des députés, de leur personnel et des citoyens à l'information concernant les membres des comités et les témoins et permettant de perfectionner le service d'abonnement offert aux personnes qui désirent suivre les travaux des comités. L'usage de ces fonctions devrait s'étendre au cours de la 40e législature, ce qui entraînera d'autres améliorations profitables aux parlementaires et aux citoyens.
Le logiciel qui sert à publier des documents en versions papier et électronique et à faciliter leur acheminement est utilisé actuellement pour améliorer le travail de publication de la Direction des affaires internationales et interparlementaires et, plus particulièrement le suivi électronique des rapports du début à la fin. Cet outil aidera à tout le travail d'édition, de la rédaction de l'ébauche jusqu'à l'étape du dépôt à la Chambre. Il servira aussi à gérer et à publier les articles du Compendium de la procédure de la Chambre des communes, car il simplifiera la mise à jour de cette importante ressource en ligne.
Les administrations de la Chambre des communes, du Sénat et de la Bibliothèque du Parlement continuent d'être guidées par une stratégie commune à long terme qui vise à améliorer les services d'information parlementaire tout au long de la législature. Au cours de l'exercice financier 2008-2009, le Comité de gestion de l'information parlementaire, qui représente les trois institutions, a établi un modèle de gouvernance qui définit clairement les responsabilités respectives et permet ainsi à tous les participants de collaborer efficacement. Il a aussi créé un groupe interinstitutionnel qui a commencé à examiner l'information sur les projets de loi, l'une de ses priorités.
Au cours de l'exercice financier à venir, le Comité de gestion de l'information parlementaire poursuivra ses efforts en vue de produire des services d'information plus intégrés et plus cohérents pour la clientèle. Plus particulièrement, une équipe interinstitutionnelle travaillera à formuler des recommandations afin d'accroître l'efficience et de supprimer les dédoublements.
Dans l'exercice à venir, l'Administration de la Chambre entreprendra un examen de ses publications sur la procédure, tout spécialement de leur contenu et des méthodes utilisées pour les produire. Afin d'accroître l'efficience du processus et de fournir aux députés l'information la plus juste et la plus à jour possible sur la procédure, le personnel s'emploiera à élaborer une stratégie de documents évolutifs.
Il est prévu dans la vision et le plan à long terme pour la Cité parlementaire que les édifices et les terrains du Parlement doivent être préservés à titre de biens patrimoniaux et de symboles nationaux du Canada et répondre aux besoins matériels et opérationnels du Parlement.
En collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, responsable des édifices, l'Administration de la Chambre, en sa qualité de client averti, a continué de s'assurer que la planification, la conception et la mise en place des installations, des technologies de l'information et des infrastructures satisfont aux besoins des députés, de leur personnel et des activités parlementaires.
La planification se poursuit pour les grands travaux de remise en état de l'édifice de l'Ouest, et la restauration des tours nord est en cours. Pour que la rénovation de l'édifice continue, on aménage actuellement des locaux temporaires dans les édifices Wellington et La Promenade et dans l'ancien Musée canadien de la photographie contemporaine pour les salles de comités, les bureaux de députés et les services de soutien. Des locaux temporaires ont aussi été aménagés pour les services administratifs qui se trouvaient auparavant dans l'édifice Wellington.
À l'aide de la technologie de reconnaissance vocale, l'Administration de la Chambre offre maintenant le sous- titrage de la période des questions en temps réel dans les deux langues officielles. Le sous-titrage est dorénavant accessible pour les événements spéciaux qui se déroulent à la Chambre, comme le discours du budget et les énoncés économiques.
Lorsque, en 1859, on a conçu les plans du premier édifice du Centre qui devait abriter le Parlement de la Province du Canada, les architectes, le ministère des Travaux publics et les parlementaires eux-mêmes étaient d'avis que les députés n'auraient besoin de rien de plus qu'une table de travail, un fauteuil, une garde-robe et des salles de lecture. Seuls les Présidents des deux Chambres avaient leurs propres bureaux.
Il est capital, pour l'Administration de
la Chambre, de fournir aux députés une information et
des services rigoureux et de grande qualité. Le Système
de gestion financière continue d'être mis à niveau et
devrait être déployé à la fin de 2009. Il mettra de
nouvelles fonctions à la disposition des députés et de
l'Administration. Dans le cadre du Programme de gestion
de la qualité des données financières lancé au début de
2009, une évaluation des contrôles du système financier a
mis en évidence un degré élevé d'intégrité et de
sécurité.
Un logiciel d'achat intégré au système financier de l'Administration a été mis au point. Il permettra aux députés d'acheter du matériel en ligne et de faire simultanément actualiser leur information financière. L'Administration de la Chambre lancera un projet pilote au début de 2010 et, une fois les résultats du projet évalués, mettra en place le logiciel pour tous les députés.
Le Parlement en construction, 1863
Vue des tours de la façade et de l'entrée
principale.
Photo : Samuel McLaughlin / Bibliothèque et
Archives Canada / C-000773
Grâce à la planification continue, la Chambre et ses comités pourraient poursuivre leurs activités essentielles s'il advenait qu'une situation d'urgence oblige la Chambre à déménager. L'Administration a recensé les services essentiels de tous les secteurs de la Chambre des communes.
Les technologies de l'information ont une origine beaucoup plus lointaine que l'arrivée des ordinateurs à la Chambre. La Cité parlementaire a joué maintes fois un rôle de précurseur.
1867 - Des sonneries d'appel électriques (alimentées par pile) sont installées dans le premier édifice du Centre.
1877 - Le premier ministre Alexander Mackenzie fait le premier appel téléphonique commercial au Canada : il appelle la résidence du gouverneur général à partir de la pièce 310 de l'édifice de l'Ouest.
1927 - La toute première émission radiophonique à l'échelle du pays est diffusée à partir de la Colline du Parlement.
1928 - Le premier appel transatlantique du Canada est fait à Cardiff, au pays de Galles, à partir de l'édifice du Centre.
1957 - À l'occasion de la cérémonie d'ouverture de la législature, la Reine utilise la télévision pour s'adresser en direct à la population d'un pays du Commonwealth - une première.
1959 - La traduction simultanée (interprétation) fait son entrée à la Chambre des communes et à la tribune de la presse.
1977 - La diffusion régulière des travaux de la Chambre commence à la télévision et à la radio.
1995 - Le site Web du Parlement
du Canada est lancé pour rendre l'information
parlementaire accessible dans le monde entier.
2004 - Le service ParlVU est lancé pour assurer la diffusion vidéo et audio en direct des délibérations dans le monde entier.
Au cours du dernier exercice financier, le personnel a conçu, établi et mis à l'essai un plan de gestion de la continuité qui prévoit la réinstallation de la Chambre dans d'autres locaux de l'actuelle Cité parlementaire. Il a aussi élaboré un plan qui permettrait à la Chambre d'assurer les services essentiels dans des locaux situés à l'extérieur de l'actuelle Cité parlementaire, de 48 à 72 heures après un événement qui compromettrait l'utilisabilité de l'édifice du Centre.
Le Programme d'orientation des
députés et des préparatifs électoraux offre aux députés
nouvellement élus
les renseignements et les services administratifs,
financiers et procéduraux dont ils ont besoin.
Au cours de l'exercice financier 2008-2009, le Programme a innové en instaurant le concept d'agents de liaison. Ces agents sont jumelés aux nouveaux députés pour les aider à naviguer parmi les écueils qui surgissent dans les premières semaines de leur entrée en fonction.
De plus, l'Administration de la Chambre a remanié le volet du Programme qui touche l'orientation administrative pour qu'il soit mieux ciblé et a amélioré les documents destinés aux députés. Elle a aussi amélioré les services offerts aux députés qui retournent à la vie privée.
L'Administration a conçu un système de suivi et de production de rapports qui sert à déterminer les principales étapes et le processus de traitement des documents et à améliorer la qualité et la rapidité de l'information fournie à la direction.
Pendant l'exercice financier 2008-2009, une évaluation des risques a été entreprise pour clarifier le fonctionnement et la structure de reddition de comptes du Programme d'orientation des députés et des préparatifs électoraux. En 2009, le personnel utilisera les résultats de cette évaluation pour établir un plan d'atténuation des risques.
L'Administration de la Chambre a donné des séances de formation aux députés et à leur personnel en ce qui concerne les allocations et services aux députés. Elle mettra en place un programme en bonne et due forme qui prévoira des séances de formation régulières.
Le Plan principal de sécurité a été achevé au cours du dernier exercice financier. Il énonce l'orientation stratégique de la Cité parlementaire en matière de sécurité pour les prochaines années. Ce plan exhaustif fera en sorte que les services de sécurité du Sénat et de la Chambre collaborent avec la Gendarmerie royale du Canada pour maximiser leur interopérabilité. Il propose une série de mesures stratégiques visant à améliorer les pratiques de sécurité sur la Colline du Parlement en fonction des objectifs prépondérants que sont la prévention des incidents et l'intégration de la sécurité. Fondamentalement, le Plan renforcera la sécurité dans la Cité parlementaire tout en offrant un milieu accueillant pour les visiteurs.
L'Administration en est aux étapes finales de la rédaction, de la révision, de la traduction et de la mise en page de la deuxième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes. Publié initialement en 2000, cet ouvrage présente une étude fouillée de la jurisprudence de la Chambre des communes, qui passe en revue les usages, les coutumes et les règles de procédure établis depuis la Confédération. La nouvelle édition, qui sera publiée à l'automne 2009, tiendra compte des changements apportés au Règlement et aux usages de la Chambre depuis la parution de la première édition et contiendra des chapitres révisés et remaniés, plusieurs nouveaux éléments graphiques et une bibliographie plus complète qui présentera les documents de référence par chapitre.
Détails des portes de fer, à
l'entrée ouest de la Colline
du Parlement
Photo: © Chambre des communes /
Holly Loranger
Au cours du dernier exercice, l'Administration de la Chambre a aussi publié d'autres ouvrages de procédure, dont le Recueil de décisions du Président Gilbert Parent et des versions à jour du Guide du Président et des occupants du fauteuil, du Vocabulaire de procédure parlementaire, du Guide pratique - Affaires émanant des députés, du Guide pratique - Comités, du Guide pratique - Pétitions, de Processus d'amendement des projets de loi aux étapes du comité et du rapport et du Guide des témoins comparaissant devant un comité de la Chambre des communes.
De nombreuses séances d'information et de formation sur la procédure ont été données aux députés, à leur personnel, aux employés des services de recherche des caucus et au personnel de l'Administration de la Chambre. Il y a lieu de souligner la série continue d'ateliers destinée aux nouveaux députés et à leur personnel et qui porte sur des questions générales telles que le cycle parlementaire.
En collaboration avec le Sénat et la Bibliothèque du
Parlement, la Chambre des communes tient une
session
du Programme d'étude des hauts fonctionnaires
parlementaires deux ou trois fois par année. D'une durée
de deux semaines, ce programme donne aux hauts
fonctionnaires d'assemblées législatives du Canada et de
l'étranger la possibilité de se renseigner sur les
pratiques en matière de procédure, d'administration et de
recherche et les services fournis aux parlementaires.
Soucieuse d'améliorer la formation continue du personnel des services de la procédure, l'Administration de la Chambre effectuera un examen des séances mensuelles d'information qu'offre la Direction des recherches pour le Bureau sur la procédure parlementaire. L'objectif sera d'évaluer si les thèmes sont utiles et bien adaptés et si des améliorations s'imposent.
La colline des Casernes a été choisie pour accueillir les édifices du Parlement parce qu'elle offrait une démarcation naturelle, avec des périmètres de protection à l'est, au nord et à l'ouest. Les concepteurs ont choisi d'installer le long de la limite sud une grille continue, avec des points d'entrée bien visibles munis de portes en fer forgé qui laisseraient passer les piétons et les véhicules mais pourraient être fermées en cas d'urgence. L'immense pelouse formant une esplanade constituait en soi un dispositif de sécurité.
En 2008-2009, le personnel de la Direction des comités a entrepris un examen détaillé des pratiques et des processus relatifs aux déplacements des comités pour s'assurer qu'ils étaient bien définis, à jour, efficaces pour l'atténuation des risques et conformes aux autres politiques. Il a établi un plan d'action en vue de modifier certains processus avec la collaboration des partenaires des Services des finances et du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
Derrière, de gauche à droite : M. Hrvoje Sadaric (Croatie - Parlement); M. Chandradasa Kuruppu (Sri Lanka - Parlement); M. Lacille De Silva (Sri Lanka - Parlement); M. Suzaul Islam (Bangladesh - Parlement); M. Richard Sono Agyapong (Ghana - Parlement); M. Claus Dieter Koggel (Allemagne - Conseil fédéral); M. Simon J Uirab (Namibie - Assemblée nationale); M. Takeaki Yaoita (Japon - Chambre des représentants); M. Nicolas Besly (Royaume-Uni - Chambre des Lords); et M. Montree Rupsuwan (Thaïlande - Sénat).
Devant, de gauche à
droite : Mme
Anne Stokes (Ontario - Assemblée législative);
Mme Nataliya Kozlovska (Ukraine -
Parlement); Mme Susan Sourial
(Ontario - Assemblée législative); et
Mme Fay Paterson (Nouvelle-Zélande -
Chambre des représentants).
Une des priorités de l'Administration est de favoriser
la saine gérance et la gestion efficace des ressources
publiques. Les mesures mentionnées ci-dessous sont
directement arrimées aux objectifs du modèle de dirigeant
principal des finances, à savoir une approche plus
stratégique de la gestion des finances et des ressources
qui favorise la gestion responsable des ressources, la
reddition de comptes et la transparence.
L'Administration de la Chambre est en train d'instaurer un cadre intégré de planification des investissements en vue d'améliorer le processus de planification et de faire en sorte que les investissements continuent d'être effectués de façon stratégique. Maintenant que le cycle officiel de planification intégrée est entré dans sa deuxième année, les investissements prioritaires devant servir à atteindre les objectifs stratégiques de l'Administration à l'appui du travail des députés ont été confirmés. Pour ce qui est des rapports financiers, une entreprise de l'extérieur continue d'effectuer la vérification des états financiers de l'Administration. En 2008, les vérificateurs ont publié un rapport sans réserve.
L'Administration de la Chambre a lancé un manuel des acquisitions et un programme de formation pour que les biens et services essentiels au travail des députés puissent être achetés de façon équitable et économique. Elle a de plus mis à jour la Politique sur les acquisitions et commencé à mettre à jour la Politique sur la gestion des actifs, la Politique sur les frais payés d'avance et les charges reportées et la Politique sur la récupération des biens et des privilèges avant le départ d'un employé.
À la fin de 2009, l'Administration commencera à mettre en œuvre un système automatisé de gestion des acquisitions qui renforcera les pratiques de saine gestion financière et de solide gérance des ressources publiques, éléments clés du modèle de dirigeant principal des finances.
Pendant que se prépare la migration vers PRISME, l'Administration de la Chambre a transféré des volets entiers de l'application Journals Plus sur une nouvelle plate-forme où ont été installés les modules à jour de la Revue de la procédure et des bibliothèques. Elle dispose ainsi d'un système souple et amélioré qui consigne et transmet l'information sur les activités liées à la procédure et qui a l'avantage d'utiliser un vocabulaire uniforme pour décrire ces activités.
La Chambre des communes, comme beaucoup d'employeurs, sera confrontée dans les prochaines années à la difficulté de recruter et de fidéliser des personnes de talent alors même que les départs à la retraite augmentent et que le marché des employés qualifiés devient plus concurrentiel. Pour surmonter ces difficultés, l'Administration de la Chambre a établi une stratégie de ressources humaines qui permettra de recruter stratégiquement de nouveaux employés, de les fidéliser par des programmes d'encouragement et de formation et d'assurer le soutien et le perfectionnement des dirigeants pour les rendre à même de bien remplir leur rôle. Grâce à ces initiatives stratégiques, elle continuera d'avoir un effectif motivé et bien préparé qui facilitera le travail des députés en comité, à la Chambre et dans leurs circonscriptions et d'être considérée comme un employeur de choix dans un marché concurrentiel.
La stratégie de ressources humaines prévoit entre autres, dans tous les secteurs d'activité, l'élaboration et l'harmonisation de modèles de compétence axés sur l'évaluation des compétences et les besoins en apprentissage et en perfectionnement ainsi que la mise en œuvre d'un programme de planification de la relève. Ce programme, en cours d'élaboration, sera harmonisé avec un programme de formation des cadres de façon à ce que les dirigeants de l'organisation possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour soutenir et diriger un effectif multigénérationnel complexe.
Un élément clé de la stratégie de ressources humaines sera la production de statistiques sur le rendement qui serviront à mesurer le succès des mesures prises pour fidéliser les employés et accroître leur satisfaction. Pour l'objectif consistant à gérer des personnes de talent, la stratégie prévoit la création d'une image de marque afin d'améliorer le recrutement et la fidélisation de notre ressource cruciale, le personnel de l'Administration de la Chambre.
PRISME est un logiciel propre à la Chambre des communes qui sert à gérer l'information sur la procédure, à faire l'édition des publications parlementaires et à faciliter la planification des activités parlementaires. Les représentants des secteurs administratifs qui sont des utilisateurs de PRISME veilleront à établir un mode de gouvernance inspiré du secteur privé pour appuyer les investissements en cours. Dans l'exercice à venir, l'Administration consultera les utilisateurs et mettra au point des mécanismes pour lancer, examiner et approuver des projets ainsi que pour valider et appliquer des solutions. Grâce à la mise à jour de PRISME, ces solutions simplifieront la production des publications parlementaires et permettront d'extraire l'information plus rapidement et plus efficacement.
Journals Plus est un logiciel conçu à l'origine pour aider les Services de la procédure à gérer les publications et l'information (Règlement, questions de privilège, fichiers de bibliothèque de la Direction des recherches pour le Bureau). Beaucoup de ses modules, avec l'information pertinente qu'ils contiennent, ont été transférés aux modules de la Revue de la procédure et des bibliothèques, plate-forme plus stable et plus souple.
L'Administration de la Chambre fait partie de Partenaires pour une Colline verte, comité actif de gestion de l'environnement qui compte aussi des représentants du Sénat, de la Bibliothèque du Parlement et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le comité met actuellement la dernière main à une stratégie de développement durable qui vise l'amélioration continue des programmes environnementaux de la Cité parlementaire.
En planifiant les projets de rénovation et de construction qui relèvent de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire, l'Administration de la Chambre a continué d'appliquer les pratiques exemplaires et les normes de développement durable dans un contexte patrimonial.
Audrey O'Brien, greffière de la Chambre des communes, s'adresse aux employés lors d'une journée portes ouvertes
Photo : © Chambre des communes
