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Arrière-scène : l'Administration de la Chambre des communes

Appuyer les députés

Les députés représentent la face la plus publique de l'institution. Ils bénéficient de l'appui des employés de l'Administration de la Chambre des communes qui mettent en œuvre un large éventail de compétences pour aider les députés à accomplir leur travail et pour renforcer la Chambre des communes.

L'Administration de la Chambre des communes se compose de six secteurs administratifs : les Services de la procédure; le Bureau du légiste et conseiller parlementaire; les Services de l'information; les Services de la Cité parlementaire; les Services des finances; et les Services des ressources humaines et de planification corporative. Tous ces secteurs, pour lesquels travaillent l'équivalent de quelque 1 737 employés à temps plein, relèvent de la Greffière de la Chambre des communes, laquelle est responsable devant le Président et remplit les fonctions de secrétaire du Bureau de régie interne.

Le Bureau de régie interne gère l'Administration de la Chambre. Présidé par le Président de la Chambre des communes et composé de députés de tous les partis politiques reconnus, le Bureau de régie interne est responsable de toutes les questions de politiques financières et administratives touchant la Chambre des communes.

Objectifs stratégiques

Dans son Aperçu stratégique pour la 39^e législature, l'Administration de la Chambre des communes a présenté quatre principaux objectifs qui traduisent sa vision, ses valeurs et son mandat, et qui encadrent ses activités à l'appui des députés. Ces objectifs sont les suivants :

1. Appuyer le rôle changeant des députés et de l'institution
2. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution
3. Favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives
4. Appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses

La présente section du Rapport aux Canadiens décrit les grandes réalisations de l'Administration de la Chambre relativement à ces objectifs, et ses principaux engagements pour 2007-2008.

l. Appuyer le rôle changeant des députés

La technologie permet aux gens, où qu'ils soient, d'obtenir de l'information et des services à tout moment. L'Administration de la Chambre accélère et facilite l'accès à l'information sur les travaux de la Chambre des communes à l'intention des députés et du public.

Améliorer l'accès à l'information parlementaire pour les députés

• Avec le lancement de la première phase d'« Aujourd'hui à la Chambre », les députés, le personnel et le public ont un meilleur accès à l'information en ligne sur les activités quotidiennes de la Chambre des communes. Il est facile de naviguer à partir de ce point central dans le site Web du Parlement du Canada et d'obtenir des renseignements sur les procédures et les publications de la Chambre, les rapports de comités et les députés. D'autres améliorations prévues permettront d'accéder plus facilement à plus de renseignements sur les députés, sur les sujets à l'étude et sur les documents déposés à la Chambre des communes.
• Le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement suivent une vision et une stratégie communes à long terme afin d'améliorer les services d'information parlementaire. Dans le cadre de cette stratégie, les partenaires ont élaboré une structure de gouvernance reflétant les rôles et les responsabilités propres à chacun. Cette structure sera mise en œuvre au cours de l'année, permettant aux partenaires d'offrir de l'information plus efficacement par le biais de programmes et de projets conjoints.
• L'Administration de la Chambre a adopté des nouveaux processus afin de réduire le temps nécessaire à la production de publications et d'outils de recherche :
  • Le temps nécessaire à la production des projets de loi émanant des députés a été réduit de 25 p. 100, et un gabarit commun a été adopté pour les projets de loi émanant des députés et ceux émanant du gouvernement.
  • Les index préliminaires pour les débats de la Chambre des communes sont maintenant disponibles trois heures après la publication, et les index détaillés sont disponibles dans les 24 heures. La cohérence entre les index français et anglais a aussi été améliorée.

Assurer une infrastructure technologique souple

• L'Administration de la Chambre a fourni aux députés l'accès sur demande aux délibérations par l'intermédiaire du service ParlVU. Dans un premier temps, elle a offert l'accès à toutes les délibérations télévisées de la Chambre et des comités. Au cours du prochain exercice, les députés et le public auront aussi accès sur demande à la bande audio des activités publiques des comités et disposeront d'un service de demande en ligne pour obtenir le contenu vidéo.
• Dans le cadre de ses travaux visant à offrir un environnement technologique sécuritaire et performant et assez souple pour assurer un service continu aux députés, l'Administration a terminé les connexions et le câblage souterrain des édifices, et la planification et la conception connexes des services et de l'infrastructure technologiques en vue de répondre aux besoins de l'avenir.

Engager les Canadiens dans le processus parlementaire

• Le site Web des comités a été examiné par souci de trouver des façons d'améliorer sa structure et ses fonctions. Le site donne accès à des renseignements détaillés sur les travaux des comités, notamment les procès-verbaux, les rapports et les renseignements sur les contacts. Au cours de l'année à venir, le site bénéficiera d'améliorations destinées à le rendre plus convivial. Il donnera aussi un meilleur accès aux renseignements sur les témoins et les membres des comités et améliorera le service d'abonnement afin que les utilisateurs puissent suivre de plus près les travaux des comités.
• Une stratégie et des lignes directrices sur la consultation électronique ont été élaborées afin d'aider les comités à planifier leurs consultations publiques en ligne et à choisir l'approche qui répond le mieux à leurs besoins.

ll. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution

Le soutien d'une institution demande qu'on veille à ce que l'information, les pratiques et les installations soient conservées et améliorées. L'Administration de la Chambre a amélioré les pratiques de gestion et de planification, mis à niveau les installations et partagé des renseignements afin de servir plus efficacement les députés, les employés et le public.

Soutenir l'institution et améliorer les services

• Après avoir consulté les députés et examiné les activités, l'Administration de la Chambre a perfectionné son programme d'orientation des députés afin de mieux répondre aux besoins de ces derniers. Ce programme fournit des renseignements et des services aux députés au cours de la période qui entoure une élection générale ou une élection partielle. L'Administration, en collaboration avec la Bibliothèque du Parlement, a aussi offert aux députés et à leur personnel des ateliers sur la procédure, la gouvernance et les rapports financiers. Des séances de formation continueront d'être données tout au long de la législature.
• Pour appuyer les députés et préparer les représentants nouvellement élus au travail en comité, l'Administration de la Chambre et la Bibliothèque du Parlement ont tenu des séances d'information sur les services qu'elles offrent aux comités. Une séance de formation a aussi été offerte aux présidents des comités sur des questions comme la gestion d'une réunion de comité et l'organisation du travail de comité.
• Des mesures ont été prises afin de faciliter la gestion financière des activités des comités, notamment : la redistribution du financement afin de donner plus de souplesse, plus de renseignements aux témoins concernant le remboursement de leurs dépenses, un examen des pratiques pour l'établissement de contrats de services d'experts et un nouveau gabarit pour les rapports sur les déplacements des comités. Une version à jour du Guide de la gestion et des politiques financières des comités a aussi été lancée. Ces outils de production de rapports continueront d'être perfectionnés au cours du prochain exercice.
• L'Administration de la Chambre a adopté une nouvelle structure de gouvernance afin de rationaliser la prise de décision et de mieux coordonner et contrôler la production de rapports de comités. Elle a aussi réduit le nombre standard d'exemplaires imprimés des rapports des comités, le ramenant de 550 à 350, afin de réduire les coûts et les impacts environnementaux et de favoriser l'utilisation du site Web des comités. Parmi les activités prévues à l'avenir : examiner le rôle de tous les partenaires participant à la production de rapports et peaufiner le processus existant.

Rénover les édifices du Parlement

• L'Administration de la Chambre et ses partenaires ont pris des mesures en vue d'atteindre les objectifs clés de la vision et du plan à long terme (VPLT) pour la Cité parlementaire ainsi que la stratégie de mise en œuvre s'y rapportant. Le plan établit un important programme de construction et de rénovation pour les deux prochaines décennies en vue de préserver les édifices de la Cité parlementaire et de les préparer à répondre aux besoins de l'avenir, tout en réduisant l'incidence sur les opérations et les services parlementaires.
• En partenariat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, l'Administration de la Chambre poursuit la planification, la conception et l'aménagement des installations, de l'infrastructure et des technologies de l'information nécessaires pour loger temporairement les députés, leurs employés et les services parlementaires de l'édifice de l'Ouest.
• Les locaux temporaires au 131 rue Queen sont presque prêts. Le travail de planification et de conception de l'édifice La Promenade est amorcé, et les rénovations devraient commencer à l'automne 2007. Les grands travaux de réaménagement des édifices Wellington et de la Banque de Montréal se poursuivent afin de pouvoir accueillir les députés et les comités temporairement durant les rénovations de l'édifice de l'Ouest.
• La planification des grands travaux de rénovation de l'édifice de l'Ouest se poursuit; les plans des travaux de maçonnerie des tours de l'édifice sont prêts et les travaux de réparation de la tour sud-est seront exécutés en 2007-2008.

Améliorer les services de technologie de l'information

• L'Administration de la Chambre a évalué les technologies de reconnaissance de la voix afin de fournir le sous-titrage en temps réel du français durant la période de questions. Ce service sera offert à partir de 2008-2009. Le sous-titrage en temps réel de ces délibérations est actuellement fourni en anglais, avec l'interprétation en langage gestuel en français. Des consultations ont aussi eu lieu avec le milieu des malentendants.
• L'Administration de la Chambre a mis en œuvre un programme de gestion de la qualité des données afin d'améliorer la qualité des données touchant les finances et les ressources humaines et a procédé à la mise à niveau du système de gestion des ressources humaines (SGRH). Ces mesures permettront à l'Administration d'améliorer les services offerts aux députés et aux employés.
• L'Administration de la Chambre a renouvelé sa politique et ses normes de publication sur Internet afin qu'elles traduisent son engagement constant à fournir des services d'information que peuvent consulter les personnes ayant des besoins particuliers.
• L'Administration de la Chambre a mis à niveau les services servant aux communications sans fil et avec la circonscription afin que les députés aient accès à l'information dans les régions éloignées.

Améliorer le plan de reprise et de continuité des opérations de la Chambre des communes

• Grâce à son plan de reprise et de continuité des opérations, la Chambre des communes a adopté des mesures en vue de pouvoir déménager en cas d'urgence sans interrompre ses activités. Des plans de gestion ont été élaborés pour faire en sorte que la Chambre et les comités puissent poursuivre leurs activités essentielles, et une analyse a été réalisée afin de cerner les besoins en services essentiels des autres secteurs d'activité. Une attention particulière a été accordée à la présence dans les locaux temporaires des équipements et des ressources spéciales nécessaires. Les plans de gestion seront terminés en 2007-2008.

lll. Favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives

La Chambre des communes s'est engagée à aider la population canadienne, les parlementaires et les représentants internationaux à mieux connaître notre système parlementaire. L'Administration appuie cet engagement en produisant des documents imprimés et en ligne et en fournissant aux gens la possibilité de se réunir et de discuter d'enjeux parlementaires.

Offrir des occasions d'apprentissage

• L'Assemblée nationale afghane et notre Parlement ont des caractéristiques en commun : l'Assemblée travaille en deux langues officielles et est composée d'une Chambre haute et d'une Chambre basse. Ces parallèles font que le Canada est le pays tout indiqué pour partager ses connaissances parlementaires avec des fonctionnaires afghans. En juin 2006, le Parlement du Canada a accueilli 13 cadres supérieurs de l'Assemblée nationale d'Afghanistan, dans le cadre du Programme d'études des hauts fonctionnaires parlementaires. Conçu pour appuyer le développement d'un Parlement fort et stable en Afghanistan, le programme de formation intensif était axé sur la procédure parlementaire, le processus législatif, les comités, le cycle financier et la reddition de comptes.
• Chaque semaine, le Sénat et l'Administration de la Chambre ont présenté aux nouvelles recrues de la fonction publique fédérale des exposés sur le système de gouvernement du Canada afin de mieux leur faire comprendre les rouages du Parlement.

Mettre à jour les publications de fond sur la procédure parlementaire

• Pour fournir de l'information aux spécialistes parlementaires et au public, l'Administration de la Chambre continue d'élaborer et de mettre à jour des publications qui expliquent les activités et les traditions de la Chambre des communes.
  • Une équipe d'experts de la procédure travaille à la deuxième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes, qui devrait être offerte en version imprimée et en ligne en 2009.
  • Le Règlement annoté de la Chambre des communes, qui trace l'évolution des règles de la Chambre des communes, existe maintenant en format électronique. De plus, trois nouveaux chapitres ont été ajoutés à la publication en ligne Compendium de procédure de la Chambre des communes, qui donne des renseignements à jour sur les pratiques et les procédures de la Chambre des communes.

lV. Appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses

L'Administration de la Chambre cherche à gérer ses activités efficacement et à assurer une gestion responsable de ses ressources. À cette fin, elle établit de solides cadres de planification et de politiques, elle adhère aux normes les plus rigoureuses en matière de gouvernance et de reddition de comptes, et elle assure un milieu de travail sain et gratifiant.

Maintenir un effectif motivé et efficace

• Pour disposer d'un effectif ayant les compétences nécessaires afin de répondre aux besoins des députés à l'avenir, l'Administration de la Chambre s'est concentrée sur les domaines suivants :
  • promouvoir le recrutement en participant aux foires de l'emploi et en annonçant les perspectives d'emploi sur le site Web du Parlement du Canada;
  • améliorer les outils de gestion de carrière et de perfectionnement professionnel;
  • accroître le nombre de profils de compétence pour les postes et offrir une formation axée sur la compétence.
• Au cours du dernier exercice financier, on a approuvé une politique sur la santé et la sécurité au travail, et des séances de formation à l'intention des employés de la Chambre suivront en 2007-2008. Parmi les activités visant à favoriser la santé des employés figure un événement d'une semaine : « Fais-le pour ta santé », ainsi que des programmes d'exercice et des ateliers mensuels sur des sujets liés à la santé.
• Les employés de l'Administration de la Chambre ont eu droit à une formation sur la procédure et à un programme intitulé « Les multiples facettes de la Colline du Parlement, » qui explique comment leur travail appuie les parlementaires.

Assurer la sécurité de la Chambre des communes

• L'Administration de la Chambre a adopté « La sécurité est l'affaire de tout le monde », une stratégie destinée à accroître la sécurité qui encourage les employés à suivre les protocoles de sécurité quand ils sont au travail. Les activités comprenaient des séances de sensibilisation à la sécurité des employés qui portaient sur les protocoles de sécurité de cinq secteurs clés : les cartes d'identité, les visiteurs, les colis, la sécurité des bureaux et la sécurité personnelle. Les séances de sensibilisation visant les députés et leur personnel ont commencé et se poursuivront tout au long de l'année, et tous les employés recevront plus d'information sur les questions de sécurité.
• Le Sénat, l'Administration de la Chambre et la GRC ont commencé à élaborer le plan directeur en matière de sécurité de la Cité parlementaire qui offrira une orientation stratégique en matière de sécurité et sera harmonisé avec la vision et le plan à long terme (VPLT) en matière de construction et de rénovation. En 2007-2008, dans un premier temps, les partenaires produiront un rapport sur les principes directeurs en matière de sécurité ainsi que sur les options stratégiques dans des domaines comme les technologies de sécurité, les ressources et la reddition de comptes.

Renforcer les pratiques de gestion de la Chambre des communes

• L'Administration de la Chambre travaillera en collaboration avec le Sénat pour élaborer des indicateurs du rendement à l'égard des activités internationales et interparlementaires du Parlement. Ces indicateurs aideront à assurer le meilleur rendement possible et à faire mieux comprendre ces activités.
• L'Administration de la Chambre a terminé un cadre de planification des investissements qui s'inscrit dans ses efforts pour adopter une approche du cycle de vie en vue de la gestion de ses actifs comme la GI/TI, l'immobilier, l'équipement et les véhicules. La planification prévoit un plan d'investissement à long terme et des lignes directrices en vue des propositions d'investissement. Elle sera intégrée aux pratiques de gestion de l'Administration au cours du prochain exercice.
• L'Administration de la Chambre s'est fondée sur un plan pluriannuel des politiques qui oriente l'examen et l'élaboration des politiques pour revoir les politiques sur les services financiers, les ressources humaines et la gestion du matériel visant la délégation des pouvoirs de signature des documents financiers et des pouvoirs de gestion des ressources humaines; les paiements à titre gracieux; la classification; et les cartes de crédit. Elle poursuit son examen, entre autres, des dossiers de l'équité en matière d'emploi, de l'apprentissage et de la passation de marchés. Elle a également tenu des séances d'information sur la politique d'adaptation en milieu de travail et sur la politique sur les conflits d'intérêts. Les futurs travaux en matière de politique porteront sur la gestion des biens, la gestion des renseignements personnels, la prévention du harcèlement et un cadre de responsabilité en matière de gestion financière.
• La vérification des états financiers est un volet important des saines pratiques de gestion. L'Administration de la Chambre le sait et confie par conséquent une vérification annuelle de ses états financiers à un cabinet comptable indépendant. La vérification détermine si les contrôles voulus sont en place et fonctionnent adéquatement, et passe en revue un échantillon aléatoire de transactions afin de déterminer si les états financiers brossent un tableau réaliste de la situation. Le rapport de vérification donne habituellement un résumé des principales constatations, ainsi que des recommandations visant des améliorations. La dernière vérification réalisée, soit celle des états financiers de 2005-2006, était extrêmement favorable, c'est-à-dire que le vérificateur n'a exprimé aucune réserve et n'a en outre proposé à la gestion aucune nouvelle mesure corrective.
• L'Administration de la Chambre continue d'élaborer une approche et une méthodologie intégrées de gestion des risques afin d'appuyer les processus décisionnels ayant une incidence sur la réalisation des objectifs stratégiques et financiers de la Chambre. Elle a élaboré des outils de planification et d'évaluation des vérifications dont elle pilote la mise en œuvre afin de déterminer les principaux risques auxquels font face les programmes et les secteurs administratifs de l'organisation. À l'avenir, elle intégrera ces processus aux contrôles internes de la Chambre.

Gérer l'information parlementaire et les biens liés à la technologie de l'information

• L'Administration de la Chambre a recours aux technologies PRISME et Smartbook existantes pour réunir des renseignements sur les échanges et les associations parlementaires, normaliser les documents et publier des rapports directement sur le site Web du Parlement du Canada. D'autres améliorations sont prévues pour cette année afin d'accélérer et de faciliter la préparation et la publication de rapports et d'autres documents. Des améliorations ont aussi été apportées à la section du site Web consacrée aux affaires internationales et interparlementaires afin de le rendre plus convivial.
• Afin d'améliorer les services offerts aux députés qui participent aux activités internationales et pour permettre le partage de connaissances entre employés, l'Administration de la Chambre a élaboré un manuel des opérations électroniques qui porte sur des questions comme la préparation des voyages et la planification des réunions.
• Les bases de données distinctes servant à suivre les délibérations à la Chambre et dans les comités ont été fusionnées afin de créer un outil de recherche plus puissant qui donne aux usagers l'accès à un plus large éventail de renseignements. La technologie utilisée à cette fin sera adaptée afin de publier Faits saillants de la procédure, un relevé hebdomadaire concis des activités à la Chambre.
• L'Administration de la Chambre a poursuivi ses efforts pour rendre la gestion de dossiers plus cohérente, faciliter la recherche et l'extraction de renseignements, partager l'information et conserver la mémoire institutionnelle. Parmi les activités prévues à l'avenir figurent la formation en gestion des dossiers et l'élaboration d'une stratégie pour la gestion à long terme de l'information conservée sur les lecteurs partagés ou personnels et dans le courriel.
• L'Administration de la Chambre a travaillé en collaboration avec le Sénat et le ministère de la Justice à la mise en œuvre d'un système d'information commun en vue de la publication de textes législatifs.
• Grâce à son programme de gestion de la sécurité informatique, l'Administration de la Chambre évalue et règle les risques qu'affronte le réseau de la Cité parlementaire. Elle a amélioré sa technologie antivirus et anti-logiciel espion afin d'offrir aux députés un environnement informatique sûr, en plus d'adopter un système qui contrôle le réseau et bloque toute activité non autorisée.

Améliorer la gestion environnementale sur la Colline

• En collaboration avec ses partenaires, l'Administration de la Chambre a remanié son programme de mérite environnemental et a été invitée par l'École de la fonction publique du Canada à présenter son programme à titre de modèle pour les autres organisations.
• En 2002, les Services des impressions à la Chambre des communes ont suivi un processus rigoureux afin de recevoir l'accréditation Éco-Logo d'Environnement Canada. Cette accréditation signale qu'ils fournissent des produits et des services à privilégier d'un point de vue écologique. Pour conserver son accréditation, l'Administration de la Chambre doit constamment chercher de nouvelles façons d'améliorer son rendement écologique. En 2006-2007, elle a installé un système de traitement de l'eau de ses opérations d'impression qui réduira le gaspillage et les temps d'attente, en plus d'assurer un rendement élevé des appareils. Un système a également été adopté afin de récupérer et de recycler les déchets liquides absorbés par les chiffons utilisés lors du processus d'impression.