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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 24 mai 2018

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 24 mai 2018, à 11 h 19, dans la pièce 237-C, Édifice du Centre.

Président : L'honorable Geoff Regan, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Bardish Chagger, Dominic LeBlanc, Pablo Rodriguez et Candice Bergen; M. Mark Strahl; Mme Ruth Ellen Brosseau

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, Greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Wendy Gordon, directrice, Affaires législatives; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Louis Lefebvre, directeur principal, Initiatives stratégiques; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 22 mars 2018 et en approuve le dépôt.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


MODERNISATION DES POLITIQUES DU MANUEL DES ALLOCATIONS ET DES SERVICES AUX DÉPUTÉS ET DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS DU BUREAU

Politiques sur les déplacements

Daniel Paquette propose des modifications aux politiques sur les déplacements énoncées dans le Manuel des allocations et des services aux députés, et répond aux questions.

Le Bureau approuve les modifications proposées en date du 1er avril 2018, et la mise à jour complète du système au plus tard le 30 septembre 2018 :


1. Calcul des points de déplacement pour les personnes à charge : Modifier la politique actuelle pour la réunification de personnes à charge avec un député comme suit :

a. aucun point n’est déduit pour les personnes à charge ayant une incapacité;

b. aucun point n’est déduit pour les personnes à charge âgées de moins de six ans;

c. un demi-point par déplacement (soit un point par aller-retour) est déduit pour les personnes à charge âgées de 6 à 20 ans (ou de 21 à 25 ans s’il s’agit d’un étudiant à temps plein).

2. Allocation des points de déplacement des députés : Allouer des points de déplacement régulier additionnels aux députés comme suit :

a. aucun point additionnel pour les personnes à charge âgées de moins de six ans, pour les personnes à charge ayant une incapacité et pour les personnes à charge âgées de 21 à 25 ans;

b. aucun point additionnel pour la première personne à charge âgée de 6 à 20 ans;

c. huit points additionnels pour chaque personne à charge supplémentaire âgée de 6 à 20 ans.

3. Déclarations de voyageur désigné et de personnes à charge : Modifier les politiques actuelles de façon à :

a. autoriser le dirigeant principal des finances à officialiser un processus visant à examiner, à évaluer et à permettre la modification de la déclaration d’un voyageur désigné au cours d’une période de 12 mois lorsque les circonstances personnelles d’un député changent de façon importante;

b. exiger des députés qu’ils fournissent le nom et l’emplacement de l’établissement d’enseignement fréquenté par leurs personnes à charge ayant un statut d’étudiant et ce, à tous les ans et au moment de tout changement.

4. Définition des points de déplacement : Modifier la définition actuelle d’un déplacement régulier pour prévoir les déplacements au sein de la circonscription d’un député ou entre Ottawa ou la circonscription et la capitale provinciale/territoriale.

5. Déplacements aux fins de réunification familiale : Modifier les principes de déplacement actuels de façon à :

a. préciser que la réunification a habituellement lieu pendant la session, à la résidence secondaire du député ou à un autre endroit où il exerce ses fonctions parlementaires;

b. préciser que les ressources ne doivent pas être utilisées pour des déplacements liés à des engagements personnels du député, du voyageur désigné ou d’une personne à charge;

c. permettre au voyageur désigné et aux personnes à charge de rejoindre un député qui se déplace en sa qualité de ministre ou de secrétaire parlementaire pendant la session et :

• que le député exerce les fonctions parlementaires au même endroit; ou

• que la durée totale des fonctions parlementaires et ministérielles ne permet pas au député de rentrer à la maison familiale.

6. Autres frais de déplacement admissibles : Modifier la politique actuelle comme suit :

a. Les députés et leurs voyageurs autorisés peuvent se déplacer en utilisant une classe de service supérieure à laquelle ils sont admissibles lorsqu’il s’agit du tarif le plus bas, en fournissant un document d’appui;

b. Les dépenses liées aux programmes pour voyageur préapprouvé autorisés par le dirigeant principal des finances et à l’accès Internet sans fil à bord peuvent être imputées au budget de bureau du député;

c. Les dépenses liées à tout type de service commercial alternatif légitime de transport et d’hébergement, justifiées par des reçus, peuvent être imputées au budget de bureau du député ou au compte de frais de déplacement officiel, sous réserve de certaines conditions établies par le Bureau.

7. Modifications corrélatives à apporter au Règlement administratif relatif aux députés.


Échéance de fin d’exercice pour la présentation des demandes de remboursement de dépenses engagées au cours de l’exercice précédent

Daniel Paquette propose la modification du Règlement administratif relatif aux députés en vue de permettre le changement de l’échéance du 30 juin pour la présentation des demandes de remboursement de dépenses engagées au cours de l’exercice précédent. Il répond aux questions.

Le Bureau approuve la modification du Règlement administratif relatif aux députés afin de permettre au dirigeant principal des finances de fixer la date limite à laquelle toutes les demandes de remboursement de dépenses engagées au cours de l’exercice précédent doivent être reçues afin que l’on puisse imputer ces dépenses aux budgets des députés de l’exercice en cours.


RAPPORTS DE DIVULGATION DES DÉPENSES DES AGENTS SUPÉRIEURS DE LA CHAMBRE

Daniel Paquette présente les modèles de rapports de divulgation des dépenses engagées par les agents supérieurs de la Chambre, les présidents de séance et les bureaux de recherche des caucus nationaux. Il répond aux questions.

Le Bureau approuve ce qui suit, en ce qui a trait au rapport pour l’exercice 2017 2018 :

1. les modèles de rapports de divulgation des dépenses engagées par les agents supérieurs de la Chambre, les présidents de séance et les bureaux de recherche des caucus nationaux;

2. la modification connexe du Règlement administratif relatif aux députés.


STANDARDISATION INFORMATIQUE DES BUREAUX DE CIRCONSCRIPTION

Stéphan Aubé présente la première étape d’une démarche standardisée pour la mise à disposition et la gestion du matériel informatique dans les bureaux de circonscription partout au Canada. Les Services numériques et Biens immobiliers consulteront les whips des partis pour déterminer les circonscriptions qui participeront au projet pilote, lequel commencera en juin 2018. Une fois que la phase pilote sera terminée et que les résultats auront été analysés, l’Administration de la Chambre des communes informera le Bureau des résultats et demandera l’extension éventuelle du service standardisé à toutes les circonscriptions restantes.

Le Bureau approuve le projet pilote proposé.


À 12 h 15, la séance est suspendue.

À 12 h 19, la séance reprend à huis clos.


À HUIS CLOS


ADMINISTRATION

Décision arbitrale concernant la Chambre des communes

Le Bureau prend note de la décision arbitrale rendue par la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral à la suite des négociations collectives menées pour les unités de négociation du groupe de l’Exploitation et du sous-groupe des Services postaux.


Mandat pour les négociations collectives

Le Bureau approuve un mandat de négociation collective pour entreprendre des négociations en vue du renouvellement de toutes les conventions collectives de la Chambre des communes.

La séance est levée.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne