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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 014 
l
1re SESSION 
l
42e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 11 avril 2019

[Enregistrement électronique]

  (1145)  

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan (président de la Chambre des communes):
    Je déclare ouverte cette séance du Bureau de régie interne.
    Je souhaite à nouveau la bienvenue à M. Julian au Bureau de régie interne.

[Français]

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan:
    C’est la première fois que nous nous réunissons dans cet édifice.
     Premièrement, bien sûr, nous avons le procès-verbal de la réunion précédente. Est-il approuvé?
    Monsieur Strahl.
M. Mark Strahl (whip en chef de l’Opposition):
    Je tiens à signaler une chose. Il y aurait peut-être lieu d'organiser une séance d’information à l'intention du personnel ou de nous-mêmes pour que nous puissions nous faire une idée de la structure de gouvernance de l'édifice du Centre, mais pas nécessairement à cette table. Je sais que, lors de sa comparution devant le Comité de la procédure, M. Patrice a indiqué que le processus est en cours.
    Si nous pouvions simplement prendre note de la possibilité de nous faire expliquer plus en détail ce à quoi cela ressemble et la façon dont nous voulons procéder, je l’apprécierais.
L'hon. Geoff Regan:
    J’en prends bonne note — et on me dit que ce sera fait.
     Sinon, le procès-verbal est-il approuvé?
     Il l'est.
     Y a-t-il des questions découlant de la réunion précédente?
    Comme il n’y en a pas, nous passons maintenant à la modernisation des politiques en lien avec les communications avec les électeurs.

[Français]

    Lors de la rencontre du Bureau du 28 février dernier, des modifications au programme des dix-pour-cent ont été présentées pour approbation. Les membres du Bureau ont discuté de l'introduction d'une limite du nombre d'envois qu'un député peut distribuer selon le nouveau programme proposé.

[Traduction]

    La proposition initiale prévoyait une limite correspondant à six fois le nombre de foyers dans une circonscription, par année civile. Il a été convenu que cette limite devait être examinée de plus près. Je crois savoir que, depuis la dernière réunion, il a été proposé et accepté que la limite soit établie à huit fois le nombre de foyers par circonscription et par année civile. Si c’est effectivement le cas, l’administration surveillera les volumes et les prévisions financières et demandera au besoin des directives au Bureau pour une année donnée.
    Le Bureau souhaite-t-il approuver cette proposition révisée?
    Je pense que c'est « oui », alors c’est d’accord.
    Voilà qui met un terme au troisième point. Vous êtes vraiment bons.
    Monsieur Strahl.
M. Mark Strahl:
    Des précisions nous seraient peut-être utiles. J’ai la trousse des différents envois aux électeurs qui sont désormais possibles. De toute évidence, la règle des 30 jours entre en vigueur, ce à quoi nous sommes habitués avec notre bulletin parlementaire.
    Pourriez-vous expliquer à nos députés qui, j’en suis sûr, nous regardent et qui liront aussi la transcription plus tard, les différences entre un courrier aux électeurs et un bulletin parlementaire et nous dire si la période d’exclusion de 30 jours s’appliquera seulement à certains types de courrier? Par exemple, pourrait-on envoyer deux bulletins parlementaires à 30 jours d’intervalle et un courrier aux électeurs entre les deux? Ces imprimés sont-ils coordonnés d'une façon ou d'une autre ou s’agit-il de filières différentes?
M. Benoit Giroux (dirigeant principal des opérations, Opérations de la Cité parlementaire, Chambre des communes):
    Merci, monsieur Strahl. En fait, ce sont des filières différentes. Il s’agit de deux programmes distincts qui demeureront comme tels. La grande différence, c'est le bulletin parlementaire. Vous recevrez un crédit d'un an au titre du bulletin parlementaire pour l'ensemble de votre circonscription. Vous pourrez décider de moins investir dans les bulletins parlementaires, mais votre crédit sera ponctionné de toute façon, même si vous publiez moins.
    Vous pourrez moduler les envois postaux dans les circonscriptions. Disons que vous ayez 50 000 adresses. Vous pourrez décider d’envoyer un bulletin à 5 000 foyers dans un secteur donné de votre circonscription, puis 10 000 le lendemain dans un autre secteur, et ainsi de suite, jusqu’à atteindre le nombre total de foyers. Le compteur est remis à zéro tous les 30 jours. Il est possible de combiner l'envoi d'un bulletin parlementaire et d'un courrier aux électeurs parce que la comptabilité est propre à chaque programme. Les deux comptes ne sont pas liés.
M. Mark Strahl:
    Merci.

[Français]

L'hon. Geoff Regan:
    Merci beaucoup.
    Y a-t-il autre chose?
    Merci, messieurs.

[Traduction]

    Nous passons maintenant au quatrième point qui concerne le soutien à la transition ou les dispositions de réorientation pour les députés qui ne sont pas réélus ou non candidats à la réélection.

[Français]

    Les présentateurs sont M. Paquette, M. Parent et Mme Daigle.
    Monsieur Parent, vous avez la parole.
    Je suis accompagné de Robyn Daigle, directrice des Services en ressources humaines aux députés.
    La présente soumission vise à demander votre approbation pour la modernisation des dispositions actuelles sur la réorientation. L'objectif est de faciliter l'accès des députés qui ne sont pas réélus ou qui ne sont pas candidats à la réélection à des services de soutien à la transition comparables à ceux offerts en général aux cadres.
    Les dispositions actuelles sur la réorientation prévoient la prestation de conseils au sujet des finances, de la retraite, de la réorientation de carrière, des services de reclassement, de l'éducation et de la formation, ainsi que le paiement de certains frais de déplacement.
    Les changements proposés à la politique tiennent compte des commentaires reçus de la part des députés qui quittaient la vie politique, notamment des membres de l'Association canadienne des ex-parlementaires. Ceux-ci nous ont dit que certaines des dispositions sur la réorientation et la façon dont elles étaient appliquées ne correspondaient plus aux besoins des députés qui quittaient la vie politique. Les changements proposés donneraient lieu à des mesures de soutien à la transition qui permettaient de réduire les fardeaux administratif et financier imposés aux députés, tout en leur laissant la latitude voulue.
    Nous proposons ce qui suit.
    Premièrement, nous proposons de prolonger l'accès au Programme d'aide aux employés et à leur famille, le PAEF, et de le faire passer de 6 à 12 mois pour les députés sortants et leur famille, ainsi que pour les employés mis à pied.
    Deuxièmement, nous proposons d'agir de manière proactive en assurant la présence de conseillers du PAEF lors des réunions de transition et en distribuant des trousses d'information sur le PAEF de diverses façons après les élections.
    Je cède la parole à Mme Daigle.

  (1150)  

[Traduction]

Mme Robyn Daigle (directrice, Services en RH aux députés, Chambre des communes):
     Nous proposons également d’offrir des services de transition de carrière par l'intermédiaire d'une entreprise de placement, en vertu d'un contrat conclu avec l’Administration de la Chambre. Les députés pourront choisir l’un des nombreux forfaits de transition standard. Ils pourront également faire affaire avec d’autres entreprises de services de transition de carrière en présentant une demande, avec justificatifs à l'appui, au dirigeant principal des RH. Nous proposons aussi de supprimer la disposition relative aux dépenses liées aux services de secrétariat, car ces types de services d’aide temporaire seront dispensés par le fournisseur choisi.
    Nous suggérons de donner plus de latitude aux députés sortants qui souhaitent participer à d'autres modes d’apprentissage et de formation en permettant au dirigeant principal des ressources humaines d’examiner, d’évaluer et d’approuver éventuellement des études ou une formation ne respectant pas les paramètres habituels, comme une formation qui n’est pas nécessairement offerte par un établissement reconnu au Canada.
    Nous proposons de continuer d'offrir aux députés sortants l'accès aux dispositions actuelles relatives aux déplacements. Ils devront préciser le but du déplacement et fournir les documents d’appui, comme le font les députés en place.
    Nous proposons de donner aux députés la possibilité de prolonger les dates de début, d’achèvement et de soumission des demandes de remboursement pour toute activité liée à la transition et de préciser ce qu'il faut entendre par dépenses incluses dans le montant du soutien à la transition de 15 000 $.
    Si ces changements et améliorations sont acceptés, ils seront communiqués aux députés dans le cadre du processus de soutien à la transition. Nous serons heureux de répondre à vos questions.
L'hon. Geoff Regan:
    Madame Bergen.
     Je pense que c’est vraiment une bonne chose que vous examiniez cette question. Je me suis entretenue avec des députés, surtout avec certains qui n'avaient pas été réélus. De toute évidence, ils ne s’y attendaient pas. C’est un coup dur pour les députés concernés et j'ai entendu parler de l'impact que cela avait eu. C’est vraiment difficile pour les gens. Comme nous avons tous l'esprit d’équipe ici, je suis consciente que beaucoup de libéraux vont vivre cela au lendemain des prochaines élections. Je plaisante.
    Sérieusement, je me pose deux questions. J’ai déjà entendu parler d’un des problèmes. Après sa défaite, les courriels et les contacts du député sont rapidement suspendus. Pour beaucoup de députés, le téléphone, c'est leur vie. Je me demande si vous avez réfléchi à la question et comment on pourrait les aider à obtenir ces renseignements importants. Je sais que vous avez dit avoir parlé à d’anciens parlementaires. Je pense qu’ils ont entamé le travail. Je crois que Dorothy Dobbie est la nouvelle responsable de ce dossier. Elle a travaillé sur des aspects pratiques susceptibles d'aider les parlementaires qui quittent, mais pas parce qu’ils le veulent. Je me demande si l’on ne pourrait pas ajouter quelques mesures pratiques pour les aider.
    Je m’interroge sur toute la question du counseling. On vit des moments très difficiles lorsqu’on perd une élection. Imaginez que vous perdiez votre emploi, que vous soyez congédié par pratiquement toute votre circonscription. Vous avez passé tous vos instants au service de ces gens à qui vous avez consacré beaucoup d'énergie. Je me demande s’il pourrait y avoir des discussions, des conseils ou une volonté d’aider les députés qui ont perdu leur circonscription à faire la transition à la vie normale.
    Merci.
M. Pierre Parent:
     Je sais qu'il en a été question avec l’Association des ex-parlementaires. Nous allons poursuivre le dialogue et nous avons parlé avec plusieurs députés en contact avec d'anciens députés défaits. Vous avez raison de rappeler que, pour les députés défaits, c’est un choc. On nous l'a dit. C’est pourquoi, par exemple, nous disons que la durée du programme d’aide aux employés devrait passer de six à 12 mois. On nous a dit que, pendant les six premiers mois, ils doivent digérer le choc; ensuite, ils sont prêts à se tourner vers l’avenir.
    Je ne peux pas me prononcer précisément sur la question des courriers aux électeurs; je ne sais pas. Nous pourrons vous revenir à ce sujet, mais c’est un point sur lequel nous allons nous pencher.

  (1155)  

L'hon. Geoff Regan:
    Nous allons examiner cela et je peux vous assurer... Ce fut un tel choc pour moi que j'en parle encore comme de mon congé sabbatique involontaire et non d'une perte d'emploi, voyez-vous?
    Monsieur Holland.
L’hon. Mark Holland (whip en chef du gouvernement):
    Moi aussi, monsieur le Président, j’ai eu droit à un congé sabbatique involontaire; je parle donc en connaissance de cause.
    Je suis tout à fait d’accord pour dire que c’est un choc incroyable pour ceux qui le vivent, parce que c'est une fonction qui occupe tout votre temps. C'est plus qu’un emploi, ça devient presque une identité. C'est donc une expérience très éprouvante. Je pense qu'il est très important de prolonger la durée du programme d’aide aux employés de six mois à un an, car au cours des six premiers mois, la plupart des gens ne font qu’encaisser le choc. Cela peut prendre un certain temps, alors je pense qu’il est extrêmement important de veiller à ce que les gens soient en bonne santé mentale.
    Je suis également d’accord sur la question des contacts. Les numéros de téléphone cellulaire sont attribués à partir d’une banque centrale. À votre arrivée ici, vous devez renoncer à votre numéro de téléphone cellulaire, car on vous en donne un nouveau. Pour ceux et celles qui ne sont pas réélus et qui doivent passer à autre chose, la perte de ce numéro complique les choses. Je comprends donc qu'à votre arrivée ici, vous vouliez conserver cet ancien numéro, mais je me demande s’il n’y aurait pas moyen de céder les nouveaux numéros aux députés sortants, afin qu'ils puissent conserver leurs contacts.
    Dans le même ordre d'idée, je comprends que nous ne voulions pas que les gens annoncent urbi et orbi qu’ils ont une adresse de courriel parl.gc.ca, mais il devrait être possible de répercuter ce genre de courriels sur d'autres adresses. Autrement dit, pendant un certain temps du moins, les courriels des boites P9, et P9 seulement, pourraient être réacheminés d’une façon ou d’une autre, parce qu’il s’agit d’un volume limité de courriels personnels. Je trouve cela très important. Après deux ou trois semaines, toutes les coordonnées disparaissent soudainement et il devient difficile pour les gens de conserver leurs anciens contacts.
M. Pierre Parent:
    Je vois que mon collègue, le dirigeant principal de l’information, prend des notes, alors je suis sûr qu’il sera possible de régler cette question.
L'hon. Geoff Regan:
    Monsieur Julian.

[Français]

M. Peter Julian:
    Merci beaucoup, monsieur le Président.
    C'est vraiment un plaisir d'être de retour ici.

[Traduction]

    Merci de votre exposé.
    Tout le monde comprend, je pense, qu'à cause des exigences énormes de la fonction, la transition est particulièrement difficile pour un député défait. Cette personne, qui s'est consacrée à sa tâche sept jours sur sept à raison de 16 heures par jour, qui a vécu l'intensité d'une campagne électorale, doit, en cas de défaite, fermer son bureau de circonscription. Elle doit aussi fermer son bureau à Ottawa. Elle se trouve à devoir ranger des années de sa vie dans des boîtes et, si elle vient de la Colombie-Britannique, elle doit redéménager à l'autre bout du pays.
    Après tout cela, après cette période intense d’un mois, les gens ont enfin l’occasion de s'occuper d'eux-mêmes. Pour n’importe qui, la perte d’un emploi est dure à encaisser. Pour n’importe qui, c’est une période particulièrement difficile de la vie, alors je suis d’accord avec Mme Bergen et M. Holland au sujet des communications. Il est également difficile pour un ancien député de se trouver coupé de ses amis, de ses relations et de ses collègues de travail. Il serait donc important de prévoir des dispositions pour maintenir ces communications.
    Le counseling est également important. Je crois comprendre, d’après la question de Mme Bergen, que le counseling n’est pas nécessairement un volet important des programmes d’aide; vous pourriez peut-être nous en dire un peu plus sur le régime d’aide aux employés, sur ce que cela signifie, disons, pendant l'année qui suit le départ. À quoi ces personnes auraient-elles accès? À quoi n’auraient-elles pas accès en matière de soutien en santé mentale? Nous avons tous des collègues pour qui cette période a été très difficile à vivre. Ils ont besoin de ce soutien. Bien souvent, malheureusement, cela veut dire que les choses qu’ils croyaient avoir déjà réglées refont éventuellement surface. La mise en place de tels services de counseling pourrait vraiment faire une différence pour aider la personne à se remettre sur pied.
Mme Robyn Daigle:
     Selon moi, un des points à souligner dans la présentation également concerne l'approche plus proactive du PAE, le programme d'aide aux employés. Pour le moment, on la présente davantage comme étant disponible. Nous allons faire quelques ajustements pour mieux positionner ce service. On trouvera des conseillers du PAE dans les centres de transition qui pourront discuter avec les députés qui le souhaiteraient. Ils pourraient ne pas être prêts — nous le reconnaissons — mais nous voulons au moins mettre cela en place.
    Ensuite, nous communiquerons avec les députés dans les 12 mois pour leur dire ce qui est disponible par l'intermédiaire du PAE et aussi pour mettre en lumière les services de transition de carrière mis à leur disposition. Il pourrait ne pas nécessairement être question de counseling personnel, mais les interventions pourraient porter sur d'autres points. Le PAE permet l'accès à divers services. L'un d'entre eux pourrait être l'accès au counseling, d'autres pour la santé mentale et les aspects financiers; cela s'ajoute au service de transition de carrière.

  (1200)  

L'hon. Geoff Regan:
    Monsieur Strahl.
M. Mark Strahl:
    Merci beaucoup.
    Je suis heureux que nous ayons cette discussion. De nombreux collègues qui n'ont pas été réélus en 2015 m'ont dit que leur plan A est de gagner et leur plan B aussi.
    Ceux qui ne gagnent pas, passent vraiment par une période de panique pour se remettre sur pied. Ce n'est pas pareil pour tout le monde. Certains peuvent avoir l'occasion de reprendre leur ancien métier ou ancienne leur profession, mais ce n'est pas le cas pour tout le monde.
    Une partie du problème tient à ce que, comme l'a dit M. Julian, quand vos voisins et votre collectivité vous condamnent à une transition de carrière inattendue, vous êtes écrasé par la tâche. Le lendemain d'une défaite déchirante n'est peut-être pas le meilleur moment pour envoyer cette information. Je proposerais de l'envoyer plutôt à tous les députés avant la dissolution du Parlement. Certains pourraient en faire des gorges chaudes, persuadés qu'ils n'en auront jamais besoin, mais, quand même, l'information serait là à leur disposition. Ils pourraient en prendre connaissance après s'être remis de leur défaite. J'espère donc qu'il sera possible de préparer tout cela et de l'envoyer. Je sais que le Bureau enverra un avis, mais il pourrait peut-être distribuer une documentation plus complète.
    Deuxièmement, même s'il est bon de discuter de cela dès maintenant, de même qu'au moment même qu'à la fin d'un mandat, on assiste à une véritable course quand vient le moment d'installer les douzaines, sinon les centaines, de nouveaux députés dans leur bureau. Ils sont tout aussi fébriles dans leur désir de s'installer que le sont ceux qui partent et tiennent à rester jusqu'à la dernière minute. Je sais que, lors du Parlement précédent, certains ont fait durer le plaisir jusqu'à la dernière heure au risque de se faire carrément expulser.
    J'espère qu'il y a deux équipes, soit que l'équipe s'occupant de la transition de ceux qui partent n'est pas la même que celle qui veille à la transition des nouveaux, et que les personnes qui partent ont un point de contact précis, que tout le monde connaît les règles du jeu et les échéanciers et ainsi de suite, et qu'il n'y a pas de point de pression où le même groupe est peut-être... Je pense qu'il faut former un groupe chargé d'aider ceux qui partent, un groupe composé de personne échappant aux pressions que subissent les autres. C'est peut-être déjà comme cela, mais tel serait mon conseil.
M. Pierre Parent:
    C'est déjà ainsi. Nous avons justement un groupe d'employés formés pour la transition de ceux des non réélus, et un autre groupe, qui a aidé les députés aux dernières élections, pour les nouveaux députés qui veulent être orientés. C'est ainsi. En outre, nous n'oublions pas que ces groupes sont différents, si bien que nous faisons des efforts pour que les deux groupes n'aient pas nécessairement à interagir. Nous sommes très conscients de cette réalité.
L'hon. Geoff Regan:
    Patrice.
M. Michel Patrice (sous-greffier, Administration, Chambre des communes):
    À propos de votre premier commentaire, qui est de rappeler tout de suite aux députés les divers programmes offerts, le plan prévoit déjà que les membres de notre équipe Sourceplus fassent le tour des bureaux pour informer les députés des diverses ressources disponibles. Merci de la suggestion.
    Quant à la communication, on vient de m'informer que les numéros de téléphone et les adresses courriel sont valides pour 30 jours, mais nous allons nous pencher là-dessus et vérifier également si les numéros de cellulaire sont transférables, car nous croyons savoir que ces appareils...

  (1205)  

L'hon. Geoff Regan:
     Madame Chagger.
    Je pourrais ajouter que je suis d'accord quant à la possibilité de faire circuler l'information avant la dissolution du Parlement. Dans le même ordre d'idée, il est important d'inviter un proche ou quelqu'un d'autre. Pour avoir vu ce qui est arrivé à un collègue non réélu, je comprends que l'expérience puisse provoquer un fort sentiment d'isolement.
    Souvent, on prend contact avec son député davantage pour le poste qu'il occupe que pour la personne qu'il est. Pendant le temps passé ici, on apprend vite qui sont les vrais amis et les autres, et je suis donc d'accord là-dessus.
    J'estime que les deux équipes de transition — une pour les nouveaux et l'autre pour ceux qu'ils remplacent — devraient communiquer entre elles afin de bien comprendre la réalité de l'élu et celle de celui qui est obligé de partir et qui doit libérer son bureau. Si nous voulons injecter de la compassion dans le système, il sera important de communiquer à propos de ceux qui arrivent et de ceux qui partent, bref sur ce genre de choses. Comment pourrions-nous mieux les aider? J'espère que vous avez les ressources, vu que le nombre de députés a atteint 338.
    Côté courriels, à la fin de ses études postsecondaires, on a une adresse courriel rattachée à son établissement d'enseignement postsecondaire, puis on devient un ancien. En tant qu'anciens nous-mêmes, nous devrions avoir un moyen de faire la transition. il faut être conscient du rôle de député en exercice et du rôle d'ex-député, et témoigner du respect et de l'estime pour l'institution.
    On pourrait peut-être, en toute transparence, donner au député sortant une adresse courriel et lui basculer ses courriels pour que sa correspondance et ses autres données lui soient acheminées. Quand je suis sorti de l'Université de Waterloo, mon compte UWaterloo est automatiquement devenu un compte d'ancien. Mes courriels m'ont suivie et la transition a été transparente. Je suis sûre que Stéphan et son équipe pourront faire cela.
    Merci.
L'hon. Geoff Regan:
    Bonne remarque.
    Je me rappelle la fin de mes études... courriel? C'est quoi cette bête-là?
    Monsieur Holland.
L’hon. Mark Holland:
    J'ai une dernière chose à ajouter, que je soulèverai aussi auprès de l'Association des ex-parlementaires. Qu'arrive-t-il lorsque le député sortant est défait? Seul celui qui a connu la défaite peut vraiment comprendre ce processus et ce qu'il signifie.
    Je pense qu'il serait très utile qu'au bout d'un certain temps, d'ex-parlementaires bénévoles — et je suis sûr que cela peut s'organiser —, prennent contact à titre proactif avec les perdants afin de parler de leur expérience et de leur expliquer comment eux se sont débrouillés.
    Vous pourriez peut-être travailler avec eux pour formaliser le processus, car, selon moi, l'expérience est tout à fait unique. Pour moi, le contact avec d'anciens perdants, qui ont réussi à s'en remettre, a été extrêmement utile. Je n'ai trouvé personne d'autre qui comprenait tout à fait ce que je vivais alors. J'estime qu'une formalisation quelconque serait importante.
    Pour moi, ceux d'entre nous qui restent après les événements — et j'ai vécu beaucoup d'événements où j'ai perdu beaucoup de collègues — comprennent que la folie du travail se poursuit. Nous continuons d'être tiraillés entre notre circonscription et le Parlement ici à Ottawa. Trouver du temps supplémentaire pour parler à nos collègues est incroyablement difficile. Les anciens parlementaires, pour moi, constitueraient le groupe idéal. Ils recevraient une lettre leur disant: « Bienvenue aux anciens parlementaires ». Bien des gens ne veulent pas vraiment faire partie d'un tel groupe. Le courriel ou la lettre que l'on reçoit n'a rien d'excitant. Cette façon de tendre la main les aiderait en tant que membres d'une telle organisation et aiderait aussi les ex-députés.
M. Pierre Parent:
    Nous prendrons contact avec l'association.
L'hon. Geoff Regan:
    Merci.
    Madame Chagger.
L’hon. Bardish Chagger:
    J'ai mentionné les proches parents, parce que je me disais que l'intéressé ne reconnaît pas toujours qu'il a besoin d'aide, ou qu'il se sent isolé. Il serait bon d'avoir un contact avec quelqu'un d'autre. Je me rappelle une expérience où les personnes entourant le perdant se sentaient tout aussi isolées. Donc, quelqu'un pourrait éventuellement vérifier que la famille va bien.
L'hon. Geoff Regan:
    Après toutes ces suggestions soumises à l'examen de l'Administration, le Bureau souhaite-t-il adopter ces recommandations en vue d'examiner d'autres points plus tard? Est-ce le souhait des membres du Bureau?
    Des députés: D'accord.

  (1210)  

L'hon. Geoff Regan:
    Je crois voir M. Strahl sourire. Je suppose donc qu'il est d'accord, lui aussi. Très bien.

[Français]

    Merci beaucoup.
    Nous sommes rendus au cinquième point à l'ordre du jour: établissement, gestion et libération des bureaux de circonscription.
    À ce sujet, nous entendrons Daniel Paquette, dirigeant principal des finances, Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire, et José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances.
    Monsieur Paquette, la parole est à vous.

[Traduction]

    Si je suis là aujourd'hui, c'est pour demander au Bureau d'approuver des changements de politique qui, nous l'espérons, continueront d'aider les députés à administrer leur bureau de circonscription.
     Nos consultations avec les députés ont révélé que certaines politiques actuelles ne sont pas claires à leurs yeux et qu'elles pourraient être plus efficaces pour leur donner l'appui nécessaire dans la gestion de leur bureau de circonscription. À l'occasion de nos consultations, les députés ont dit souhaiter un meilleur appui pour libérer, déménager, occuper ou gérer leur bureau de circonscription.
     Plus précisément, à la faveur des changements de politique proposés, nous voulons: donner plus de latitude aux députés qui déménagent leur bureau; assurer une transition en douceur pour les déménagements au moment des élections; tirer au clair les politiques relatives aux bureaux de circonscription; et fournir des outils et de l'aide pour la préparation des baux.

[Français]

    Après avoir examiné tous les renseignements qui ont été compilés, l'Administration propose certaines modifications concernant les bureaux de circonscription.

[Traduction]

    Notre première proposition est de laisser plus de temps aux nouveaux élus pour prendre des décisions sur l'emplacement de leur bureau. Les nouveaux députés ressentent une grande pression pour trouver leur nouveau bureau tout de suite après leur élection, et ils constatent que le délai actuel de quatre mois pour décider de l'emplacement de leur bureau n'est pas suffisant pour en trouver un qui leur convienne. Nous proposons de prolonger la période des déménagements payés par le centre, après les élections, à une année complète afin d'offrir cette souplesse supplémentaire.
    Notre seconde proposition est de fixer à 21 jours la période de fermeture des bureaux au Parlement et des bureaux de circonscription.

[Français]

    Cela s'appuie d'une part sur les décisions précédentes du Bureau de régie interne concernant l'attribution des baux des bureaux de circonscription à l'Administration de la Chambre des communes et, d'autre part, sur les récentes décisions du Bureau de permettre aux députés de conserver leurs employés jusqu'à 14 jours après une élection générale, et ce, pour mieux appuyer les députés durant la fermeture et la libération de leurs bureaux.
    Il faudrait permettre à l'Administration de proposer que les députés démissionnaires et les députés qui ne sont pas réélus libèrent leur bureau parlementaire et leur bureau de circonscription au plus tard 21 jours civils après la date de leur démission ou la date de l'élection générale. Cela permettrait aux députés nouvellement élus d'accéder plus tôt aux bureaux, sans imposer un fardeau indu aux députés qui doivent libérer les bureaux.

[Traduction]

    De plus, nous proposons de fournir une aide supplémentaire aux élus pour le choix d'un espace de bureau équipé devant servir à cette fin. Nous avons l'intention d'aider les députés à choisir un emplacement convenable en énumérant les éléments que doit contenir un bureau existant, comme une aire de réception, des mesures de sécurité et des capacités de réseau.
    Pour mieux aider les députés à choisir l'emplacement approprié, nous les incitons aussi à faire appel à un évaluateur professionnel. Il s'agirait d'un service à frais fixes consistant à donner une estimation des locaux de bureau et de leur valeur marchande. On évaluerait aussi s'ils sont conformes aux éléments de bureau nécessaires déjà mentionnés.
    Par ailleurs, certains locaux choisis pourraient nécessiter des rénovations importantes, qui exerceraient des pressions à long terme sur le budget du député. Nous proposons que la priorité, avant même le début des rénovations, soit d'obliger le député à négocier avec son propriétaire pour voir si ces rénovations devraient vraiment faire partie des améliorations locatives, qui sont habituellement à la charge du propriétaire, bien qu'il y ait des dépenses de rénovation qui ne sont pas assumées par le propriétaire et qui seraient imputées au budget du bureau du député pour l'exercice au cours duquel elles sont engagées. Cela atténuerait la pression à long terme sur le budget du député.
    Nous proposons également de modifier les délais d'exécution des rénovations.

[Français]

    Les députés peuvent actuellement entreprendre des rénovations à tout moment. Il peut donc survenir des situations où des députés entreprennent des rénovations juste avant une élection générale. S'ils ne sont pas réélus, le rendement des investissements n'est pas nécessairement avantageux.
    Notre proposition est de limiter l'achèvement des travaux de rénovation au plus tard trois ans après la date d'une élection générale, ou 12 mois avant l'expiration du bail. Cela protègerait les députés contre l'engagement excessif de ressources dont ils ne pourraient pas bénéficier.

[Traduction]

     Ensuite, nous proposons de fournir aux députés d'autres clauses obligatoires et recommandées pour leur bail de bureau de circonscription. Les dispositions proposées permettront aux députés de résilier leur bail en cas d'acte répréhensible du propriétaire. Elles permettront d'informer l'Administration de la Chambre de tout changement au bail, pour que le député puisse gérer son bail et s'assurer que son bureau de circonscription respecte les nouvelles normes d'accessibilité et de santé et sécurité au travail.
    La protection supplémentaire qu'apporteront ces dispositions profitera au député lui-même et à l'ensemble de la Chambre des communes.

  (1215)  

     Les députés qui ont de la difficulté à inclure ces clauses nécessaires dans leur bail devront consulter le Bureau du légiste et conseiller parlementaire pour obtenir d'autres avis.
    Monsieur le président, voilà qui conclut mon exposé sur ce sujet. Nous sommes prêts à répondre aux questions.
L'hon. Geoff Regan:
    Merci beaucoup.
    Monsieur Strahl.
M. Mark Strahl:
    Rapidement. Je reconnais que la ligne directrice des trois ans fonctionne très bien dans un Parlement majoritaire. Manifestement, c'est plus difficile en situation minoritaire. Je suppose que la durée reviendrait alors à 12 mois. Je ne suis pas au courant de cela, vu que les deux fois où j'ai été élu, il y avait majorité au Parlement. Je sais qu'il est difficile de conclure un bail pour une période indéterminée.
     Je suis un peu perplexe, par contre, lorsqu'on dit aux députés de choisir un espace existant, et qu'ils peuvent alors faire inscrire des améliorations locatives dans leur bail, et imputer les coûts de rénovation à leur budget. Tout cela semble contradictoire. Est-ce juste pour les encourager ou est-ce que les règlements administratifs — la politique — empêcheront l'élu, par exemple, de s'installer dans un immeuble flambant neuf, construit pour ses besoins, avec des incitatifs à la location et tout le reste? Je ne comprends pas très bien comment vous l'avez décrit. Il semblait y avoir trois ou quatre options différentes. La première chose qu'on a dite, c'était: « Veuillez choisir quelque chose de déjà construit. »
M. Daniel G. Paquette:
    Un des objectifs que nous visons ici est d'orienter les députés pour les installer le plus tôt possible. De toute évidence, si vous n'allez pas prendre un bureau existant, vous devrez trouver autre chose qui est déjà prêt à occuper, qui est déjà un espace de bureau et qui a les éléments de base dont vous avez besoin. Des rénovations mineures pourraient être nécessaires pour s'adapter à votre fonctionnalité. C'est la première étape que nous espérons que les députés franchiront, pour être opérationnels le plus vite possible.
    Après cela, il est évident que ce n'est pas toujours possible, selon les scénarios, la circonscription et les bureaux. La capacité de faire des rénovations est là. Nous voulons être sûrs que les rénovations sont raisonnables. Nous avons vu des cas où des députés ont dû commander des rénovations considérables, qu'ils doivent payer pendant toute la durée de leur mandat au Parlement. C'est le budget de leur bureau qui en souffre. Ils sont alors limités dans leur capacité de faire d'autres choses.
    Nous pourrons vous aider si vous nous parlez. Mon équipe s'est donné une nouvelle capacité pour cela. Il y a des experts dans ce domaine pour nous aider à trouver le bureau qui vous convient, et à le rendre opérationnel sans tarder.
L'hon. Geoff Regan:
    Ce que vous nous dites, je pense, c'est que, peu importe qu'ils utilisent un bureau existant ou un nouveau bureau, vous allez leur donner plus de conseils que de directives.
    Est-ce exact?
M. Daniel G. Paquette:
    C'est exact.
L'hon. Geoff Regan:
    Très bien.
    Monsieur Julian.

[Français]

M. Peter Julian:
    Merci beaucoup, monsieur le Président.
    Je remercie les invités de la présentation.
    J'ai deux questions, et j'aurai peut-être des commentaires à la suite de votre réponse.
    Vous avez parlé du fait que des députés avaient fait des rénovations juste avant des élections ou qu'ils en avaient fait de façon à augmenter le coût de leur bail pour tous les mois qui avaient suivi. Cela a-t-il vraiment déjà constitué un problème? C'est ma première question.
    Ma deuxième question concerne les 21 jours civils. Nous venons justement de discuter de ce qui arrive dans le cas des députés perdants. Ils ont un travail à effectuer, ici: ils doivent mettre dans des boîtes tout ce qu'ils ont accumulé au courant de leur travail, lequel s'échelonne parfois sur 5, 10 ou 15 ans. C'est la même chose pour les bureaux de circonscription; ils ont les mêmes exigences. Cependant, selon ce que je comprends de cette proposition, la période pendant laquelle ils peuvent recourir à un employé est limitée à 14 jours, mais les députés ont une période de 21 jours pour faire tout ce travail.
    Est-ce exact que, selon les dispositions prévues, les députés sortants peuvent avoir recours à un employé pendant 14 jours?

  (1220)  

M. Daniel G. Paquette:
    Pour ce qui est de la première question, la politique actuelle demande que les députés nous consultent à l'avance quand les rénovations sont importantes. Il est déjà arrivé que des députés nous soumettent des demandes pour des rénovations peu avant une année d'élection. Nous avons pu travailler avec eux et les rénovations n'ont pas été faites. Dans d'autres cas, des rénovations importantes dans les locaux qu'ils occupaient auraient dû être faites au début de leur mandat, par exemple, mais cela aurait représenté pour eux des pressions budgétaires. Nous voulons travailler avec les députés pour tenter d'éviter ces situations, lorsque c'est possible pour eux. Pour cette raison, nous voulons qu'il y ait des guides et des outils pour les appuyer. Depuis que je suis ici, je n'ai pas connu de situation où de telles rénovations ont été faites. Nous voulons tenter de les éviter, pour assurer une bonne gestion des fonds publics.
    La période de 21 jours crée un équilibre. Selon la politique existante, il s'agit de 17 jours pour le bureau d'Ottawa et de 30 jours pour le bureau de circonscription. De plus, les députés sont seuls pour faire ce travail, à moins que des bénévoles puissent les aider. La nouvelle mesure permet aux députés d'être bien soutenus pendant leur transition et de recourir à des employés pendant une période de 14 jours, et ces dépenses peuvent être imputées à leur budget de bureau. Cela permet d'avoir une période de transition plus stable. Nous considérons qu'une période de 21 jours est raisonnable.
    Étant donné que le bureau de circonscription reste ouvert, nous voulons nous assurer que le nouvel élu peut emménager dans ce bureau le plus rapidement possible. Nous essayons réellement de prendre en considération à la fois la situation difficile du député qui n'a pas été réélu et celle du nouveau député qui doit être fonctionnel rapidement. Lors des consultations que nous avons faites, la majorité semblait considérer comme acceptable la période de 21 jours.

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan:
     Monsieur Julian.

[Français]

M. Peter Julian:
    Je vous remercie de votre réponse.
    Je préconise que ce soit plutôt comme un avertissement, afin que la politique soit claire pour tout le monde. Je suis tout à fait d'accord sur cela. À part des situations difficiles comme une inondation ou autre chose du genre, on ne devrait pas rénover les bureaux. Je trouve cette pratique louable et je l'appuie.
    Pour ce qui est de la période de 21 jours, je trouve cela pratique, mais seulement dans la mesure où le député ou la députée peut avoir des employés pour l'aider. On met une limite de 14 jours pour faire tout ce travail, mais on accorde une période de 21 jours pour vider les lieux. Cela me semble problématique. Comme nous venons d'en parler, il faut considérer toutes les autres choses que la personne est en train de vivre. MM. Holland et Regan connaissent bien les exigences qui accompagnent cela. Il me semble souhaitable qu'un employé puisse aider le député pour que le travail soit terminé en 21 jours. Cela facilite la transition, de même que cela permet que le travail soit réellement fait. Ainsi, comme M. Strahl l'a mentionné, le nouveau député peut emménager dans le bureau et continuer son travail dans sa circonscription, ce qui est très important.
M. Daniel G. Paquette:
    Je comprends la situation. La période de 14 jours est une formule que nous avions soumise au Bureau de régie interne. Les membres du Bureau avaient déterminé que c'était approprié. Si vous voulez nous faire part d'un autre besoin, nous sommes là pour vous soutenir et pour essayer de vous aider. S'il vous semble que la période de 14 jours pourrait être ajustée afin qu'elle soit mieux alignée sur la politique, nous pourrons assurément considérer cette possibilité.

[Traduction]

L'hon. Geoff Regan:
    Je devrais signaler à M. Julian — qui le sait peut-être déjà — que l'une des décisions que le Bureau a prises il n'y a pas si longtemps était que le député défait pourrait conserver un employé rémunéré pendant 14 jours après l'élection, afin de faciliter le processus. Ce n'est qu'un élément à garder à l'esprit. C'est tout. Cela pourrait présenter un certain intérêt.
    Je ne rejette pas votre point de vue, soit dit en passant.
M. Peter Julian:
    Nous abrégeons la période de 30 à 21 jours. Je suis d'avis que, si nous abrégeons la période — et j'estime qu'il y a de très bonnes et très solides raisons pour le faire —, nous nous retrouverons dans une situation où le député défait, qui a toutes sortes de problèmes à régler, s'efforce également de respecter le nouveau délai, mais sans les nouvelles ressources, ou sans au moins quelques jours de plus pour un employé qui l'aidera.
    Selon moi, si nous voulons une transition en douceur, cela me semble constituer une faiblesse de la proposition. Tout le reste, je l'appuie d'emblée. Si nous rapprochons les dates, il serait logique de permettre de se faire aider pour respecter la date limite.

  (1225)  

L'hon. Geoff Regan:
     Je veux que ce soit clair. Il est important de rappeler qu'auparavant le député ne pouvait payer un employé après les élections, mais qu'il le peut maintenant. Je ne l'avais pas précisé plus tôt. C'est un point important. Cependant, si d'autres députés ont un point de vue à exprimer à ce sujet pour changer quelque chose, suis prêt à entendre leurs arguments, bien sûr.
    Madame Bergen.
L’hon. Candice Bergen:
    Il faudra peut-être y revenir. Je ne sais pas trop où nous en sommes avec la sonnerie.
L'hon. Geoff Regan:
    Il est temps de suspendre la séance, mais nous pourrions peut-être en rediscuter au retour. Les membres du Bureau veulent-ils approuver les recommandations telles quelles, quitte à en rediscuter plus tard, ou souhaitent-ils attendre pour les approuver?
L’hon. Candice Bergen:
    J'ai des réserves au sujet des 21 jours par rapport à notre discussion antérieure à propos des députés qui perdent leur circonscription. Je pense que nous devrions laisser cela de côté et y revenir plus tard.
L'hon. Geoff Regan:
    Très bien.
L’hon. Mark Holland:
    À ce sujet, par contre, si je pouvais très rapidement... Peut-être pourrions-nous en parler immédiatement avant le vote en espérant dégager un consensus quelconque. Si nous revenons pour 10 minutes, nous pourrons peut-être régler la question avant la prochaine séance.
L'hon. Geoff Regan:
    Monsieur Strahl.
M. Mark Strahl:
    Je proposerais que nous revenions après le vote, mais que nous passions immédiatement au point 10, qui est le huis clos, parce que c'est urgent.
L'hon. Geoff Regan:
    Donc, vous voulez suspendre ce point jusqu'à une prochaine réunion du Bureau? Très bien.
    Êtes-vous d'accord? Tout le monde veut-il revenir au point 10?
L’hon. Mark Holland:
    Pouvons-nous juste vérifier si nous avons consensus? S'il y a consensus, nous pouvons régler ce point et partir.
    L'hon. Candice Bergen: Pourquoi ne pas y revenir?
    L'hon. Mark Holland: Nous reviendrons, et nous déciderons tout de suite après.
L'hon. Geoff Regan:
    Très bien.
    Nous suspendons notre séance. À tout de suite après le vote.

  (1225)  

  (1250)  

L'hon. Geoff Regan:
     Nous reprenons nos travaux.
    Nous revenons au point cinq. Je pense qu'on est d'accord pour approuver les recommandations au numéro cinq. Est-ce bien cela?
    Des députés: Oui.
    L'hon. Geoff Regan: C'est d'accord, et nous passons maintenant au huis clos pour discuter de certaines choses. Nous prendrons un moment pour cela.
    [La séance se poursuit à huis clos.]
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